転職エージェントとは？初めてでも安心！仕組み・メリットから活用法まで徹底解説
岩下隼人
ロイヤル合同会社
事務職への転職を成功させたいあなたへ！求人の探し方から仕事内容、成功の秘訣まで
岩下隼人
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オフィスワークの代表格として、多くの企業や組織で欠かせない存在である「事務職」。安定した勤務体系や働きやすさ、そして未経験からでも比較的挑戦しやすいといったイメージから、転職先の選択肢として常に高い人気を誇ります。「事務の仕事に興味があるけれど、具体的にどんなことをするの？」「自分に合った事務の求人はどうやって探せばいい？」「未経験でも本当に転職できるの？」そんな疑問や期待をお持ちの方も多いのではないでしょうか。
この記事では、事務職への転職を考えているあなたに向けて、その仕事内容の理解から、効果的な求人の探し方、そして転職を成功させるためのポイントまで、幅広く総合的に解説していきます。あなたの新しいキャリアへの一歩を、この記事が力強くサポートします。
Contents
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事務職とはどんな仕事？その役割と多様な業務内容
まず、事務職がどのような役割を担い、具体的にどのような業務を行うのかを理解しておきましょう。
事務職の基本的な役割
事務職の基本的な役割は、企業や組織全体の活動が円滑かつ効率的に進むように、多岐にわたるサポート業務を行うことです。資料の作成やデータの管理、社内外とのコミュニケーション、オフィス環境の整備など、その業務は組織運営の基盤を支える上で非常に重要です。
主な業務内容
事務職が担当する主な業務内容は以下の通りですが、企業規模や配属部署によってその範囲は異なります。
- 書類作成・管理: 会議資料、報告書、契約書（補助）、請求書（補助）、各種申請書類など、ビジネスに必要な様々な書類の作成、整理、ファイリング、保管。
- データ入力・集計: 顧客情報、売上データ、在庫データ、勤怠データなどを専用システムやExcelなどのOfficeソフトに入力し、必要に応じて集計や簡単なグラフ作成などを行う。
- 電話・メール応対: 社内外からの電話やメールに対応し、担当者への取り次ぎ、問い合わせへの回答、ビジネスメールの作成・送信。
- 来客応対: 来訪者の受付、アポイントメントの確認、担当部署への案内、お茶出しなど、企業の窓口としての丁寧な対応。
- 備品管理・発注: オフィスの文房具、コピー用紙、トナーカートリッジといった消耗品や備品の在庫を管理し、必要に応じて発注する。
- ファイリング・庶務業務: 書類の整理整頓、郵便物・宅配便の仕分け・発送、オフィス内の清掃や簡単な環境整備など。
- スケジュール調整・管理: 会議やアポイントメントの日程調整、関係者への連絡、役員や上司のスケジュール管理補助など。
事務職の種類とそれぞれの特徴
一口に事務職と言っても、その専門性や担当業務によって様々な種類があります。代表的なものとしては以下のような職種が挙げられます。
- 一般事務: 特定の部署に限定されず、幅広い事務業務全般をサポートします。比較的未経験からでも挑戦しやすい職種です。
- 営業事務: 営業担当者のサポート業務が中心です。見積書・請求書の作成、受発注処理、納期管理、顧客からの問い合わせ対応、営業資料の作成補助など、営業活動を円滑に進めるための重要な役割を担います。
- 経理事務: 企業の経理業務を担当します。伝票処理、入出金管理、帳簿作成、月次・年次決算業務の補助など、専門的な知識やスキルが求められることがあります。
- 人事・総務事務: 社員の採用、入退社手続き、勤怠管理、給与計算、社会保険手続き、社内規定の整備、福利厚生の運用、オフィス管理など、組織運営に関わる幅広い業務を担当します。
- 医療事務: 病院やクリニックなどの医療機関で、受付、会計、レセプト（診療報酬明細書）作成、カルテ管理など、医療現場を支える専門的な事務業務です。
- 学校事務: 大学や専門学校、小中学校などで、学生・生徒対応、教務関連業務のサポート、入試関連業務、経理・庶務など、学校運営に関わる事務業務を担当します。
- 貿易事務: 輸出入に関わる書類作成、通関手続き、輸送手配、海外とのコレポンなど、国際取引に関する専門的な事務業務です。語学力が求められることもあります。
- 法務事務: 契約書の作成・管理、法律関連文書の整理、弁護士との連絡調整など、企業の法務関連業務をサポートします。
事務職に求められるスキルと経験
事務職として活躍するためには、どのようなスキルや経験が求められるのでしょうか。
- 基本的なPCスキル: Wordでのビジネス文書作成、Excelでの表計算・データ入力・簡単な関数操作、PowerPointでの資料作成補助、そしてメールソフトやインターネットの基本的な操作スキルは、どの事務職においても必須と言えるでしょう。MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）などの資格は、スキルの客観的な証明になります。
