転職時の「在籍確認」どう対応する？企業側の意図と知っておきたいこと

転職活動を進める中で、あるいは内定を得た後に、応募先企業から「在籍確認」について話をされることがあるかもしれません。「在籍確認って何をするの？」「今の会社にバレない？」「もし対応できなかったらどうなるの？」など、不安や疑問を感じる方もいらっしゃるでしょう。

この記事では、転職活動における在籍確認の目的や一般的な方法、そして応募者が知っておきたい注意点や対処法について、分かりやすく解説します。

なぜ転職で「在籍確認」が行われることがあるのか？

企業が採用選考の過程や内定後に在籍確認を行う主な目的は、応募者が提出した書類（履歴書や職務経歴書）に記載された職務経歴に虚偽がないかを確認するためです。

具体的には、以下のような点を確認しようとしています。

• 申告された企業に実際に在籍していたか
• 申告された在籍期間に誤りがないか
• 申告された役職や業務内容に大きな相違がないか（リファレンスチェックと重なる場合）

企業にとって、採用候補者の経歴は、その能力や経験を判断する上で非常に重要な情報です。もし経歴詐称があれば、入社後の業務遂行能力に影響が出たり、他の社員との公平性や信頼関係に問題が生じたりする可能性があります。そのため、特に重要なポジションの採用や、何らかの疑念が生じた場合に、事実確認の一環として在籍確認が行われることがあります。

「在籍確認」と「リファレンスチェック」の違い

在籍確認と似た言葉に「リファレンスチェック」があります。これらは目的や内容が異なります。

• 在籍確認: 主に、応募者が申告した企業に「在籍していた（いる）事実」を確認することが目的です。客観的な事実の確認が中心となります。
• リファレンスチェック: 応募者の同意のもと、前職（または現職）の上司や同僚といった推薦者に、応募者の勤務状況、実績、人柄、スキルなどについて、より詳細な情報をヒアリングするものです。客観的な評価や人物像を把握することが目的です。

在籍確認は、リファレンスチェックの一部として行われることもあれば、単独で行われることもあります。

在籍確認の一般的な方法とタイミング

在籍確認の方法やタイミングは、企業によって異なりますが、一般的には以下のような形で行われることがあります。

確認方法

• 電話による確認:
  • 企業の人事担当者や、委託された調査会社の担当者が、応募者が過去に在籍していた（または現在在籍している）企業の人事部や総務部などに電話をかけ、在籍の事実を確認します。
  • 電話では、プライバシーに配慮し、応募者の氏名を告げた上で、「〇〇様は以前（または現在）、貴社にご在籍されていらっしゃいましたでしょうか？」といった形で、簡潔に在籍の事実のみを確認することが一般的です。具体的な業務内容や退職理由などを詳細に尋ねることは稀です。
• 書類による確認:
  • 応募者自身に、在籍を証明する書類の提出を求める方法です。
  • 例: 在籍証明書、退職証明書、源泉徴収票、給与明細、雇用契約書の写し、社員証のコピーなど。
  • 特に在職中の応募者に対しては、現在の勤務先に知られずに確認できるため、この方法が取られることもあります。
• その他:
  • 企業によっては、興信所や調査会社に依頼して、より詳細なバックグラウンドチェックの一環として在籍確認を行う場合もあります。

確認のタイミング

• 内定を出す前（最終選考段階）： 最終的な採用決定の判断材料の一つとして、内定を出す直前に行われることがあります。
• 内定を出した後、入社前: 内定通知後、入社までの間に、最終確認として行われることがあります。
• 入社後（稀なケース）： ごく稀に、入社後に何らかの疑念が生じた場合などに行われることもありますが、一般的ではありません。

重要なのは、企業が在籍確認を行う際には、原則として応募者本人の同意を得る必要があるという点です。 個人情報保護法の観点からも、本人の同意なく第三者から個人情報を取得することは問題となる可能性があります。企業から在籍確認やリファレンスチェックの実施について説明があった場合は、その目的や方法、範囲などをしっかりと確認しましょう。

