NTTデータへの転職：成功を掴むための企業研究と選考対策
岩下隼人
ロイヤル合同会社
事務職への転職で求められるスキルとは？アピール方法とスキルアップ術も解説
岩下隼人
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事務職は、企業の円滑な運営を支える上で不可欠な存在であり、安定した人気を誇る職種です。しかし、いざ事務職への転職を考えたとき、「どんなスキルが必要なの？」「自分の経験やスキルはどうアピールすればいいの？」といった疑問や不安を感じる方も多いのではないでしょうか。
この記事では、事務職への転職を目指す方に向けて、企業が求める具体的なスキル、これまでの経験を活かすためのアピール方法、そしてさらなるスキルアップ術について詳しく解説します。
Contents
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なぜ事務職の転職で「スキル」が重要視されるのか？
事務職の求人において、企業が応募者のスキルを重視するのは、以下のような理由があるからです。
- 即戦力への期待: 特に経験者採用の場合、入社後すぐに業務に対応できる人材を求めています。必要なスキルを既に保有していることは、大きなアドバンテージとなります。
- 業務効率化への貢献: 高いPCスキルや事務処理能力を持つ人材は、業務の効率化や生産性向上に貢献してくれると期待されます。
- 組織への貢献: コミュニケーション能力や協調性といったヒューマンスキルは、円滑な組織運営やチームワークの向上に不可欠です。
- 事務職の業務範囲の広さと求められるスキルの多様性: 一口に事務職と言っても、一般事務、営業事務、経理事務、人事事務など、その種類は多岐にわたります。それぞれの業務内容に応じて、求められるスキルも様々です。
- 採用選考や入社後の待遇への影響: 保有しているスキルや資格は、書類選考や面接での評価はもちろん、場合によっては入社後の給与や任される業務範囲にも影響することがあります。
つまり、事務職への転職を成功させ、入社後も活躍するためには、企業がどのようなスキルを求めているのかを理解し、自身のスキルを的確にアピールすることが非常に重要になるのです。
事務職への転職で必須となる基本スキル
まず、多くの事務職で共通して求められる基本的なスキルについて見ていきましょう。これらのスキルは、事務職として働く上での土台となります。
基本的なPCスキル
現代の事務業務において、PCスキルは不可欠です。
- Word（文書作成ソフト）: ビジネス文書（報告書、送付状、議事録など）の作成、書式設定、表や図の挿入といった基本的な操作。
- Excel（表計算ソフト）: データ入力、四則演算、SUM関数やAVERAGE関数といった基本的な関数の使用、簡単なグラフ作成など。
- PowerPoint（プレゼンテーションソフト）: 簡単な資料の作成や修正、既存資料の編集など。
- Outlookなどのメールソフト操作: ビジネスメールの作成、送受信、フォルダ分け、スケジュール管理といった基本的な操作。
- タッチタイピング: 正確かつ、ある程度のスピードで文字入力ができることは、業務効率に直結します。
コミュニケーション能力
社内外の多くの人と関わるため、円滑なコミュニケーション能力は非常に重要です。
- 社内外との円滑な連携: 上司や同僚、他部署の社員、そして時には顧客や取引先と、正確かつスムーズに情報をやり取りする能力（報告・連絡・相談の徹底）。
- 電話応対・来客対応の基本: 丁寧な言葉遣いや適切な取り次ぎ、お客様への失礼のない対応。
- 分かりやすい説明力・傾聴力: 相手に情報を正確に伝える力と、相手の話を丁寧に聞き、意図を正確に理解する力。
ビジネスマナー
社会人としての基本的な振る舞いが求められます。
- 言葉遣い・身だしなみ: 相手に不快感を与えない、TPOに合わせた適切な言葉遣いや清潔感のある身だしなみ。
- 時間管理・期日厳守: 任された業務の納期を意識し、計画的に仕事を進める能力。
- 報連相の徹底: 業務の進捗状況や問題点を、適切なタイミングで上司や関係者に報告・連絡・相談すること。
基本的な事務処理能力
日常的な事務作業を正確かつ効率的にこなす能力です。
- 書類整理・ファイリング: 紙媒体や電子データを、後から誰でも分かりやすいように整理し、保管する能力。
- データ入力の正確性: 顧客情報や売上データなどを、ミスなく正確に入力する能力。
- 備品管理など: オフィスの備品在庫を把握し、必要に応じて発注するといった業務。
あると有利！事務職の転職で評価されるプラスαのスキル
基本的なスキルに加え、以下のようなスキルや経験があると、他の応募者と差をつけ、より専門性の高い業務や条件の良い求人を目指せる可能性があります。
高度なPCスキル
- Excel: VLOOKUP関数、IF関数、ピボットテーブル、マクロ・VBAといった高度な機能を使って、データ分析や業務自動化ができる能力。
- Access: データベースの作成や操作ができると、大量のデータ管理業務で役立ちます。
- 会計ソフト、給与計算ソフト、その他業務システムの操作経験: 経理事務や人事事務など、特定の分野で即戦力として期待されます。
- RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）ツールの知識・操作経験: 定型業務の自動化に関するスキルは、今後ますます需要が高まる可能性があります。
専門知識・資格
- 簿記（日商簿記2級以上など）: 経理事務や会計関連の業務を目指す場合に非常に有利です。
- MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）: WordやExcelなどのスキルを客観的に証明できます。
