大学事務職員への転職ガイド：仕事内容から求人の探し方、成功の秘訣まで

教育や研究といった知的な活動を支え、学生や教員のサポートを通じて社会貢献を実感できる「大学事務職員」。安定した雇用環境や、比較的ワークライフバランスが保ちやすいといったイメージから、転職先として関心を持つ方も多いのではないでしょうか。しかし、一口に大学事務と言ってもその業務内容は多岐にわたり、求められるスキルや資質も様々です。また、人気の高い職種であるため、転職を成功させるためにはしっかりとした準備と戦略が不可欠となります。

この記事では、大学事務職員への転職を考えている方に向けて、その仕事内容や種類、転職するメリット・デメリット、未経験からの挑戦のポイント、さらには求人の探し方や採用を勝ち取るための面接対策まで、幅広く詳しく解説します。大学という特別な環境で、事務員としてのキャリアを築きたい方は、ぜひ参考にしてください。

大学事務（事務員）とはどんな仕事？

大学事務職員の基本的な役割は、大学という教育・研究機関が円滑に運営されるよう、学生、教員、そして大学組織全体を多角的にサポートすることです。その業務範囲は非常に広く、配属される部署によって担当する仕事内容が大きく異なります。

大学事務の主な配属部署と業務内容

大学には様々な部署があり、それぞれが専門的な事務業務を担っています。代表的な部署と主な業務内容は以下の通りです。

• 教務課・学務課: 学生の履修登録、成績管理、授業運営のサポート、時間割作成、試験の実施、卒業・修了に関する手続きなど、教育課程の運営全般に関わります。学生と直接関わる機会も多い部署です。
• 学生課・学生支援課: 学生生活全般のサポートを行います。奨学金の手続き、課外活動（サークル活動など）の支援、学生相談窓口の運営、福利厚生施設の管理、学生寮の運営サポートなど、学生が安心して学業に専念できる環境づくりを支えます。
• 国際交流課・国際部: 留学生の受け入れ・派遣支援、海外の大学との学術交流プログラムの企画・運営、語学研修のサポート、外国人研究者の受け入れ手続きなど、大学の国際化を推進する業務を担当します。語学力が活かせる部署です。
• 研究支援課・研究協力課: 教員の研究活動をサポートします。科学研究費補助金（科研費）などの外部資金の申請・管理手続き、学術会議やシンポジウムの運営補助、研究倫理に関する事務、産学連携の推進など、専門的な知識が求められることもあります。
• 総務課・人事課・経理課（財務課）：
  • 総務課: 大学全体の庶務、文書管理、規定の整備、広報活動、施設管理、危機管理など、組織運営の基盤を支える幅広い業務を担当します。
  • 人事課: 教職員の採用、給与、労務管理、福利厚生、研修企画など、人事全般に関わる業務を行います。
  • 経理課（財務課）： 大学の予算編成・執行管理、決算業務、学費の収納管理、資産管理など、大学の財政運営を担う重要な部署です。簿記などの専門知識が求められます。
• 図書館: 図書の収集・整理・貸出・返却業務、レファレンスサービス（資料相談）、学術情報データベースの管理・提供、学習スペースの管理など、学生や教員の研究・学習活動を支援します。
• 広報課・入試課:
  • 広報課: 大学の魅力や活動内容を学内外に発信する広報活動（ウェブサイト運営、広報誌作成、プレスリリース配信、イベント企画など）を担当します。
  • 入試課: 学生募集のための広報活動、オープンキャンパスの企画・運営、入学試験の実施・運営、合格発表、入学手続きなど、入学者選抜に関わる一連の業務を行います。

大学事務に求められるスキル

大学事務職員として活躍するためには、以下のようなスキルが求められることが一般的です。

• 基本的なPCスキル: Word、Excel、PowerPointなどのOfficeソフトを円滑に操作できるスキルは、どの部署でも必須です。特にExcelは、データ集計や資料作成で頻繁に利用されます。
• コミュニケーション能力: 学生、教員、他の職員、学外の関係者など、様々な立場の人と関わるため、相手に合わせた丁寧で的確なコミュニケーション能力が非常に重要です。
• 正確かつ迅速な事務処理能力: 学籍情報や成績、研究費といった重要な情報を扱うため、ミスなく、かつ効率的に業務を遂行する能力が求められます。
• 協調性とチームワーク: 多くの部署や職員と連携して業務を進めるため、協調性を持ち、チームの一員として円滑に協力できる姿勢が大切です。
• ホスピタリティ精神: 学生や教員に対して、親身になってサポートする姿勢、相手の立場に立って物事を考えられる思いやりが求められます。
• コンプライアンス意識・情報管理能力: 個人情報や機密情報を扱う機会も多いため、法令遵守の意識や、情報を適切に管理する能力が不可欠です。
• その他: 配属部署によっては、語学力（特に国際交流課など）、特定の専門知識（経理、法務、ITなど）、問題解決能力、企画力などが求められることもあります。

