転職時の「バックグラウンドチェック」とは？知っておきたい目的と注意点

転職活動の選考プロセスが進む中で、応募先企業から「バックグラウンドチェックを実施します」といった連絡を受けることがあります。「一体何を調べられるのだろう？」「どこまで情報が伝わるの？」「もしネガティブな情報が見つかったら…」など、不安や疑問を感じる方もいらっしゃるかもしれません。

この記事では、転職活動におけるバックグラウンドチェック（採用調査、雇用調査とも呼ばれます）がどのような目的で行われるのか、一般的な調査内容、そして応募者が知っておきたい注意点や、企業から協力を求められた際の対処法などを分かりやすく解説します。

なぜ企業は「バックグラウンドチェック」を行うのか？

企業が採用選考の一環としてバックグラウンドチェックを行う主な目的は、応募者から提出された情報（履歴書、職務経歴書、面接での発言など）の真実性を確認し、採用におけるリスクを最小限に抑え、入社後のミスマッチを防ぐためです。

具体的には、以下のような点を確認しようとしています。

• 経歴の真実性: 申告された学歴、職務経歴（在籍期間、役職、業務内容など）、保有資格などに虚偽や誇張がないか。
• コンプライアンス上のリスク: 過去に重大なトラブル（金銭トラブル、情報漏洩、ハラスメントなど）を起こしていないか、反社会的勢力との関わりがないかなど、企業に不利益をもたらす可能性のあるリスクがないか。
• 勤務状況や実績の客観的な評価（リファレンスチェックと重なる場合）： 応募者が語る実績やスキルが、客観的に見ても妥当なものか。
• 人柄や協調性（リファレンスチェックと重なる場合）： チーム内での協調性やコミュニケーションスタイルなど。

企業にとって、採用は重要な経営判断の一つです。誤った情報に基づいて採用してしまうと、入社後の業務遂行能力に問題が生じたり、他の社員との信頼関係が損なわれたり、最悪の場合は企業に大きな損害を与えたりする可能性があります。そのため、客観的な情報を得ることで、より確実な採用判断をしたいという意図があるのです。

「バックグラウンドチェック」と「リファレンスチェック」の違い

「バックグラウンドチェック」と似た言葉に「リファレンスチェック」があります。これらの言葉は時に混同されて使われることもありますが、厳密には異なる側面があります。

• バックグラウンドチェック: より広範な意味での「身元調査」や「経歴調査」を指し、学歴や職歴の事実確認、公的記録の確認（破産歴、民事訴訟歴など、公開情報に基づく範囲で）、反社会的勢力との関わりがないかのチェック（反社チェック）などが含まれることがあります。客観的な事実の確認やリスクスクリーニングに重点が置かれます。
• リファレンスチェック: 応募者の同意を得た上で、応募者が指定した前職（または現職）の上司や同僚といった「推薦者」に、応募者の実績、スキル、人柄、勤務態度などについて直接ヒアリングを行うことを指すのが一般的です。応募者の能力や人物像を多角的に評価することが主な目的です。

日本では、リファレンスチェックがバックグラウンドチェックの一環として行われることが多い、あるいはバックグラウンドチェックの調査手法の一つとしてリファレンスチェックが含まれると解釈されることもあります。

バックグラウンドチェックは「違法」になるのか？個人情報保護法との関係

「バックグラウンドチェックは違法ではないのか？」という疑問は多くの方が抱くでしょう。結論から言うと、バックグラウンドチェックそのものが直ちに違法となるわけではありません。しかし、その方法や手続き、調査範囲によっては、個人情報保護法に抵触したり、プライバシー権を侵害したりする可能性があり、違法と判断されることがあります。

最も重要なポイントは「本人の同意」です。

• 個人情報保護法における原則: 個人情報保護法では、個人情報取扱事業者（多くの企業が該当します）が個人データを第三者に提供する場合、または第三者から個人データの提供を受ける場合、原則としてあらかじめ本人の同意を得なければならないと定められています（個人情報保護法第27条、第30条など）。 応募者の学歴、職歴、勤務態度といった情報は「個人データ」に該当するため、応募先企業が専門の調査会社に調査を依頼したり、前職の企業などに問い合わせて情報を取得したりする場合は、原則として応募者本人の明確な同意が必要となります。
• 同意なしの調査のリスク: 応募者の同意を得ずに勝手に調査を行うことは、個人情報保護法違反となる可能性があります。また、応募者のプライバシーを不当に侵害する行為として、法的な問題に発展するリスクも伴います。
• 企業側の一般的な対応: 多くのまっとうな企業は、個人情報保護法の遵守を徹底しており、バックグラウンドチェックやリファレンスチェックを行う際には、必ず事前に応募者本人に対してその旨を説明し、調査の目的、範囲、方法などを明示した上で、書面または電磁的な方法で明確な同意を得る手続きを取ります。

したがって、あなたが知らない間に勝手に詳細なバックグラウンドチェックが行われるということは、基本的には法律違反のリスクがある行為であり、通常は起こり得ないと考えて良いでしょう。

