【事務職の転職】採用担当者に響く履歴書の書き方｜項目別徹底ガイド

事務職への転職活動において、履歴書はあなたの第一印象を決定づける非常に重要な書類です。多くの応募者の中から「この人に会ってみたい」と思わせるためには、丁寧かつ効果的な履歴書作成が不可欠です。この記事では、事務職の転職を目指す方に向けて、採用担当者の心に響く履歴書の書き方を、項目別に具体的なポイントや注意点を交えながら徹底的に解説します。

なぜ事務職の転職で履歴書が重要なのか？書類選考突破の鍵

履歴書は、あなたの基本的なプロフィールや経歴を企業に伝える最初の関門です。特に事務職の採用においては、以下の理由から履歴書の重要性が高まります。

• 第一印象の決定: 書類選考では、履歴書があなたの「顔」となります。丁寧さや正確さが求められる事務職において、履歴書の出来栄えは応募者の人物像を推測する上で大きな判断材料となります。
• 事務職に求められる資質の現れ: 誤字脱字がないか、丁寧な字で書かれているか（手書きの場合）、レイアウトは整っているかなど、履歴書の細部から事務職に必要な「正確性」「丁寧さ」「注意力」といった資質が垣間見えます。
• 基本的なビジネスマナーの確認: 履歴書の書き方一つにも、社会人としての基本的なビジネスマナーが現れます。適切な言葉遣いや、期日を守って提出するといった行動も評価の対象です。
• 職務経歴書との連携: 履歴書は、より詳細な職務経歴やスキルを記載する職務経歴書への導入部分としての役割も担います。履歴書で興味を持ってもらえなければ、職務経歴書をじっくり読んでもらえない可能性もあります。

つまり、事務職の転職において、履歴書は単なる応募書類ではなく、あなたの適性や熱意を伝えるための重要なコミュニケーションツールなのです。

事務職の転職用履歴書を作成する前の準備

質の高い履歴書を作成するためには、事前の準備が欠かせません。以下の点をしっかりと押さえておきましょう。

• 応募する企業の求人情報を再確認: 企業のホームページや求人票を改めて熟読し、どのような人物を求めているのか（求める人物像）、どのような業務内容なのか、どのようなスキルや経験が活かせるのかを正確に把握します。
• 自己分析の徹底: これまでの経験やスキルを振り返り、自分の強みや弱み、仕事に対する価値観、そして事務職への適性などを深く理解します。「なぜ事務職なのか」「なぜこの企業なのか」を明確にすることで、説得力のある志望動機や自己PRに繋がります。
• キャリアの棚卸し: これまでの職務経歴を時系列で整理し、担当した業務内容、実績、身につけたスキルなどを具体的に書き出しておきます。特に事務職に関連する経験やスキルは重点的に整理しましょう。
• 必要なものの準備:
  • 履歴書用紙またはテンプレート: 手書きの場合は市販の履歴書用紙（JIS規格など、応募企業から指定がなければ一般的でシンプルなもの）、パソコンで作成する場合は信頼できるテンプレートを準備します。
  • 証明写真: 3ヶ月以内に撮影した、清潔感のある証明写真を用意します（サイズも確認）。
  • 筆記用具（手書きの場合）: 黒のボールペンまたは万年筆（消せるボールペンはNG）。
  • 印鑑（押印欄がある場合）: 朱肉を使うタイプの印鑑。
  • その他: クリアファイル、封筒（郵送または持参の場合）など。

これらの準備を丁寧に行うことが、質の高い履歴書作成の第一歩となります。

事務職の履歴書【項目別】書き方のポイントと注意点

それでは、履歴書の各項目について、事務職への転職を意識した書き方のポイントと注意点を具体的に見ていきましょう。

基本情報欄

• 日付:
  • 履歴書を提出する日付を記入します。郵送の場合は投函日、持参する場合は面接日（または提出日）を記入しましょう。和暦・西暦はどちらでも構いませんが、履歴書全体で統一します。
• 氏名・ふりがな:
  • 戸籍上の氏名を、楷書で丁寧に、読みやすく記入します。
  • ふりがなは、履歴書の表記に合わせて「ふりがな」とあれば平仮名で、「フリガナ」とあれば片仮名で記入します。
• 年齢:
  • 提出日時点での満年齢を記入します。
• 住所・連絡先:
  • 住所: 現住所を都道府県から正確に、省略せずに記入します（例：「〇〇丁目〇番〇号」）。マンション名やアパート名、部屋番号も忘れずに記載しましょう。
  • 電話番号: 日中に連絡がつきやすい電話番号（携帯電話など）を記入します。
  • メールアドレス: 企業からの連絡に使用されるため、普段から確認している、読みやすく間違いのないメールアドレスを記入します。ビジネスシーンにふさわしいシンプルなアドレスが望ましいです。
• 写真:
  • 3ヶ月以内に撮影した、正面向き、上半身、無帽、無背景の証明写真を使用します。
  • 清潔感のある服装（スーツが無難）、整った髪型で、明るく誠実な表情を心がけましょう。
  • サイズが合わない場合は、写真の裏に氏名を記入し、剥がれないように丁寧に貼り付けます。スピード写真ではなく、写真館での撮影がおすすめです。

