【転職の筆記試験】必勝対策マニュアル！SPIから専門知識まで完全攻略
岩下隼人
ロイヤル合同会社
会議事務局への転職を成功させる！仕事内容、求められるスキル、求人探しの秘訣
岩下隼人
記事内に商品プロモーションを含む場合があります
企業や団体が開催する会議、セミナー、学会、国際会議、展示会といった各種イベント。その成功の裏には、企画段階から当日の運営、そして事後処理に至るまで、あらゆる業務をスムーズに進行させる「会議事務局」の存在が不可欠です。参加者や関係者が快適に過ごし、イベント本来の目的が達成されるよう、細やかな配慮と確実な業務遂行で全体を支える、まさに縁の下の力持ちと言えるでしょう。
「会議事務局の仕事に興味があるけれど、具体的にどんなことをするの？」「未経験でも挑戦できる？」「どんなスキルが求められるの？」そんな疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。この記事では、会議事務局への転職を考えている方、あるいはこの分野でのキャリアアップを目指す方に向けて、その仕事内容や魅力、求められるスキル、そして転職を成功させるためのポイントについて詳しく解説します。
Contents
スポンサーリンク
会議事務局とはどんな仕事？その役割と魅力
会議事務局の基本的な役割は、会議やイベントが円滑かつ成功裏に開催されるよう、企画準備から当日の運営、そして終了後のフォローアップまで、トータルでサポートすることです。その業務範囲は非常に広く、イベントの規模や種類によっても異なります。
主な業務内容
会議事務局の仕事は、大きく分けて「企画・準備段階」「運営段階」「事後処理段階」の3つのフェーズで構成されます。
企画・準備段階
イベント成功の土台を作る、最も重要なフェーズです。
- 会議目的・テーマの設定補助: 主催者と連携し、会議の目的やテーマ、ターゲット層などを明確にするためのサポートを行います。
- 日程・会場選定・手配: 参加人数や内容に合わせて最適な日程や会場を選定し、予約・契約手続きを行います。
- 予算策定・管理: 会議全体の予算を作成し、経費の支出状況を管理します。
- プログラム作成・講演者等への連絡調整: 講演内容やタイムスケジュールを盛り込んだプログラムを作成し、講演者やパネリスト、座長といった関係者への依頼、連絡調整、資料収集などを行います。
- 資料作成・印刷・発送: 会議で使用する案内状、プログラム、抄録集、名札、配布資料などの作成、印刷、そして参加者への事前発送やウェブサイトへの掲載などを行います。
- 広報・集客活動: ウェブサイトやメール、SNSなどを活用した広報活動や、参加登録の受付・管理、問い合わせ対応などを行います。
- 必要な機材・備品の手配: 音響設備、映像機器、照明、PC、看板、筆記用具など、会議に必要な機材や備品をリストアップし、手配します。
- その他: 宿泊施設や交通手段の手配（遠方からの参加者向け）、ケータリングの手配、ボランティアスタッフの募集・管理など、多岐にわたります。
運営段階
企画・準備してきたことを形にし、会議を円滑に進行させるフェーズです。
- 会場設営・準備: 会場のレイアウト確認、受付や案内表示の設置、機材のセッティングなどを行います。
- 受付業務: 参加者の出欠確認、資料配布、名札の受け渡し、参加費の徴収などを行います。
- 参加者誘導・案内: 会場内での参加者の誘導、問い合わせ対応、困っている人へのサポートなど、きめ細やかな対応が求められます。
- 進行サポート: 司会者や講演者と連携し、タイムスケジュール通りにプログラムが進行するようサポートします。
- 機材操作: プロジェクターやマイクなどの簡単な機材操作を担当することもあります。
- 議事録作成: 会議の内容を正確に記録し、議事録を作成します。
- 国際会議の場合: 同時通訳者の手配・当日の運営サポート、外国人参加者への対応なども重要な業務となります。
- ケータリング・懇親会運営: 休憩時間のコーヒーサービスや、会議後の懇親会の準備・運営なども担当することがあります。
事後処理段階
会議終了後も、事務局の仕事は続きます。
- 会計処理: 参加費の精算、業者への支払い、経費全体の取りまとめなどを行います。
- アンケート集計・報告書作成: 参加者アンケートを集計・分析し、会議の成果や課題をまとめた報告書を作成します。
- お礼状発送: 講演者や関係者、参加者へのお礼状を作成し、発送します。
- 記録整理・保管: 会議資料や記録、会計書類などを整理し、適切に保管します。
