【事務職の転職】面接官に響く「頑張ったこと」の伝え方｜例文とアピール術

転職活動の面接で、「これまでの仕事で頑張ったことは何ですか？」という質問は、自己PRや志望動機と並んでよく聞かれる定番の一つです。事務職への転職を目指す方にとっても、この質問にいかに効果的に答えるかが、採用を勝ち取るための重要なポイントとなります。「どんなエピソードを選べばいいの？」「事務職で評価される『頑張ったこと』って何だろう？」「具体的な例文が知りたい」この記事では、そんな疑問や不安を抱える方のために、事務職の転職面接で面接官に響く「頑張ったこと」の伝え方を、具体的な例文やアピールポイント、NG例などを交えながら徹底的に解説します。

なぜ面接で「頑張ったこと」を聞かれるのか？質問に隠された意図

まず、面接官がこの質問をする意図を理解することが、的確な回答を準備するための第一歩です。企業は「頑張ったこと」のエピソードを通じて、応募者の以下のような点を見極めようとしています。

• 応募者の価値観・仕事への取り組み姿勢の確認: 何に対して「頑張った」と感じるのか、どのようなプロセスで物事に取り組むのか、仕事に対する基本的なスタンスや価値観を知りたいと考えています。
• 目標達成能力・問題解決能力の評価: 設定された目標や直面した課題に対して、どのように努力し、工夫し、それを達成・解決してきたのか、その能力を見ています。
• 主体性・責任感・粘り強さの見極め: 指示されたことだけでなく、自ら考えて行動できるか、困難な状況でも諦めずに最後までやり遂げる力があるかなどを判断します。
• 経験から学ぶ力・成長性の確認: 「頑張った」経験を通じて何を学び、それを次にどう活かそうとしているのか、自己成長のポテンシャルがあるかを見極めようとしています。
• どのようなことに「頑張り」を感じる人物か（モチベーションの源泉）: 何がその人のモチベーションを高め、仕事へのエネルギーとなるのかを探ろうとしています。

これらの意図を踏まえ、単に「努力しました」というだけでなく、具体的な行動、その結果、そしてそこから得た学びをセットで伝えることが重要です。

事務職の面接で「頑張ったこと」を語る際の基本構成とポイント（STARメソッドなど）

「頑張ったこと」を効果的に、かつ分かりやすく伝えるためには、話の構成が非常に重要です。一般的に用いられるフレームワークとして「STARメソッド」があります。これに「学んだこと（Learned）」や、それを「応募企業でどう活かすか（Link）」という要素を加えると、より自己PRに繋がりやすくなります。

• S (Situation): どのような状況・背景だったのか
  • いつ、どこで、どのような状況でその「頑張り」が必要となったのか、具体的な背景や前提を簡潔に説明します。
• T (Task): どのような目標・課題があったのか（何を頑張る必要があったのか）
  • その状況において、あなたが達成すべき目標や、解決すべき課題は何だったのか、何を「頑張った」のかを明確にします。
• A (Action): その目標達成・課題解決のために、あなたが具体的にどのような行動をとったのか
  • 目標達成や課題解決に向けて、あなたが主体的に考え、実行した具体的な行動や工夫、努力のプロセスを詳細に説明します。事務職であれば、PCスキルを駆使した、コミュニケーション方法を改善した、業務フローを見直したなどが考えられます。
• R (Result): その行動の結果、どうなったのか
  • あなたの行動によって、どのような具体的な成果や変化が得られたのか、あるいは周囲からどのような評価を受けたのかを伝えます。可能であれば、数値化できる成果（例：業務時間が〇%削減できた、ミスが〇件減った、顧客満足度が〇ポイント向上したなど）を盛り込むと、より説登力が増します。
• L (Learned/Link): その経験から何を学び、応募企業の事務職でどう活かせるのか
  • この「頑張った」経験を通じて得た教訓や学び、そしてそれを今後の仕事、特に応募先の企業での事務業務にどのように活かしていきたいと考えているのかを述べます。ここが、あなたの成長性や貢献意欲を示す最も重要なアピールポイントとなります。

