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岩下隼人
ロイヤル合同会社
【転職用】送付状テンプレート活用ガイド：書き方・マナー・例文で書類選考を有利に！
岩下隼人
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転職活動において、履歴書や職務経歴書といった応募書類は、あなたのスキルや経験を企業に伝えるための重要なツールです。そして、これらの書類を郵送したり、メールに添付して送付したりする際に、もう一つ忘れてはならないのが「送付状（添え状、カバーレター）」です。「送付状って必ず必要なの？」「何を書けばいいか分からない…」「テンプレートを参考にしたいけれど、どう使えばいいの？」――そんな疑問や不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。
送付状は、単に「書類を送りました」という事務的な連絡票ではありません。それは、応募書類全体の「顔」となり、あなたの第一印象を左右する大切な一枚（あるいは一通のメール）であり、ビジネスマナーを示す絶好の機会でもあります。
この記事では、転職活動における送付状の役割と重要性から、基本的な書き方・構成要素、郵送とメールそれぞれの具体的なテンプレートと作成ポイント、そして好印象を与えるための秘訣やNG例に至るまで、あらゆる情報を網羅的に解説します。テンプレートを賢く活用し、丁寧で心のこもった送付状を作成することで、あなたの転職活動を有利に進めましょう。
Contents
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なぜ転職に送付状？その役割とテンプレート活用のメリット
まず、なぜ多くの企業が応募書類を送付する際に送付状を添えることを良しとするのか、その役割と、テンプレートを活用するメリットについて理解しておきましょう。
送付状は応募書類の「顔」、第一印象を左右する
採用担当者が最初に目にするのが送付状であることも多く、その内容や体裁が、あなたに対する第一印象を大きく左右する可能性があります。丁寧で心のこもった送付状は、それだけでポジティブな印象を与え、その後の応募書類にもスムーズに目を通してもらいやすくなります。まさに、あなたの応募に対する真摯な姿勢を伝える「顔」となるのです。
テンプレートを使うメリットと、自分流アレンジの重要性
送付状を一から作成するのは時間も手間もかかります。そこで役立つのが「テンプレート（雛形）」です。
- メリット：
- 時間短縮・効率化： 基本的な構成や定型文が用意されているため、作成時間を大幅に短縮できます。
- 記載漏れの防止： 必要な項目が網羅されているため、重要な情報の記載漏れを防ぐのに役立ちます。
- ビジネスマナーの確認： 一般的なビジネス文書としての体裁を整えやすくなります。
しかし、テンプレートをそのまま丸写しするのはNGです。それではあなたの個性や熱意は伝わりません。テンプレートはあくまで「骨組み」として活用し、必ずあなた自身の言葉で、応募する企業やポジションに合わせた内容にアレンジすることが、採用担当者の心に響く送付状を作成するための最も重要なポイントです。
送付状作成の基本ルール：テンプレートに共通する構成要素
どのようなテンプレートを利用するにしても、送付状には共通して記載すべき基本的な項目があります。
- ①日付： 提出する年月日を右上に記載します。郵送の場合は投函日、メールの場合は送信日を記載するのが一般的です。
- ②宛名： 日付の左下、中央よりやや左寄りに記載します。
- 会社名（株式会社なども略さず正式名称で）
- 部署名（分かれば）
- 役職名（分かれば）
- 採用担当者名（氏名が分かれば「様」、不明な場合は「採用ご担当者様」または部署宛に「御中」）
- ③差出人情報： 宛名の右下に、あなたの氏名、郵便番号、住所、電話番号、メールアドレスを明記します。
- ④タイトル（件名）： 中央に「応募書類の送付につきまして」「〇〇職応募書類の送付の件」など、一目で内容が分かるように記載します。
- ⑤頭語と結語：