会議の種類による業務の違い
会議事務局が関わるイベントは、社内会議、株主総会、新製品発表会といった企業主催のものから、学術会議、国際会議、業界団体総会、展示会、セミナー、シンポジウムまで、その種類は多岐にわたります。それぞれの目的や規模、参加者層によって、求められる専門知識や対応の仕方も異なってきます。
会議事務局のやりがいと魅力
- イベント成功の達成感: 多くの関係者と協力し、準備を重ねてきた会議やイベントが無事に終了し、成功を収めた時の達成感は格別です。
- 多くの人との連携・コミュニケーション: 社内外の様々な立場の人々と関わり、調整し、一つの目標に向かってチームで仕事を進める面白さがあります。
- 多様な知識・スキルが身につく: 企画力、調整力、交渉力、スケジュール管理能力、文書作成能力、PCスキル、そして時には語学力など、幅広いスキルを総合的に磨くことができます。
- 様々な業界やテーマに触れる機会: 関わる会議のテーマによって、普段は接することのない分野の知識や最新情報に触れることができ、知的好奇心を満たしてくれます。
- 成果が目に見えやすい: 準備段階から関わり、イベントが形になっていく過程を間近で見ることができ、自身の貢献が成果として現れることを実感しやすい仕事です。
会議事務局の仕事に求められるスキル・経験・資質
会議事務局の仕事は多岐にわたるため、求められるスキルや資質も様々です。
高いコミュニケーション能力・調整力
社内外の多数の関係者（主催者、講演者、参加者、会場担当者、印刷業者、ケータリング業者、通訳者など）と円滑に連携を取り、時には複雑な利害関係を調整しながら業務を進めるための、高度なコミュニケーション能力と調整力が不可欠です。
優れた段取り力・計画性・スケジュール管理能力
複数のタスクを同時並行で、かつ限られた時間の中で効率的に進めるためには、緻密な計画性と、優先順位を見極めながら業務を遂行する段取り力、そして厳格なスケジュール管理能力が求められます。
PCスキル
Wordでの案内状や議事録作成、Excelでの参加者リスト管理や予算管理、PowerPointでの会議資料作成など、Officeソフトを使いこなすスキルは必須です。また、会議運営支援ツールやオンライン会議システム、データベースソフトの操作経験があれば、さらに有利になるでしょう。
正確かつ迅速な事務処理能力
参加者情報や講演者の情報、予算管理、契約書類など、多くの重要な情報や書類を正確に、かつスピーディーに処理する能力が求められます。
臨機応変な対応力・問題解決能力
会議やイベントの準備・運営中には、予期せぬトラブルや変更事項が発生することも少なくありません。そのような状況でも冷静さを失わず、臨機応変に対応し、問題を解決に導く能力が重要です。
ホスピタリティ精神・気配り
参加者や講演者、関係者が会議に集中し、快適に過ごせるように、細やかな気配りや心配りができるホスピタリティ精神は、会議事務局にとって非常に大切な資質です。
語学力（特に国際会議の場合）
国際会議や海外からの参加者が多いイベントでは、英語でのメールや電話でのコレポン、英文資料の作成・読解、外国人参加者への対応など、ビジネスレベルの英語力が求められることが多くなります。TOEICのスコアなどが応募条件となることもあります。
体力・精神力
イベントの準備期間の終盤や、会期中は非常に多忙を極め、長時間労働や休日出勤が必要となることもあります。また、多くの人と関わり、予期せぬ事態にも対応しなければならないため、体力だけでなく、精神的なタフさも求められます。
細部への注意力
プログラムの誤植、参加者名の誤記、手配漏れといった些細なミスが、イベント全体の評価に影響を与えることもあります。細部まで注意を払い、確認を怠らない慎重さが重要です。
会議事務局へ転職するメリット・デメリット
会議事務局の仕事には、多くのやりがいがある一方で、事前に理解しておくべき側面もあります。
メリット
- 大きなイベントや会議を成功させる達成感とやりがい: 多くの人の協力のもと、一つの目標に向かって準備を進め、それが成功裏に終わった時の達成感は、何物にも代えがたいものがあります。
- 多様なスキルが総合的に身につく: 企画、調整、交渉、運営、広報、予算管理、語学など、ビジネスパーソンとして幅広いスキルを実践的に習得し、磨くことができます。
- 幅広い人脈が形成できる: 主催者、講演者、参加者、協力会社など、様々な分野の多くの人々と関わるため、貴重な人脈を築くことができます。