- 秘書技能検定: 高度なビジネスマナーや秘書業務に関する知識をアピールできます。
- TOEIC® L&R Testなどの語学力（特に英語）: 外資系企業や海外との取引がある企業では、英語力が必須または歓迎されることが多いです。
- 業界特有の知識: 医療事務、貿易事務、法務事務など、特定の業界や分野に関する専門知識や資格は、その分野での即戦力として高く評価されます。
問題解決能力・業務改善スキル
- 既存の業務プロセスにおける課題を発見し、具体的な改善策を提案・実行できる能力。
- 自ら考えて業務の効率化に取り組んだ経験。
情報収集・分析能力
- 業務に必要な情報をインターネットや資料から効率的に収集し、整理・分析して活用する力。
調整力・交渉力
- 複数の関係部署や取引先との間で、意見やスケジュールを調整し、円滑に業務を進める力。
- 時には、取引先と簡単な条件交渉を行う能力。
これまでの経験から事務職で活かせるスキルを見つけ出す方法
たとえ事務職の直接的な経験がなくても、これまでの職務経験の中で培ってきたスキルの中には、事務職でも十分に活かせるものがたくさんあります。
- 異業種・異職種からの転職の場合の例:
- 接客業経験者: 高いコミュニケーション能力、顧客対応力、クレーム対応力、相手のニーズを察する力。
- 販売業経験者: 在庫管理スキル、数値管理能力（売上、利益など）、提案力、商品の陳列や整理整頓のスキル。
- 製造業経験者: 正確性、緻密さ、集中力、5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）の意識、納期管理意識、品質管理への意識。
- 営業職経験者: 資料作成スキル（提案書など）、交渉力、目標達成意欲、スケジュール管理能力、顧客管理の経験。
- スキルの棚卸しと具体的なエピソードの紐付け: これまでの仕事内容を振り返り、どのような業務でどのようなスキルを発揮し、どのような成果に繋がったのかを具体的に書き出してみましょう。そのスキルが、事務職のどのような業務で活かせるのかを明確に結びつけることが重要です。
事務職の転職でスキルを効果的にアピールする方法
自身のスキルを効果的にアピールするためには、応募書類と面接の両方で工夫が必要です。
応募書類（履歴書・職務経歴書）でのアピール
- スキル欄の具体的な記述: 単に「Excelが使えます」ではなく、「Excel：VLOOKUP関数、ピボットテーブルを用いたデータ集計・分析業務が可能」「Word：ビジネス文書作成、契約書フォーマット修正経験あり」のように、具体的にどのような操作ができるのか、どのような業務で活用してきたのかを明記しましょう。
- 職務経歴でスキルを発揮したエピソードを盛り込む: これまでの職務経歴の中で、スキルを活かして成果を上げた具体的なエピソードを簡潔に記述します。数値化できる実績があれば、積極的に盛り込みましょう。
- 自己PRで強みとなるスキルを強調: 応募する事務職の仕事内容に合わせて、特にアピールしたいスキルを自己PR欄で改めて強調し、入社後にどのように貢献できるかを述べます。
面接でのアピール
- 具体的な業務経験を交えながらスキルを説明: 応募書類に記載したスキルについて、面接官から深掘りされることがあります。どのような状況で、どのようにスキルを活用し、どのような結果に繋がったのかを、具体的なエピソードを交えて分かりやすく説明できるように準備しておきましょう。
- 企業が求めるスキルと自身のスキルを関連付ける: 応募先の企業がどのようなスキルを持つ人材を求めているのかを事前に理解し、自身のスキルがそのニーズに合致していることを具体的にアピールします。
- 学習意欲や今後のスキルアップへの意欲も示す: 現在保有しているスキルだけでなく、入社後も積極的に新しいことを学び、スキルアップしていきたいという前向きな姿勢を示すことも重要です。
事務職への転職に向けてスキルアップする方法
もし、現時点で事務職に必要なスキルが不足していると感じる場合でも、諦める必要はありません。以下のような方法でスキルアップを目指しましょう。
- 資格取得を目指す: MOSや簿記、秘書検定など、事務職に関連する資格の取得は、スキルの客観的な証明となり、学習意欲のアピールにも繋がります。
- PCスクールやオンライン講座を受講する: WordやExcelといった基本的なPCスキルから、より高度な専門スキルまで、体系的に学ぶことができます。
- 独学で書籍やWebサイトを活用する: 書籍やインターネット上には、事務スキルに関する多くの情報や学習教材があります。自分のペースで学習を進めたい方におすすめです。
- 派遣社員として実務経験を積む: まずは派遣社員として事務の仕事に就き、実務経験を積みながらスキルを磨くという方法も有効です。
- 現在の職場で事務関連の業務に積極的に関わる: もし可能であれば、現在の職場で事務作業を手伝ったり、PCスキルを活かせる業務に積極的に関わったりすることで、実務経験を積むことができます。
まとめ：求められるスキルを理解し、効果的にアピールして事務職転職を成功させよう
事務職への転職を成功させるためには、企業がどのようなスキルを求めているのかを正しく理解し、自身の経験やスキルをそれと結びつけて効果的にアピールすることが不可欠です。
基本的なPCスキルやコミュニケーション能力はもちろんのこと、応募する職種や業界によっては、より専門的なスキルや知識が求められることもあります。これまでの経験を丁寧に棚卸しし、不足しているスキルがあれば積極的に学び、自信を持って転職活動に臨みましょう。あなたの新しいキャリアへの挑戦を心から応援しています。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。