大学事務職員へ転職するメリット・デメリット

安定したイメージのある大学事務職員ですが、転職を考える際にはメリットとデメリットの両面を理解しておくことが重要です。

メリット

• 安定した雇用環境: 国公立大学はもちろん、多くの私立大学も比較的経営基盤が安定しており、長期的に安心して働ける環境であることが多いです。
• 教育・研究という社会貢献性の高い仕事: 未来を担う人材育成や、新しい知識・技術の創造といった、社会的に意義の高い活動を支えることにやりがいを感じられます。
• ワークライフバランスを保ちやすい傾向: 部署や時期にもよりますが、一般的に民間企業と比較して残業時間が少なく、有給休暇も取得しやすい傾向があるため、プライベートの時間を大切にしたい方にとっては魅力的な環境です。
• 充実した福利厚生: 国公立大学の場合は共済組合、私立大学の場合は私学共済に加入することが多く、手厚い医療給付や年金制度、各種手当、育児・介護支援制度などが整っている大学が多いです。
• 知的で落ち着いた職場環境: アカデミックな雰囲気の中で、比較的落ち着いて仕事に取り組むことができます。
• 多様な人と関わる機会: 学生、教員、研究者、卒業生、地域住民など、様々なバックグラウンドを持つ人々と関わることで、視野が広がり、刺激を受けることができます。

デメリット（注意点）

• 部署によってはルーティンワークが多い場合がある: 定型的な事務作業が中心となる部署もあり、人によっては単調に感じたり、創造性を発揮しにくいと感じたりするかもしれません。
• 給与水準が民間企業の大手と比較して高くない場合がある: 特に若手のうちは、民間企業の大手と比較すると給与水準がやや低めに設定されていることがあります。ただし、勤続年数や役職に応じて昇給していくのが一般的です。
• キャリアパスが年功序列的であったり、専門性が深まりにくいと感じることも: 大学によっては、年功序列的な人事制度が残っていたり、ジョブローテーションによって様々な部署を経験することで、特定の専門性を深く追求しにくいと感じたりする場合があります。
• 独自の組織文化やルールに馴染む必要がある: 大学には、それぞれ独自の歴史や伝統、組織文化、そして細かなルールが存在します。これらに柔軟に適応していく必要があります。
• 正規職員の求人は競争率が高い傾向: 安定性や働きやすさから人気の高い職種であり、特に有名大学や条件の良い求人には多くの応募者が集まり、競争率が高くなる傾向があります。
• 異動（ジョブローテーション）がある場合、希望しない部署に配属されることも: 職員の育成や組織活性化のために、数年ごとに部署異動が行われる大学が多いです。必ずしも自分の希望する部署に配属されるとは限りません。

未経験から大学事務（事務員）へ転職するためのポイント

未経験から大学事務職員への転職を目指す場合、以下の点を意識して準備を進めると良いでしょう。

• 活かせるスキル・経験をアピールする: 前職が事務職でなくても、これまでの経験の中で培ってきたPCスキル、コミュニケーション能力、接客経験、資料作成能力、イベント運営経験などは、大学事務でも十分に活かせます。これらのスキルを、大学の業務にどのように貢献できるかという視点で具体的にアピールしましょう。
• 大学という組織や教育への関心・理解を示す: なぜ一般企業ではなく大学で働きたいのか、その大学の理念や教育方針、研究活動にどのような関心を持っているのかを具体的に示すことが重要です。大学のウェブサイトや公開情報を事前にしっかりと読み込み、自分なりの考えをまとめておきましょう。
• 志望動機の明確化: 「安定しているから」「楽そうだから」といった安易な理由は避け、大学という組織の特性を理解した上で、なぜその大学の事務職員として貢献したいのか、熱意と具体的な理由を伝えることが大切です。
• 契約職員や派遣職員からスタートし、経験を積む選択肢: 未経験で正規職員を目指すのが難しい場合、まずは契約職員や派遣職員として大学事務の実務経験を積むというのも一つの方法です。経験を積むことで、その後の正規職員への道が開けたり、他の大学への転職に有利になったりする可能性があります。
• 大学によっては、独自の採用試験対策が必要: 国立大学法人の場合は「国立大学法人等職員採用試験」を受験する必要があります。私立大学でも、独自の筆記試験や適性検査が課される場合があるため、過去の採用情報を確認し、必要な対策を行いましょう。

