年金事務所の事務へ転職！仕事内容・求められるスキル・採用情報のポイント
岩下隼人
ロイヤル合同会社
設計事務所の事務へ転職！仕事内容・求められるスキル・成功のポイント
岩下隼人
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「クリエイティブな環境で働きたい」「ものづくりを支える仕事に興味がある」そんな思いから、建築設計事務所やデザイン事務所といった「設計事務所」の事務職への転職を考えている方もいらっしゃるでしょう。設計事務所の事務は、建築家やデザイナーといった専門家が創造的な活動に集中できるよう、多岐にわたるサポート業務を担う、やりがいのある仕事です。
しかし、一般的な企業の事務職とは異なる専門性や役割が求められることもあり、「どんなスキルが必要なの？」「未経験でも大丈夫？」といった疑問や不安を感じるかもしれません。この記事では、設計事務所の事務職への転職を目指す方に向けて、その具体的な仕事内容や働く魅力、求められるスキルや経験、求人の探し方、そして選考を成功させるためのポイントまで、幅広く解説します。
Contents
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設計事務所の事務とは？クリエイティブな現場を支える役割と魅力
まず、「設計事務所」とはどのような場所で、そこで働く事務職にはどのような特徴と魅力があるのでしょうか。
- 設計事務所の概要と社会における役割: 設計事務所は、建築家、インテリアデザイナー、ランドスケープデザイナー、都市プランナーといった専門家が、建築物や空間、環境のデザイン・設計を行う事業所です。住宅、オフィスビル、商業施設、公共施設、公園など、私たちの生活を取り巻く様々な環境づくりに貢献し、機能性だけでなく、美しさや快適さ、社会的な意義を追求します。
- 事務職の重要性: 設計事務所において事務職は、設計者が本来の専門業務であるデザインや設計活動に集中できるよう、事務的な側面から全面的にサポートする重要な役割を担います。プロジェクトの円滑な進行管理、関係各所とのコミュニケーション、契約や申請手続きといった業務は、事務所運営とプロジェクト成功の基盤となります。
- 設計事務所で働く事務職の魅力:
- クリエイティブな環境: 常に新しいアイデアやデザインが生まれる刺激的な環境で働くことができます。
- ものづくりへの関与: 直接デザインをするわけではありませんが、建物や空間が形になっていくプロセスに間近で関わることができ、完成時には大きな達成感を共有できます。
- 専門知識の習得: 建築やデザインに関する専門用語や、関連法規、申請手続きといった知識が自然と身につきます。
- 多様な関係者との連携: 設計者だけでなく、クライアント、施工会社、各種コンサルタント、官公庁など、様々な立場の人々と関わる機会があります。
- 貢献の実感: 設計者をサポートすることで、質の高いデザインやプロジェクトの成功に貢献しているという実感を得やすいです。
- 設計事務所の仕事の厳しさ: プロジェクトには必ず納期があり、特に締め切り前は業務が集中し、繁忙になることがあります。また、建築基準法や消防法といった関連法規や、専門用語の理解も求められます。多岐にわたるサポート業務を正確かつ効率的にこなすための注意力や段取り力も不可欠です。
設計事務所の事務の主な仕事内容
設計事務所の事務職が担当する業務は、事務所の規模や専門分野（建築設計、インテリアデザイン、都市計画、ランドスケープデザインなど）によって異なりますが、一般的に以下のようなものが挙げられます。
プロジェクトサポート業務
設計プロジェクトがスムーズに進行するように、設計者を多方面からサポートします。
- 設計図書・契約書類の作成補助・管理・ファイリング: 設計図（簡単な修正やトレースを含む場合も）、仕様書、見積書、工事請負契約書、業務委託契約書といった専門書類の作成補助、印刷、製本、ファイリング、データ管理など。
- 官公庁への申請書類作成補助・提出手続き: 建築確認申請、開発許可申請など、各種許認可申請に必要な書類の作成補助や、役所への提出・受領手続き。
- 見積書・請求書作成、経費精算: プロジェクトに関する見積書や請求書の作成、工事費や設計料の入金確認、プロジェクトごとの経費精算など。
- 関係業者との連絡調整: 施工会社、構造設計事務所、設備設計事務所、各種メーカー、サプライヤーといった協力会社との電話やメールでの連絡調整、会議の日程調整など。
- 設計者・デザイナーのスケジュール管理、アポイント調整: 打ち合わせや現場視察、出張などのスケジュール管理、クライアントや関係者とのアポイントメント調整。
一般的な事務業務
事務所全体の運営を支えるための基本的な事務作業も担当します。
- 書類作成・管理: 会議資料（議事録など）、社内報告書、プレゼンテーション資料の作成補助、ファイリング。
