転職成功へのロードマップ：後悔しないための「やることリスト」完全版
岩下隼人
ロイヤル合同会社
転職はメール挨拶が肝心！シーン別・相手別 書き方完全ガイド
岩下隼人
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転職は、キャリアにおける大きな節目です。これまでの職場を円満に退職し、新しい環境でスムーズなスタートを切るためには、関係者への丁寧な挨拶が欠かせません。特に近年では、直接会って挨拶をする機会が限られることもあり、メールによる挨拶の重要性がますます高まっています。
「どのような内容でメールを送れば良いのだろうか」「失礼のないようにするにはどうすれば？」そんな悩みを抱える方も少なくないでしょう。この記事では、転職における様々なシーン（退職時・入社時）や相手（社内・社外）に応じた挨拶メールの書き方、マナー、そして具体的な例文を分かりやすく解説します。心のこもったメールで、良好な人間関係を築き、あなたの新しい門出をより良いものにしましょう。
Contents
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なぜ転職時に挨拶メールが重要なのか？
転職時の挨拶メールは、単なる形式的なものではありません。それには、以下のような重要な意味合いが含まれています。
- 感謝の伝達と円満な退職（退職時）： お世話になった上司、同僚、取引先へこれまでの感謝の気持ちを伝え、良好な関係を維持したまま退職するために不可欠です。「立つ鳥跡を濁さず」というように、丁寧な挨拶は、将来的な人脈維持にも繋がります。
- 第一印象の形成と円滑な業務開始（入社時）： 新しい職場では、挨拶メールがあなたの第一印象を左右する要素の一つとなります。丁寧で誠実なメールは、周囲に安心感を与え、今後の業務を円滑に進めるための基盤作りに役立ちます。
- 引き継ぎの明確化と継続的な関係維持（社外向け）： 取引先など社外の関係者に対しては、退職の挨拶とともに後任者を紹介したり、着任の挨拶をすることで、業務の引き継ぎをスムーズに行い、継続的な信頼関係を維持する役割を果たします。
- 社会人としてのマナーの表明： 適切なタイミングで、相手に配慮した内容のメールを送ることは、あなたの社会人としての常識やマナーを示すことにも繋がります。
このように、転職時の挨拶メールは、あなたのキャリアを円滑に進める上で非常に重要なコミュニケーションツールなのです。
【退職時】感謝を伝える挨拶メールの極意
退職時には、これまでお世話になった方々へ感謝の気持ちを込めた挨拶メールを送りましょう。
社内向け退職挨拶メールのポイントと例文
社内の上司や同僚、お世話になった部署の方々へ送るメールです。
送信タイミングと対象者
- タイミング： 最終出社日の業務時間内、または業務終了後に送るのが一般的です。事前に上司に相談し、社内ルールがあればそれに従いましょう。あまり早すぎると業務に支障が出る可能性があり、遅すぎると挨拶の機会を逸してしまいます。
- 対象者： 直属の上司、部署のメンバー、特にお世話になった他部署の方などが対象です。一斉送信する場合は、宛先にBCCを使用するなど配慮しましょう。役職の高い方へは個別に送る方が丁寧な場合もあります。
基本の構成と盛り込むべき内容
- 件名： 「退職のご挨拶（自分の氏名）」など、一目で内容が分かるようにします。
- 宛名： 役職名と氏名を正確に記載します。（例：〇〇部長、皆様）
- 退職の報告と退職日： まず退職する旨と最終出社日を明確に伝えます。
- 感謝の言葉： 在職中にお世話になったことへの感謝の気持ちを具体的に述べます。
- 今後の連絡先（任意）： 私用の連絡先を伝えても良い場合は記載します。
- 後任者の紹介（必要な場合）： 業務を引き継ぐ後任者が決まっていれば紹介します。
- 今後の活躍を祈る言葉： 残る方々や会社の発展を祈る言葉で締めくくります。
- 署名： 部署名と氏名を記載します。
パターン別例文
例文1：最終日の挨拶（後任者紹介なし）
件名：退職のご挨拶（〇〇 〇〇）
皆様
お疲れ様です。〇〇部 〇〇です。
