転職にまつわるメッセージ：感謝と誠意を伝えるコミュニケーションのポイント
岩下隼人
ロイヤル合同会社
転職の挨拶メール、どう返す？好印象を残す返信マナーと例文集
岩下隼人
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転職が一般的になった現代、周囲の人が職場を去ったり、新しく迎え入れたりする場面に遭遇する機会も増えています。そんな時、退職や着任の挨拶メールを受け取ることも多いでしょう。「どう返信したら失礼にあたらないだろうか」「どんな言葉をかければ良いのだろう」と悩む方もいるかもしれません。
心のこもった返信は、相手との良好な関係を維持し、時には新たな関係を築くきっかけにもなります。この記事では、転職に伴う様々な挨拶メールへの返信方法について、相手別・シーン別に具体的なマナーや例文を交えながら詳しく解説します。ぜひ、あなたの温かい気持ちが伝わる返信作成の参考にしてください。
Contents
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挨拶メールへの返信、なぜ大切？
ビジネスシーンにおいて、挨拶メールへの返信は単なる儀礼に留まらず、いくつかの重要な役割を担います。
- 相手への敬意と感謝の表明： 挨拶をしてくれた相手に対して、その行動をきちんと受け止め、感謝や労いの気持ちを伝えることは、社会人としての基本的なマナーです。
- 良好な人間関係の維持・構築： 退職する人とはこれまでの関係を円満に締めくくり、新しい仲間とはスムーズな関係を築く第一歩となります。
- コミュニケーションの円滑化： 返信を通じて、今後の業務の進め方や連絡事項などを確認し合うことで、その後のコミュニケーションが円滑に進む助けとなります。
- 自身の印象管理： 丁寧で心のこもった返信は、あなた自身の印象を良くし、周囲からの信頼を得ることにも繋がります。
特にリモートワークが増え、直接顔を合わせる機会が減っている昨今では、メールでのコミュニケーションの重要性はますます高まっています。丁寧な返信を心がけることで、相手に安心感を与え、円滑な人間関係を育んでいきましょう。
【シーン別】退職の挨拶メールへの返信：感謝とエールを伝えよう
お世話になった方が退職される際の挨拶メールには、これまでの感謝と今後の活躍を祈る気持ちを込めて返信しましょう。
社内の同僚・部下からの退職挨拶メールへの返信
共に働いた仲間からの退職の知らせには、寂しさを感じつつも、温かく送り出す気持ちを伝えましょう。
ポイントと盛り込むべき内容
- 感謝の言葉： これまでの協力や思い出深いエピソードなどを交え、具体的な感謝を伝えます。
- 労いの言葉： 在職中の働きぶりや貢献に対する労いの言葉を添えます。
- 今後の活躍を祈る言葉： 新しい道へ進む相手の健康と成功を心から願う気持ちを伝えます。
- 個人的な連絡先の交換（任意）： 今後も個人的に連絡を取り合いたい場合は、その旨を伝えても良いでしょう。
- 引き継ぎへの協力姿勢（必要な場合）： 部下からのメールで、引き継ぎに関して不安があるようなら、サポートする旨を伝えることもあります。
例文
件名：Re: 退職のご挨拶（〇〇より）
〇〇さん
お疲れ様です。△△です。
退職のご挨拶メール、ありがとうございます。
〇〇さんには、特に□□のプロジェクトで大変お世話になりました。
いつも前向きな姿勢と的確なアドバイスに助けられ、
心から感謝しています。一緒に目標を達成できたことは、
私にとっても大きな喜びでした。
寂しくなりますが、〇〇さんの新しい挑戦を心から応援しています。
今後の〇〇さんのますますのご活躍とご健勝をお祈り申し上げます。
お身体に気をつけて、頑張ってください。
もしよろしければ、今後も個人的にご連絡させていただけると嬉しいです。
私の連絡先は下記の通りです。
（個人のメールアドレスやSNSアカウントなど）
今まで本当にありがとうございました。
△△（自分の名前）
社内の上司からの退職挨拶メールへの返信
指導していただいた上司への返信は、これまでの感謝の気持ちをより丁寧に伝えましょう。
ポイントと盛り込むべき内容
- 丁寧な言葉遣い： 尊敬語・謙譲語を正しく使い、失礼のないようにします。
- 指導への感謝： 具体的なエピソードを交えながら、指導していただいたことへの感謝を伝えます。
- 労いの言葉： これまでの上司の働きやリーダーシップに対する敬意と労いを表します。
- 今後の活躍と健康を祈る言葉： 新しいステージでの成功と健康を祈る気持ちを伝えます。
- 会社への貢献（任意）： 上司が会社に残る場合、今後も会社のために尽力する旨を伝えることもあります。
例文
件名：Re: 退職のご挨拶
〇〇部長
お疲れ様です。△△です。
この度は、退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
