転職活動中の「連絡」マナー：企業とのスムーズなやり取りで好印象を掴む

転職活動は、応募書類の提出から面接、内定、そして入退社の手続きに至るまで、企業の人事担当者や面接官と様々な形で「連絡」を取り合う機会の連続です。この連絡の仕方一つで、あなたの社会人としてのマナーやコミュニケーション能力、そして仕事への真摯な姿勢が判断され、選考結果にも影響を与える可能性があります。

「電話をかけるべきか、メールが良いのか」「返信はいつまでにするべき？」「どんな言葉遣いが適切？」など、ビジネスシーンにおける連絡の基本は理解していても、転職活動特有の状況に戸惑うこともあるでしょう。この記事では、転職活動の各段階で発生する企業との連絡について、その基本的なマナーや注意点、そして好印象を与えるためのポイントを分かりやすく解説します。

なぜ転職活動で「連絡」の仕方が重要なのか？

企業は、応募者との連絡のやり取りを通じて、以下のような点を見ています。

• 基本的なビジネスマナー: 正しい敬語を使えるか、TPOに合わせた言葉遣いができるか、約束の時間や期限を守れるかといった、社会人としての基本的なマナーが身についているか。
• コミュニケーション能力: 相手の意図を正確に汲み取り、自分の考えや要望を簡潔かつ分かりやすく伝えることができるか。
• 仕事への意欲と真摯な姿勢: 迅速で丁寧な連絡は、その企業への関心の高さや、仕事に対する真摯な取り組み姿勢の表れと受け取られます。
• 自己管理能力: スケジュール管理や情報管理がきちんとできているか。
• 企業文化への適合性: コミュニケーションの取り方から、自社の文化や雰囲気に合う人材かどうかを推測することもあります。

つまり、連絡のやり取りは、あなた自身をアピールし、企業との良好な関係を築くための重要な機会なのです。

【連絡手段別】基本的なマナーとポイント

転職活動で主に使われる連絡手段は、「メール」と「電話」です。それぞれの特性を理解し、状況に応じて使い分けることが大切です。

1. メールでの連絡：記録が残り、相手の都合に合わせやすい

メールは、内容が記録として残り、相手も自分の都合の良いタイミングで確認・返信できるため、転職活動における連絡の基本となります。

• 件名: 「【〇〇大学 氏名】面接日程のご連絡」「Re: 〇月〇日の面接について（氏名）」など、誰からの何のメールかが一目で分かるように、具体的かつ簡潔に記載します。企業からのメールに返信する際は、基本的に元の件名の「Re:」を残したままにします。
• 宛名: 会社名（株式会社なども略さず正式名称で）、部署名、担当者名を正確に記載し、担当者名には「様」をつけます。担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」とします。
• 本文:
  • 挨拶と名乗り: 「お世話になっております。〇〇（氏名）です。」と簡潔に始めます。初めてメールを送る場合は、「初めてご連絡させていただきます。〇〇大学の〇〇と申します。」などとします。
  • 用件は分かりやすく: 結論を先に述べ、簡潔かつ具体的に用件を伝えます。箇条書きなども活用し、相手が読みやすいように工夫しましょう。
  • 丁寧な言葉遣い: 正しい敬語（尊敬語、謙譲語、丁寧語）を使い分け、相手に失礼のないようにします。
  • 感謝の言葉: 連絡をいただいたことや、対応していただいたことへの感謝の気持ちを伝えましょう。
  • 結びの挨拶: 「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。」「引き続き、どうぞよろしくお願いいたします。」など、丁寧な言葉で締めくくります。
• 署名: 氏名、大学名・学部・学科名（または現職の会社名・部署名）、メールアドレス、電話番号を必ず記載します。
• 返信のタイミング: 原則として24時間以内（1営業日以内）に返信しましょう。すぐに返信できない場合は、まず受信した旨と、いつ頃までに正式な返信ができるかを取り急ぎ連絡しておくと丁寧です。
• 誤字脱字のチェック: 送信する前に必ず全体を読み返し、誤字脱字がないか、文章表現がおかしくないかを確認しましょう。
• 添付ファイル: ファイル名も分かりやすいものにし（例：「〇〇（氏名）_履歴書.pdf」）、本文中に添付ファイルがある旨を記載します。容量が大きすぎるファイルは避けましょう。

2. 電話での連絡：緊急性の高い場合や、ニュアンスを伝えたい時に

電話は、メールよりも迅速に意思疎通ができ、感情やニュアンスも伝えやすい連絡手段です。ただし、相手の時間を拘束するため、かけるタイミングや話し方には十分な配慮が必要です。

• かける時間帯: 企業の営業時間内にかけ、始業直後（例：午前9時～10時頃）、昼休み時間（例：正午～午後1時頃）、終業間際（例：午後5時以降）は避けるのがマナーです。
• かける前の準備:
  • 静かな場所を選ぶ: 周囲の騒音が大きい場所からの電話は避けましょう。
  • メモ帳と筆記用具、スケジュール帳を手元に用意する: 重要な情報を聞き逃さないように、また、日程調整などにすぐ対応できるようにします。
  • 話す内容を簡潔にまとめておく: 誰に、どのような用件で電話したのかをスムーズに伝えられるように、要点を整理しておきましょう。
• 電話のかけ方:
  • 最初に名乗る: 「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、〇〇大学の〇〇（フルネーム）と申します。」と、大学名と氏名をはっきりと伝えます。
  • 担当者に取り次いでもらう: 「人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」と、担当者の部署名と氏名を伝えます。
  • 担当者が出たら再度名乗り、用件を伝える: 「〇〇様、いつもお世話になっております。〇〇大学の〇〇です。先日は面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございました。つきましては…」というように、改めて名乗り、用件を簡潔に伝えます。
  • 相手の都合を尋ねる: 「ただいま、お時間よろしいでしょうか？」と、相手の状況を気遣う一言を添えましょう。
• 話し方:
  • ハキハキと聞き取りやすい声で: 相手に聞き取りやすい声のトーンとボリュームで話しましょう。
  • 丁寧な言葉遣いを心がける: 正しい敬語を使い、相手に失礼のないようにします。
  • 結論から話す: ダラダラと話さず、まずは結論や要点を伝え、必要に応じて詳細を説明するように心がけましょう。
  • 復唱して確認する: 面接日時や場所、持ち物など、重要な情報は必ず復唱して確認し、聞き間違いを防ぎましょう。
• 電話の切り方:
  • 「本日はお忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします。」と挨拶し、相手が電話を切るのを待ってから、静かに受話器を置きましょう（または通話終了ボタンを押しましょう）。

