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岩下隼人
ロイヤル合同会社
営業事務への転職は本当に難しい？理由と成功のためのポイントを解説
岩下隼人
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営業部門をバックオフィスから支え、企業の売上向上に貢献する営業事務。コミュニケーション能力やPCスキルを活かし、営業担当者と顧客の橋渡し役となるやりがいのある仕事として人気があります。しかしその一方で、「営業事務への転職は難しい」という声も耳にします。この記事では、なぜ営業事務への転職が難しいと言われるのか、その背景にある理由と、転職を成功させるための具体的な対策や心構えについて詳しく解説します。
Contents
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なぜ営業事務への転職は「難しい」と言われるのか？
営業事務への転職が「難しい」と感じられる背景には、いくつかの要因が考えられます。
人気職種で競争率が高い
営業事務は、一般事務と比較して「営業活動に直接関与できる」「専門性が身につく」「やりがいを感じやすい」といったイメージから、事務職の中でも特に人気が高い職種です。そのため、一つの求人に対して多くの応募者が集まり、結果として競争率が高くなる傾向があります。未経験者だけでなく、経験豊富なライバルも多いため、しっかりとした準備が必要です。
企業が求めるスキルレベルが高い場合がある
営業事務には、単に定型的な事務作業をこなすだけでなく、高度なスキルが求められることがあります。
- コミュニケーション能力: 社内外の様々な立場の人と円滑に連携するための高いコミュニケーション能力、特に調整力や交渉力が求められることもあります。
- PCスキル: WordやExcel、PowerPointはもちろんのこと、企業によってはAccessや専用の販売管理システム、SFA（営業支援システム）の操作経験などを求められるケースもあります。特にExcelスキルは、関数やVBAの知識を期待されることも少なくありません。
- 主体性や臨機応変な対応力: 営業担当者の指示を待つだけでなく、自ら考えて行動する主体性や、急な依頼やトラブルにも柔軟に対応できる臨機応変さが求められます。
営業担当者との相性や連携が重視される
営業事務は、営業担当者と密に連携を取りながら仕事を進めるため、チームワークや相性が非常に重要視されます。面接では、コミュニケーションの取り方や、営業担当者をどのようにサポートしていきたいかといった点が詳しく見られることがあります。
求人数に対して応募者が多い傾向
人気職種である一方、企業の組織体制によっては営業事務のポジションが限られていることもあり、求人数自体が他の事務職種と比較してそれほど多くない場合があります。そのため、需要と供給のバランスから難易度が上がることがあります。
業界や企業規模によって求められるものが異なる
取り扱う商材やサービス、企業の規模、業界の特性によって、営業事務に求められる知識やスキル、業務範囲が大きく異なります。そのため、応募する企業ごとにしっかりと企業研究を行い、求められる人物像を理解する必要があります。
営業事務の仕事内容と求められるスキルを再確認
営業事務への転職を考える上で、まずはその仕事内容と企業が求めるスキルを正確に理解しておくことが重要です。
営業事務の主な仕事内容
営業事務の業務範囲は企業によって異なりますが、主に以下のような業務が挙げられます。
- 書類作成: 見積書、請求書、契約書、納品書、送付状などの作成・管理
- 受発注処理: 顧客からの注文受付、システムへの入力、発注手続き
- 納期管理・在庫管理: 商品の納期確認・調整、在庫状況の確認・報告
- 電話・メール応対: 顧客からの問い合わせ対応、営業担当者への取次ぎ・連絡
- 営業資料作成補助: プレゼンテーション資料の作成サポート、データ収集・分析
- 売上データ集計・管理: 売上実績の入力、レポート作成