- 様々な業界やテーマに触れる機会がある: 関わる会議やイベントのテーマによって、普段は接することのない分野の知識や最新情報に触れることができ、自身の知見を広げることができます。
- 成果が目に見えやすい: 準備段階から関わり、イベントが形になっていく過程や、参加者の満足度などを通じて、自身の仕事の成果を実感しやすい仕事です。
デメリット（注意点）
- イベント前や期間中は非常に多忙: 会議やイベントの開催直前や期間中は、業務が集中し、長時間労働や休日出勤が必要となることも少なくありません。
- 突発的なトラブル対応など、精神的なプレッシャーが大きい: 予期せぬ機材トラブルや講演者の急な変更、参加者からのクレームなど、常に緊張感を持ち、迅速かつ適切に対応しなければならない場面もあり、精神的なプレッシャーを感じることがあります。
- 契約社員や派遣社員の求人が多い場合もある: イベント単位での業務が多いため、プロジェクトごとの契約社員や派遣社員としての求人が多い傾向も見られます。正社員としての安定した雇用を求める場合は、企業選びが重要になります。
- 常に高い調整能力と細やかな気配りが求められる: 多くの関係者の間に立ち、それぞれの要望を調整し、細部まで気を配りながら業務を進める必要があるため、常に神経を使う仕事とも言えます。
- 地味な裏方作業も多い: イベント当日の華やかなイメージとは裏腹に、資料の袋詰めや会場設営、後片付けといった地道な裏方作業も多くあります。
未経験から会議事務局へ！転職成功のポイント
未経験から会議事務局の仕事に挑戦したい場合、以下の点を意識してアピールすると良いでしょう。
- 活かせるスキル・経験をアピールする:
- 事務経験: PCスキル、書類作成能力、電話応対スキル、スケジュール管理能力など、これまでの事務経験で培ったスキルは大きな強みとなります。
- イベント運営経験: 学生時代のサークル活動や、ボランティア、あるいは前職での社内イベントの企画・運営経験などがあれば、積極的にアピールしましょう。
- 接客・販売経験: 高いコミュニケーション能力や、顧客対応スキル、臨機応変な対応力は、参加者対応などで活かせます。
- 語学力: もし英語などの語学力があれば、国際会議や外国人参加者の多いイベントで活かせる可能性があります。
- コミュニケーション能力や段取り力を示す具体的なエピソード: これまでの経験の中で、多くの人と協力して何かを成し遂げた経験や、計画的に物事を進めて成果を上げた経験などを、具体的なエピソードを交えて伝えましょう。
- 志望動機の明確化: なぜ会議事務局の仕事に興味を持ったのか、そしてどのような会議やイベントに貢献したいのか、具体的な理由と熱意を伝えることが重要です。「縁の下の力持ちとしてイベントを成功させたい」「多くの人と関わる仕事にやりがいを感じる」といった思いを、自身の経験と結びつけて語りましょう。
- 関連資格の取得も検討: 秘書検定、イベント業務管理士、MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）、TOEICなどの資格は、スキルの客観的な証明となり、未経験者の場合は特に有利に働くことがあります。
- まずはアシスタント業務や派遣から経験を積む選択肢: 未経験でいきなり正社員として大規模な会議を担当するのは難しい場合もあります。まずは、会議運営会社やイベント会社でアシスタント業務を担当したり、派遣社員として経験を積んだりすることも、ステップアップのための一つの方法です。
会議事務局の求人の探し方と選び方のコツ
希望に合った会議事務局の求人を見つけるためには、情報収集の方法と企業選びの視点が重要になります。
転職サイト・転職エージェントの活用
- キーワード検索: 転職サイトでは、「会議運営」「イベント事務」「学会事務」「国際会議 運営」「コンベンション スタッフ」といったキーワードで検索してみましょう。「未経験歓迎」などの条件も組み合わせると効果的です。
- 専門性の高いエージェントの活用: イベント業界やコンベンション業界に強い転職エージェントや、特定の分野（学術会議、医学会、国際会議など）の会議運営に特化したエージェントに相談すると、専門的なアドバイスや非公開求人の紹介が期待できます。
企業の採用ホームページ
- イベント企画会社、コンベンション企画・運営会社（PCO）、広告代理店のイベント部門、大手企業の総務部や広報部、国際部など、会議事務局機能を持つ可能性のある企業の採用ホームページを直接確認してみましょう。
