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岩下隼人
ロイヤル合同会社
転職で不採用通知…メール返信は必要？感謝と次に繋げるマナー
岩下隼人
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転職活動を進める中で、残念ながら「不採用」の通知を受け取ることは誰にでも起こり得ます。選考結果のメールを開く瞬間は緊張するものですし、期待していた企業からの不採用通知であれば、なおさら落ち込んだり、残念な気持ちになったりするのは当然のことです。
そんな時、ふと「この不採用通知に対して、何か返信をした方が良いのだろうか？」と悩む方もいらっしゃるかもしれません。この記事では、転職活動における不採用通知（いわゆる「お祈りメール」）への返信の必要性や、もし返信する場合にはどのような内容で、どんなマナーに気をつければ良いのかを、例文も交えながら詳しく解説していきます。
Contents
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不採用通知メール、返信は基本的に「不要」です
まず結論からお伝えすると、企業から受け取った不採用通知のメールに対して、応募者が返信をする必要は基本的にありません。
企業側も、多数の応募者に対して選考結果を通知しており、その全てに返信があるとは想定していません。多くの場合、不採用通知は一方通行の連絡であり、返信しなかったからといって失礼にあたるということはまずありません。
むしろ、応募者が多い人気企業などの場合、全ての不採用通知への返信に対応することは採用担当者の業務負担を増やしてしまう可能性も考えられます。そのため、特別な事情がない限りは、返信を控えるのが一般的です。
それでも返信を検討するケースとは？
基本的には返信不要ですが、以下のような場合には、あえて返信を検討しても良いかもしれません。
- 選考過程で特に丁寧な対応をしてもらった場合: 面接官や採用担当者が、時間をかけて親身に話を聞いてくれたり、細やかな配慮をしてくれたりした場合など、個人的に感謝の気持ちを伝えたいと感じることもあるでしょう。
- 選考に多くの時間を割いてもらったことへのお礼を述べたい場合: 複数回の面接や、課題提出など、選考プロセスに多くの時間を費やしてもらったことに対する純粋なお礼を伝えたいという気持ちも理解できます。
- その企業や業界に強い関心があり、将来的な可能性にわずかでも繋げたい場合（非常に稀なケース）： 今回の選考では縁がなかったとしても、その企業や業界への関心が非常に高く、将来的に別のポジションで再挑戦したい、あるいは何らかの形で関わりを持ち続けたいと強く願う場合です。ただし、これは期待しすぎず、あくまで「気持ちを伝える」程度に留めるべきです。
- 転職エージェント経由で応募していた場合: この場合は、企業へ直接返信するのではなく、担当のキャリアアドバイザーに選考結果の連絡があった旨を報告し、お世話になったことへの感謝を伝えるのがマナーです。企業への直接の返信が必要かどうかは、エージェントに確認しましょう。多くの場合、エージェントが企業との間に入っているため、個人からの直接返信は不要です。
- どうしても一言、感謝の気持ちや学んだことを伝えたいという強い思いがある場合: ただし、その内容は慎重に選び、企業側に負担をかけないよう簡潔にまとめる必要があります。
不採用通知に返信するメリット・デメリット（もし返信する場合）
もし返信をするという選択をした場合、どのようなメリットやデメリットが考えられるでしょうか。
メリット
- 丁寧な印象を与え、社会人としてのマナーを示すことができる（場合によっては）： 必須ではないとはいえ、選考の機会をいただいたことへの感謝を伝えることで、丁寧で誠実な人物であるという印象を残せる可能性があります。
- 企業や担当者との良好な関係を維持できる可能性がある: 今回の採用は見送りでも、将来的に別のポジションで募集があったり、何らかの形でその企業や担当者と関わる機会がないとも限りません。そのような可能性を考えれば、悪い印象で終わらせないことは大切です。
- 自身の気持ちを整理するきっかけになる: 感謝の言葉を述べることで、残念な気持ちに区切りをつけ、次のステップへ気持ちを切り替えるきっかけになることもあります。
デメリット
- 返信内容によっては、かえってマイナスな印象を与える可能性: 未練がましい内容や、不採用理由をしつこく尋ねるような内容は、企業側に「しつこい」「空気が読めない」といったネガティブな印象を与えかねません。
- 担当者の業務負担を増やす可能性がある: 前述の通り、多くの応募者に対応している採用担当者にとって、全ての返信メールに目を通すことは負担になる場合があります。
- 返信しても選考結果が覆ることはない: 最も重要な点ですが、不採用通知に返信したからといって、選考結果が変わることはまずありません。 その点は明確に理解しておく必要があります。
不採用通知に返信する際の書き方マナーと例文
もし返信をする場合は、以下のマナーを守り、簡潔かつ丁寧な内容を心がけましょう。
返信するタイミング
メールを受け取ってから、**24時間以内（または1営業日以内）**を目安に、あまり時間を空けずに返信するのが望ましいです。
