事務職への転職を考えているあなたへ！成功へのステップと仕事のリアル

「安定したオフィスワークに魅力を感じる」「誰かをサポートする仕事でやりがいを見つけたい」「これまでの経験を活かして、事務職にキャリアチェンジしたい」――そんな思いから、事務職への転職を考えている方も多いのではないでしょうか。事務職は、どんな企業や組織においてもその円滑な運営を支える上で欠かせない存在であり、多様な業界で活躍の場が広がっています。

しかし、いざ「事務に転職したい」と思っても、「具体的にどんな仕事をするの？」「自分に向いているのだろうか？」「未経験でも大丈夫？」といった疑問や不安が次々と湧いてくるかもしれません。この記事では、事務職への転職を希望するあなたのために、仕事内容の基本から、求められるスキル、転職活動の具体的なステップ、そして成功するためのポイントまで、幅広く解説していきます。

「事務職」への転職、なぜ多くの人が選ぶ？その魅力と働きがい

事務職が転職先として常に根強い人気を保っているのには、いくつかの理由があります。

• 事務職の一般的なイメージと実際の魅力: 多くの方が事務職に対して、「安定していそう」「オフィスで快適に働けそう」「残業が比較的少なそう」といったイメージを持っているかもしれません。確かに、企業によってはそのような側面もありますが、それ以上に、事務職には以下のような本質的な魅力があります。
  • 企業運営への貢献: 書類作成、データ管理、電話応対、来客対応といった日々の業務を通じて、組織全体の円滑な運営を支え、他の社員が本来の業務に集中できる環境を作ることに貢献できます。「縁の下の力持ち」として、なくてはならない存在意義を感じられるでしょう。
  • 専門スキルの習得とキャリアアップ: 基本的なPCスキルはもちろんのこと、経理、人事、法務、貿易、医療といった特定の分野に関する専門知識やスキルを身につけることで、その道のプロフェッショナルとしてキャリアを築いていくことも可能です。
  • ワークライフバランスの実現の可能性: 企業や業務内容にもよりますが、比較的勤務時間が安定しており、休日もカレンダー通りという場合が多いため、プライベートの時間を大切にしながら働きたいと考える方にとって、魅力的な選択肢となり得ます。
• 多様な業界・企業で求められる普遍的な役割: 事務職は、メーカー、商社、IT、金融、医療、教育、官公庁など、ほぼ全ての業界・企業で必要とされるため、自分の興味や関心に合わせて活躍の場を選ぶことができます。また、そこで培った事務スキルは、他の業界や企業へ転職する際にも活かせる汎用性の高いものです。

事務職の仕事とは？主な種類と具体的な業務内容

「事務職」と一口に言っても、その仕事内容は非常に幅広く、企業や配属される部署によって担当する業務は大きく異なります。ここでは、代表的な事務職の種類とその主な業務内容について見ていきましょう。

• 一般事務: 特定の専門分野に限定されず、オフィス内の幅広いサポート業務を担当します。主な仕事内容は、各種書類の作成・管理、データ入力・集計、電話応対、来客対応、ファイリング、郵便物・メールの仕分け・発送、備品管理、経費精算の補助などです。企業や部署の「潤滑油」のような役割を担い、組織全体の業務がスムーズに進むよう多方面から支援します。
• 営業事務: 営業部門の活動をバックオフィスからサポートする専門職です。見積書や請求書の作成、受発注データの管理、納期調整、顧客情報の管理、営業資料の作成補助、電話やメールでの顧客対応などが主な業務となります。営業担当者が効率的に営業活動に専念できるよう、きめ細やかなサポートが求められます。
• 経理事務: 企業のお金に関わる業務全般を専門に担当します。日々の伝票処理、仕訳入力、現預金管理、売掛金・買掛金の管理、請求書の発行・確認、経費精算、月次・年次決算業務の補助などが主な業務です。正確性と専門知識（簿記など）が特に重視される職種です。
• 人事・総務事務: 人事事務は、従業員の採用活動の補助、入退社手続き、勤怠管理、給与計算、社会保険手続き、福利厚生に関する業務などを担当します。総務事務は、備品管理、オフィス環境の整備・維持、社内規程の管理、株主総会・取締役会の運営サポート、社内行事の企画・運営など、企業全体の運営を支える幅広い業務を担います。中小企業では、人事と総務の業務を兼任することも少なくありません。
• その他専門事務: 上記以外にも、医療機関での受付業務やレセプト作成（診療報酬請求事務）を行う「医療事務」、輸出入に関する書類作成や通関手続き、海外とのコレポンなどを行う「貿易事務」、法律事務所などで弁護士の業務をサポートする「法務事務（パラリーガル）」、学校や教育機関で運営を支える「学校事務」など、特定の専門知識やスキルが求められる事務職も多数存在します。

企業規模や業種によって、一人の事務スタッフが担当する業務範囲は大きく異なります。中小企業では幅広い業務をマルチにこなす能力が求められる一方、大手企業では業務が細分化され、より専門的な役割を担う傾向があります。