この度、一身上の都合により、本日〇月〇日をもちまして退職することとなりました。
本来であれば直接ご挨拶に伺うべきところ、メールでのご連絡となり恐縮です。
在職中は、皆様に大変お世話になり、心より感謝申し上げます。
至らぬ点も多々あったかと存じますが、皆様の温かいご指導とご協力のおかげで、
多くのことを学び、貴重な経験を積ませていただきました。
この会社で培った経験を活かし、今後も精進してまいりたいと存じます。
最後になりますが、皆様のさらなるご健勝とご活躍、
そして株式会社△△のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
今まで本当にありがとうございました。
〇〇部
〇〇 〇〇
例文2：最終日の挨拶（後任者紹介あり）
件名：退職のご挨拶と後任のご紹介（〇〇 〇〇）
皆様
お疲れ様です。〇〇部 〇〇です。
この度、一身上の都合により、本日〇月〇日をもちまして退職することとなりました。
皆様には、入社以来ひとかたならぬご厚情を賜り、誠にありがとうございました。
後任には、同じ部署の□□ □□が私の業務を引き継がせていただきます。
後日、□□より改めてご挨拶させていただくかと存じますが、
私同様、ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
（略：感謝の言葉など）
末筆ながら、皆様の今後のご健勝とご活躍を心よりお祈り申し上げます。
本当にありがとうございました。
〇〇部
〇〇 〇〇
社外向け退職挨拶メールのポイントと例文
取引先や顧客など、社外の関係者へ送るメールです。
送信タイミングと対象者
- タイミング： 退職日の1～2週間前を目安に、業務の引き継ぎ状況や後任者の紹介ができるタイミングで送るのが一般的です。最終出社日間際にならないよう、余裕を持って送りましょう。上司に送信タイミングを相談するのが確実です。
- 対象者： これまで直接業務で関わりのあった取引先の担当者などが対象です。個別に送信するのが基本ですが、多数の場合は上司の指示に従い、BCCを利用することも検討します。
基本の構成と盛り込むべき内容（後任紹介は必須）
- 件名： 「退職のご挨拶（株式会社△△ 自分の氏名）」など、会社名と氏名を明記します。
- 宛名： 会社名、部署名、役職名、氏名を正確に記載します。
- 退職の報告と退職日： 退職する旨と最終出社日を伝えます。
- 感謝の言葉： これまでお世話になったことへの感謝の気持ちを述べます。
- 後任者の紹介： 後任者の氏名、連絡先、可能であれば着任時期などを明確に記載します。後任者と同行して挨拶に伺う場合はその旨も伝えます。
- 今後の変わらぬお付き合いのお願い： 後任者への変わらぬ指導や、会社として引き続き良好な関係を願う旨を伝えます。
- 署名： 会社名、部署名、役職名、氏名、連絡先を記載します。
例文
件名：退職のご挨拶（株式会社△△ 〇〇 〇〇）
株式会社□□
営業部
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の〇〇です。
私事で大変恐縮ですが、この度、一身上の都合により、
〇月〇日をもちまして株式会社△△を退職することとなりました。
（最終出社日は〇月〇日を予定しております。）
在職中は、〇〇様には格別のご厚情を賜り、心より感謝申し上げます。
特に△△のプロジェクトでは、多大なるご支援とご協力をいただき、
深く感謝しております。
後任は、同じ部署の□□ □□（メールアドレス：xxxx@xxxx.co.jp）が
務めさせていただきます。
後日、改めて□□がご挨拶にお伺い（または、ご連絡）させていただきますので、
変わらぬご指導ご鞭撻を賜りますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
本来であれば直接お伺いしご挨拶申し上げるべきところ、
メールでのご連絡となり誠に申し訳ございません。
末筆ながら、貴社益々のご発展と〇〇様のより一層のご活躍を
心よりお祈り申し上げます。
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株式会社△△