件名
企業から送られてきた不採用通知メールの件名は変更せず、「Re:」をつけたまま返信します。こうすることで、企業側もどのメールに対する返信なのかをすぐに把握できます。
宛名
会社名、部署名、採用担当者名を正確に記載します。「株式会社〇〇 人事部 △△様」のように、敬称も忘れずに。
本文の構成
- 選考結果の連絡をいただいたことへのお礼: まず、選考結果を通知していただいたことに対するお礼を述べます。
- 選考に時間を割いてもらったことへの感謝: 面接などの機会を設けてもらい、貴重な時間を割いてもらったことへの感謝の気持ちを伝えます。
- 残念な気持ちを簡潔に述べる（任意）： 「この度は残念な結果となりましたが」といった形で、選考結果を受け止めていることを簡潔に示します。長々と残念な気持ちを綴る必要はありません。
- 選考を通じて学んだことや企業への関心（もしあれば、ごく簡潔に）： もし選考過程で企業について深く知ることができ、学びになった点や、改めて魅力を感じた点があれば、一言添えるのは良いでしょう。ただし、これも長文にならないように注意が必要です。
- 今後の企業の発展を祈る言葉: 最後に、企業の今後の発展を祈る言葉で締めくくると、丁寧な印象になります。
避けるべき内容
- 不採用理由の問い合わせ: 企業には不採用理由を開示する義務はなく、問い合わせても教えてもらえないことがほとんどです。理由を尋ねることは控えましょう。
- 選考結果に対する不満や批判、反論: 結果に納得がいかない気持ちは理解できますが、それを企業にぶつけるのはマナー違反です。
- 長文の自分語りや、未練がましい言葉: 採用担当者の時間を奪うだけでなく、自己中心的という印象を与えかねません。
- 再考のお願い: 基本的に、一度下された選考結果が覆ることはありません。再考を求めるのは避けましょう。
【例文】不採用通知への返信メール（丁寧な感謝を伝える場合）
件名： Re: 選考結果のご連絡（株式会社〇〇 採用担当 △△様）／（自分の氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当 △△様
お世話になります。
（自分の氏名）です。
この度は、選考結果につきまして、ご多忙のところご連絡いただき、誠にありがとうございました。
残念ながら今回はご期待に沿えませんでしたが、
貴重なお時間を割いて面接の機会をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
選考を通じて、貴社の事業内容や理念について深く知ることができ、大変勉強になりました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
返信しない場合の注意点
前述の通り、不採用通知に返信しないことはマナー違反にはあたりません。特に何もする必要はありません。大切なのは、気持ちを切り替えて、次の応募や選考に集中することです。
不採用通知を受け取った後の心構えと次に活かすこと
不採用という結果は誰にとっても辛いものですが、それを次に繋げるための貴重な経験と捉えることが重要です。
- 結果を真摯に受け止める: まずは、選考結果を冷静に受け止めましょう。感情的にならず、客観的に状況を把握することが大切です。
- 今回の選考を振り返り、改善点を見つける: なぜ今回は縁がなかったのか、応募書類の内容（自己PR、志望動機など）に改善点はなかったか、面接での受け答えはどうだったか、企業研究は十分だったかなどを振り返り、次に活かせる点を見つけ出しましょう。
- 「縁がなかった」と割り切ることも大切: 企業の求める人物像と、あなたのスキルや価値観が合致しなかっただけであり、あなた自身の人格が否定されたわけではありません。「今回はご縁がなかった」と割り切り、過度に自分を責めないようにしましょう。
- 転職活動はタイミングも重要: 企業の採用ニーズや募集枠、他の応募者の状況など、様々なタイミングの要素も選考結果に影響します。
- 気持ちを切り替えて、次の行動へ: いつまでも落ち込んでいるのではなく、今回の経験を糧にして、次の応募先を探したり、選考対策を練り直したりと、前向きに行動を続けることが大切です。
まとめ：転職活動での不採用通知への返信は必須ではないが、感謝を伝えたい場合はマナーを守って簡潔に。結果を次に活かし、前向きに進むことが何よりも大切。
転職活動における不採用通知への返信は、基本的には不要です。しかし、どうしても感謝の気持ちを伝えたいという場合には、相手に負担をかけないよう、この記事で紹介したマナーを守り、簡潔で丁寧なメールを送ることを心がけましょう。
そして何よりも、不採用という結果をネガティブに捉えすぎず、そこから学びを得て次に活かし、前向きに転職活動を続けていくことが、理想のキャリアを実現するための最も重要なステップです。あなたの努力が実を結び、素晴らしい未来が拓けることを心から応援しています。
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ABOUT ME
ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。