在職中の転職活動における在籍確認への配慮

在職中に転職活動を行っている場合、最も懸念されるのが「現在の勤務先に転職活動が知られてしまうのではないか」という点でしょう。

多くの企業は、この点を十分に理解しており、応募者のプライバシーに配慮した方法で在籍確認を進めようとします。

• 応募者の同意を必ず得る: 事前に在籍確認を行う旨を伝え、同意を得てから実施します。
• 電話確認のタイミングや方法への配慮:
  • 応募者本人に、電話をかけても良い時間帯や、対応可能な部署（人事部など）を確認する。
  • 電話をかける際に、企業名を名乗らず個人名でかける、あるいは用件を曖昧にするなど、応募者が特定されにくいように配慮する場合があります。
• 書類提出による確認を優先する: 在職中の場合は、電話確認ではなく、在籍証明書や雇用契約書のコピーといった書類の提出で代替することを提案されることも多いです。

もし、現在の勤務先に知られることなく転職活動を進めたい場合は、応募先企業にその旨を正直に伝え、在籍確認の方法について相談することが大切です。

在籍確認を求められた場合の対処法と注意点

企業から在籍確認の協力を求められた場合は、以下の点を意識して対応しましょう。

• 正直に情報を提供する: 履歴書や職務経歴書に記載した内容に虚偽がないことが大前提です。
• 同意を求められたら、内容を確認し、誠実に対応する: 在籍確認の目的や範囲について説明を受け、納得した上で同意しましょう。
• 在職中の場合は、企業への配慮を求める: 現在の勤務先に知られたくない場合は、その旨を伝え、電話確認のタイミングや方法、あるいは書類提出による代替などを相談しましょう。
• 協力を拒否する場合の伝え方（慎重な判断が必要）：
  • 原則として、企業が正当な理由で在籍確認を求める場合、明確な理由なく一方的に拒否すると、企業側に不信感を与え、選考に不利に働く可能性があります。
  • どうしても応じられない事情がある場合は、その理由を正直かつ丁寧に説明し、企業側の理解を求める努力が必要です。「在籍期間が非常に短く、紹介できる方がいない」「円満な退職ではなかったため、前職に連絡してほしくない」など、具体的な理由を伝えることで、企業側も代替案を検討しやすくなるかもしれません。
  • ただし、経歴詐称を隠すための拒否は、後々大きな問題に発展する可能性があるため、絶対に避けましょう。

「在籍確認なし」で転職できるケースもある？

全ての企業が全ての応募者に対して在籍確認を行うわけではありません。

• 企業の規模や方針による: 特に中小企業やスタートアップ企業などでは、煩雑な手続きを省略し、面接での人物評価を重視する傾向がある場合があります。
• 応募者の経歴やスキルへの信頼度: これまでの実績や面接での評価が高く、企業側が応募者の申告内容に十分な信頼を置いている場合は、在籍確認を省略することもあります。
• リファレンスチェックで代替される場合: 詳細なリファレンスチェックを行うことで、在籍の事実も間接的に確認できるため、別途の在籍確認を行わないケースもあります。

しかし、「在籍確認がなかったから安心」と安易に考えるのではなく、常に誠実な情報提供を心がけることが、信頼関係を築く上で重要です。

まとめ：誠実な対応とオープンなコミュニケーションが鍵

転職活動における在籍確認は、企業が応募者の経歴の真実性を確認するための重要なプロセスの一つです。応募者としては、まず履歴書や職務経歴書に正確な情報を記載することが大前提となります。

企業から在籍確認の協力を求められた際には、その目的を理解し、誠実に対応しましょう。特に在職中の場合は、現在の勤務先に配慮した方法で行ってもらえるよう、応募先企業と事前にしっかりとコミュニケーションを取ることが大切です。

不安な点や疑問点があれば、遠慮なく応募先企業の人事担当者に相談し、お互いが納得できる形で選考プロセスを進めていくことが、後悔のない転職への第一歩となるでしょう。

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岩下隼人

ロイヤル合同会社　代表

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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。