20代女性「スキルなし」からの転職：可能性を拓き、新しいキャリアを掴む戦略
岩下隼人
ロイヤル合同会社
大学事務の正社員へ転職！仕事内容から成功の秘訣まで完全ガイド
岩下隼人
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「教育や研究の分野で社会に貢献したい」「知的な環境で自身のスキルを活かし、安定したキャリアを築きたい」そんな思いから、大学の事務職員（正社員）への転職に関心を持つ方が増えています。大学事務は、学生の学びや教員の研究活動を多岐にわたりサポートし、大学全体の円滑な運営と発展に不可欠な役割を担います。この記事では、大学事務の正社員への転職を目指す方に向けて、その仕事内容から、求められるスキル、採用方法の違い、そして転職を成功させるための具体的なステップまで、詳しく解説していきます。
Contents
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なぜ大学事務（正社員）が選ばれる？その魅力と働く環境
大学事務の正社員として働くことには、どのような魅力があるのでしょうか。また、現在の求人動向はどのようになっているのでしょうか。
大学で働く魅力と事務職員の役割
- 知的でアカデミックな環境: 日々、学生や教員、研究者といった知的好奇心旺盛な人々に囲まれ、最先端の研究や新しい知識に触れる機会があります。知的な刺激を受けながら働きたい方にとっては非常に魅力的な環境です。
- 学生や研究者のサポートを通じた社会貢献: 学生の成長を支援したり、研究活動がスムーズに進むようサポートしたりすることで、次世代の人材育成や学術の発展といった社会貢献性の高い仕事に携わっているという大きなやりがいを感じられます。
- 教育・研究の発展に貢献できるやりがい: 大学という組織の一員として、教育プログラムの運営や研究プロジェクトの推進を事務面から支えることで、大学全体の発展に直接的に貢献できます。
大学事務（正社員）の求人動向と現状
- 求人数の傾向: 大学事務の正社員求人は、国立大学法人、公立大学、私立大学それぞれで募集があります。国立大学法人の場合は、多くが「国立大学法人等職員採用試験」を通じての採用となり、公立大学は地方公務員試験や大学独自の採用試験、私立大学は各大学が独自に採用活動を行います。求人数は景気動向に完全に左右されるわけではありませんが、人気が高く、特に有名大学や条件の良い求人には多くの応募者が集まり、競争率が高くなる傾向があります。
- 求められる事務職の種類: 大学事務の仕事は多岐にわたります。学生の履修や成績を扱う「学務」、奨学金や学生生活をサポートする「学生支援」、研究費の管理や産学連携を推進する「研究支援」、留学生対応や国際プログラムを運営する「国際交流」、大学の魅力を発信する「入試・広報」、そして大学全体の運営を支える「総務・人事・財務」など、様々な部署で専門性の高い事務職員が活躍しています。
- 競争率の高さと人気: 安定性や社会貢献性、知的なイメージなどから、大学事務は転職市場でも人気の高い職種の一つです。特に正社員の枠は限られているため、入念な準備が必要です。
正社員として大学で働くメリット
- 雇用の安定性: 正社員としての雇用は、契約社員や派遣社員と比較して安定しており、長期的なキャリアプランを築きやすいです。
- 充実した福利厚生: 社会保険完備はもちろん、私立大学の場合は「私学共済」への加入や、独自の住宅手当、家族手当、退職金制度、育児・介護休業制度などが充実している場合があります。国立大学法人や公立大学も、それぞれの規定に基づいた福利厚生が提供されます。
- キャリア形成の機会: 多くの大学では、OJT（On-the-Job Training）に加え、階層別研修や専門スキル向上のための研修制度、資格取得支援制度などが用意されており、事務職員としてのキャリアアップを目指せる環境が整っています。ジョブローテーションにより、様々な部署の業務を経験できる機会もあります。
- 社会的な信頼性: 大学という教育・研究機関で働くことは、社会的な信頼性が高く、安定したイメージを持たれることが多いです。
大学事務（正社員）の仕事内容とは？多様な部署と業務
大学事務の仕事は、配属される部署によってその内容は大きく異なります。ここでは、主な部署とその業務内容をご紹介します。
- 学務関連事務:
- 学生の履修登録、成績管理、単位認定
- 授業時間割の作成補助、教室管理
- 各種証明書（卒業証明書、成績証明書など）の発行
- 学籍管理（休学、退学、復学などの手続き）