大学事務（事務員）の求人の探し方と選び方のコツ

希望に合った大学事務の求人を見つけるためには、情報収集の方法と選び方の視点が重要になります。

• 大学の公式ウェブサイト（採用情報ページ）を直接確認: 各大学のウェブサイトには、職員の採用情報が掲載されている専用ページがあります。国公立大学、私立大学ともに、まずは興味のある大学のウェブサイトをこまめにチェックしましょう。
• 国公立大学の場合は、各地域の国立大学法人等職員採用試験の情報をチェック: 国立大学の正規職員を目指す場合は、各地域ブロックごとに行われる「国立大学法人等職員採用試験」の情報を確認し、受験する必要があります。
• 私立大学の求人は、大学のウェブサイトのほか、転職サイトや大学専門の求人サイトにも掲載: 私立大学の求人は、各大学のウェブサイトに加え、大手の総合転職サイトや、教育機関専門の求人サイトなどにも掲載されることがあります。
• 転職エージェントの利用: 大学事務の求人を専門に扱っている、あるいは教育業界に強い転職エージェントに相談するのも有効です。非公開求人を紹介してもらえたり、大学の内部事情に詳しいアドバイスを受けられたりする可能性があります。
• 求人票でチェックすべきポイント:
  • 雇用形態: 正規職員、契約職員、派遣職員、パートタイムなど、雇用形態を必ず確認しましょう。
  • 業務内容: どの部署でのどのような業務を担当するのか、具体的に確認します。
  • 応募資格: 必要な学歴、職務経験、スキル（PCスキル、語学力など）、資格などを確認します。
  • 待遇・福利厚生: 給与、賞与、昇給、諸手当、休日・休暇、社会保険、退職金制度、福利厚生施設などを詳細に確認しましょう。
  • 勤務地: キャンパスの所在地、交通アクセスなどを確認します。
  • 研修制度: 入職後の研修制度やOJTの内容なども確認しておくと安心です。
• 大学の理念や教育方針、研究活動への共感も重要: 単に条件面だけでなく、その大学が掲げる理念や教育方針、力を入れている研究分野などに共感できるかどうかも、長く働き続ける上で大切なポイントです。

大学事務（事務員）の転職を成功させるための面接対策

書類選考を通過し、面接の機会を得たら、自信を持って臨めるようにしっかりと準備しましょう。

• 大学の特性や理念を理解した上での志望動機: なぜ数ある組織の中で大学を選んだのか、そしてなぜその特定の大学で働きたいのか、大学の理念や特色を踏まえた上で、具体的かつ熱意のこもった志望動機を語れるようにしましょう。
• コミュニケーション能力や協調性をアピール: 学生、教員、他の職員など、様々な立場の人と関わる仕事であるため、円滑なコミュニケーション能力や、チームで協力して業務を進める協調性を、具体的なエピソードを交えてアピールしましょう。
• 学生や教員に対するホスピタリティ精神: 学生や教員をサポートする立場として、相手の立場に立って物事を考え、親身に対応できるホスピタリティ精神を持っていることを示しましょう。
• 変化への対応力や学習意欲を示す: 大学も常に変化し、新しい課題に直面します。変化に柔軟に対応し、新しい知識やスキルを積極的に学んでいく意欲があることを伝えましょう。
• 逆質問で大学への関心の高さや貢献意欲を伝える: 面接の最後に設けられることが多い逆質問の時間は、あなたの大学への関心の高さや、入職後にどのように貢献していきたいかという意欲を示す絶好のチャンスです。事前に大学について深く調べ、具体的な質問を用意しておきましょう。

まとめ

大学事務職員への転職は、安定した環境の中で教育や研究という社会貢献性の高い仕事に携わることができる、非常に魅力的なキャリアパスの一つです。未経験からでも挑戦できる可能性があり、ワークライフバランスを重視したい方にとっても適した選択肢となり得ます。

しかし、その一方で、独自の組織文化や、民間企業とは異なるキャリア形成の側面も理解しておく必要があります。仕事内容や求められるスキルを深く理解し、応募する大学の理念や特色への共感を持ち、そして何よりも「大学という場で働きたい」という強い意欲を持って準備を進めることが、採用を勝ち取り、充実したキャリアを築くための鍵となるでしょう。この記事が、あなたの新しい一歩を力強く後押しできることを願っています。

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岩下隼人

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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。