- データ入力・管理: 顧客情報、プロジェクト進捗状況、経費データなどの入力・更新・管理。
- 電話・メール・来客対応: 外部からの問い合わせ対応、クライアントからの連絡対応、来客時の受付・案内、お茶出しなど、事務所の窓口としての役割。
- 備品管理、オフィス環境整備: 事務用品、設計用品（CAD用紙、模型材料など）の発注・在庫管理、オフィス機器のメンテナンス手配、事務所内の整理整頓、清掃。
- 簡単な経理補助（事務所による）: 小口現金の管理、会計ソフトへの入力補助、月次決算のサポートなど（専任の経理担当者がいない場合に担当）。
事務所の規模が小さいほど、一人の事務スタッフがこれらの業務を幅広く担当し、より設計者の右腕としてプロジェクトに深く関わる傾向にあります。
設計事務所の事務へ転職する際に求められるスキルや経験
設計事務所の事務職として活躍するためには、どのようなスキルや経験が求められるのでしょうか。
必須・歓迎されるスキル
- 基本的なPCスキル:
- Word: ビジネス文書（送付状、報告書、契約書雛形など）の作成、書式設定。
- Excel: データ入力、表計算、見積書・請求書作成、簡単な関数（SUM、IFなど）の使用。
- PowerPoint: プレゼンテーション資料の作成補助、修正。
- メールソフト: ビジネスメールの作成、送受信、スケジュール管理。
- CADソフトの基本操作知識や、Illustrator/Photoshopの使用経験があれば尚可: 直接的な設計業務は行わなくても、図面の簡単な修正や資料作成で役立つことがあります。
- 高いコミュニケーション能力: 設計者、クライアント、施工業者、官公庁の担当者など、多様な立場の人々と円滑に意思疎通を図り、良好な関係を築き、時には複雑な内容を分かりやすく伝える能力。
- 事務処理能力の正確性・緻密さ: 設計図書の番号管理や契約書類、申請書類といった誤りが許されない重要な書類を扱うため、細部まで注意を払い、ミスなく丁寧に業務を処理する能力が極めて重要です。
- マルチタスク能力・段取り力: 複数のプロジェクトのサポート業務や、様々な種類の事務作業を同時並行で、かつ優先順位をつけて効率的に進める能力。
- ビジネスマナー: 社会人としての基本的な言葉遣い、電話応対マナー、来客対応マナーなどが高いレベルで身についていること。
- 整理整頓能力: 大量の図面や資料、サンプルなどを適切に管理し、必要な時にすぐに取り出せるように整理整頓する能力。
あると有利な経験・知識
- 設計事務所または建設業界での事務経験: 即戦力として最も評価される経験です。業界特有の業務フローや専門用語を理解していることは大きなアドバンテージとなります。
- 建築・デザインに関する基礎知識や興味・関心: 専門的な会話や書類の内容を理解する上で役立ちます。建築やデザインが好きという気持ちは、仕事へのモチベーションにも繋がります。
- CADソフトの操作経験: JW-CAD、AutoCAD、Vectorworks、Revit、SketchUpといったCADソフトの基本的な操作経験があれば、設計者の簡単なサポート業務に対応できる可能性があります。
- 契約書や申請書類に関する知識: 不動産契約や建築関連の許認可申請に関する基本的な知識があると、業務への理解が深まります。
- 簿記の知識（日商簿記3級程度）: 小規模な事務所で経理業務も兼任する場合に役立ちます。
未経験から設計事務所の事務へ転職は可能？成功のポイント
「建築やデザインの知識も事務経験もないけれど、設計事務所で働いてみたい…」そう考える方もいるでしょう。未経験から設計事務所の事務へ転職することは、決して不可能ではありません。
- 未経験者採用の可能性と事務所側の視点: 人手不足の事務所や、ポテンシャルを重視する事務所、アシスタント的な業務からスタートできる求人などでは、未経験者を採用するケースもあります。その場合、事務所側は、これまでの経験よりも、学習意欲の高さ、基本的なPCスキル、コミュニケーション能力、そして何よりも「建築・デザインの仕事に真剣に取り組みたい」という熱意や適性といったポテンシャルを重視する傾向にあります。
- アピールできるポータブルスキル: 前職が異業種であっても、そこで培ったPCスキル（特にExcelやWord）、コミュニケーション能力（接客経験など）、正確性、几帳面さ、問題解決能力、継続力といったポータブルスキルは、設計事務所の事務でも十分に活かせます。
- 志望動機で建築・デザインへの興味と学習意欲を強く伝える: なぜ設計事務所の事務に興味を持ったのか、そのきっかけや思い、そして入社後にどのように専門知識を習得し、貢献していきたいのかを、熱意を持って具体的に伝えることが非常に重要です。
- PCスキル（特にExcel、可能であればCADの基礎）の習得: 基本的なPCスキルは必須です。自信がない場合は、事前に学習しておくことを強くおすすめします。もし可能であれば、CADソフトの入門講座などを受講し、基礎的な操作を体験しておくと、意欲のアピールにも繋がります。
