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岩下隼人
ロイヤル合同会社
【事務職の転職】実績を効果的にアピール！書類選考・面接突破の秘訣
岩下隼人
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事務職への転職活動において、「これまでの実績をどう伝えれば良いのだろう？」「営業職のように具体的な数字で成果を示しにくい…」と悩む方は少なくありません。しかし、事務職の仕事にも、日々の業務改善やチームへの貢献といった、アピールできる「実績」は必ず存在します。この記事では、事務職への転職を目指す方に向けて、採用担当者に響く実績の見つけ方、効果的な伝え方、そして書類選考や面接を突破するための具体的なポイントや例文を詳しく解説します。
Contents
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なぜ事務職の転職で「実績」のアピールが重要なのか？
事務職の仕事は、ルーティンワークが多い、あるいはサポート業務が中心といったイメージから、「実績」としてアピールできるものがないと感じてしまうかもしれません。しかし、企業が採用選考で重視するのは、応募者がこれまでにどのような成果を上げ、どのように貢献してきたか、そして入社後にどのような活躍が期待できるかです。
- 事務職でも成果や貢献度は見られている: 日々の業務を正確にこなすことはもちろん、業務効率化のための工夫や、チームワーク向上への貢献、コスト削減への取り組みなど、事務職ならではの形で企業に貢献している点は必ず評価されます。
- 他の応募者との差別化: 多くの応募者が集まる事務職の選考において、具体的な実績をアピールできることは、他の応募者との大きな差別化に繋がります。
- 即戦力としての期待、問題解決能力の証明: 特に経験者採用の場合、企業は即戦力となる人材を求めています。過去の実績は、あなたのスキルや問題解決能力を具体的に示す証となります。
- 具体的な行動と結果を示す必要性: 「頑張りました」「貢献しました」といった曖昧な表現だけでは、採用担当者にはあなたの本当の価値は伝わりません。具体的な行動と、それによってもたらされた結果（実績）をセットで伝えることが重要です。
つまり、事務職の転職においても、「実績」を的確にアピールすることは、書類選考や面接を有利に進めるための鍵となるのです。
事務職の「実績」とは？見つけ方と具体例
では、事務職における「実績」とは具体的にどのようなものを指すのでしょうか。そして、どのように見つけ出せば良いのでしょうか。
実績の定義
事務職における実績とは、単に日々の業務をこなした経験だけでなく、あなたの主体的な工夫や改善、努力によって、業務の質や効率が向上したり、組織やチームにポジティブな影響を与えたりした具体的な成果のことです。目に見える数値的な成果だけでなく、業務プロセスの改善や、周囲からの信頼獲得といった定性的な成果も立派な実績と言えます。
実績の見つけ方のヒント
これまでの業務を振り返り、以下のような視点で「実績」の種を見つけ出してみましょう。
- 業務効率化に貢献したこと:
- 手作業で行っていた業務をExcelの関数やマクロを活用して自動化した。
- 新しいツールやシステムを導入し、作業時間を短縮した。
- 書類のファイリング方法やデータ管理方法を見直し、検索時間を削減した。
- ミス削減に繋がった取り組み:
- ダブルチェック体制を構築したり、チェックリストを作成したりして、ヒューマンエラーを減らした。
- 業務マニュアルを作成・更新し、業務の標準化に貢献した。
- チームワーク向上や円滑なコミュニケーションに貢献したこと:
- 他部署との連携を強化し、情報共有をスムーズにした。
- 新人や後輩社員の教育・指導を担当し、早期の戦力化に貢献した。
- チーム内の雰囲気改善のために、積極的にコミュニケーションを取った。
- 新しい業務フローの導入や改善提案:
- これまでのやり方にとらわれず、より効率的で質の高い業務フローを提案し、実行した。
- 顧客満足度向上に繋がったサポート業務:
- 顧客からの問い合わせに対して、迅速かつ丁寧に対応し、感謝された経験。