この構成を意識することで、あなたの話は論理的で具体性のあるものになり、面接官にも効果的に伝わります。

【事務職向け】「頑張ったこと」の回答例文集と解説

ここでは、事務職の転職面接で想定される「頑張ったこと」に関する具体的な回答例文を、STAR+Lメソッドの要素を意識しながら解説します。

例文1：業務効率化への取り組み

• 頑張ったことの概要: 非効率だった手作業によるデータ集計業務を、Excelの関数や機能を活用して自動化し、チーム全体の作業時間を大幅に短縮した。
• S (Situation): 「前職の営業事務部門では、毎週末に各営業担当者から提出される活動報告書を手作業で集計し、月次レポートを作成する業務がありました。この作業に多くの時間が割かれ、他の重要な業務に影響が出始めていました。」
• T (Task): 「そこで私は、この集計作業を効率化し、レポート作成にかかる時間を半減させることを目標に掲げました。」
• A (Action): 「まず、既存の報告書のフォーマットを見直し、データ入力しやすいように統一しました。次に、ExcelのVLOOKUP関数やSUMIF関数、ピボットテーブル機能を独学で習得し、これらの機能を組み合わせて集計作業を自動化するテンプレートを作成しました。作成したテンプレートの使用方法について、チームメンバーに簡単な説明会も実施しました。」
• R (Result): 「結果として、従来1日がかりだったレポート作成作業が、約2時間で完了できるようになり、目標であった時間半減を達成しました。これにより、私自身だけでなくチーム全体の残業時間も削減され、他の顧客対応や資料作成といった業務により多くの時間を割けるようになりました。」
• L (Learned/Link): 「この経験から、現状の業務に疑問を持ち、主体的に改善策を考えて実行することの重要性と、PCスキルを活用することで大きな業務効率化が図れることを学びました。貴社においても、これまでの経験で培ったPCスキルと改善意識を活かし、事務業務の効率化に貢献したいと考えております。」
• 解説: 事務職に不可欠なPCスキル（特にExcel）と、問題発見能力、改善提案力、そして主体性を効果的にアピールできています。具体的な数値で成果を示している点も評価されます。

例文2：正確性の向上とミス削減への努力

• 頑張ったことの概要: 頻発していた書類作成時の入力ミスを減らすため、チェック体制の見直しと簡易マニュアルの作成を行い、ヒューマンエラーを大幅に削減した。
• S (Situation): 「以前所属していた部署では、契約書類の作成業務において、入力ミスや記載漏れといったヒューマンエラーが月に数件発生しており、手戻りや顧客からの指摘に繋がることが課題となっていました。」
• T (Task): 「私は、この契約書類作成時のミスを限りなくゼロに近づけ、業務の信頼性を高めることを目標にしました。」
• A (Action): 「まず、過去のミス事例を分析し、間違いやすい箇所や確認が漏れやすいポイントを洗い出しました。その上で、複数人によるダブルチェック体制を導入することを提案し、具体的なチェック項目をリスト化した簡易マニュアルを作成しました。また、入力時には特に注意すべき点をまとめた注意喚起のポップアップをPCに表示するなどの工夫も行いました。」
• R (Result): 「これらの取り組みの結果、契約書類作成時のミスは月平均で1件以下にまで激減し、手戻り作業も大幅に削減されました。これにより、業務全体の効率も向上し、顧客からの信頼も高まったと感じています。」
• L (Learned/Link): 「この経験を通じて、ミスを個人の問題として片付けるのではなく、仕組みや体制を見直すことで未然に防ぐことができるということを学びました。また、小さな工夫の積み重ねが大きな成果に繋がることも実感しました。貴社でも、持ち前の注意力と責任感を活かし、正確かつ丁寧な事務業務に貢献してまいります。」
• 解説: 事務職に求められる正確性、責任感、そして緻密な作業への適性を具体的に示しています。問題の原因を分析し、具体的な対策を講じて成果を出したプロセスが評価されます。

例文3：他部署との連携強化による業務改善

• 頑張ったことの概要: 営業部と製造部間の情報共有が不足していたために発生していた納期遅延の問題に対し、事務として積極的に間に立ち、コミュニケーションを円滑化することで問題を改善した。
• S (Situation): 「前職で営業事務を担当していた際、営業部からの受注情報が製造部に正確かつ迅速に伝わらず、結果として製品の納期遅延が頻発し、顧客からのクレームに繋がるという状況がありました。」
• T (Task): 「私は、両部門間の情報伝達のボトルネックを解消し、納期遵守率を向上させることを課題としました。」
• A (Action): 「まず、両部門の担当者に個別にヒアリングを行い、それぞれの業務フローや情報共有における課題点を把握しました。その上で、週に一度、営業部と製造部の代表者、そして私が参加する短い情報共有ミーティングの開催を提案し、その場で受注状況や生産進捗をリアルタイムで確認できるようにしました。また、共有フォルダを活用した情報伝達のルールを整備し、誰が見ても分かりやすいようにフォーマットを統一しました。」
• R (Result): 「これらの取り組みにより、部門間の誤解や情報の行き違いが大幅に減少し、納期遅延の件数も前年同月比で約30%削減することができました。また、部門間の風通しも良くなったと双方から評価いただきました。」
• L (Lear necesidades): 「この経験から、異なる立場の意見を丁寧に聞き取り、共通の目標に向けて積極的に働きかけるコミュニケーション能力の重要性を学びました。また、事務職であっても、主体的に課題解決に取り組むことで組織全体に貢献できることを実感しました。貴社においても、円滑なコミュニケーションを促進し、チームワークを重視しながら業務に取り組みたいと考えております。」
• 解説: 事務職が部署間の潤滑油としての役割を果たすことが多い点を踏まえ、高いコミュニケーション能力、調整力、そして主体的な問題解決への姿勢をアピールできています。