- 学生支援関連事務:
- 奨学金制度の案内・申請受付・手続き
- 学生相談窓口の運営補助、カウンセラーとの連携
- 課外活動（サークル活動など）の支援
- 学生寮の管理運営補助
- 就職・キャリア支援（キャリアセンターでのイベント企画・運営補助、求人情報管理など）
- 研究支援関連事務:
- 科学研究費補助金（科研費）などの外部研究資金の申請・管理補助
- 研究プロジェクトの事務手続きサポート（契約、経費処理など）
- 産学連携に関する事務（企業との共同研究契約など）
- 研究倫理に関する事務
- 国際交流関連事務:
- 外国人留学生の受け入れ・生活サポート、在留資格関連手続き
- 日本人学生の海外留学プログラムの企画・運営補助
- 海外の大学との学術交流協定に関する事務
- 国際交流イベントの企画・運営補助
- 入試・広報関連事務:
- 入学試験の願書受付、試験会場の準備・運営サポート
- 大学案内や募集要項の作成補助、パンフレット管理
- オープンキャンパスや進学相談会の企画・運営補助
- 大学のウェブサイトやSNSを通じた情報発信、広報活動のサポート
- 総務・人事・財務などの管理部門事務:
- 総務: 大学全体の運営に関わる庶務業務、施設管理、規程管理、会議運営など。
- 人事: 教職員の採用・退職手続き、勤怠管理、給与計算、社会保険手続き、福利厚生業務など。
- 財務: 大学の予算編成・執行管理、決算業務、学費等の収入管理、資産管理など。
- その他専門部署の事務:
- 図書館事務: 図書資料の収集・整理・貸出・返却業務、レファレンスサービスなど。
- 情報システム関連事務: 学内ネットワークやシステムの運用・保守サポート、ヘルプデスク業務など。
これらの部署で、それぞれの専門性を活かしながら、大学運営を支える多様な事務業務が行われています。
大学事務（正社員）に求められるスキルと経験
大学事務の正社員として活躍するためには、どのようなスキルや経験が求められるのでしょうか。
基本的な事務スキルは必須
まず、どの部署の大学事務にも共通して求められる基本的なスキルは不可欠です。
- 高度なPCスキル: Wordでのビジネス文書作成（通知文、議事録、報告書など）、Excelでのデータ入力・集計・分析（関数、グラフ作成、データベース操作など）、PowerPointでのプレゼンテーション資料作成、そして各大学が導入している学内システム（教務システム、財務システム、研究支援システムなど）への高い適応力と操作スキルが求められます。
- コミュニケーション能力: 学生、教員、研究者、保護者、卒業生、そして学外の企業や官公庁、地域住民など、非常に多くの、そして多様な立場の人々と円滑に意思疎通を図り、良好な関係を構築する能力。丁寧な言葉遣いやビジネスマナーはもちろん、相手の意図を正確に汲み取る傾聴力、分かりやすく伝える説明力、そして時には調整力も必要です。
- ビジネスマナー、電話応対、ビジネスメール: 社会人としての基本的な礼儀作法、適切な言葉遣い、プロフェッショナルな対応。
- 書類作成・管理能力、データ処理の正確性と迅速性: ミスなく丁寧に、かつスピーディーに業務をこなし、情報を適切に管理する能力は、大学事務の基本です。
大学という環境で特に役立つスキル・資質
上記に加え、大学という特殊な環境で働く上で、以下のようなスキルや資質が特に役立ちます。
- 教育・研究への関心と理解: 大学の使命である教育と研究に対する深い関心と理解は、業務へのモチベーションを高め、より質の高いサポートに繋がります。
- 高い倫理観とコンプライアンス意識: 学生や教職員の個人情報、研究データといった機密性の高い情報を扱うため、法令遵守はもちろんのこと、高い倫理観と情報管理意識が不可欠です。
- 多様な価値観を受け入れる柔軟性: 大学には、様々な年齢、国籍、専門分野、価値観を持つ人々が集まります。そのような多様性を受け入れ、尊重し、円滑なコミュニケーションを図れる柔軟性が求められます。
- 責任感、協調性、主体性: 任された業務に責任を持って取り組み、チームの一員として周囲と協力し、時には自ら課題を見つけて改善に取り組む主体的な姿勢が重要です。
- 語学力（特に英語）: 近年、大学のグローバル化が急速に進んでおり、国際交流部門や留学生が多い大学、あるいは海外の研究機関との連携が多い部署では、英語の読み書きや会話能力（TOEICの高スコアなど）が必須、または非常に有利となるケースが増えています。
- 学習意欲: 大学を取り巻く環境や教育制度、研究動向、関連法規などは常に変化しています。新しい知識や情報を積極的に学び続ける意欲が大切です。