- 営業担当者がスムーズに営業活動を行えるよう、きめ細やかなサポートを提供した。
- コスト削減に貢献したこと:
- 事務用品の購入方法を見直したり、ペーパーレス化を推進したりして、経費を削減した。
- 定型業務の正確性・迅速性の向上:
- 日々のデータ入力や書類作成において、高い正確性を維持し、かつ処理スピードを向上させた。
具体的な実績の例
- 一般事務: 「〇〇ツールの導入を提案・主導し、部署内の書類共有にかかる時間を月平均で約△時間削減。情報共有の円滑化にも貢献しました。」
- 営業事務: 「新しい顧客管理シートを作成・運用することで、営業担当者間の情報共有を促進し、対応漏れによるクレーム件数を前年同期比で〇%削減しました。」
- 経理事務: 「月次決算の早期化に取り組み、関連部署との連携方法を見直すことで、決算報告の締め日を従来よりも〇営業日短縮することに成功しました。」
- 人事事務: 「採用応募者への連絡フローを見直し、返信率を〇%向上させるとともに、応募者からの問い合わせ対応満足度アンケートで高評価を得ました。」
このように、具体的な行動と、可能であれば数値化した成果をセットで示すことがポイントです。
事務職の実績を効果的に伝えるための基本構成（STARメソッドなど）
見つけ出した実績を、採用担当者に分かりやすく、かつ魅力的に伝えるためには、話の構成が重要です。「STARメソッド」は、実績を語る上で非常に有効なフレームワークです。
- S (Situation): どのような状況・背景だったのか
- いつ、どのような部署で、どのような課題や問題意識があったのか、具体的な状況を説明します。
- T (Task): どのような課題・目標があったのか
- その状況において、あなたが解決すべき課題や、達成すべき目標は何だったのかを明確にします。
- A (Action): その課題解決・目標達成のために、あなたが具体的にどのような行動・工夫をしたのか
- 課題解決や目標達成に向けて、あなたが主体的に考え、実行した具体的な行動や工夫、努力のプロセスを詳細に説明します。事務職であれば、PCスキルの活用、業務フローの見直し、他部署との連携強化などが考えられます。
- R (Result): その行動の結果、どのような具体的な成果・実績が得られたのか
- あなたの行動によって、どのような具体的な成果や変化が得られたのか、あるいは周囲からどのような評価を受けたのかを伝えます。可能であれば、数値化できる成果（例：「業務時間を〇%削減」「コストを〇万円削減」「ミス発生率を〇%低減」など）を盛り込むと、より説得力が増します。
このSTARメソッドを意識することで、あなたの実績が単なる経験談ではなく、具体的な行動と成果を伴った価値あるものであることを効果的に伝えることができます。
応募書類（職務経歴書）で事務職の実績をアピールする方法と例文
職務経歴書は、あなたのこれまでの経験と実績を企業に伝えるための重要な書類です。事務職の実績を効果的にアピールするためのポイントと例文をご紹介します。
職務経歴書の書き方のポイント
- 担当業務ごとに、具体的な行動と成果（実績）をセットで記述する: 単に「〇〇業務を担当」と書くだけでなく、その業務においてどのような工夫をし、どのような成果に繋がったのかを具体的に記述しましょう。
- 数値化できる実績は積極的に盛り込む: 「〇〇%削減」「〇〇件対応」「〇〇時間短縮」など、具体的な数値を盛り込むことで、あなたの貢献度がより明確に伝わります。
- 数値化が難しい場合は、具体的な状況の変化や周囲からの評価などを記述する: 例えば、「業務フローを改善し、チームメンバーの残業時間が大幅に削減され、感謝の言葉をいただいた」「新しいファイリングシステムを導入し、書類検索の効率が向上したと上司から評価された」といった記述も有効です。
- 応募企業の求める人物像や業務内容に合わせて、アピールする実績を選ぶ: 応募する企業がどのようなスキルや経験を重視しているのかを理解し、それに合致する実績を重点的にアピールしましょう。
- 箇条書きなどを活用し、見やすく分かりやすいレイアウトを心がける: 採用担当者が短時間であなたの実績を把握できるように、工夫しましょう。
職務経歴書の例文
- 業務効率化をアピールする例文:
- 業務内容: 営業部内での資料作成及びデータ集計業務
- 実績・取り組み:
- 定期的に作成する週次報告書のフォーマットをExcelで見直し、VLOOKUP関数及びピボットテーブルを導入することで、従来約2時間要していた作成時間を約30分に短縮。月間で約6時間の業務時間削減に貢献しました。
- 過去の提案資料を分類・データベース化し、営業担当者が必要な情報を迅速に検索できるシステムを構築。資料探しの手間を大幅に削減し、営業活動の効率化をサポートしました。
- コスト削減をアピールする例文:
- 業務内容: 総務部における備品管理及び発注業務
- 実績・取り組み:
- 複数の納入業者の価格を定期的に比較検討し、年間約〇万円の事務用品購入コスト削減を実現しました。
- ペーパーレス化を推進するため、社内稟議システムの積極的な利用を呼びかけ、印刷用紙及びトナーの使用量を前年比で約〇%削減しました。
- チームへの貢献をアピールする例文:
- 業務内容: 人事部における採用アシスタント業務
- 実績・取り組み:
- 応募者との連絡方法を見直し、メールテンプレートの改善や迅速な返信を徹底することで、応募者からの問い合わせ対応満足度を向上させました。
- 新入社員向けの業務マニュアルを作成し、OJT期間の短縮と早期の戦力化に貢献。新入社員からは「分かりやすい」と好評を得ました。
面接で事務職の実績を魅力的に語るコツと例文
書類選考を通過したら、次は面接です。面接では、応募書類に記載した実績について、さらに深掘りした質問をされることがあります。
面接での伝え方のポイント
- 応募書類に書いた実績の中から、特にアピールしたいものを深掘りして説明する: 全ての実績を話す必要はありません。応募企業の求める人物像や業務内容に最も合致する実績を選び、具体的なエピソードを交えて詳細に説明しましょう。
- 具体的なエピソードを交え、ストーリーとして語る: 単に結果を述べるだけでなく、どのような課題があり、それに対してどのように考え、行動し、そしてどのような結果に繋がったのか、そのプロセスをストーリーとして語ることで、面接官の共感を呼び、記憶に残りやすくなります。
- STARメソッドを意識し、論理的に分かりやすく伝える: 状況、課題、行動、結果の流れを意識して話すことで、話が整理され、相手に伝わりやすくなります。
- 自信を持って、しかし謙虚さも忘れずに: 自分の実績に自信を持つことは大切ですが、過度な自慢話にならないように注意しましょう。チームで達成した成果であれば、周囲への感謝の気持ちも添えると好印象です。
- その実績が応募企業でどのように活かせるのかを関連付ける: 過去の実績を語るだけでなく、その経験やスキルが、入社後、応募企業の事務職としてどのように貢献できるのかを具体的に伝えることが重要です。
面接での回答例文（「これまでの仕事で最も成果を上げたことは何ですか？」などの質問に対して）
「はい、前職で営業事務として勤務していた際に、営業担当者のスケジュール管理方法を改善し、チーム全体の業務効率向上に貢献できたことが、私にとって大きな成果の一つです（Point）。
当時、営業担当者各自が異なる方法でスケジュールを管理しており、情報共有がうまくいかず、ダブルブッキングや訪問漏れといった問題が散見されていました（Situation）。そこで私は、チーム全体のスケジュールを一覧で確認でき、かつリアルタイムで更新可能なクラウド型のスケジュール管理ツールの導入を提案いたしました（Task）。
導入にあたっては、まず各営業担当者にヒアリングを行い、現状の課題や新しいツールへの要望を把握しました。その上で、複数のツールを比較検討し、操作性やコスト面で最適なものを選定しました。そして、導入説明会を実施し、個別のフォローアップも行うことで、スムーズな移行をサポートしました（Action）。
結果として、スケジュール管理に関するミスが大幅に減少し、営業担当者からは『顧客対応に集中できるようになった』『情報共有が格段にしやすくなった』といった声が上がるようになりました。具体的な数値としては、スケジュール調整にかかる時間が月平均で約〇時間削減され、チーム全体の残業時間削減にも繋がりました（Result）。