学歴・職歴欄

• 学歴:
  • 一般的には、中学校卒業または高等学校入学から記入します。
  • 学校名、学部名、学科名、コース名などは、省略せずに正式名称で記入します。「〇〇高等学校卒業」のように、卒業・中退の別も明記しましょう。
• 職歴:
  • これまでの勤務先を時系列に沿って記入します。
  • 会社名は「株式会社」なども含め、正式名称で正確に記載します。
  • 所属していた部署名や役職も明記しましょう。
  • 担当した業務内容を簡潔に記載します。事務職への転職であれば、過去の職務内容の中で事務スキル（PC操作、書類作成、データ入力、電話応対など）やコミュニケーション能力が活かせる経験があれば、具体的に触れると効果的です。
  • 入社・退社年月を正確に記入します。
  • 退職理由は、自己都合の場合は「一身上の都合により退職」と記載するのが一般的です。会社都合の場合は「会社都合により退職」と記載します。倒産や事業所閉鎖など、やむを得ない理由の場合は簡潔に添えても構いません。
  • 現在も在職中の場合は「現在に至る」と記載し、その下に「以上」と右詰めで記入します。退職済みの場合は、最後の職歴の後に「以上」と記入します。
• 事務職へのアピール: 過去の職歴の中で、事務作業の効率化に貢献した経験や、高いPCスキルを活かした業務経験、あるいは顧客対応や社内調整でコミュニケーション能力を発揮した経験などがあれば、簡潔に盛り込むと良いでしょう。

免許・資格欄

• 取得年月日順に、正式名称で正確に記入します。
• 事務職で有利な資格:
  • MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）: Word、Excel、PowerPointなどのスキルを客観的に証明できます。特にExcelは事務職で必須のスキルであり、スペシャリストレベルやエキスパートレベルを取得していると大きなアピールになります。
  • 日商簿記検定: 経理事務はもちろん、一般事務や営業事務でも会計の基礎知識は役立ちます。2級以上が評価されやすい傾向にあります。
  • 秘書技能検定: ビジネスマナーや接遇スキル、上司のサポートに必要な知識などを体系的に学べ、証明できます。
  • TOEIC Listening & Reading Test: 外資系企業や海外との取引がある企業、あるいは英語を使用する機会のある事務職では、一定以上のスコアが評価されます。
  • その他、ビジネス実務マナー検定、ファイリング・デザイナー検定なども、業務内容によってはアピールポイントになります。
• 取得に向けて勉強中の資格も「〇〇資格 取得に向けて勉強中（20XX年〇月受験予定）」などと記載することで、学習意欲を示すことができます。
• 運転免許も、業務で車を使用する可能性がある場合や、通勤手段として必要な場合は記載しましょう。

志望動機欄

事務職の転職において、志望動機は非常に重要な項目です。以下の点を盛り込み、自分の言葉で具体的に記述しましょう。

• なぜ事務職を選んだのか: 数ある職種の中から、なぜ事務職という仕事に魅力を感じ、適性があると考えているのかを明確に伝えます。「縁の下の力持ちとして組織を支えたい」「正確な作業を通じて貢献したい」「PCスキルを活かしたい」など、具体的な理由を述べましょう。
• なぜその企業で働きたいのか: 応募する企業の理念や事業内容、社風、地域社会への貢献などに共感した点を具体的に述べ、その企業でなければならない理由を明確にします。企業研究をしっかり行い、その企業ならではの魅力を語れるようにしましょう。
• これまでの経験やスキルを活かして、どのように貢献できるのか: 自己分析で洗い出した自分の強みや経験、スキルが、応募企業の事務職としてどのように役立ち、貢献できるのかを具体的に示します。
• 入社後の意欲や将来の展望: 入社できたら、どのような目標を持ち、どのように成長していきたいのか、そしてどのように企業に貢献していきたいのかという、前向きな将来への展望を語ります。