事務職への転職で求められる基本的なスキルと資質

事務職として活躍するためには、どのようなスキルや資質が求められるのでしょうか。

• 必須のPCスキル:
  • Word: ビジネス文書（報告書、送付状、議事録など）の作成、書式設定、表や図の挿入といった基本的な操作。
  • Excel: データ入力、表計算、SUM関数やAVERAGE関数といった基本的な関数の使用、簡単なグラフ作成、リスト管理など。
  • PowerPoint: 簡単なプレゼンテーション資料の作成・修正、既存資料の編集など（職種による）。
  • メールソフト（Outlookなど）: ビジネスメールの作成・送受信、スケジュール管理、フォルダ分けといった基本的な操作。
  • タッチタイピング: 正確かつ、ある程度のスピードで文字入力ができることは、業務効率に直結します。
• コミュニケーション能力: 社内外の多くの人と関わるため、相手に分かりやすく情報を伝えたり、相手の意図を正確に汲み取ったりするコミュニケーション能力は非常に重要です。丁寧な言葉遣いや電話応対スキル、来客対応スキルも含まれます。
• ビジネスマナー: 社会人としての基本的な言葉遣い、身だしなみ、時間管理（期日厳守）、報告・連絡・相談（報連相）の徹底などが求められます。
• 事務処理能力: 書類整理・ファイリング、データ入力の正確性、複数の業務を効率的にこなす段取り力、そして何よりもミスなく丁寧に仕事を進める能力が重要です。
• あると有利なスキル・資格: 日商簿記検定などの会計知識、TOEIC® L&R Testなどの語学力、MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）といったPCスキルを客観的に証明する資格、秘書技能検定などは、応募する職種や企業によって有利に働くことがあります。

未経験からでも事務職へ転職は可能？成功の秘訣

「事務の経験がないけれど、どうしても事務職に転職したい…」そんな方も少なくないでしょう。結論から言えば、未経験からでも事務職への転職は十分に可能です。

• 未経験者歓迎の求人の実情と企業の期待: 実際に求人情報を見てみると、「未経験者歓迎」「職種・業種未経験OK」を掲げる事務職の募集は数多く存在します。企業が未経験者に期待するのは、即戦力としてのスキルよりも、むしろ「ポテンシャル」「学習意欲の高さ」「人柄」「コミュニケーション能力」といった点であることが多いです。
• これまでの経験から活かせる「ポータブルスキル」の見つけ方: たとえ事務職の直接的な経験がなくても、前職（異業種・異職種）で培ったスキルの中には、事務職でも十分に活かせるものがたくさんあります。例えば、接客業で培ったコミュニケーション能力や顧客対応力、販売業での数値管理能力やPC操作経験、製造業での正確性や集中力、営業職での資料作成スキルやスケジュール管理能力などは、事務職においても大きな強みとなります。これらの「ポータブルスキル（持ち運び可能なスキル）」を見つけ出し、具体的にアピールすることが重要です。
• 資格取得の有効性と学習意欲のアピール: MOSや日商簿記3級、秘書検定3級といった資格は、未経験者にとって、事務職への関心の高さと基礎知識があること、そして何よりも学習意欲を客観的に示す上で有効な手段となります。
• 熱意と適性を伝える志望動機の重要性: なぜ事務職に挑戦したいのか、その熱意と、これまでの経験の中で事務職に通じる適性（例：細かい作業が好き、人をサポートすることにやりがいを感じるなど）を、具体的なエピソードを交えて伝えることが、採用担当者の心を動かす鍵となります。

事務職への転職活動：具体的なステップと進め方

事務職への転職を決意したら、計画的に活動を進めていきましょう。

1. 自己分析:
   • 自分の強み・弱み、価値観の明確化: これまでの経験を振り返り、得意なこと、苦手なこと、仕事をする上で大切にしたいことなどを整理します。
   • スキル・経験の棚卸し: PCスキル、コミュニケーション能力、事務処理能力、語学力など、自分が持つスキルや経験を具体的に書き出します。
   • 希望条件の整理: 勤務地、給与、休日、勤務時間、仕事内容、雇用形態（正社員、契約社員、派遣社員など）といった希望条件を明確にします。
2. 情報収集:
   • 求人サイトの活用: 大手総合型転職サイト、事務職専門の求人サイト、地域特化型の求人サイトなど、複数のサイトをチェックし、幅広い求人情報に触れましょう。「事務 未経験」「一般事務 正社員」といったキーワードで検索します。
   • 転職エージェントの利用: キャリアアドバイザーに相談し、非公開求人を紹介してもらったり、応募書類の添削や面接対策などのサポートを受けたりすることも有効です。
   • 企業の採用ホームページ: 興味のある企業のホームページを直接確認し、採用情報をチェックします。
   • ハローワーク: 地元の求人情報が豊富で、窓口で相談しながら仕事を探すことができます。
3. 応募書類の準備:
   • 履歴書: 学歴・職歴は正確に、誤字脱字がないように丁寧に作成します。証明写真は清潔感のある服装で、3ヶ月以内に撮影したものを使用しましょう。
   • 職務経歴書: これまで担当した業務内容、役割、期間、そして具体的な実績や成果を分かりやすくまとめます。事務職で活かせるスキルや経験を強調しましょう。
4. 選考対策:
   • 筆記試験（企業による）: SPIや一般常識問題、簡単なPCスキルテストなどが行われる場合があります。必要に応じて対策本などで準備しましょう。
   • 面接対策: 想定される質問への回答を準備し、模擬面接などで練習しておくと、本番でも落ち着いて対応できます。