- 来客応対: お客様の案内、お茶出しなど
- その他: 営業担当者のスケジュール管理、経費精算の補助など
営業事務に求められる基本的なスキル
多くの企業で共通して求められる基本的なスキルは以下の通りです。
- 高いコミュニケーション能力: 顧客や営業担当者、他部署の社員と円滑に意思疎通を図るための傾聴力、伝達力、調整力。
- PCスキル:
- Word：ビジネス文書の作成、書式設定
- Excel：データ入力、表計算、関数（SUM、IF、VLOOKUPなど）、グラフ作成
- PowerPoint：資料作成、編集
- メールソフトの操作、ビジネスメールのマナー
- 場合によっては、販売管理システムやSFAの操作経験
- 正確性・迅速性: ミスなく丁寧に、かつスピーディーに業務をこなす能力。特に数字を扱う業務では高い正確性が求められます。
- ビジネスマナー: 適切な身だしなみ、言葉遣い、電話応対のマナー。
- マルチタスク能力・スケジュール管理能力: 複数の業務を同時並行で効率的に進め、優先順位をつけて処理する能力。
- 細やかな気配り・サポート精神: 営業担当者がスムーズに業務を行えるよう、先回りしてサポートする姿勢。
あると有利なスキル・経験
上記の基本スキルに加えて、以下のようなスキルや経験があると、転職活動で有利に働くことがあります。
- 営業経験: 営業の現場を知っていることで、より効果的なサポートができると評価されます。
- 同業界での事務経験または営業事務経験: 即戦力として期待されます。
- 簿記の知識・資格: 請求書発行や売上管理など、経理的な側面も持つ業務に役立ちます（日商簿記2級・3級など）。
- 英語力: 外資系企業や海外との取引がある企業では、TOEICのスコアやビジネス英会話スキルが求められることがあります。
「難しい」を乗り越える！営業事務への転職を成功させるための対策
営業事務への転職が「難しい」と言われる理由を理解した上で、次は具体的な対策を講じていきましょう。
自己分析と強みの明確化
まずは自分自身を深く理解することから始めましょう。
- これまでの経験の棚卸し: 職務経歴だけでなく、アルバイトや学業などで培った経験も含めて、どのような業務に携わり、何を学び、どのようなスキルを身につけたのかを整理します。
- 営業事務で活かせるスキルや経験を具体的に洗い出す: 上記の「求められるスキル」と照らし合わせ、自分の強みを具体化します。例えば、「前職の接客業で培った傾聴力は、顧客のニーズを的確に把握するのに役立つ」「データ入力業務で、月間〇〇件の処理をミスなくこなした正確性がある」など。
- なぜ営業事務なのか、志望動機を深掘りする: 「営業をサポートしたい」というだけでなく、営業事務のどのような点に魅力を感じ、どのように貢献したいのかを具体的に語れるようにしましょう。
スキルアップへの取り組み
現在の自分に足りないスキルがあれば、積極的に学ぶ姿勢が大切です。
- PCスキルの向上: 特にExcelスキルは重要視されるため、MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）資格の取得を目指したり、関数やピボットテーブルの操作を習得したりすると良いでしょう。オンライン講座や書籍も活用できます。
- コミュニケーション能力を磨く: 日常的に意識して人と接する、あるいは関連するセミナーに参加するなどして、実践的なコミュニケーション能力を高めましょう。
- 営業に関する知識の習得: 応募する企業の業界や商材について事前に調べておくことで、面接での会話もスムーズになり、意欲を示すことができます。
効果的な応募書類の作成
応募書類は、あなたと企業との最初の接点です。丁寧に作成しましょう。
- 企業が求める人物像を理解し、それに合わせてアピール: 企業のホームページや求人情報をよく読み込み、その企業が営業事務にどのような役割やスキルを期待しているのかを把握した上で、自分の経験やスキルがどのように貢献できるかを具体的に記述します。
- 営業サポートへの意欲と適性を具体的に記述: 「縁の下の力持ちとして貢献したい」「チームで目標を達成することにやりがいを感じる」など、サポート精神や協調性をアピールしましょう。