学術団体や業界団体のウェブサイト
学術会議や業界団体の総会などの場合、その団体のウェブサイトで会議運営スタッフの募集情報が掲載されることがあります。
求人票で確認すべき項目
- 担当する会議の種類や規模: どのような種類の会議（社内会議、学会、国際会議など）を、どの程度の規模で担当するのか。
- 具体的な業務範囲: 企画段階から関わるのか、運営のみを担当するのか、事後処理まで行うのか。英語を使用する頻度やレベルはどの程度か。
- 必要なスキル・経験: 求められるPCスキル、語学力のレベル、特定の業務経験の要否などを確認します。
- 勤務体系: イベント期間中の勤務時間や休日出勤の有無、出張の頻度などを確認しましょう。
- 給与、福利厚生: 待遇面をしっかりと確認します。
- 研修制度: 特に未経験者の場合は、入社後の研修制度やOJTの内容を確認することが大切です。
企業の得意分野や実績の確認
応募する企業が、どのような分野の会議運営を得意としているのか、これまでにどのような実績があるのかを調べておくことも、企業選びの重要なポイントです。
会議事務局への転職を成功させるための面接対策
書類選考を通過し、面接の機会を得たら、自信を持って臨めるようにしっかりと準備しましょう。
- コミュニケーション能力、調整力、問題解決能力を具体的なエピソードで示す: これまでの経験の中で、これらの能力を発揮して成果に繋がった具体的なエピソードを、分かりやすく、かつ簡潔に話せるように準備しておきましょう。
- プレッシャーの中で冷静に対応できるストレス耐性をアピール: 予期せぬトラブルや困難な状況に直面した際に、どのように冷静に対処し、解決に導いたかといった経験を語ることで、ストレス耐性や問題解決能力の高さを示せます。
- 会議やイベントを成功させたいという強い意欲と責任感を伝える: なぜ会議事務局の仕事に情熱を持っているのか、そしてイベントを成功させるためにどのような貢献をしたいのか、具体的な言葉で伝えましょう。
- チームワークを重視する姿勢: 会議事務局の仕事は、多くのスタッフとの連携が不可欠です。チームの一員として協力し、目標を達成することの重要性を理解していることをアピールしましょう。
- 逆質問で仕事への具体的な関心を示す: 企業の理念や特徴、入社後に期待される役割、あるいはキャリアパスなどについて、具体的な質問をすることで、あなたの仕事への関心の高さや入社意欲を効果的に示すことができます。
会議事務局からのキャリアパス
会議事務局で経験を積んだ後には、様々なキャリアパスが考えられます。
- 会議・イベント運営のプロフェッショナル（PCO：Professional Congress Organizer）： より大規模で複雑な会議や国際会議の企画・運営全体を統括する専門家を目指す。
- 特定分野の会議専門家: 医学会、国際技術会議など、特定の専門分野の会議運営に特化し、その分野のエキスパートとなる。
- イベント企画・プロデュース: 会議運営の経験を活かし、よりクリエイティブなイベントの企画・制作・演出といった分野へ進む。
- 企業内の広報・IR担当、役員秘書など: 会議運営で培った調整能力やコミュニケーション能力、資料作成スキルなどを活かして、企業内の広報部門やIR部門、あるいは役員秘書といったポジションへキャリアチェンジする。
- 独立してフリーランスの会議コーディネーター: 豊富な経験と人脈を活かして独立し、フリーランスとして様々な会議やイベントの運営を請け負う。
まとめ
会議事務局の仕事は、華やかなイベントの裏側を支え、多くの人々の出会いや学び、そして感動を生み出す、非常にやりがいのある仕事です。求められるスキルは多岐にわたり、時には厳しいプレッシャーの中で業務を遂行する必要もありますが、それを乗り越えた時の達成感は格別です。
これまでのあなたの経験の中で培ってきたコミュニケーション能力やPCスキル、段取り力といった能力は、会議事務局の仕事でも必ず活かせるはずです。未経験からでも、強い意欲と計画的な準備をもって臨めば、このエキサイティングな分野への扉は開かれています。縁の下の力持ちとして、多くの人々を繋ぎ、イベントを成功に導く仕事に魅力を感じるあなたにとって、会議事務局への転職は、新たな可能性を拓く素晴らしい一歩となるでしょう。この記事が、あなたの挑戦を後押しする一助となれば幸いです。
スポンサーリンク
ABOUT ME
ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。