- コミュニケーション能力: 社内外の様々な立場の人と円滑に意思疎通を図り、情報を正確に伝達・共有する能力は非常に重要です。電話応対や来客応対、部署間の連携などでその能力が問われます。
- ビジネスマナー: 丁寧な言葉遣いや立ち居振る舞い、電話応対や来客応対における基本的なマナーは、企業の顔として、また組織の一員として不可欠です。
- 正確性・注意力: 書類作成やデータ入力、経費精算など、ミスが許されない業務も多いため、細部まで注意を払い、正確かつ丁寧に仕事を進める能力が求められます。
- 事務処理能力・段取り力: 複数の業務を同時並行で、かつ効率的に進めるためには、優先順位をつけて計画的に業務を遂行する段取り力や、迅速な事務処理能力が必要です。
- その他: 応募する職種や企業によっては、簿記の知識（経理事務）、語学力（貿易事務や外資系企業）、特定の業界知識、あるいは専用システムの操作経験などが求められることもあります。
事務職へ転職するメリット・デメリット
事務職への転職を考える際には、そのメリットとデメリット（あるいは注意点）をしっかりと理解しておくことが大切です。
メリット
- 幅広い業界・企業でニーズがあり、求人が豊富: 事務職はどのような組織にも必要とされるため、求人の選択肢が多様で、比較的仕事を見つけやすい傾向にあります。
- 未経験からでも比較的挑戦しやすい: 特に一般事務などは、専門的な知識や特殊なスキルが必須ではない場合も多く、未経験者やブランクのある方でも門戸が開かれています。
- ワークライフバランスを保ちやすい傾向: 多くの企業で、事務職は比較的残業が少なく、定時で退社しやすい傾向があります。また、土日祝日が休みであるケースが多いため、プライベートの時間を確保しやすいのが大きな魅力です。
- オフィスワーク中心で、体力的な負担が少ない: 基本的にデスクワークが中心となるため、体力的な負担は比較的少ないと言えます。
- 経験を積むことで専門性を高め、キャリアアップも可能: 一般事務からスタートしても、経験を積む中で経理や人事といった専門事務のスキルを身につけ、その道のプロフェッショナルとしてキャリアアップしていくことも可能です。
デメリット（注意点）
- ルーティンワークが多く、単調に感じることも: 定型的な業務が中心となる場合も多く、人によっては変化が少なく、単調に感じたり、刺激が少ないと感じたりするかもしれません。
- 給与水準が他の専門職と比較して高くない場合がある: 一般的に、他の高度な専門職や営業職などと比較すると、給与水準がやや低めに設定されていることがあります。ただし、専門性やスキル、経験、役職によって異なります。
- キャリアパスが見えにくいことがある（企業による）： 特に一般事務の場合、明確なキャリアパスが用意されていない企業もあり、将来的な昇進や専門性の向上について不安を感じることがあるかもしれません。
- 人気職種のため、求人倍率が高い場合がある: 働きやすさなどから人気の高い職種であるため、特に好条件の求人や人気企業の場合は、応募者が多く、競争率が高くなることがあります。
未経験から事務職へ！転職を成功させるためのポイント
未経験から事務職への転職を目指す場合、以下の点を意識して準備を進めると良いでしょう。
- 活かせるポータブルスキルのアピール: 前職が事務職でなくても、これまでの経験の中で培ってきたコミュニケーション能力、PCスキル（Word、Excelの基本操作など）、問題解決能力、顧客対応経験、チームワークを発揮した経験などは、事務職でも十分に活かせる「ポータブルスキル」です。これらを具体的に洗い出し、応募書類や面接で効果的にアピールしましょう。
- 資格取得の有効性と学習意欲のアピール: MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）や日商PC検定、秘書検定、日商簿記検定（特に経理事務を目指す場合）といった資格は、未経験者の場合、事務職に必要な基礎知識やスキル、そして学習意欲があることの客観的な証明となり、選考で有利に働くことがあります。
- 志望動機の明確化: なぜ数ある職種の中で事務職を選んだのか、そしてなぜその企業で働きたいのか、具体的で熱意のある志望動機を伝えることが非常に重要です。「誰かの役に立ちたい」「サポート業務にやりがいを感じる」といった気持ちに加え、企業の理念や事業内容への共感を伝えましょう。
- 研修制度が充実している企業を選ぶ: 未経験者向けの研修制度が整っている企業であれば、入社後に必要なスキルをスムーズに習得できます。求人票や企業の採用ページで、研修制度の有無や内容を確認しましょう。
- 派遣社員や契約社員からスタートし、経験を積む選択肢も: 未経験で正社員の事務職を目指すのが難しい場合、まずは派遣社員や契約社員として実務経験を積むというのも一つの方法です。経験を積むことで、その後の正社員登用や、より条件の良い企業への転職に繋がる可能性があります。
事務職の求人の探し方と選び方のコツ
希望に合った事務職の求人を見つけるためには、情報収集の方法と企業選びの視点が重要になります。
転職サイトの活用
