「転職」とは何か？あなたのキャリアと人生を豊かにする選択の本質
岩下隼人
ロイヤル合同会社
転職時の「卒業証明書」はいつ必要？入手方法から提出マナーまで完全ガイド
岩下隼人
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転職活動を進める中で、企業から「卒業証明書」の提出を求められることがあります。「え、転職でも卒業証明書が必要なの？」「どこでどうやって取ればいいんだっけ？」「いつまでに準備すれば間に合うの？」――普段あまり意識することのない書類だけに、いざ必要になると戸惑ってしまう方も多いのではないでしょうか。
卒業証明書は、あなたの学歴を公的に証明する大切な書類であり、企業によっては採用選考や入社手続きの際に不可欠なものとなります。事前にその役割や入手方法、提出に関するマナーを理解しておくことで、慌てることなくスムーズに転職活動を進めることができます。
この記事では、転職活動における卒業証明書の必要性から、提出を求められるタイミング、具体的な入手方法、そして提出時の注意点やよくある疑問に至るまで、あらゆる情報を網羅的に解説します。この記事を読めば、卒業証明書に関するあなたの不安が解消され、安心して転職活動に臨むための一助となるはずです。
（※重要：卒業証明書の提出要否や具体的な指示は、応募する企業によって異なります。本記事は一般的な情報提供を目的としており、必ず応募企業の指示に従い、不明な点は直接企業の人事・採用担当者や、出身校の事務窓口にご確認ください。）
Contents
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なぜ転職で卒業証明書？企業が提出を求める理由と重要性
まず、なぜ企業が転職希望者に対して卒業証明書の提出を求めるのか、その理由と重要性を理解しておきましょう。
卒業証明書とは？その役割と記載内容
卒業証明書は、あなたがその学校（大学、短期大学、専門学校、高等学校など）を正規に卒業したことを証明する公的な書類です。学校長名で発行され、通常、以下の情報が記載されています。
- 氏名
- 生年月日
- 卒業した学部・学科名など
- 卒業年月日
- 学校名、学校長名、公印など
企業が卒業証明書で確認したいこと
企業が卒業証明書の提出を求める主な理由は以下の通りです。
- 学歴の真実性の確認： 履歴書に記載された学歴に虚偽がないかを確認するため。学歴は、応募資格や給与・待遇の算定根拠の一つとなる場合があります。
- 応募資格の確認： 求人によっては、「大卒以上」「専門学校卒以上」といった学歴を応募資格として設定している場合があり、その条件を満たしているかを確認します。
- 本人確認の一環として： 他の提出書類と合わせて、応募者本人であることを確認する目的で用いられることもあります。
- コンプライアンスの観点から： 企業の採用基準や社内規定に基づき、提出を義務付けている場合があります。
提出は必須？企業によって異なる対応
全ての企業が転職者に対して卒業証明書の提出を求めるわけではありません。企業の方針や募集職種、あるいは学歴を重視するかどうかによって対応は異なります。一般的には、新卒採用ほど厳格に求められるケースは少ないですが、特に大手企業や、応募資格に学歴要件が含まれる求人などでは、提出を求められる可能性が高いと考えておきましょう。
卒業証明書の提出、いつ求められる？一般的なタイミング
では、具体的に転職活動のどの段階で卒業証明書の提出を求められることが多いのでしょうか。
最も多いのは「内定後～入社手続き時」
最も一般的なのは、内定が出てから実際に入社するまでの間、つまり入社手続きの一環として提出を求められるケースです。この段階では、企業側も採用の意思を固めており、最終的な本人確認や学歴確認のために必要となります。内定通知と共に、提出書類の案内があることが多いでしょう。
選考段階（書類選考や面接時）で求められるケースも稀に
基本的には内定後ですが、ごく稀に、書類選考の段階や面接時に提出を求められることもあります。これは、応募者が非常に多い場合や、学歴が選考の重要な判断材料となる場合などが考えられます。
企業からの指示を必ず確認
提出タイミングは企業によって異なりますので、必ず応募企業からの指示（募集要項、メールでの案内、面接時の口頭指示など）をよく確認し、それに従うようにしてください。
卒業証明書の入手方法：どこで、どうやって取得する？
卒業証明書は、あなたが卒業した学校（最終学歴の学校）で発行してもらう必要があります。
【基本】出身校の事務窓口で申請・受け取り
- 直接訪問： 出身校の学生課や教務課、事務室といった担当窓口に直接出向き、申請手続きを行います。多くの場合、その場で発行してもらえるか、後日受け取りとなります。
- 事前に必要なものを確認： 訪問前に、学校のウェブサイトで受付時間や必要な持ち物（本人確認書類、印鑑、発行手数料など）を確認しておきましょう。
郵送での申請・受け取り方法
遠方に住んでいるなど、直接学校に出向くのが難しい場合は、郵送で申請・受け取りができる学校がほとんどです。
- 学校のウェブサイトで申請方法を確認： 申請書のダウンロード、必要書類、発行手数料の支払い方法（定額小為替など）、返信用封筒の準備など、学校ごとに定められた手順を確認します。
- 時間に余裕を持って申請： 郵送でのやり取りには時間がかかるため、提出期限に間に合うように早めに申請しましょう。
オンライン申請やコンビニ発行に対応している学校も
近年では、一部の学校で、ウェブサイトからオンラインで卒業証明書の申請ができたり、提携しているコンビニエンスストアのマルチコピー機で発行できたりするサービスを導入している場合があります。母校のウェブサイトで確認してみましょう。
発行に必要なもの（一般的な例）
- 本人確認書類： 運転免許証、健康保険証、マイナンバーカード、パスポートなど。