この経験から、課題の本質を見抜き、周囲を巻き込みながら主体的に改善に取り組むことの重要性を学びました。また、新しいツールを導入する際には、丁寧な説明とフォローアップがいかに大切であるかも実感いたしました。貴社におきましても、これまでの経験で培った問題解決能力とサポート力を活かし、事務業務の効率化と円滑なチーム運営に貢献していきたいと考えております（Point/Link）。」
事務職の実績アピールにおける注意点とNG例
実績をアピールする際には、以下の点に注意しましょう。
- 実績の誇張や嘘は絶対にNG: 事実と異なることを話したり、実績を過剰にアピールしたりすると、後で必ず矛盾が生じ、信頼を大きく損ないます。
- 抽象的な表現を避ける: 「頑張って業務効率を改善しました」「チームに貢献しました」といった曖 Colombeな表現だけでは、具体的に何をしたのか、どのような成果があったのかが伝わりません。
- 個人の成果なのか、チームの成果なのかを明確にする: チームで達成した成果を語る場合は、その中で自分がどのような役割を果たし、どのように貢献したのかを具体的に説明しましょう。
- 応募企業のニーズと関連性の低い実績ばかりをアピールする: どんなに素晴らしい実績でも、応募先の企業が求めているスキルや経験と関連性が薄ければ、効果的なアピールには繋がりません。
- 実績が見つからないと思い込み、「特にありません」と答える: 仕事をしていれば、何かしら工夫したり、努力したりした経験はあるはずです。「特にない」という回答は、仕事への主体性がない、あるいは自己分析ができていない、面接の準備不足と捉えられかねません。
「実績」と言えるものが見つからない場合の対処法
「これといった華々しい実績はない…」「何をアピールすればいいか分からない…」と悩む方もいるかもしれません。しかし、必ずしも大きなプロジェクトの成功や、数値で明確に示せる成果だけが「実績」ではありません。
- 日常業務の中の小さな工夫や改善点に目を向ける: 例えば、「毎日のデータ入力業務で、独自のチェック方法を編み出し、入力ミスを減らした」「頻繁に問い合わせがある内容について、簡単なFAQを作成して部署内で共有し、問い合わせ対応の時間を短縮した」といった日常的な業務改善も、立派な実績です。
- 定型業務の「正確性」「迅速性」を数値化・具体化してみる: 例えば、「月平均〇〇件の伝票処理を、ミスなく期限内に完了させてきた」「電話応対において、お客様をお待たせしないよう、平均〇コール以内で対応することを心がけてきた」など、日々の業務の質や量を具体的に示すことも有効です。
- 周囲から感謝されたこと、褒められたことを思い出す: 上司や同僚、顧客から「ありがとう」「助かったよ」と言われた経験はありませんか？それは、あなたが何らかの形で貢献した証です。その時の状況や自分の行動を振り返ってみましょう。
- 上司や同僚に自分の貢献について客観的な意見を聞いてみる: 自分では気づかなかった貢献や強みを、周囲の人が認識していることもあります。
- 「実績」を「貢献」や「工夫」「努力」と捉え直す: 必ずしも目に見える「成果」だけでなく、目標達成に向けて努力したプロセスや、業務をより良くするために工夫した点なども、十分にアピールできる材料となります。
大切なのは、その経験を通じてあなたがどのように考え、行動し、そして何を得たのかを具体的に伝えることです。
まとめ：事務職の「実績」を見つけ出し、自信を持って転職を成功させよう！
事務職への転職活動において、「実績」を効果的にアピールすることは、書類選考や面接を突破し、希望のキャリアを掴むための重要な鍵となります。営業職のように明確な数値目標がない場合でも、日々の業務の中であなたが主体的に行ってきた工夫や改善、チームへの貢献は、必ず評価されるべき立派な実績です。
この記事で紹介した実績の見つけ方や伝え方のポイント、そして具体的な例文を参考に、あなた自身の経験を丁寧に振り返り、自信を持ってアピールできる「実績」を見つけ出してください。そして、その実績が応募先の企業でどのように活かせるのかを具体的に伝えることで、採用担当者にあなたの価値を最大限に伝え、事務職への転職を成功させましょう。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。