- 頭語： 本文の書き出しに「拝啓」を用いるのが一般的です。
- 結語： 本文の最後に「敬具」で締めくくります。頭語と結語は必ずセットで使います。
- ⑥本文：
- 時候の挨拶： 「拝啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」など、季節に合わせた丁寧な挨拶から始めます。
- 応募の経緯： どの求人媒体（例：貴社ホームページ、〇〇求人サイトなど）で求人を知ったのか、あるいは紹介者名などを簡潔に述べます。
- 応募書類を送付する旨： 「つきましては、応募書類を下記の通り同封（または添付）いたしましたので、ご査収いただけますようお願い申し上げます。」といったように、書類を送付したことを明確に伝えます。
- 簡単な自己PRや応募への熱意（任意）： 1～2文程度で、簡潔に自己PRやその企業・職種への熱意を添えると、より印象が良くなります。（詳細は後述）
- 面接の機会のお願い： 「ぜひ一度面接の機会を賜りますよう、心よりお願い申し上げます。」といった言葉で、面接を希望する旨を伝えます。
- 結びの挨拶： 「何卒よろしくお願い申し上げます。」などで締めくくります。
- ⑦「記」書き（同封書類の一覧）： 本文の後、中央やや下寄りに「記」と書き、その下に送付する書類の名称と枚数を箇条書きで記載します。「履歴書 1通」「職務経歴書 1通」のように。
- ⑧「以上」： 「記」書きの最後に、右下に「以上」と記載して締めくくります。
【郵送用】転職の送付状テンプレートと書き方解説
応募書類を郵送する際の送付状のテンプレート（骨子）と、各項目の書き方のポイントです。
郵送用送付状の基本テンプレート（横書き）
令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当 〇〇様
（または 人事部御中／採用ご担当者様）
〒XXX-XXXX
東京都〇〇区〇〇 X-X-X
〇〇 〇〇（氏名）
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：xxxxx@xxxx.com
応募書類の送付につきまして
拝啓
時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。
この度、貴社ホームページ（または、〇〇求人サイトなど）にて拝見いたしました、
〇〇職の求人に大変魅力を感じ、応募させていただきたく存じます。
つきましては、下記の応募書類を同封いたしましたので、
ご査収いただけますようお願い申し上げます。
お忙しいところ恐縮ではございますが、ぜひ一度面接の機会を賜りますよう、
心よりお願い申し上げます。
何卒よろしくお願い申し上げます。
敬具
記
１．履歴書 １通
２．職務経歴書 １通
３．（その他、ポートフォリオなどあれば記載）
以上
各項目の書き方ポイントと注意点
- 日付： 投函する日付を記載します。和暦・西暦どちらでも構いませんが、応募書類全体で統一しましょう。
- 宛名： 会社名は（株）などと略さず、「株式会社〇〇」と正式名称で記載します。担当者名が不明な場合は「人事部 採用ご担当者様」とするか、部署宛であれば「人事部御中」とします。個人名と御中は併用できません（例：〇〇様御中 は誤り）。
- 差出人情報： あなたの氏名、連絡先を正確に記載します。
- タイトル： 「応募書類の送付について」など、簡潔で分かりやすいものにします。
- 本文： 丁寧な言葉遣いを心がけ、誤字脱字がないように細心の注意を払いましょう。
用紙サイズ、手書きとPC作成について
- 用紙サイズ： A4サイズ1枚にまとめるのが基本です。白い無地のコピー用紙を使用しましょう。
- 手書きかパソコン作成か： 特別な指示がない限り、パソコンで作成するのが一般的で、読みやすさや修正の容易さからも推奨されます。 手書きを指定された場合は、黒のボールペンまたは万年筆を使用し、丁寧に楷書で書きましょう。
封筒の準備とマナー
- 封筒のサイズ： A4サイズの書類が折らずに入る「角形2号（角2）」または、三つ折りにする場合は「長形3号（長3）」を選びます。応募書類が多い場合は角形2号が良いでしょう。