【シーン別】転職活動中の連絡ポイント

転職活動の各シーンで、どのような連絡が必要になるのか、そのポイントを見ていきましょう。

1. 企業への問い合わせ

• 目的: 求人内容の確認、応募方法の確認、企業説明会の申し込みなど。
• 連絡手段: 急ぎでなければメールが基本。緊急性が高い場合や、複雑な内容は電話で。
• ポイント: 質問内容は具体的に、かつ簡潔に。企業のウェブサイトや求人情報で既に公開されている内容は質問しないように、事前にしっかり調べてから連絡しましょう。

2. 応募書類送付時の連絡（メール送付の場合）

• 目的: 応募書類をメールで送付したことを企業に伝え、確認を促す。
• 連絡手段: メール。
• ポイント: 件名に「〇〇職応募（氏名）」など、応募職種と氏名を明記。本文には、応募の意思、添付書類の内容（履歴書、職務経歴書など）、そして面接の機会をいただきたい旨などを簡潔に記載します。

3. 面接日程調整の連絡

• 目的: 企業から提示された面接日程に対し、出欠の返答や希望日時の調整を行う。
• 連絡手段: 企業からの連絡方法（メールまたは電話）に合わせて返信する。
• ポイント: できるだけ早く返信し、提示された日程で問題ない場合はその旨を明確に伝えます。都合が悪い場合は、丁寧にお詫びし、複数の代替候補日を提示しましょう。面接場所や持ち物など、不明な点があれば合わせて確認します。

4. 面接後のお礼

• 目的: 面接の機会をいただいたことへの感謝を伝える。改めて入社意欲や企業の魅力を伝える。
• 連絡手段: メールが一般的。手書きの手紙を送るケースも稀にありますが、基本的にはメールで十分です。
• ポイント: 面接当日中、または遅くとも翌日の午前中までに送るのが望ましいです。面接で特に印象に残ったことや、面接官の話を通じて感じた企業の魅力、そして改めて入社への熱意などを具体的に記述すると効果的です。ただし、長文になりすぎないように注意しましょう。

5. 選考結果の問い合わせ（原則として控える）

• 目的: 選考結果の連絡が予定日を過ぎても来ない場合に、状況を確認したい。
• 連絡手段: メールまたは電話。
• ポイント: 企業側から「〇日以内に連絡します」といった期日が示されている場合は、その期日を過ぎてから問い合わせるのがマナーです。問い合わせる際は、あくまで状況確認という謙虚な姿勢で、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。催促するような印象を与えないように注意が必要です。

6. 内定承諾・辞退の連絡

• 目的: 企業からの内定に対し、承諾または辞退の意思を正式に伝える。
• 連絡手段: 電話で直接伝えるのが最も丁寧で確実ですが、その後メールでも連絡するのが一般的です。
• ポイント:
  • 内定承諾の場合: まずは内定をいただいたことへの感謝を伝え、入社する意思を明確に伝えます。入社に向けての意気込みを添え、今後の手続きについて確認しましょう。
  • 内定辞退の場合: まずは内定をいただいたことへの感謝を述べ、辞退する旨を明確に、かつ誠意をもって伝えます。辞退理由は詳細に述べる必要はありませんが、尋ねられた場合に備えて簡潔に答えられるようにしておくと良いでしょう。企業に迷惑をかけることへのお詫びの言葉を添え、できるだけ早く連絡することがマナーです。

連絡をする上で常に心がけたいこと

• 相手への敬意と感謝の気持ち: 企業はあなたのために時間を割いてくれています。常に感謝の気持ちを持ち、丁寧な対応を心がけましょう。
• 正確な情報伝達: 日時や場所、氏名など、重要な情報は間違いのないように正確に伝え、必要であれば復唱して確認します。
• 迅速な対応: 企業からの連絡には、できるだけ早く返信するよう努めましょう。
• 記録を残す: メールでのやり取りは自動的に記録が残りますが、電話での重要な内容（面接日時など）は必ずメモを取り、後で確認できるようにしておきましょう。

まとめ：丁寧な連絡が、信頼を築く第一歩

転職活動における企業との連絡は、あなたの社会人としての基本的な資質や、仕事への取り組み姿勢を示す大切な機会です。一つひとつの連絡を丁寧かつ迅速に行うことで、採用担当者に好印象を与え、信頼関係を築くことができます。

この記事で紹介した基本的なマナーやポイントを参考に、状況に応じた適切なコミュニケーションを心がけ、自信を持って転職活動を進めてください。あなたの新しいキャリアへの挑戦が、円滑に進むことを心から応援しています。

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岩下隼人

ロイヤル合同会社　代表

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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。