- まずはアシスタント業務や小規模な事務所から経験を積むことも検討: 最初から大規模な事務所や専門性の高い業務を目指すのが難しい場合でも、まずはアシスタント的な業務からスタートしたり、比較的未経験者を受け入れやすい小規模な事務所で実務経験を積んだりすることから始めるのも一つの有効な方法です。
設計事務所の事務転職で有利になる可能性のある資格・スキル
設計事務所の事務への転職において、以下の資格やスキルは、専門性や意欲を客観的に示す上で役立ち、選考で有利になる可能性があります。
- MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）: WordやExcelといったPCスキルを客観的に証明できる国際資格です。
- CAD利用技術者試験（2次元・3次元）: CADソフトの操作スキルを証明する資格です。直接設計はしなくても、図面の理解や簡単な修正作業で役立つ可能性があります。
- インテリアコーディネーター、建築士（資格そのものでなく知識として）: これらの資格を取得していなくても、学習経験や知識があることは、建築・デザイン分野への関心の高さを示す上でプラスになります。
- 建設業経理士: 建設業界の会計に特化した資格で、建設業を主なクライアントとする設計事務所や、建設業許可を持つ設計事務所で役立つことがあります。
- 秘書技能検定: 高度なビジネスマナーやスケジュール管理、文書作成スキルなどをアピールできます。
- 日商簿記検定: 小規模な事務所で経理業務も兼任する場合に役立ちます。
設計事務所の事務求人の探し方と選び方のポイント
自分に合った設計事務所の事務求人を見つけるためには、情報収集のチャネルを複数持ち、事務所ごとの特色を理解することが重要です。
求人サイトの活用法
- 一般的な転職サイト: 「設計事務所 事務」「建築事務」「インテリアデザイナーアシスタント 事務 正社員」といったキーワードに加え、勤務地や雇用形態（正社員、パートなど）、CADソフトの種類（もしあれば）などを組み合わせて検索します。
- 建築・デザイン業界に特化した求人サイトや転職エージェントの利用: これらの専門媒体では、より詳細な求人情報や業界情報、非公開求人などを得られる可能性があります。キャリアアドバイザーから専門的なアドバイスを受けられることもあります。
建築家協会やデザイナー協会などの関連団体の求人情報
各地域の建築家協会やデザイナー協会、関連する業界団体のウェブサイトに、会員事務所の求人情報が掲載されている場合があります。
ハローワーク
地元の設計事務所や小規模な事業所の求人が見つかることがあります。
事務所のホームページを直接確認
興味のある設計事務所のホームページには、直接採用情報が掲載されていることがあります。事務所の理念や作品事例、所属する設計者のプロフィールなどを深く理解した上で応募できます。
求人選びのポイント
- 事務所の専門分野や作風: 建築設計（意匠、構造、設備）、インテリアデザイン、ランドスケープデザイン、都市計画など、事務所がどの分野を専門とし、どのようなデザインの作風を持っているのかを確認し、自分の興味や関心と合致するかを見極めましょう。
- 事務所の規模、雰囲気、代表者の考え方: 個人事務所、アトリエ系、組織設計事務所など、規模によって働き方や業務範囲が異なります。また、代表者の設計思想や経営方針が事務所全体の雰囲気に大きく影響するため、可能な範囲で情報を集めましょう。
- 教育体制・研修制度の有無: 特に未経験から挑戦する場合や、スキルアップを目指したい場合は、入社後の教育体制や研修制度、資格取得支援制度などが整っているかを確認することが大切です。
- 使用しているCADソフトや業務ツール: 自分がこれまでに使用経験のあるCADソフトや、習得したいと考えているツールを導入している事務所であれば、スムーズに業務に入りやすかったり、スキルアップに繋がったりします。
- 残業時間や休日出勤の状況: 設計業界は、プロジェクトの納期前などは繁忙になり、残業や休日出勤が発生することもあります。事前に確認できる範囲で把握しておくと良いでしょう。
応募書類（履歴書・職務経歴書）作成のコツ：設計事務所向け
応募書類は、あなたのスキルと熱意を設計事務所に伝える最初の重要なステップです。専門性とサポート力を効果的にアピールしましょう。
- 志望動機：なぜ設計事務所なのか、なぜその事務所の建築・デザインに惹かれるのか、事務としてどう貢献したいかを具体的に。 「ものづくりを支える仕事に魅力を感じ、特に貴事務所の〇〇というコンセプトに基づいた建築デザインに深く感銘を受けました。事務の立場から、設計者の皆様がより創造的な活動に専念できるよう、きめ細やかなサポートを通じて貢献したいと考え、志望いたしました」など、具体的な理由と熱意を自分の言葉で記述しましょう。