- 総合型転職サイトと特化型サイトの併用: リクナビNEXTやマイナビ転職、dodaといった大手総合転職サイトには多くの事務職求人が掲載されています。これらに加え、事務職専門の求人サイトや、女性向けの転職サイト、あるいは特定の業界（医療、ITなど）に特化したサイトも併用することで、より効率的に、かつ幅広い選択肢の中から求人を探せます。
- 検索条件の工夫とスカウト機能の活用: 勤務地、雇用形態（正社員、契約社員、派遣社員、パートなど）、給与、休日、残業時間、そして「未経験歓迎」「土日祝休み」「駅近」「在宅勤務可」といったキーワードなど、自分の希望条件を詳細に設定し、サイトの検索機能を最大限に活用して求人を絞り込みましょう。また、企業や転職エージェントから直接連絡が来るスカウト機能も積極的に活用すると、思わぬ優良求人に出会えるかもしれません。
転職エージェントの利用
- キャリア相談から選考対策まで専門的なサポート: 専門のキャリアアドバイザーが、あなたの希望やスキルに合った求人を紹介してくれます。一般には公開されていない「非公開求人」に出会える可能性があるほか、応募書類の添削や面接対策、企業との条件交渉など、転職活動全般にわたる専門的なサポートを受けられるのが大きなメリットです。
- 事務職に強いエージェント、未経験者支援に実績のあるエージェントを選ぶ: 転職エージェントにもそれぞれ得意分野があります。事務職の求人に強いエージェントや、未経験者の転職支援に実績のあるエージェントを選ぶと、より効果的なサポートが期待できます。
ハローワークの活用
地元の中小企業の求人情報や、地域に特化した求人が見つかりやすいのが特徴です。窓口で相談しながら、自分に合った求人を探すことができます。また、職業訓練に関する情報も得られます。
企業の採用ホームページ
興味のある企業があれば、その企業の採用ページを直接確認してみましょう。転職サイトなどには掲載されていない独自の採用情報が見つかることもあります。
求人票で確認すべき重要ポイント
応募する前に、求人票の内容を隅々まで確認し、以下の点をチェックしましょう。
- 具体的な業務内容: 「事務全般」だけでなく、どのような業務を主に担当するのか、その割合はどの程度か。
- 必要なスキル・資格: 求められるPCスキルのレベル、語学力の要否、必要な資格など。
- 雇用形態: 正社員、契約社員、派遣社員、パートなど、雇用形態を必ず確認します。
- 給与、賞与、昇給制度、福利厚生: 待遇面を詳細に確認しましょう。
- 勤務時間、休日、残業の有無・程度: ワークライフバランスに関わる重要なポイントです。
- 職場の雰囲気、企業文化（可能な範囲で）： 企業のウェブサイトや口コミサイトなども参考に、自分に合った環境かどうかを見極めます。
企業研究の徹底
求人票の情報だけでなく、企業の公式ウェブサイトやニュースリリース、社員のインタビュー記事、口コミサイトなどを参考に、企業の事業内容や将来性、社風、働きがいなどを多角的に調べておくことが、入社後のミスマッチを防ぐために非常に重要です。
事務職への転職を成功させるための面接対策
書類選考を通過したら、次はいよいよ面接です。自信を持って臨むために、以下の点を意識して準備しましょう。
- よく聞かれる質問への準備: 「自己紹介」「転職理由」「志望動機」「これまでの職務経験」「長所・短所」「事務職に活かせるスキル」「キャリアプラン」といった定番の質問には、具体的なエピソードを交えながら、自分の言葉でしっかりと答えられるように準備しておきましょう。
- 事務職に求められる人物像を意識したアピール: 事務職には、協調性、正確性、コミュニケーション能力、サポート力、臨機応変な対応力などが求められます。自身の経験の中から、これらの能力を発揮したエピソードを選び、具体的にアピールしましょう。
- コミュニケーション能力とビジネスマナーの実践: 面接はコミュニケーションの場です。明るくハキハキとした受け答え、笑顔、適切な相槌などを心がけ、面接官に良い印象を与えましょう。基本的なビジネスマナーも当然見られています。
- 逆質問で仕事への意欲と企業への関心を示す: 面接の最後に設けられることが多い「何か質問はありますか？」という逆質問の時間は、あなたの入社意欲や企業への関心度を示す絶好のチャンスです。事前に企業の事業内容や理念、働き方などについて調べ、具体的な質問を用意しておきましょう。「入社までに勉強しておくべきことはありますか？」といった前向きな質問も好印象です。
まとめ
事務職への転職は、未経験者にとっても経験者にとっても、多くのチャンスがある魅力的な選択肢です。その仕事内容は多岐にわたり、企業や組織を支える重要な役割を担っています。
成功の鍵は、まず自分自身がどのような働き方をしたいのか、どのようなスキルを活かしたいのか、そして将来どのようなキャリアを築きたいのかを明確にすることです。その上で、この記事でご紹介したような求人の探し方や選考対策のポイントを参考に、しっかりと準備を進めていけば、きっとあなたにとって最適な事務の仕事との出会いが待っているはずです。あなたの新しいキャリアへの一歩を心から応援しています。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。