〇〇部長には、入社以来、公私にわたり大変お世話になりました。
特に私が壁に直面していた際には、親身にご指導いただき、
的確なアドバイスをくださったこと、深く感謝しております。
部長から学んだ多くのことを、今後の業務にも活かして参りたいと存じます。
ご退職されると伺い、寂しい気持ちでいっぱいですが、
〇〇部長の新たな門出を心よりお祝い申し上げます。
今後の〇〇部長のますますのご活躍とご健勝を心よりお祈り申し上げます。
お身体を大切にお過ごしください。
これまで本当にありがとうございました。
△△（自分の名前）
（部署名）
社外の取引先からの退職挨拶メールへの返信
取引先の担当者から退職の挨拶メールを受け取った場合は、これまでの感謝と共に、後任者との連携についても触れると丁寧です。
ポイントと盛り込むべき内容
- 感謝の言葉： これまでの取引やサポートに対する感謝を伝えます。
- 労いの言葉： 相手のこれまでの尽力に対する労いを述べます。
- 今後の活躍を祈る言葉： 新しい職場での成功を祈る気持ちを伝えます。
- 後任者への協力姿勢： 紹介された後任者とも良好な関係を築いていきたい旨を伝えます。
- 自社の担当者変更の有無（必要な場合）： 自社側の担当に変更がある場合は、その旨も伝えます。
例文
件名：Re: 退職のご挨拶（株式会社□□ 〇〇様）
株式会社□□
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の△△です。
この度は、ご退職のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
〇〇様には、長きにわたり大変お世話になり、心より感謝申し上げます。
特に△△の案件では、迅速かつ的確なご対応をいただき、
プロジェクトを成功に導いてくださいましたこと、重ねて御礼申し上げます。
ご退職されると伺い、名残惜しい気持ちでございますが、
〇〇様の新たなステージでのご活躍を心よりお祈り申し上げます。
後任の□□様にも、〇〇様同様にご指導ご鞭撻を賜りますよう
お願い申し上げますとともに、弊社といたしましても、
引き続き貴社のお役に立てるよう尽力して参ります。
末筆ながら、〇〇様の今後のご健勝とご多幸を心よりお祈り申し上げます。
今まで本当にありがとうございました。
株式会社△△
△△（自分の名前）
（役職・部署名）
退職挨拶メールへの返信、いつまでに送る？
退職の挨拶メールへの返信は、相手の最終出社日まで、あるいはメールを受け取ってから遅くとも1～2日以内に送るのが望ましいでしょう。感謝の気持ちや労いの言葉は、タイミングを逃さず伝えることが大切です。あまりにも時間が経ってしまうと、相手も退職準備で忙しくなり、返信を見逃してしまう可能性もあります。
【シーン別】着任・入社の挨拶メールへの返信：歓迎の気持ちを伝えよう
新しく仲間になる方や、取引先の新しい担当者からの挨拶メールには、温かい歓迎の気持ちと今後の協力関係への期待を込めて返信しましょう。
社内の新しい同僚・部下からの着任挨拶メールへの返信
新しいメンバーを迎える際は、安心感を与え、早く職場に慣れてもらえるような言葉を選びましょう。
ポイントと盛り込むべき内容
- 歓迎の言葉： 「ご入社おめでとうございます」「一緒に働けることを楽しみにしています」など、歓迎の気持ちを伝えます。
- 簡単な自己紹介： 自分の名前や担当業務などを簡潔に伝えます。
- サポートの申し出： 「何か分からないことがあれば気軽に声をかけてください」など、サポートする姿勢を示します。
- 今後の協力のお願い： これから一緒に仕事をしていく上での協力をお願いする言葉を添えます。
例文
件名：Re: 着任のご挨拶（〇〇さん）
〇〇さん
ご入社おめでとうございます。
△△部の△△です。この度は着任のご挨拶メールをいただき、ありがとうございます。
〇〇さんと一緒に働けることを大変嬉しく思っております。
私は主に□□の業務を担当しております。
何か分からないことや困ったことがあれば、遠慮なく声をかけてくださいね。
これから一緒に△△部を盛り上げていけることを楽しみにしています。
どうぞよろしくお願いいたします。
△△（自分の名前）
（部署名）
社内の新しい上司からの着任挨拶メールへの返信
新しい上司への返信は、敬意を払い、今後の指導をお願いする姿勢を示すことが大切です。
ポイントと盛り込むべき内容
- 歓迎と感謝の言葉： 着任の挨拶をいただいたことへの感謝と、歓迎の気持ちを伝えます。
- 自己紹介と現在の業務内容： 自分の名前と、現在主に担当している業務について簡潔に報告します。
- 今後の指導のお願い： 新しい上司のリーダーシップのもとで業務に励む意欲と、指導をお願いする言葉を伝えます。
- 協力の意思表示： 上司をサポートし、部署に貢献していく姿勢を示します。
例文
件名：Re: 着任のご挨拶
〇〇部長
この度はご着任、誠におめでとうございます。