- 自己PR：これまでの経験で培ったスキル（特にPCスキル、コミュニケーション能力、正確性、段取り力）を設計事務所の業務と結びつけてアピール。建築・デザインへの興味も。 「前職では、〇〇業務において、複数のタスクを効率的に管理し、正確な書類作成と円滑なコミュニケーションを常に心がけてまいりました。また、以前から建築やインテリアデザインに強い関心があり、貴事務所の作品事例を拝見して、その創造性と社会への貢献意識に感銘を受けました。これらの経験と関心を活かし、貴事務所の事務業務に貢献できると確信しております」というように、具体的なスキルと業務、そして分野への興味を結びつけて説明します。
- 職務経歴：具体的な業務内容、役割、実績を分かりやすく記述。建設業界や関連業務の経験があれば特に詳細に。 担当した業務内容、期間、そして具体的な実績（例：〇〇業務の効率化に貢献、プロジェクトのスムーズな進行に貢献など）を、数値などを交えながら分かりやすく記載します。建設業界やデザイン関連の会社での勤務経験があれば、特に詳細に記述し、専門分野への適性をアピールしましょう。
- PCスキル（使用可能なCADソフト名やレベルも明記）、保有資格は漏れなく記載。 Word、Excel、PowerPointのスキルレベルに加え、もしCADソフト（JW-CAD、AutoCAD、Vectorworksなど）やグラフィックソフト（Illustrator、Photoshopなど）の使用経験があれば、具体的なソフト名と操作レベルを明記しましょう。保有資格も取得年月日とともに正確に記載します。
面接対策：設計事務所の事務採用を勝ち取るために
面接では、あなたの経験やスキル、人柄、そして設計事務所の事務への適性が総合的に見られます。自信を持って臨めるよう、しっかりと準備しましょう。
- よく聞かれる質問への準備: 志望動機、自己PR、これまでの職務経験、長所・短所、ストレス耐性、今後のキャリアプランなどに加え、「なぜ設計事務所の事務なのですか？」「建築やデザインに興味はありますか？」「当事務所の作品についてどう思いますか？」「設計者をサポートする上で何が重要だと思いますか？」といった、設計事務所特有の質問にも答えられるように準備しておきましょう。
- 設計事務所の仕事や建築・デザインへの理解と関心を示す。 面接官は、あなたがどの程度、設計事務所の仕事や建築・デザインの分野に興味を持ち、基本的な知識を理解しているかを見ています。事務所の過去のプロジェクトや代表作について事前に調べておき、自分なりの感想や考えを述べられるようにしておくと、関心の高さを示すことができます。
- コミュニケーション能力、協調性、正確性、サポート力をアピール。 面接官の質問の意図を的確に理解し、簡潔かつ分かりやすく回答することを心がけます。また、設計者や他のスタッフ、クライアント、施工業者といった多様な関係者と協力して業務を進めるための協調性、重要な書類や情報を正確に扱う責任感、そして設計者を支えるというサポート精神を伝えましょう。
- 設計者をサポートする役割への理解と意欲を示す。 「設計者の皆様が創造的な活動に最大限集中できるよう、質の高い事務サポートを提供することで貢献したい」という、サポート役としての明確な意識と意欲を示すことが重要です。
- ポートフォリオ（もしあれば、関連する資料作成スキルなどを示せるもの）。 必須ではありませんが、もし過去に作成した資料や、PCスキル（特にExcelやPowerPoint）のレベルを示すことができるような成果物があれば、ポートフォリオとして持参し、説明するのも有効な場合があります。
- 逆質問で事務所のプロジェクトや働き方への関心を伝える。 面接の最後に質問の機会があれば、「特にありません」という回答は避け、事前に準備しておいた質問をしましょう。事務所の今後のプロジェクトや、事務スタッフの具体的な役割、入社後の研修制度、職場の雰囲気、設計者との連携方法などについて質問することで、入社意欲の高さと事務所への深い関心を示すことができます。
まとめ：クリエイティブな現場を支える設計事務所の事務で、やりがいあるキャリアを
設計事務所の事務職は、クリエイティブな才能を持つ設計者たちを間近でサポートし、美しい建築物や空間が生まれる過程に携わることができる、非常に魅力的でやりがいのある仕事です。一般的な企業の事務とは異なる専門性や柔軟な対応力が求められることもありますが、そこで得られる経験や知識は、あなたのキャリアにとって大きな財産となるでしょう。
大切なのは、その設計事務所の理念や作風に心から共感し、自身のスキルや経験を活かして貢献したいという強い意志を持つことです。この記事で紹介した情報を参考に、しっかりと準備を進め、あなたに合った設計事務所の事務職との出会いを実現してください。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。