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岩下隼人
ロイヤル合同会社
【事務職の転職面接】「最も困難だったこと」の効果的な伝え方｜例文とNG例で徹底解説
岩下隼人
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転職面接で聞かれることの多い質問の一つに、「これまでの仕事で最も困難だったことは何ですか？」というものがあります。この質問は、応募者の問題解決能力やストレス耐性、そして経験から学ぶ力を測るためのものであり、特に事務職の面接においても重要な意味を持ちます。ネガティブな経験を語るようで準備に悩む方もいるかもしれませんが、実はこれはあなたの強みや成長性をアピールできる絶好の機会です。この記事では、事務職の転職面接で「最も困難だったこと」について聞かれた際に、面接官に好印象を与え、自己PRに繋げるための回答のポイントや具体的な例文、避けるべきNG例などを詳しく解説します。
Contents
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なぜ面接で「最も困難だったこと」を聞かれるのか？質問の意図を深掘り
まず、面接官がこの質問をする意図を理解することが、的確な回答を準備するための第一歩です。主な意図としては、以下のような点が挙げられます。
- 応募者の価値観・課題への向き合い方の確認: どのような状況を「困難」と感じるのか、そしてその困難に対してどのように向き合い、対処しようとするのかという応募者の価値観や基本的なスタンスを知りたいと考えています。
- 問題解決能力・ストレス耐性の評価: 予期せぬトラブルやプレッシャーのかかる状況に直面した際に、冷静に問題を分析し、具体的な解決策を見つけ出し、実行できるか、また、そのストレスにどう対処できるかを見ています。
- 経験から学ぶ力・成長性の見極め: 困難な経験を通じて何を学び、それを次にどう活かそうとしているのか、失敗や困難を成長の糧にできる人物かを見極めようとしています。
- 仕事への責任感・主体性の確認: 困難な状況から逃げ出さず、責任感を持って主体的に取り組む姿勢があるかを確認しています。
- 困難を「最も」と感じた基準: 応募者がどのような出来事や状況を「最も困難」と捉えるかによって、その人の仕事における優先順位や価値観の一端を理解しようとしています。
これらの意図を踏まえ、単に「大変だった」という感想ではなく、あなたの具体的な行動やそこから得た学び、そして成長を伝えることが重要になります。
「最も困難だったこと」を語る際の基本構成とポイント（STAR+Lメソッド）
「最も困難だったこと」を効果的に、かつ分かりやすく伝えるためには、話の構成が非常に重要です。一般的に用いられるフレームワークとして「STARメソッド」があります。これに「学んだこと（Learned）」を加えた「STAR+Lメソッド」で構成すると、あなたの成長性をより強くアピールできるでしょう。
- S (Situation): どのような状況だったのか
- いつ、どこで、どのような状況でその困難に直面したのか、具体的な背景や前提を簡潔に説明します。
- T (Task): どのような課題・目標があったのか
- その状況において、あなたに課せられた具体的な課題や達成すべき目標は何だったのか、何が「最も困難」と感じたのかを明確にします。
- A (Action): その課題に対して、あなたが具体的にどのような行動をとったのか
- 課題解決のために、あなたが主体的に考え、実行した具体的な行動を説明します。事務職であれば、PCスキルを駆使した工夫、コミュニケーション方法の改善、業務フローの見直しなどが考えられます。
- R (Result): その行動の結果、どうなったのか
- あなたの行動によって、どのような具体的な結果や変化が得られたのかを伝えます。可能であれば、数値化できる成果（例：業務時間が〇%削減できた、ミスが〇件減ったなど）を盛り込むと、より説得力が増します。
- L (Learned): その経験から何を学んだのか、今後にどう活かせるのか
- この経験を通じて得た教訓や学び、そしてそれを今後の仕事（特に応募先の企業での事務業務）にどのように活かしていきたいと考えているのかを述べます。ここが自己PRに繋がる最も重要なポイントです。
この構成を意識することで、あなたの話は論理的で説得力のあるものになり、面接官にも効果的に伝わります。
【事務職向け】「最も困難だったこと」の回答例文集と解説
ここでは、事務職の面接で想定される「最も困難だったこと」に関する具体的な回答例文を、STAR+Lメソッドに沿って解説します。
例文1：膨大な業務量とタイトな納期への対応
- S (Situation): 「前職で、月末月初に定型的な経費精算業務に加え、複数の部署から急ぎの資料作成依頼が重なり、一人では処理しきれないほどの業務量になった時期が最も困難でした。」