大学事務（正社員）への転職を成功させるためのステップと対策
大学事務の正社員への転職を成功させるためには、計画的な準備と戦略的な活動が不可欠です。
ステップ1：徹底的な自己分析とキャリアプランの明確化
まず、自分自身と向き合い、これまでの経験やスキル、そして今後のキャリアについて深く考えることから始めましょう。
- これまでの経験の棚卸しと活かせるスキルの洗い出し: どのような業務に携わり、どのようなスキルを習得し、どのような成果を上げてきたのかを具体的に書き出します。
- なぜ大学事務なのか、どのような大学・部署で働きたいのか: 自分の価値観（安定志向、成長志向、社会貢献など）や興味関心と照らし合わせ、具体的な目標を設定します。国立・公立・私立、あるいは特定の学部や研究分野への関心なども明確にしましょう。
- 大学という組織でどのような貢献をしたいのか: あなたの強みを活かして、学生支援、研究推進、大学運営の効率化など、具体的にどのような形で貢献したいのかを考えます。
ステップ2：大学事務求人の効果的な探し方
自己分析で方向性が見えたら、具体的な求人情報を収集します。
- 国立大学法人等を目指す場合: まずは「国立大学法人等職員採用試験」の情報を確認しましょう。統一試験の他に、各大学が独自に採用選考を行う場合もあります。
- 公立大学を目指す場合: 各都道府県や市区町村が実施する地方公務員試験の事務職区分や、大学が独自に行う職員採用試験の情報を確認します。
- 私立大学を目指す場合: 各私立大学の公式ウェブサイトの採用ページをこまめにチェックすることが基本です。私立大学は、学校法人ごとに採用方法や時期が大きく異なるため、個別の情報収集が重要です。
- 転職サイト・求人サイト: 「大学事務 正社員」「学校法人 事務」といったキーワードで検索します。教育業界に特化した求人サイトも参考になります。
- 転職エージェントの活用: 大学事務の求人に強い転職エージェントや、非公開求人を扱っているエージェントに相談すると、キャリア相談や応募書類の添削、面接対策など、専門的なサポートを受けられることがあります。
ステップ3：魅力的な応募書類の作成（大学の特性を意識して）
応募書類は、あなたと大学との最初の接点です。丁寧に作成し、あなたの魅力と熱意を最大限に伝えましょう。
- 履歴書: 誤字脱字がないか、丁寧な字で記入されているかなど、基本的な点に注意しましょう。証明写真は清潔感のあるものを選びます。
- 職務経歴書: これまでの職務経歴を具体的に記述し、大学事務で活かせるスキルや実績を強調します。応募する大学の特色や求める人物像に合わせて内容を調整することも重要です。
- 志望動機: ここが最も重要です。「なぜ大学事務という仕事を選んだのか」「なぜ他の大学ではなく、その大学でなければならないのか」「これまでの経験を活かして、その大学の教育・研究活動にどのように貢献したいのか」を、自己分析と大学研究で得た情報を基に、自身の言葉で、論理的かつ熱意を持って具体的に記述します。大学の建学の精神や教育理念、最近の取り組みへの共感を盛り込むと、より説得力が増します。
ステップ4：面接対策のポイント（大学の種類も考慮）
書類選考を通過したら、次は面接です。自信を持って臨めるように準備しましょう。
- 志望動機、自己PR、転職理由などをしっかり準備: 応募書類に書いた内容を基本に、さらに深掘りされた質問にも自分の言葉で具体的に答えられるように準備します。
- 大学の教育理念や研究方針、最近の取り組みへの理解を示す: なぜその大学を選んだのか、その大学のどのような点に魅力を感じているのかを具体的に語れるように、事前にしっかりと大学研究を行いましょう。
- 学生や教員とどのように関わり、サポートしたいかを具体的に: あなたの温かい人柄や、相手に寄り添う姿勢、コミュニケーション能力が伝わるように、具体的な考えを述べましょう。
- 清潔感のある身だしなみ、誠実で落ち着いた対応: 大学の職員としてふさわしい、清潔感のある服装や髪型を心がけ、落ち着いたトーンで、誠実かつ明るくハキハキと受け答えすることを意識しましょう。
- 逆質問の準備: 面接の最後には「何か質問はありますか？」と聞かれることが多いです。大学の将来ビジョンや事務職員の具体的な役割、研修制度、キャリアパス、あるいは職場の雰囲気などについて質問を用意しておくことで、入職意欲の高さを示すことができます。
【ケース別】大学事務（正社員）への転職のアドバイス
応募者の状況によって、転職活動で特に意識すべきポイントが異なります。
未経験から大学事務を目指す場合