また、早速のご挨拶のメールをいただき、恐縮に存じます。
△△部の△△（自分の名前）と申します。
〇〇部長をお迎えし、共に業務に取り組めることを大変光栄に感じております。
私は現在、主に□□関連の業務を担当しております。
〇〇部長のご指導のもと、一日も早くご期待に沿えるよう精進してまいりますので、
今後ともご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願い申し上げます。
何かお力になれることがございましたら、何なりとお申し付けください。
どうぞよろしくお願いいたします。
△△（自分の名前）
（部署名）
社外の新しい担当者からの着任挨拶メールへの返信
取引先の担当者が変わった際の挨拶メールには、これまでの感謝を伝えつつ、新しい担当者との良好な関係構築への期待を示しましょう。
ポイントと盛り込むべき内容
- 着任祝いと挨拶への感謝： 新しい担当者の着任を祝い、挨拶メールをいただいたことへの感謝を述べます。
- 自社の紹介とこれまでの経緯（簡潔に）： 自社の担当者名と、前任者とのこれまでの関係性などを簡潔に伝えます。
- 今後の協力への期待： 新しい担当者とも引き続き良好な取引関係を築いていきたい旨を伝えます。
- 挨拶の機会のお願い（任意）： 近いうちに直接挨拶をしたい旨を伝えるのも良いでしょう。
例文
件名：Re: 着任のご挨拶（株式会社□□ 〇〇様）
株式会社□□
〇〇様
この度はご着任、誠におめでとうございます。
株式会社△△の△△でございます。
ご丁寧に着任のご挨拶をいただき、誠にありがとうございます。
前任の□□様には、長らく大変お世話になりました。
〇〇様とも、引き続き良好な関係を築かせていただき、
貴社のお役に立てますよう尽力して参る所存でございます。
今後とも変わらぬお引き立てを賜りますよう、よろしくお願い申し上げます。
近いうちに改めてご挨拶にお伺いできればと存じます。
まずはメールにて、ご挨拶のお礼を申し上げます。
株式会社△△
△△（自分の名前）
（役職・部署名）
迷わない！挨拶メール返信の基本マナー
どのような挨拶メールへの返信にも共通する、基本的なマナーを押さえておきましょう。
件名はどうする？「Re:」だけで良い？
基本的には、受け取ったメールの件名に「Re:」がついた形で返信して問題ありません。これにより、相手もどのメールへの返信かが一目で分かります。
ただし、特に感謝を伝えたい場合や、返信内容に重要な情報が含まれる場合は、「Re: 退職のご挨拶（〇〇より） △△より御礼申し上げます」のように、件名に少し言葉を付け加えることで、より丁寧な印象を与えることもできます。
宛名・本文・署名の書き方
- 宛名： 相手の会社名、部署名、役職名、氏名を正確に記載し、最後に「様」をつけます。社内の場合は、「〇〇さん」「〇〇部長」などで構いません。
- 本文： まず挨拶メールへのお礼を述べ、相手や状況に合わせたメッセージを続けます。丁寧な言葉遣いを心がけ、簡潔で分かりやすい文章にしましょう。
- 署名： 自分の会社名、部署名、氏名、連絡先などを記載します。
返信は必ずすべき？タイミングは？
基本的には、挨拶メールを受け取ったら返信するのがマナーです。特に個人的にメッセージが添えられていたり、お世話になった度合いが高い相手であれば、必ず返信しましょう。
タイミングとしては、メールを受け取ってから24時間以内、遅くとも1～2営業日以内に返信するのが理想です。早めの返信は、相手への配慮を示すことにも繋がります。
ただし、社内全体への一斉送信の退職挨拶などで、特に個人的な関わりが薄い場合は、必ずしも全員が返信しなくても許容される風潮もあります。その場の慣習や関係性を考慮して判断しましょう。迷った場合は、返信しておく方が無難です。
避けるべき内容と表現
- ネガティブな話題： 退職する人の場合、会社や仕事への不満などを書くのは避けましょう。着任する人に対しても、前任者や職場のネガティブな情報を伝えるのは不適切です。
- 長すぎる文章： 相手の時間を考慮し、簡潔にまとめるのがマナーです。
- 詮索するような質問： 特に退職理由など、プライベートに踏み込んだ質問は控えましょう。
- 砕けすぎた言葉遣い： 親しい間柄であっても、ビジネスメールとしての節度は保ちましょう。
まとめ：心のこもった返信で、良好な関係を未来へ繋ぐ
転職に伴う挨拶メールへの返信は、相手への敬意と感謝、そして歓迎の気持ちを伝える大切なコミュニケーションです。それぞれのシーンや相手に合わせた言葉を選び、基本的なマナーを守ることで、あなたの誠実さが伝わり、良好な人間関係を維持・発展させていくことができるでしょう。
難しく考えすぎず、自分の言葉で素直な気持ちを伝えることが最も大切です。この記事が、あなたの温かい心が伝わるメール返信の一助となれば幸いです。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。