- T (Task): 「全ての業務をそれぞれの納期内に、かつミスなく完了させることが最大の課題でした。特に、経費精算は遅延が許されず、資料作成も翌日の会議で使用する重要なものでした。」
- A (Action): 「まず、全てのタスクをリストアップし、それぞれの緊急度と重要度を考慮して優先順位を明確にしました。次に、Excelの関数やマクロを活用して定型業務の一部を自動化し、作業時間を短縮しました。それでも対応が難しいと判断した一部の資料作成については、上司に相談し、他のチームメンバーに協力を依頼するとともに、進捗状況をこまめに共有しました。」
- R (Result): 「結果として、全ての業務を納期内に完了させることができ、経費精算の遅延や資料作成の漏れも防ぐことができました。また、業務効率化の取り組みはチーム全体にも共有され、部署全体の残業時間削減にも微力ながら貢献できたと感じています。」
- L (Learned): 「この経験から、困難な状況でも冷静に優先順位を判断する計画性と、効率化を追求する意識、そして抱え込まずに周囲と協力することの重要性を改めて学びました。貴社でも、高い時間管理能力とPCスキルを活かし、効率的かつ正確な事務業務に貢献したいと考えております。」
- 解説: 事務職でよくある多忙な状況を例に、計画性、効率化スキル、PCスキル、そしてコミュニケーション能力をバランス良くアピールできています。具体的な行動と結果が明確で、学んだことを今後の業務にどう活かすかまで言及している点が評価されます。
例文2：他部署との連携・コミュニケーションの難しさ
- S (Situation): 「以前、新しいプロジェクトの立ち上げに伴い、営業部、開発部、そして私が所属する管理部の3部署間での情報共有と連携が不可欠な状況がありました。しかし、各部署の繁忙期が重なったことや、コミュニケーション手段が確立されていなかったことから、情報伝達の遅延や認識の齟齬が生じ、プロジェクトの進行に支障が出始めたことが最も困難でした。」
- T (Task): 「私の役割は、各部署からの情報を集約し、必要な資料を作成・共有することでしたが、まずは円滑なコミュニケーションラインを確立し、プロジェクトをスムーズに進行させることが急務だと感じました。」
- A (Action): 「そこで、まず各部署のキーパーソンに個別にヒアリングを行い、それぞれの状況や課題感を把握しました。その上で、週に一度、短時間でも3部署合同の進捗確認ミーティングの開催を提案し、私がその議事進行と議事録作成を担当しました。また、共有フォルダに最新情報を一元管理するルールを作り、誰でも必要な情報にアクセスできるようにしました。」
- R (Result): 「これらの取り組みにより、部署間の情報共有が格段にスムーズになり、認識の齟齬や手戻りが大幅に減少しました。結果として、プロジェクトは当初の計画通りに完了することができました。」
- L (Learned): 「この経験を通じて、異なる立場の人々の意見を丁寧に聞き取り、共通の目標に向けて積極的に働きかけることの重要性を学びました。また、明確な情報共有の仕組みを作ることの効果も実感しました。貴社においても、部署間の潤滑油となれるようなコミュニケーションを心がけ、円滑な業務遂行に貢献したいと考えております。」
- 解説: 事務職が部署間のハブとなる役割を担うことが多い点を踏まえ、主体的なコミュニケーション能力や調整力、問題解決能力をアピールできています。具体的な行動と、それがもたらした良い結果が分かりやすく示されています。
例文3：新しいシステム導入や業務フロー変更への適応
- S (Situation): 「現職で、全社的に新しい勤怠管理システムが導入され、それに伴い従来の申請・承認フローが大幅に変更された際、新しいシステム操作と業務手順の習得に最も苦労しました。特に導入初期は、マニュアルだけでは分かりにくい点が多く、問い合わせも頻発しました。」
- T (Task): 「新しいシステムとフローをいち早く正確に理解し、自身の業務を滞りなく遂行するとともに、他の部署員からの問い合わせにも対応できるようになることが目標でした。」
- A (Action): 「まず、提供されたマニュアルを熟読するだけでなく、システム会社のオンライン研修にも積極的に参加しました。実際にシステムを操作しながら不明点をリストアップし、人事部の担当者やシステム会社に問い合わせて一つ一つ解消していきました。また、自分なりに操作手順をまとめた簡易マニュアルを作成し、同じ部署のメンバーと共有したり、よくある質問とその回答をまとめたFAQを作成したりしました。」
- R (Result): 「その結果、比較的早期に新しいシステムと業務フローに慣れることができ、自身の業務効率を維持することができました。また、作成した簡易マニュアルやFAQが部署内で役立ち、他のメンバーの早期習熟にも貢献できたと上司から評価いただきました。」