例文4：新しい知識・スキルの習得と業務への活用

• 頑張ったことの概要: 新しい会計ソフトが導入された際、誰よりも早く操作をマスターし、その知識を活かして他のメンバーの習熟をサポートした。
• S (Situation): 「現職で、経理業務の効率化を目的として新しい会計ソフトが導入されました。しかし、多くのメンバーが新しいシステムの操作に戸惑い、一時的に業務が滞るという状況が発生しました。」
• T (Task): 「私は、まず自身が早期に新システムを使いこなし、その上で他のメンバーの習熟をサポートすることで、部署全体の業務効率を早期に回復・向上させることを目標としました。」
• A (Action): 「導入決定後すぐに、提供されたマニュアルを熟読し、オンラインのチュートリアルなども活用して自主的に操作方法を学習しました。実際にシステムを操作しながら、よく使う機能や注意点をまとめた自分なりの簡易マニュアルも作成しました。そして、部署内で操作に困っているメンバーがいれば積極的に声をかけ、作成したマニュアルを共有したり、実際に操作を教えたりしました。」
• R (Result): 「その結果、私自身は導入後1週間程度で新システムでの業務処理が可能になり、また、私のサポートもあってか、部署全体の習熟も計画より早く進みました。上司からは『新しいことへの適応力と、周囲を助ける姿勢が素晴らしい』と評価していただきました。」
• L (Learned/Link): 「この経験を通じて、変化に対して前向きに捉え、主体的に新しい知識やスキルを習得していくことの重要性を改めて認識しました。また、自分が得た知識を周囲と共有することで、チーム全体の成長に繋がることも学びました。貴社でも、新しい業務やシステムに対しても臆することなく積極的に学び、チームに貢献していきたいと考えております。」
• 解説: 事務職でも新しいシステムやツールを導入する機会はあります。そのような変化への適応力、学習意欲、そしてチームへの貢献意識は高く評価されます。

例文5：顧客対応・社内サポートでの貢献

• 頑張ったことの概要: 顧客からの問い合わせに対し、マニュアル通りの対応だけでなく、相手の状況を深く理解しようと努め、期待以上の解決策を提示することで高い満足度を得た。
• S (Situation): 「以前、一般事務として顧客サポート窓口を担当していた際、あるお客様から製品に関する複雑な問い合わせがあり、マニュアルに記載されている標準的な回答ではご納得いただけない状況がありました。」
• T (Task): 「お客様が本当に困っている点を正確に把握し、心からご満足いただけるような解決策を提示することが私の課題だと考えました。」
• A (Action): 「まず、お客様のお話をじっくりと、共感の姿勢を持って伺いました。そして、お客様の利用状況や背景を詳しくお聞きする中で、マニュアルにはない潜在的なニーズがあることに気づきました。そのニーズに応えるため、関連部署の担当者と連携を取り、通常とは異なる特別な対応が可能かどうかを調整しました。」
• R (Result): 「結果として、お客様の真の課題を解決できる提案を行うことができ、大変感謝のお言葉をいただきました。この一件は社内でも共有され、顧客対応の質の向上に繋がったと評価されました。」
• L (Learned/Link): 「この経験から、マニュアル通りの対応だけでなく、相手の立場に立って深く話を聞き、真のニーズを汲み取ることの重要性を学びました。また、困難な状況でも諦めずに解決策を探る粘り強さも身についたと自負しております。貴社でも、持ち前の傾聴力とホスピタリティを活かし、社内外問わず、相手の期待を超えるような丁寧なサポートを心がけたいと考えております。」
• 解説: 事務職でも顧客や社内からの問い合わせ対応は重要な業務です。ホスピタリティ精神、傾聴力、問題解決能力をアピールできます。

「頑張ったこと」の回答で事務職の面接官に響くポイント

上記の例文からも分かるように、事務職の面接官に「この人を採用したい」と思わせるためには、以下の点を意識して回答に盛り込みましょう。

• 事務職に必要なスキルに繋がるエピソードを選ぶ: あなたの「頑張った」経験が、結果として事務職に求められるPCスキル、正確性、計画性、コミュニケーション能力、サポート力、協調性といったスキルをどのように高めたのか、あるいは発揮したのかを明確に示しましょう。
• 具体的な行動と、そこから得た成果や学びを明確に伝える: 単に「頑張りました」という精神論ではなく、「何を」「どのように」考え、行動し、その結果「どのような成果が得られ」「何を学び」「次にどう活かせるのか」を具体的に語ることが重要です。
• 数字や客観的な事実を交えると説得力が増す: 「作業時間を〇%削減した」「ミスを〇件減らした」など、具体的な数値を盛り込むことで、あなたの貢献度がより明確に伝わります。
• ポジティブな言葉を選び、主体的な姿勢を強調する: 困難な状況や課題に対して、どのように前向きに、そして主体的に取り組んだのかを伝えましょう。
• 応募企業の求める人物像と、自分の経験や強みを関連付ける: 企業がどのような人材を求めているのかを事前に研究し、自分の経験や学びがその人物像と合致することをさりげなくアピールできると、より効果的です。