バックグラウンドチェックの一般的な調査内容と方法

バックグラウンドチェックで調査される可能性のある項目や、その方法は企業や調査会社によって異なりますが、一般的には以下のようなものが挙げられます。

主な調査項目

• 学歴照会: 申告された学校の卒業年月日、学部・学科、学位などに虚偽がないか。
• 職歴照会: 申告された企業への在籍期間、役職、雇用形態、主な職務内容、退職理由などに虚偽がないか。
• 資格・免許の確認: 申告された資格や免許が実際に有効であるか。
• 反社チェック: 反社会的勢力との関わりがないかの確認。
• 公的記録の確認（公開情報に基づく範囲で）: 破産歴、民事訴訟歴（重大なもの）など、公開されている情報を基に調査されることがあります。
• インターネット・SNS調査（公開情報に基づく範囲で）: 応募者が公開しているSNSの投稿内容や、インターネット上の風評などが確認されることがあります。ただし、思想・信条に関わるようなプライベートな情報の収集は問題となる可能性があります。
• 勤務態度や実績、人物像（リファレンスチェックを通じて）: 前職の上司や同僚へのヒアリングを通じて確認されます。

主な調査方法

• 応募者本人からの書類提出: 卒業証明書、成績証明書、退職証明書、源泉徴収票、資格証明書などの提出を求め、申告内容との照合を行います。
• データベース照合: 調査会社が保有するデータベースや、公開されている情報データベースとの照合。
• 電話や書面による照会: 卒業した学校や過去の勤務先の人事担当者などへ、本人の同意を得た上で、在籍期間や役職といった客観的な事実について確認の問い合わせを行うことがあります。
• リファレンスチェック（推薦者へのヒアリング）： 本人が指定した推薦者に対して、電話やオンラインアンケート、面談などでヒアリングを行います。

調査できない・すべきでない項目:

人種、民族、門地、本籍地（都道府県以下）、信条、支持政党、労働組合への加入状況、思想・信条に関わる事項、性的指向、病歴（業務遂行能力に直接関わるものを除く）など、職業安定法や個人情報保護法で収集が制限されている情報や、差別につながる可能性のある情報は、原則として調査の対象外です。

バックグラウンドチェックを求められた場合の対処法と注意点

企業からバックグラウンドチェックの実施について説明を受け、同意を求められた場合は、以下の点を意識して対応しましょう。

• まずは正直な情報提供が大前提: 履歴書や職務経歴書に記載した内容、面接で話した内容に虚偽や誇張がないことが最も重要です。経歴詐称が発覚した場合、内定取り消しや入社後の懲戒解雇に繋がる可能性があります。
• 同意を求められたら、内容をしっかり確認する: どのような目的で、誰に対して、どのような範囲・方法で調査が行われるのかをきちんと理解した上で同意しましょう。不明な点や懸念点があれば、遠慮なく企業の人事担当者に質問することが大切です。
• 在職中の場合は、特に慎重な対応を: 現在の勤務先に転職活動を知られたくない場合は、その旨を応募先企業に正直に伝え、調査のタイミングや方法について配慮を求めることが重要です。例えば、リファレンスチェックの推薦者を既に退職した前職の上司や同僚に限定する、あるいは内定後に入社意思を固めた段階で実施してもらうなどの相談が考えられます。
• 協力を拒否する場合のリスクも理解しておく: 正当な理由なくバックグラウンドチェックを拒否すると、企業側に何か隠しているのではないかという不信感を与え、選考に不利に働く可能性があります。企業側も、採用リスクを回避するために調査を行っているため、協力的な姿勢を示すことが基本です。 どうしても応じられない特別な事情がある場合は、その理由を正直かつ丁寧に説明し、企業側の理解を求める努力が必要です。例えば、「過去の職場との関係性が著しく悪く、客観的な情報を得られない可能性が高い」「プライバシーに関わる非常にデリケートな情報が含まれるため、その部分については配慮してほしい」など、具体的な理由を伝えることで、企業側も代替案を検討しやすくなるかもしれません。
• 推薦者の選定は慎重に（リファレンスチェックの場合）： あなたのことをよく理解し、客観的かつ好意的に評価してくれる可能性の高い人物を選びましょう。必ず事前に推薦者本人にリファレンスチェックの協力を依頼し、内諾を得てから企業に連絡先を伝えるのがマナーです。

まとめ：バックグラウンドチェックは「相互理解」と「信頼関係」のプロセス

転職活動におけるバックグラウンドチェックは、企業が応募者をより深く理解し、採用におけるリスクを低減し、入社後のミスマッチを防ぐための重要なプロセスの一つです。そして、その実施には応募者本人の明確な同意が不可欠であり、個人情報保護法やプライバシーへの配慮が求められます。

応募者としては、まず履歴書や職務経歴書に正確な情報を記載することが大前提です。そして、企業から協力を求められた際には、その目的や内容をしっかりと確認し、誠実に対応しましょう。特に在職中の場合は、現在の勤務先に配慮した方法で行ってもらえるよう、応募先企業と事前にオープンにコミュニケーションを取ることが、無用なトラブルを避け、スムーズな転職活動を進めるための鍵となります。

不安な点や疑問点があれば、遠慮なく応募先企業の人事担当者に相談し、お互いが納得できる形で選考プロセスを進めていくことが、後悔のない、そして信頼に基づいた新しいキャリアへの第一歩となるでしょう。

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岩下隼人

ロイヤル合同会社　代表

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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。