- L (Learned): 「この経験から、変化に対して前向きに捉え、主体的に新しい知識やスキルを習得していくことの重要性を学びました。また、得た知識を周囲と共有することで、チーム全体の生産性向上に繋がることも実感しました。貴社でも、新しい業務やシステム変更にも柔軟に対応し、積極的に知識を吸収していきたいと考えております。」
- 解説: 変化の多い現代において、新しいことへの適応力や学習意欲は非常に重要な評価ポイントです。主体的に学び、さらに周囲にも貢献したというエピソードは、協調性のアピールにも繋がります。
例文4：お客様（または社内）からのクレーム対応
- S (Situation): 「以前、私が担当していた商品の納期遅延により、お客様から厳しいお叱りのお電話をいただいたことがありました。お客様は大変お怒りで、当初は一方的にお話をされる状況でした。」
- T (Task): 「お客様の怒りを鎮め、状況を正確に把握し、ご納得いただけるような誠意ある対応を行うことが急務でした。そして、会社の信頼を損なわないようにすることが最終的な目標でした。」
- A (Action): 「まず、お客様のお話を遮らずに最後まで真摯に耳を傾け、ご不満な点やご要望を丁寧に伺いました。その上で、納期遅延に至った経緯と現状を正直にご説明し、深くお詫び申し上げました。すぐに社内の関係部署と連携を取り、最短での納品可能日を確認し、お客様にご連絡するとともに、今後の再発防止策についても上司と検討し、可能な範囲でお伝えしました。」
- R (Result): 「時間はかかりましたが、誠意ある対応を続けた結果、最終的にはお客様にご理解をいただき、納品を受け入れていただくことができました。後日、そのお客様からは『あなたの丁寧な対応のおかげで、またこの会社を使おうと思った』というお言葉を頂戴し、大変恐縮いたしました。」
- L (Learned): 「この経験から、どのような状況であっても、相手の立場に立って真摯に耳を傾けること（傾聴力）、そして誠実に対応することの重要性を痛感しました。また、問題発生時には迅速に関係各所と連携を取り、正確な情報に基づいて対応することの大切さも学びました。貴社でも、この経験を活かし、丁寧かつ誠実な対応を心がけたいと考えております。」
- 解説: 事務職でも顧客対応や社内調整でクレームに近い状況に直面することはあります。そのような際に、冷静かつ誠実に対応できる能力を示すことは重要です。傾聴力や問題解決への真摯な姿勢をアピールできます。
例文5：未経験の業務への挑戦
- S (Situation): 「前職で、所属部署の人員体制変更に伴い、それまで全く経験のなかった採用アシスタント業務を一部担当することになりました。採用に関する知識も経験もなく、当初は何から手をつけて良いか分からず戸惑いました。」
- T (Task): 「短期間で採用業務の基本的な流れや関連法規を理解し、応募者対応や面接日程調整、社内調整などをミスなく行えるようになることが課題でした。」
- A (Action): 「まず、人事担当の先輩社員に教えを請い、採用業務に関するマニュアルや関連書籍を読み込んで基礎知識を習得しました。そして、小さな業務（応募書類の整理やデータ入力など）から確実にこなし、徐々に面接日程の調整や応募者とのメール対応など、より責任のある業務にも挑戦していきました。不明な点は都度先輩に確認し、フィードバックをいただきながら業務を進めました。」
- R (Result): 「最初の数ヶ月は苦労しましたが、半年後には採用アシスタント業務の大部分を一人でこなせるようになり、繁忙期の人事部門の業務負荷軽減に貢献することができました。また、応募者の方から『丁寧な対応で安心して選考に進めました』というお言葉をいただくこともありました。」
- L (Learned): 「この経験を通じて、未経験の業務であっても、積極的に学び、一つ一つ着実に取り組むことで必ず成果に繋がるということを実感しました。また、周囲のサポートを得ながら新しいことに挑戦する楽しさも知ることができました。貴社でも、新しい業務に対して臆することなく挑戦し、自身のスキルアップに繋げていきたいと考えております。」
- 解説: 事務職の業務範囲は広く、時には未経験の業務を担当することもあります。そのような際に、前向きに学習し、挑戦していく姿勢は高く評価されます。成長意欲やポテンシャルの高さをアピールできます。
「最も困難だったこと」の回答で事務職の面接官に響くポイント
上記の例文からも分かるように、事務職の面接官に「この人を採用したい」と思わせるためには、以下の点を意識して回答に盛り込みましょう。
- 事務職に必要なスキルに繋がるエピソードを選ぶ: あなたの困難な経験が、結果として事務職に求められるPCスキル、正確性、計画性、コミュニケーション能力、サポート力、協調性といったスキルをどのように高めたのか、あるいは発揮したのかを明確に示しましょう。