- ポテンシャルと学習意欲、教育・研究への関心を強くアピール: 大学事務への強い意欲と、新しいことを積極的に学ぶ姿勢、そして何よりも教育や研究という分野に貢献したいという純粋な気持ちを強調しましょう。
- これまでの経験から活かせるポータブルスキルを具体的に示す: 前職が全く異なる業種であっても、コミュニケーション能力、PCスキル、問題解決能力、顧客対応力など、大学事務でも活かせる「持ち運び可能なスキル」は必ずあります。それらを具体的にアピールしましょう。
- 関連資格の取得や勉強中であることを伝えるのも有効: 必須ではありませんが、日商簿記検定、秘書検定、MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）、TOEIC® L&R TESTなどの資格を取得することで、学習意欲と基礎知識を客観的に示すことができます。
企業など他業種から大学事務を目指す場合
- なぜ民間企業ではなく大学という組織で働きたいのか、その理由を明確に: 利益追求を第一とする民間企業とは異なる、大学という教育・研究機関の使命や価値観に共感する点を具体的に述べましょう。
- これまでのビジネス経験が大学運営にどう活かせるかをアピール: 例えば、企業で培った企画力、折衝能力、プロジェクトマネジメント経験、業務改善スキルなどが、大学の事務業務の効率化や、新しい取り組みの推進にどのように貢献できるのかを具体的に示しましょう。
経験者がキャリアアップを目指す場合
- これまでの大学事務経験や専門スキルを具体的にアピール: どのような大学で、どのような部署に所属し、どのような業務に携わり、どのような成果を上げたのかを具体的に説明し、即戦力となることを示します。学務、研究支援、国際交流といった特定の専門分野での経験は大きな強みになります。
- 業務改善実績やリーダーシップ経験があれば積極的に伝える: 後輩指導の経験や、業務プロセスの改善に貢献した実績などもアピールポイントになります。
- 応募先の大学でどのような貢献ができるかを明確に: これまでの経験を活かして、応募先の大学が抱える課題解決や、教育・研究活動の更なる充実にどのように貢献できるのかを具体的に伝えましょう。
大学事務（正社員）として働く上での注意点と心構え
魅力の多い大学事務ですが、働く上で知っておきたい点もいくつかあります。
- 組織文化への適応: 大学には、教員を中心としたアカデミックな文化や、独自の意思決定プロセス、歴史の中で培われてきた組織文化がある場合があります。それに柔軟に適応していく姿勢が必要です。
- 業務の専門性と幅広さ: 配属される部署によって求められる専門性が異なり、時にはジョブローテーションによって幅広い業務を経験することもあります。常に新しいことを学ぶ意欲が求められます。
- 学生・教員との関わり方: 多様なバックグラウンドや価値観を持つ学生や教員と接するため、相手の立場を尊重し、適切なコミュニケーションを心がける必要があります。
- 継続的な学習の必要性: 大学を取り巻く環境（少子化、グローバル化、国の教育政策など）や、関連する制度・法律は常に変化しています。新しい情報をキャッチアップし、学び続ける姿勢が不可欠です。
- 給与水準とキャリアパス: 事前に応募先の大学の給与体系や昇進・昇格の制度などを確認し、自身のキャリアプランと照らし合わせて検討することが大切です。
まとめ：知性と社会貢献を追求するなら大学事務（正社員）の道へ！
大学事務の正社員という働き方は、教育・研究という社会の知的基盤を支え、学生や研究者の成長に貢献できる、大きなやりがいと安定性のある魅力的なキャリアの選択肢の一つです。専門知識や高いコミュニケーション能力が求められる一方で、知的好奇心を満たし、自己成長を実感できる環境でもあります。
未経験からでも、大学というフィールドへの強い熱意と適性、そして入念な準備があれば、十分に挑戦できる可能性があります。経験者であれば、これまでのスキルを活かして、さらに専門性を高め、大学の発展により深く貢献していくことができるでしょう。
大切なのは、まず自分自身が大学という組織で何を成し遂げたいのかを明確にし、応募する大学の理念や特色を深く理解することです。そして、これまでの経験で培った強みと、教育・研究への熱い想いを、応募書類や面接で効果的に伝えましょう。この記事が、あなたの大学事務への転職活動を力強く後押しし、充実したキャリアを築くための一助となれば幸いです。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。