事務職の応募書類であなたの魅力を伝える書き方

応募書類は、あなたと企業との最初の接点であり、あなたの第一印象を左右する重要なツールです。

• 志望動機：なぜ事務職なのか、なぜその企業なのかを具体的に: 「以前から縁の下の力持ちとして組織をサポートする仕事に魅力を感じており、貴社の〇〇という事業内容や△△という企業理念に深く共感し、事務の立場から貢献したいと考えました」など、具体的な理由と熱意を自分の言葉で記述しましょう。
• 自己PR：これまでの経験やスキルが事務職でどう活かせるかをアピール: PCスキル、コミュニケーション能力、正確性、計画性、協調性といった強みを、具体的なエピソードを交えながら、応募先の事務職のどのような業務で役立つのかを明確に結びつけて説明します。
• 職務経歴：具体的な業務内容、役割、実績を分かりやすく記述: 担当した業務内容、期間だけでなく、そこでどのような工夫をし、どのような成果を上げたのか（例：〇〇業務の効率化により作業時間を△％削減、顧客満足度アンケートで高評価を獲得など）を、可能であれば数値も交えて具体的に記載します。
• PCスキルや保有資格は漏れなく記載: 使用できるソフトウェア名やスキルレベル（例：Excel：VLOOKUP関数、ピボットテーブルを用いたデータ集計が可能）、保有資格（MOS、簿記、秘書検定など）は、取得年月日とともに正確に記載しましょう。

事務職の面接で好印象を与えるためのポイント

面接は、あなたのスキルや経験、人柄、そして企業への熱意を直接伝える絶好の機会です。

• よく聞かれる質問への対策: 自己PR、志望動機、転職理由（前職がある場合）、これまでの職務経験、長所・短所、今後のキャリアプラン、ストレス対処法などは必ず聞かれる質問です。自分なりの回答を事前に準備しておきましょう。
• 事務職への適性をアピール: 正確性、緻密さ、計画性、協調性、サポート力といった、事務職に求められる資質を、具体的なエピソードを交えながらアピールしましょう。
• コミュニケーション能力を意識した受け答え: 面接官の質問の意図を的確に理解し、簡潔かつ分かりやすく、ハキハキとした口調で回答することを心がけます。相手の目を見て、明るい表情で話すことも大切です。
• 逆質問の準備: 面接の最後には、必ずと言っていいほど「何か質問はありますか？」と聞かれます。「特にありません」という回答は避け、企業の事業内容や応募職種の具体的な業務内容、入社後の研修制度、職場の雰囲気などについて質問することで、入社意欲の高さを示すことができます。

事務職へ転職する上での心構えと注意点

事務職への転職を成功させ、入社後も充実したキャリアを築くためには、いくつかの心構えと注意点があります。

• 企業によって仕事内容や待遇は大きく異なる: 一口に事務職と言っても、企業の規模や業種、配属される部署によって、担当する業務内容や求められるスキル、そして給与や福利厚生といった待遇は大きく異なります。求人情報をよく確認し、企業研究をしっかりと行うことが重要です。
• ルーティンワークへの適応と、その中でのやりがい発見: 事務職の仕事には、日々繰り返される定型的な業務も多く含まれます。そのような業務にも真摯に取り組み、その中で効率化や改善点を見つけ出すといった前向きな姿勢が大切です。
• 継続的なスキルアップの重要性: PCスキルや業務システムは常に進化しています。また、担当する業務によっては専門知識の習得も求められます。常に新しいことを学び、スキルアップしていく意欲を持ち続けることが、長期的なキャリア形成に繋がります。
• 「縁の下の力持ち」としての自覚と貢献意欲: 事務職は、直接的に売上を上げたり、目に見える成果を上げたりする機会は少ないかもしれません。しかし、組織全体の円滑な運営を支え、他の社員が働きやすい環境を作るという、非常に重要な役割を担っています。その役割に誇りを持ち、貢献意欲を持って取り組むことが大切です。

まとめ：「事務職への転職」を実現し、新しいキャリアを築こう

「事務職に転職したい」というあなたの思いは、適切な準備と行動によって、必ず実現に近づけることができます。まずは、自分自身と向き合い、どのような事務職に就きたいのか、どのような働き方をしたいのかを明確にすることから始めましょう。

そして、この記事で紹介した仕事内容の理解、スキルの棚卸し、求人の探し方、応募書類の作成や面接対策のポイントなどを参考に、自信を持って転職活動に臨んでください。あなたの新しいキャリアへの挑戦を心から応援しています。

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岩下隼人

ロイヤル合同会社　代表

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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。