- 主体的な行動と、そこから得た具体的な学びを明確に伝える: 単に「頑張った」「大変だった」という感想ではなく、「何を」「どのように」考え、行動し、その結果「何を学び」「次にどう活かせるのか」を具体的に語ることが重要です。
- ポジティブな言葉を選び、困難を乗り越えた達成感や成長を強調する: 苦労した経験をネガティブな出来事として終わらせるのではなく、自己成長の貴重な機会になったという前向きな姿勢で語りましょう。
- 応募企業の社風や求める人物像と、自分の経験や学びを関連付ける: 企業がどのような人材を求めているのかを事前に研究し、自分の経験や学びがその人物像と合致することをさりげなくアピールできると、より効果的です。
これはNG！「最も困難だったこと」で避けるべき回答
一方で、以下のような回答は面接官にマイナスの印象を与えてしまう可能性が高いため、十分に注意しましょう。
- 他責にする内容（上司、同僚、会社のせいにするなど）: 「前の上司の指示が理不尽で困難だった」「チームメンバーが非協力的で苦労した」など、自分以外の誰かや環境のせいにするような発言は、責任感の欠如や協調性のなさを露呈します。
- 単なる愚痴や不平不満で終わる: 具体的な行動や学びが語られず、ただ辛かった、大変だったという感想に終始してしまうと、自己PRには繋がりません。
- 努力や工夫が見られず、ただ「大変だった」というだけの話: 困難な状況に対して、どのように主体的に働きかけ、改善しようとしたのかが見えないと、問題解決能力が低いと判断される可能性があります。
- 事務職の適性を疑われるような内容: 「細かい作業が本当に苦手で、データ入力の正確性を保つのが最も困難でした」「電話応対が多くて精神的に辛かったです」など、事務職の基本的な業務に対する適性を根本から疑われるような内容は避けるべきです。
- 嘘や作り話、明らかに誇張しすぎている話: 面接官は多くの応募者を見ているため、不自然な話や矛盾点は見抜かれます。正直に、等身大の経験を語ることが信頼に繋がります。
- 「特にありません」という回答: 仕事をしていれば、何かしらの困難や課題に直面するはずです。「特にない」という回答は、仕事への主体性がない、自己分析ができていない、あるいは面接の準備不足と捉えられかねません。
- ネガティブなままで終わり、学びや成長が語られない: 困難な経験から何も学んでいない、あるいはネガティブな感情を引きずっているような印象を与えてしまいます。
「最も困難だったこと」がどうしても思いつかない場合の対処法
「これといった大きな困難は経験していない…」「『最も』と言われると困る…」と悩む方もいるかもしれません。しかし、必ずしもドラマチックな大事件である必要はありません。
- 「最も」にこだわりすぎず、乗り越えるのに苦労した経験を幅広く探す: 日々の業務の中で、「ちょっと大変だったな」「どうすれば上手くいくだろう」と考え、工夫して乗り越えた経験を思い出してみましょう。
- 日常業務の中での小さな「課題」や「挑戦」に目を向ける: 例えば、「新しいPCソフトの使い方を覚えるのに苦労したけれど、マニュアルを読み込んだり同僚に聞いたりしてマスターした」「大量の書類整理を効率的に行う方法を考えて実践した」など、日常的な業務改善も立派なエピソードになります。
- 失敗から学んだ経験も、伝え方次第ではアピール材料になる: 失敗そのものではなく、その失敗から何を学び、次にどう活かしたのか、どのように改善したのかという点に焦点を当てれば、自己分析能力や成長力をアピールできます。
- 「困難」を「目標達成のために努力したこと」と置き換えてみる: 必ずしも「マイナスな状況を乗り越えた」経験でなくても、「高い目標を達成するために、工夫し努力した経験」も、この質問の意図に合致する場合があります。
大切なのは、その経験を通じてあなたがどのように考え、行動し、成長したのかを伝えることです。
まとめ：困難を乗り越えた経験は、あなたの成長の証！自信を持って伝えよう
事務職の転職面接における「最も困難だったこと」という質問は、あなたの人柄や仕事への取り組み方、そして成長のポテンシャルを面接官に伝えるための重要な機会です。面接官は、あなたがどのような困難に直面し、それをどのように乗り越え、そこから何を学んだのかという「プロセス」と「結果としての学び」を知りたいと考えています。
この記事で紹介したポイントや例文を参考に、あなた自身の経験をSTAR+Lメソッドなどに当てはめて整理し、具体的なエピソードを交えながら、誠実かつ前向きな姿勢で伝えてください。事前の自己分析とエピソードの棚卸しをしっかり行い、自信を持って面接に臨めば、きっとあなたの魅力が面接官に伝わるはずです。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。