〇〇部 〇〇 〇〇
（役職）
〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇 X-X-X
TEL：XX-XXXX-XXXX
FAX：XX-XXXX-XXXX
Email：〇〇@xxxx.co.jp
URL：http://www.xxxx.co.jp
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退職挨拶メールを書く際の注意点
- ネガティブな内容は避ける： 退職理由が不満であっても、それをメールに書くのはマナー違反です。「一身上の都合」とするのが一般的です。
- 簡潔に、分かりやすく： 長文にならないよう、感謝の気持ちを込めて簡潔にまとめましょう。
- 誤字脱字の確認： 送信する前に必ず読み返し、誤字脱字がないか確認します。
- 社内ルールを確認： 挨拶メールに関する社内規定や慣習があればそれに従います。
- BCCの活用： 複数人に一斉送信する際は、他の受信者にメールアドレスが分からないようBCCを使用するのがマナーです（特に社外向け）。
【入社時】好印象を与える挨拶メールの作成術
新しい職場での第一印象は非常に大切です。入社時には、これからお世話になる方々へ誠意のこもった挨拶メールを送りましょう。
社内向け入社挨拶メールのポイントと例文
配属部署のメンバーや、今後関わる可能性のある部署の方々へ送るメールです。
送信タイミングと対象者
- タイミング： 入社初日の業務開始後、なるべく早いタイミングで送るのが理想です。上司に指示を仰ぎ、朝礼やミーティングなどで口頭挨拶の機会があれば、その後にメールを送るとより丁寧です。
- 対象者： 配属部署のメンバー全員、直属の上司、教育担当者、関連部署のキーパーソンなどが考えられます。送信範囲は上司と相談して決めましょう。
基本の構成と盛り込むべき内容
- 件名： 「着任のご挨拶（氏名）」など、分かりやすい件名にします。
- 宛名： 配属部署の皆様、など。
- 入社の報告と氏名、配属部署： 入社日、氏名、配属された部署を伝えます。
- 簡単な自己紹介： 前職の経験や趣味などを簡潔に加えると、親近感が湧きやすくなります。ただし、長くなりすぎないように注意します。
- 今後の抱負： 新しい職場での意気込みや、貢献したいという気持ちを伝えます。
- 指導のお願い： 「ご指導ご鞭撻のほど、よろしくお願いいたします」といった謙虚な言葉で締めくくります。
- 署名： 配属部署と氏名を記載します。
例文
件名：着任のご挨拶（〇〇 〇〇）
〇〇部の皆様
（または、関係各位）
本日より〇〇部に配属となりました〇〇 〇〇と申します。
この度、株式会社△△の一員として皆様とご一緒できることを大変嬉しく思っております。
前職では主に□□の業務に携わっておりました。
これまでの経験を活かし、一日も早く皆様のお役に立てるよう、
精一杯努力してまいります。
至らぬ点も多々あるかと存じますが、
ご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
〇〇部
〇〇 〇〇
（任意）社外向け着任挨拶メールのポイントと例文
担当する取引先が決まっている場合など、必要に応じて社外へも着任の挨拶メールを送ります。前任者からの引き継ぎの一環として行うことが多いです。
送信タイミングと対象者
- タイミング： 上司や前任者と相談し、着任後なるべく早い段階で、前任者からの紹介と合わせて行うのがスムーズです。
- 対象者： 今後担当する取引先の担当者など。
基本の構成と盛り込むべき内容
- 件名： 「着任のご挨拶（株式会社△△ 自分の氏名）」など、会社名と氏名を明記します。
- 宛名： 会社名、部署名、役職名、氏名を正確に記載します。
- 着任の報告と自己紹介： 前任者の後任として着任した旨、氏名、会社名を伝えます。
- 今後の抱負： 今後の取引に対する意気込みや、貢献したいという気持ちを伝えます。
- 挨拶のお願い： 近いうちに直接挨拶に伺いたい旨などを伝えます。
- 署名： 会社名、部署名、役職名、氏名、連絡先を記載します。
例文
件名：着任のご挨拶（株式会社△△ 〇〇 〇〇）