- 卒業証明書交付願（申請書）： 学校のウェブサイトからダウンロードできる場合や、窓口に備え付けられている場合があります。
- 発行手数料： 1通あたり数百円程度かかるのが一般的です。現金、郵便局の定額小為替、あるいはオンライン決済などで支払います。
- 返信用封筒と切手（郵送申請の場合）： 宛名を明記し、必要な額面の切手を貼った返信用封筒を同封します。
- 印鑑（必要な場合）。
- （代理人が申請する場合）委任状、代理人の本人確認書類など。
必要なものは学校によって異なるため、必ず事前に母校に確認してください。
代理人による申請・受け取りは可能か
本人が直接申請・受け取りできない場合、家族などの代理人による手続きを認めている学校もあります。その場合は、委任状や代理人の本人確認書類などが必要となることが一般的です。詳細は母校に確認しましょう。
卒業証明書の発行にかかる時間と費用
発行までの期間：即日～数週間程度
- 窓口申請の場合： 多くの場合、即日または数日以内に発行されます。
- 郵送申請の場合： 申請書類が学校に到着してから発行され、返送されるまで、1週間～2週間程度、場合によってはそれ以上かかることもあります。
- オンライン申請・コンビニ発行の場合： 比較的短時間で入手できる可能性があります。
学校の繁忙期（卒業・入学シーズンなど）や、長期休暇期間中は、通常よりも発行に時間がかかることがあるため注意が必要です。
発行手数料の目安
1通あたり**数百円程度（例：200円～500円程度）**が一般的です。学校や発行方法によって異なります。
早めの準備が肝心！特に遠方の学校の場合
提出期限ギリギリになって慌てないように、企業から提出を求められたら、できるだけ早く発行手続きを始めることが大切です。特に、卒業した学校が遠方にある場合や、郵送での手続きが必要な場合は、時間に余裕を持って行動しましょう。
卒業証明書に関する注意点とよくある疑問
卒業証明書の有効期限はある？
一般的に、卒業証明書自体に有効期限はありません。 しかし、提出先の企業によっては、「発行から〇ヶ月以内のもの」といったように、発行日からの期間を指定している場合があります。企業の指示をよく確認しましょう。特に指定がない場合は、直近で取得したもの（概ね3ヶ月～6ヶ月以内）であれば問題ないことが多いです。
卒業証書や成績証明書との違い、代用は可能？
- 卒業証書： 卒業式で授与される賞状形式のもので、通常は再発行されません。卒業証明書とは異なります。
- 成績証明書： 履修した科目や成績が記載された書類です。企業によっては、卒業証明書と併せて提出を求められることもあります。
- 代用について： 原則として、企業から「卒業証明書」の提出を求められた場合に、卒業証書のコピーや成績証明書で代用することはできません。必ず指定された書類を用意しましょう。
紛失してしまった場合の再発行手続き
卒業証明書を紛失してしまった場合でも、出身校に申請すれば再発行してもらえます。入手方法は上記と同様です。
結婚などで姓が変わった場合の卒業証明書
卒業証明書は、原則として卒業時の氏名で発行されます。結婚などで姓が変わった場合は、提出先の企業にその旨を伝え、必要であれば戸籍謄本（抄本）など、氏名の変更が確認できる書類を併せて提出するなどの対応が必要になることがあります。事前に企業に確認しましょう。
英文の卒業証明書が必要になるケース
外資系企業や海外勤務の可能性がある企業などでは、英文の卒業証明書の提出を求められることがあります。発行に時間がかかる場合が多いため、必要と分かったら早めに母校に問い合わせましょう。
コピーでも良い？厳封の必要性は？
- コピーの可否： 基本的には原本の提出を求められることが多いですが、企業によってはコピーでも可とする場合もあります。必ず企業の指示を確認しましょう。
- 厳封の必要性： 企業から「厳封で提出」という指示がない限り、開封して内容を確認しても問題ありません。むしろ、氏名や卒業年月日などに間違いがないか、自分で確認するために一度開封するのが一般的です。厳封が必要な場合は、学校にその旨を伝えて発行してもらい、開封せずに提出します。
提出が間に合わない場合の対処法
どうしても提出期限までに卒業証明書の入手が間に合わない場合は、正直にその旨を採用担当者に伝え、いつ頃までに提出できるか見込みを連絡しましょう。事情によっては、提出期限を猶予してもらえたり、他の書類で一時的に代用できたりする場合もあります。無断で遅れたり、提出しなかったりするのは絶対に避けましょう。
転職活動と卒業証明書に関するQ&A
Q1: 履歴書に書いた学歴と相違があったらどうなる？
A1: 意図的な学歴詐称は、内定取り消しや、入社後であっても懲戒解雇の理由となる可能性があります。万が一、履歴書に記載した卒業年月日や学部・学科名などに誤りがあった場合は、気づいた時点ですぐに企業に訂正の連絡を入れ、正直に謝罪しましょう。
Q2: 卒業証明書以外に学歴を証明する書類はある？
A2: 卒業証明書が最も一般的な学歴証明書類ですが、企業によっては、成績証明書や卒業証書のコピー（原本照合が必要な場合あり）などを求めることもあります。
まとめ：卒業証明書の準備は計画的に！スムーズな転職手続きのために
転職活動における卒業証明書は、あなたの学歴を証明する重要な書類です。提出を求められることはそれほど多くないかもしれませんが、いざ必要になったときに慌てないよう、入手方法や必要な時間、費用などを事前に把握しておくことが大切です。
特に、卒業した学校が遠方にある場合や、廃校・統廃合などで手続きが通常と異なる場合は、早め早めの確認と行動を心がけましょう。計画的な準備で、スムーズな転職手続きを進め、新しいキャリアへの一歩を確実なものにしてください。あなたの転職活動が成功することを心より応援しています。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。