- 数字や実績を交えられる場合は積極的に盛り込む: 例えば、「〇〇の業務改善提案により、業務時間を月平均△時間削減した」など、具体的な成果を示すことで説得力が増します。
面接対策の徹底
書類選考を通過したら、次は面接です。自信を持って臨めるように準備しましょう。
- 営業担当者との連携を意識した回答: 「営業担当者とどのようにコミュニケーションを取り、サポートしていきたいか」といった質問には、具体的なイメージを持って答えられるようにしましょう。
- ストレス耐性や臨機応変な対応力を示すエピソード: 過去の経験から、困難な状況をどのように乗り越えたか、予期せぬ事態にどのように対応したかといったエピソードを用意しておくと良いでしょう。
- 逆質問で意欲を示す: 面接の最後に「何か質問はありますか？」と聞かれることが多いです。企業の事業内容や営業部門の体制、入社後のキャリアパスなど、具体的な質問を用意しておくことで、入社意欲の高さを示すことができます。
求人の探し方と企業選びのポイント
やみくもに応募するのではなく、戦略的に求人を探すことも重要です。
- 転職サイト、転職エージェントの活用: 複数の転職サイトに登録し、幅広い求人情報を収集しましょう。転職エージェントに相談すれば、非公開求人を紹介してもらえたり、応募書類の添削や面接対策などの専門的なサポートを受けられたりするメリットがあります。
- 業界や企業規模による仕事内容の違いを理解する: 自分の適性や希望する働き方に合った企業を選びましょう。
- 未経験者歓迎の求人を探す（ポテンシャル採用を狙う）: 経験が浅い場合は、「未経験者歓迎」「研修制度あり」といった求人を中心に探してみましょう。
- 派遣社員や契約社員から正社員を目指す道も検討: まずは派遣社員や契約社員として実務経験を積み、その後に正社員登用を目指すというキャリアパスも考えられます。
未経験から営業事務を目指す場合の注意点とアピール方法
未経験から営業事務に挑戦する場合、経験者と比較して不利になる点は否めません。しかし、アピールの仕方次第で十分にチャンスはあります。
- ポテンシャルと学習意欲を前面に: 「営業事務は未経験ですが、PCスキル向上のために〇〇の資格を取得しました」「新しいことを学ぶ意欲は誰にも負けません」など、前向きな姿勢と成長への期待感を伝えましょう。
- 事務経験や他職種での経験をどう活かせるか具体的に説明する: 例えば、一般事務の経験があるなら「電話応対や書類作成の正確性には自信があり、営業事務の基本業務はスムーズにこなせます」、販売職の経験があるなら「顧客対応で培ったコミュニケーション能力やニーズを察知する力は、営業サポートにも活かせます」といったように、これまでの経験の中から営業事務で役立つ要素を見つけ出し、具体的に伝えましょう。
- コミュニケーション能力やサポート力を示すエピソードを強調: 人と協力して何かを成し遂げた経験や、誰かをサポートして喜ばれた経験などを具体的に語り、適性をアピールします。
- 研修制度の有無を確認: 未経験者にとっては、入社後の研修制度が充実しているかどうかも重要なポイントです。
まとめ：準備をしっかり行い、営業事務への転職を成功させよう
営業事務は、企業の成長を支える重要な役割を担い、大きなやりがいを感じられる魅力的な仕事です。「難しい」と言われることもありますが、それは多くの人に人気があり、企業からの期待も高いことの裏返しでもあります。
大切なのは、その理由を理解した上で、自分自身の強みをしっかりと把握し、適切な準備と対策を講じることです。情報収集を怠らず、自己分析を深め、必要なスキルを磨く努力を続ければ、道は必ず開けます。
営業事務への転職は、あなたにとって新たなキャリアを築く素晴らしい機会となるはずです。この記事が、あなたが自信を持ってその一歩を踏み出すための助けとなれば幸いです。ポジティブな気持ちでチャレンジしていきましょう。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。