- 色： 白無地の封筒が基本です。茶封筒は事務的な用途で使われることが多く、応募書類には避けた方が無難です。
- 宛名書き： 表面には応募先の会社名、部署名、担当者名を正確に記載します。裏面には自分の住所・氏名を記載します。
- 「応募書類在中」または「履歴書在中」と朱書き： 封筒の表面左下に赤字で記載し、四角で囲むと、採用担当者に重要な書類であることが一目で伝わります。
- 切手： 料金不足にならないよう、郵便局で重さを確認して適切な額面の切手を貼りましょう。
- 封入方法： 送付状を一番上にし、次に履歴書、職務経歴書、その他の書類（あれば）の順番で重ね、クリアファイルに入れてから封筒に入れます。
【メールの場合】送付状（メール本文）の作成ポイントとマナー
近年、応募書類をメールで送付するケースが増えています。この場合、メールの本文が送付状の役割を果たします。
メール用送付状（本文）の基本テンプレート
件名：〇〇職応募の件／氏名：〇〇 〇〇 （株式会社△△）
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当 〇〇様
（または 人事部 採用ご担当者様）
お世話になります。〇〇 〇〇と申します。
この度、貴社ホームページ（または、〇〇求人サイトなど）にて〇〇職の求人を拝見し、
大変魅力に感じ、応募させていただきます。
つきましては、応募書類（履歴書、職務経歴書）をPDF形式にて
添付いたしましたので、ご査収いただけますようお願い申し上げます。
（パスワードを設定した場合は、別途その旨とパスワードを連絡）
お忙しいところ大変恐縮ではございますが、
ぜひ一度面接の機会をいただけましたら幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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〇〇 〇〇（氏名）
〒XXX-XXXX
東京都〇〇区〇〇 X-X-X
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
メールアドレス：xxxxx@xxxx.com
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各項目の書き方ポイントと注意点
- 件名の重要性： 採用担当者は日々多くのメールを受信しています。件名を見ただけで、「誰からの」「何の用件の」メールかが瞬時に分かるように、具体的かつ簡潔に記載しましょう。「【〇〇職応募】氏名（フルネーム）」のように、応募職種と氏名を入れるのが一般的です。企業から件名に指定がある場合は、必ずそれに従います。
- 本文の簡潔さ、改行のタイミング： 郵送の場合よりも簡潔に、読みやすさを意識して作成します。適度に改行を入れ、段落分けをすると見やすくなります。
- 添付ファイルの形式とファイル名：
- 形式： 履歴書や職務経歴書は、レイアウト崩れを防ぎ、相手が編集できないようにするため、PDF形式で添付するのが一般的です。
- ファイル名： 「履歴書（氏名）.pdf」「職務経歴書（氏名）.pdf」のように、内容と差出人が分かるように、かつ企業側が管理しやすいファイル名をつけましょう。
- パスワード： 企業から指示がない限り、添付ファイルにパスワードを設定する必要はありません。もし設定する場合は、パスワードを別途、安全な方法で連絡する必要があります（同じメールに記載するのは避ける）。
- 署名の入れ方： メール本文の最後には、必ず署名を入れます。氏名、住所、電話番号、メールアドレスを記載するのが一般的です。事前にメールソフトの署名設定をしておくと便利です。
送信する時間帯への配慮
企業の営業時間内（平日の午前中や午後イチなど）に送信するのが望ましいですが、夜間や早朝に作成した場合でも、翌営業日の朝などに送信予約機能などを活用するのも良いでしょう。
送付状テンプレートを「自分らしく」アレンジするコツ
テンプレートはあくまで雛形です。そこにあなた自身の言葉で「想い」を少し加えることで、より採用担当者の心に響く送付状になります。
応募企業への熱意を伝える一言を加える