例文を丸写しするのではなく、必ず自分の経験や言葉に置き換えて、オリジナリティのある志望動機を作成することが大切です。

本人希望記入欄

• 原則として「貴社規定に従います。」または「貴社規定に準じます。」と記入するのが一般的です。
• どうしても譲れない条件（勤務時間、勤務地、特定の職種など）がある場合は、簡潔に記載することも可能ですが、あまり多くの条件を記載すると、採用のハードルを上げてしまう可能性もあるため慎重に検討しましょう。
• 事務職を希望する場合は、職種欄に「事務職」と明記しておくと、企業側にも分かりやすくなります。給与や待遇面については、この欄に記載するのではなく、面接が進んだ段階で確認するのがマナーです。

自己PR欄（履歴書に欄がある場合、または職務経歴書と連携）

履歴書に自己PR欄がある場合や、職務経歴書と合わせてアピールする場合は、以下の点を意識しましょう。

• 事務職で活かせる強みをアピール: 正確性、PCスキル（具体的なソフト名やレベル）、コミュニケーション能力、協調性、サポート力、マルチタスク能力、問題解決能力など、事務職に求められる資質やスキルを、具体的なエピソードを交えて説明します。
• 数値化できる実績があれば盛り込む: 例えば、「〇〇の業務改善により、作業時間を△%削減しました」「月間〇〇件のデータ入力をミスなく処理しました」など、具体的な数値で成果を示すと説得力が増します。
• 企業の求める人物像と合致する点を強調: 応募企業の求める人物像を理解し、自分の強みがそれにどのように合致しているかをアピールしましょう。

通勤時間・扶養家族数・配偶者の有無など

これらの項目も、事実を正確に、丁寧に記入しましょう。

事務職の履歴書で好印象を与えるためのプラスαテクニック

基本的な書き方に加え、以下の点を意識することで、さらに好印象を与える履歴書を作成できます。

• 丁寧な字で、楷書で書く（手書きの場合）: 一字一句丁寧に書くことで、あなたの真面目さや誠実さが伝わります。
• 誤字脱字、修正液の使用は避ける: 事務職に求められる正確性を示すためにも、ミスは禁物です。書き間違えた場合は、新しい用紙に書き直しましょう。
• 空欄を作らないように心がける: 記入することがない場合でも、「特になし」と記載するなど、空欄のまま提出するのは避けましょう。
• 簡潔で分かりやすい文章を心がける: 長すぎる文章や、分かりにくい表現は避け、採用担当者が短時間で内容を理解できるように配慮しましょう。
• 企業ごとに内容を調整する（特に志望動機）: 全ての企業に同じ内容の履歴書を送るのではなく、応募する企業に合わせて志望動機や自己PRの内容を調整することで、熱意がより伝わります。

事務職の履歴書に関するよくあるQ&A

• Q. 手書きとパソコン作成、どちらが良い？
  • A. 企業からの指定がなければ、どちらでも問題ありません。近年はパソコンで作成するケースが増えています。手書きの場合は丁寧さが、パソコン作成の場合はPCスキルや効率性が評価されることがあります。どちらを選ぶにしても、誤字脱字がなく、読みやすいことが最も重要です。
• Q. 職歴が多い（短い）場合はどう書く？
  • A. 事実を正直に記載することが基本です。職歴が多い場合や、在籍期間が短い職歴がある場合は、職務経歴書でその理由や、それぞれの職務で得たスキルなどを補足説明すると良いでしょう。
• Q. ブランク期間がある場合はどうする？
  • A. ブランク期間についても正直に記載します。その期間に何をしていたのか（資格取得のための勉強、スキルアップのための学習、家事・育児など）をポジティブに説明できるように準備しておきましょう。
• Q. 事務未経験の場合、職歴はどうアピールする？
  • A. これまでの職務経験の中から、事務職でも活かせるポータブルスキル（コミュニケーション能力、PCスキル、問題解決能力、顧客対応力など）を見つけ出し、それを自己PRや志望動機で具体的にアピールしましょう。事務職への熱意と学習意欲を示すことも重要です。

まとめ：丁寧さと熱意が伝わる履歴書で、事務職への転職を成功させよう！

事務職への転職活動において、履歴書はあなた自身を企業に伝えるための最初の、そして非常に重要なステップです。事務職に求められる「正確性」「丁寧さ」「コミュニケーション能力」といった資質を意識しながら、一つ一つの項目を丁寧に作成することが、書類選考突破への近道となります。

そして何よりも大切なのは、あなたの「この企業で事務職として働きたい」という熱意と、「これまでの経験を活かして貢献したい」という誠実な気持ちを込めて作成することです。この記事で紹介したポイントを参考に、採用担当者の心に響く、あなただけの魅力的な履歴書を完成させ、事務職への転職を成功させてください。

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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。