株式会社□□
営業部
〇〇様
いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の〇〇 〇〇と申します。
この度、〇月〇日付で、前任の□□の後任として
貴社を担当させていただくことになりました。
前職では△△業界にて主に〇〇業務に携わってまいりました。
これまでの経験を活かし、微力ながら貴社のお役に立てるよう
誠心誠意努めてまいる所存でございます。
一日も早く〇〇様のご期待に沿えるよう精進いたしますので、
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます。
近日中に改めてご挨拶にお伺いさせていただきたく存じますが、
まずはメールにて着任のご挨拶を申し上げます。
今後ともどうぞよろしくお願いいたします。
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株式会社△△
〇〇部 〇〇 〇〇
（役職）
〒XXX-XXXX 東京都〇〇区〇〇 X-X-X
TEL：XX-XXXX-XXXX
FAX：XX-XXXX-XXXX
Email：〇〇@xxxx.co.jp
URL：http://www.xxxx.co.jp
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入社挨拶メールを書く際の注意点
- 簡潔かつ丁寧に： 自己紹介が長すぎると相手に負担をかけるため、簡潔にまとめましょう。
- 謙虚な姿勢で： 新しい環境で学ぶ姿勢を忘れず、謙虚な言葉遣いを心がけます。
- ポジティブな内容で： 前向きな意欲を示すことで、好印象に繋がります。
- 送信前に確認： 誤字脱字や宛先に間違いがないか、送信前に必ず確認しましょう。
押さえておきたい！挨拶メール共通の基本マナー
退職・入社どちらの挨拶メールにも共通する、ビジネスメールの基本マナーです。
分かりやすい件名の付け方
件名は、受信者が一目でメールの内容を理解できるように具体的に記載します。「〇〇（氏名）より退職のご挨拶」「【〇〇部】着任のご挨拶 〇〇（氏名）」のように、用件と差出人が分かるようにすると親切です。
正しい宛名の書き方
- 社内： 「〇〇部長」「〇〇部各位」「皆様」など。役職名と氏名を書く場合は、「〇〇部長 様」ではなく「部長 〇〇様」または「〇〇部長」が正しいです。
- 社外： 会社名、部署名、役職名、氏名の順に正式名称で記載し、最後に「様」をつけます。（例：株式会社〇〇 営業部 部長 △△様）会社名や部署名に「御中」をつけるのは、個人名が分からない場合です。
丁寧な言葉遣いと簡潔な文章
相手に失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がけます。尊敬語・謙譲語の使い分けにも注意しましょう。また、だらだらと長い文章にならないよう、要点をまとめて簡潔に伝えることが大切です。
誤字脱字・送信前の最終チェック
誤字脱字は相手に失礼な印象を与えかねません。送信ボタンを押す前に、必ず宛先、件名、本文、署名に間違いがないか、複数回確認しましょう。特に相手の名前や会社名を間違えるのは大変失礼にあたります。
署名の記載方法
メールの最後には必ず署名を入れます。署名には、会社名、部署名、氏名、役職（社外向けの場合）、電話番号、メールアドレスなどを記載するのが一般的です。事前にメールソフトで設定しておくと便利です。
まとめ：心のこもったメールで、円滑な人間関係を築こう
転職時の挨拶メールは、あなたの社会人としての評価や、その後の人間関係を左右する重要なコミュニケーションです。相手への感謝や敬意を忘れず、マナーを守った丁寧なメールを作成することで、円満な退職とスムーズな新しいスタートを切ることができるでしょう。
本記事でご紹介したポイントや例文を参考に、あなたの状況に合わせた心のこもった挨拶メールを作成し、良好な人間関係を築いていってください。あなたの新しいキャリアが素晴らしいものになることを心より応援しています。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。