本文中に、1～2文程度で、なぜその企業に強く惹かれたのか、あるいはその企業のどのような点に共感したのかといった、具体的な熱意を添えるのは効果的です。ただし、長文にならないように注意しましょう。
- 例： 「貴社の〇〇という理念に深く共感し、これまでの経験を活かして貢献したいという思いが一層強くなりました。」
自分の強みや経験をさりげなくPRする
職務経歴書で詳細にアピールする内容と重複しすぎない範囲で、応募職種に活かせる特に強調したい強みや経験を、送付状でも簡潔に触れることで、採用担当者の興味を引くことができます。
- 例： 「前職で培った〇〇のスキルは、貴社の△△という業務において即戦力としてお役に立てると確信しております。」
企業の理念や事業内容への共感を示す
企業研究をしっかり行っていることを示唆し、企業の理念や事業内容のどのような点に共感し、貢献したいと考えているのかを具体的に示すことで、志望度の高さをアピールできます。
これは避けたい！送付状のNG例とマナー違反
どんなに素晴らしい応募書類でも、送付状でマイナスな印象を与えてしまっては元も子もありません。
- 誤字脱字、敬語の間違い、宛名や会社名の誤記： 基本的なミスは、注意力散漫、あるいは企業への配慮が欠けているという印象を与えます。
- テンプレートの丸写しで、明らかに自分の言葉でないもの： 熱意が感じられず、機械的な印象を与えます。
- 抽象的すぎる内容、具体性の欠如： 「貴社の将来性に惹かれました」だけでは、何も伝わりません。
- 条件面や待遇に関する一方的な要求や質問： 送付状の段階で、給与や休日といった条件面に関する希望を前面に出すのは避けましょう。
- 複数の企業に同じ内容を使い回しているのが見え見え： 企業名だけを変えたような内容は、すぐに見抜かれます。
転職エージェント経由の場合、送付状は基本的に不要？
エージェントが企業とのやり取りを代行
転職エージェントを利用して応募する場合、多くの場合、キャリアアドバイザーが企業への応募書類の提出や連絡を代行してくれます。そのため、基本的に自分で送付状を作成・提出する必要はありません。
念のため担当者に確認するのが確実
ただし、エージェントの方針や、応募する企業の意向によっては、別途提出を求められる可能性もゼロではありません。念のため、担当のキャリアアドバイザーに確認しておくと安心です。
転職の送付状テンプレートに関するQ&A
Q1: 送付状は手書きの方が熱意が伝わる？
A1: 特別な指示がない限り、パソコンで作成した方が読みやすく、修正も容易なため推奨されます。 手書きで丁寧に書くことも熱意を伝える一つの方法ではありますが、現代のビジネスシーンではPC作成が一般的です。手書きを指定された場合のみ、丁寧な字で作成しましょう。
Q2: テンプレートはどこで入手できる？
A2: インターネットで「転職 送付状 テンプレート」などと検索すれば、多くの無料テンプレートが見つかります。Word形式やExcel形式など、編集しやすいものを選びましょう。ただし、繰り返しになりますが、必ず自分流にアレンジすることが重要です。
Q3: 送付状の枚数は1枚に収めるべき？
A3: はい、郵送の場合、送付状はA4用紙1枚に簡潔にまとめるのが基本です。情報量が多すぎると、かえって読みにくくなってしまいます。
まとめ：丁寧な送付状で、好印象を与え転職成功へ繋げよう
転職活動における送付状は、あなたの第一印象を形成し、ビジネスマナーを示す上で、決して軽視できない重要な書類です。履歴書や職務経歴書の内容はもちろんのこと、この一枚の送付状（あるいは一通のメール）にも心を配ることで、採用担当者にあなたの誠実さと熱意がより深く伝わるはずです。
テンプレートを賢く活用しつつも、必ず自分の言葉で、応募する企業への想いを込めて作成してください。基本的なマナーを守り、丁寧な言葉遣いを心がけることが、好印象を与え、書類選考の通過、そしてその先の転職成功へと繋がります。
この記事が、あなたが自信を持って送付状を作成し、転職活動を有利に進めるための一助となることを心から願っています。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。