これは避けたい！「頑張ったこと」のNGな回答例と注意点

一方で、以下のような回答は面接官にマイナスの印象を与えてしまう可能性があります。十分に注意しましょう。

• 結果だけを話し、プロセスや工夫が語られない: 「〇〇という成果を上げました」という結果だけでは、あなたがどのように貢献したのか、どのような能力があるのかが伝わりません。
• 自慢話に終始し、謙虚さがない: 成果をアピールすることは大切ですが、それが過度な自慢話に聞こえたり、周囲への感謝の気持ちが見えなかったりすると、協調性がない、あるいは扱いにくい人物という印象を与えかねません。
• 他人の成果を自分のもののように話す: チームで達成した成果を話す場合は、その中で自分がどのような役割を果たし、どのように貢献したのかを明確にしましょう。
• 事務職の業務とはかけ離れたエピソード: 学生時代の部活動の成果など、社会人経験や事務職と関連の薄いエピソードばかりでは、仕事への適性が見えにくい場合があります。できるだけ職務経験に関連したエピソードを選びましょう。
• 努力や苦労が美化されすぎている、非現実的な話: あまりにもドラマチックすぎる話や、現実離れした成果は、かえって信憑性を失う可能性があります。
• 「特にありません」という回答: 仕事をしていれば、何かしら努力したり工夫したりする場面はあるはずです。「特にない」という回答は、仕事への主体性がない、自己分析ができていない、あるいは面接の準備不足と捉えられかねません。
• ネガティブな表現や、他者批判を含む内容: 「〇〇さんが協力してくれなくて大変だった」といった他責にするような発言は避けましょう。

「頑張ったこと」がなかなか思いつかない場合のヒント

「これといった華々しい成果はないし、何を話せばいいか分からない…」と悩む方もいるかもしれません。しかし、必ずしも大きな成功体験である必要はありません。

• 「頑張った」のハードルを下げてみる: 日常業務の中での小さな工夫や改善、目標達成に向けた地道な努力も、立派な「頑張ったこと」です。例えば、「毎日〇件のデータ入力をミスなくこなすために、独自のチェックリストを作成して実践した」「電話応対の質を上げるために、先輩の話し方を参考にし、言葉遣いを意識するようにした」なども、具体的な行動と意識が伴っていれば十分アピールできます。
• 「努力したこと」「工夫したこと」「改善したこと」「目標を達成したこと」「困難を乗り越えたこと」「誰かの役に立ったこと」など、言葉を置き換えて考えてみる: 「頑張った」という言葉に囚われず、様々な角度から自分の経験を振り返ってみましょう。
• 過去の業務日報やメモ、同僚や上司からの評価などを振り返ってみる: 客観的な記録や他者からのフィードバックの中に、アピールできるエピソードのヒントが隠れているかもしれません。
• 失敗経験から学び、次に活かした経験も「頑張ったこと」として語れる場合がある: 失敗そのものではなく、その失敗から何を学び、それを次にどう活かそうと努力したのか、という点に焦点を当てれば、あなたの成長性や問題解決能力をアピールできます。

大切なのは、その経験を通じてあなたがどのように考え、行動し、そして何を得たのかを具体的に伝えることです。

まとめ：あなたの「頑張り」が伝わるエピソードで、事務職への転職を成功させよう！

事務職の転職面接における「頑張ったこと」の質問は、あなたの強みや仕事への取り組み方、そして将来のポテンシャルを採用担当者に伝えるための絶好の機会です。面接官は、この質問を通じて、あなたがどのような人物で、入社後にどのように活躍してくれるのかを知りたいと考えています。

この記事で紹介したポイントや例文を参考に、あなた自身の経験の中から、事務職としての適性や熱意が伝わるエピソードを選び出し、具体的な行動とそこから得た学びを交えながら、自信を持って語ってください。事前の自己分析とエピソードの整理をしっかり行い、誠実かつ前向きな姿勢で面接に臨めば、きっとあなたの「頑張り」は面接官に響き、事務職への転職成功へと繋がるはずです。

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岩下隼人

ロイヤル合同会社　代表

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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。