銀行事務への転職を徹底ガイド！仕事内容から成功のポイントまで
岩下隼人
ロイヤル合同会社
転職活動のメールは営業時間外でもOK？好印象を与えるマナーと書き方【例文付き】
岩下隼人
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「今の仕事を続けながらの転職活動、メールの作成や返信がどうしても夜中や休日になってしまう…」
「営業時間外にメールを送ったら、採用担当者に『常識がない』と思われてしまうのではないだろうか…」
在職中に転職活動を行う多くの人が、このような悩みを抱えています。忙しい仕事の合間を縫って応募書類の準備や企業とのやり取りをする中で、メールの送信時間が営業時間外になってしまうのは、仕方のないことです。
しかし、その一本のメールが、あなたの評価を左右する可能性があるとしたら、どうでしょうか。
この記事では、転職活動における営業時間外のメール送信について、その是非から、採用担当者に好印象を与え、あなたの真剣さを伝えるための具体的なマナー、書き方、そして豊富な例文までを徹底的に解説します。ビジネスマナーへの不安を解消し、自信を持ってコミュニケーションを取りましょう。
Contents
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【結論】転職活動のメール、営業時間外の送信は問題ないのか？
まず結論からお伝えすると、転職活動において、応募先企業へ営業時間外にメールを送信することは、基本的にはマナー違反ではありません。
多くの採用担当者は、求職者が在職中であり、日中の連絡が難しい状況であることを十分に理解しています。電話と違い、メールは相手の都合の良いタイミングで確認・返信ができるコミュニケーションツールであるため、送信時間そのものが直接的なマイナス評価に繋がることは、ほとんどないと考えて良いでしょう。
ただし、ここで最も重要なのは「相手への配慮」です。送信時間そのものよりも、あなたのメールの書き方や内容、そしてほんの一言の気遣いが、採用担当者が抱くあなたの印象を大きく左右するのです。
なぜ配慮が必要？営業時間外メールで採用担当者が感じること
あなたが送った一本のメールを、採用担当者はどのように受け止めるのでしょうか。そこには、ポジティブな側面と、配慮がない場合にネガティブに捉えられかねない側面の両方が存在します。
ポジティブな印象
- 熱意・真剣さ: 「在職中で忙しいにもかかわらず、時間を作って迅速に連絡をくれている」と感じ、あなたの転職活動に対する本気度や、その企業への志望度の高さを評価してくれる可能性があります。
- 自己管理能力: 仕事と転職活動を両立させている姿から、「時間管理がしっかりできる、自己管理能力の高い人材だ」という印象を持つこともあります。
ネガティブな印象（配慮がない場合）
- 配慮の欠如: 深夜や早朝に、何の前置きもなくメールが届けば、人によってはスマートフォンの通知などで迷惑に感じるかもしれません。「相手の状況を考えられない、配慮に欠ける人物だ」という印象を与えてしまうリスクがあります。
- ワークライフバランスへの懸念: 「この人は、深夜まで働くのが当たり前の環境にいるのだろうか？」「生活リズムが不規則なのでは？」といった、あなたの働き方や健康状態に対する懸念を抱かせる可能性もゼロではありません。
ご覧の通り、「配慮の一文」が添えられているかどうかで、採用担当者が受ける印象は180度変わる可能性があるのです。
好印象を与える！営業時間外メールの書き方と基本マナー
それでは、相手に配慮を示し、かつ自身の熱意も伝えるための、営業時間外メールの書き方の基本マナーとポイントを見ていきましょう。
- 件名は「分かりやすく、簡潔に」
採用担当者は、日々多くのメールを受け取ります。一目で「誰から」「何の用件か」がわかるように、件名には必ず【氏名】と【用件】を入れましょう。- （例）「面接日程のご調整のお願い（〇〇 〇〇）」
- （例）「【〇〇 〇〇】〇月〇日面接のお礼」
- （例）「〇〇職応募に関するご質問（〇〇 〇〇）」
- 本文は「結論から、簡潔に」
ビジネスメールの基本ですが、相手が時間をかけずに内容を把握できるよう、まずは用件（結論）から書き始めましょう。挨拶、結論、詳細、結びの挨拶、という構成を意識すると、分かりやすい文章になります。 - 【最重要】時間外の連絡を詫びる「クッション言葉」を入れる
これが、あなたの評価を大きく左右する、最も重要なポイントです。メールの冒頭か末尾に、時間外の連絡であることを気遣う一文を添えるだけで、非常に丁寧で配慮のある印象を与えることができます。- （冒頭に入れる場合） 「夜分遅くに失礼いたします。」「休日にもかかわらず、ご連絡失礼いたします。」
- （末尾に入れる場合） 本文の最後に「※夜分に失礼いたしました。」と追記する。
- 「誤字脱字」は絶対に避ける
送信ボタンを押す前に、必ず全体を読み返す習慣をつけましょう。誤字脱字は、注意力散漫、あるいは仕事が雑であるという印象を与えかねません。特に、会社名や担当者名を間違えることは、絶対に避けなければならないミスです。 - 「署名」を必ず入れる
メールの最後には、必ず署名を入れましょう。最低限、以下の情報を記載しておくと丁寧です。- 氏名（フルネーム）
- 電話番号
- メールアドレス
【例文集】そのまま使える！営業時間外メールの「配慮の一文」
具体的にどのような「クッション言葉」を使えば良いのか、様々な状況で使える例文をご紹介します。
夜間・深夜に送る場合
- 文頭に:
- 「夜分遅くに失礼いたします。」（最も一般的で丁寧な表現）
- 「夜遅い時間帯にご連絡失礼いたします。」
- 「〇〇の件につきまして、取り急ぎご連絡いたしました。夜分に失礼いたします。」
- 文末に:
- 「ご確認のほど、よろしくお願い申し上げます。（署名）※夜分に失礼いたしました。」
早朝に送る場合
- 文頭に:
- 「早朝に失礼いたします。」
- 「朝早くのご連絡、失礼いたします。」
- 文末に:
- 「（本文）…本日もどうぞよろしくお願いいたします。（署名）※早朝のご連絡となり、大変失礼いたしました。」
休日に送る場合
- 文頭に:
- 「休日にもかかわらず、ご連絡失礼いたします。」
- 「ご休業中に大変恐縮ですが、ご連絡させていただきました。」
- 文末に:
- 「（本文）…お忙しいところ恐縮ですが、ご確認いただけますと幸いです。（署名）※休日にもかかわらず、失礼いたしました。」
これらの「配慮の一文」を状況に応じて使い分けることで、あなたの誠実な人柄が伝わるはずです。
「送信予約」機能は使うべき？メリットと注意点
GmailやOutlookなどの多くのメールソフトには、メールをあらかじめ作成しておき、指定した日時に自動で送信する「送信予約」機能があります。この機能を使うべきかどうか、メリットと注意点を整理してみましょう。
- 送信予約機能とは:
深夜に作成したメールを、翌朝の午前9時など、相手の営業開始時間に合わせて送信設定できる機能です。 - メリット:
- 相手の営業時間内にメールを届けることができるため、配慮を最大限に示すことができます。
- 「深夜の通知で迷惑をかけてしまうかも」という、あなた自身の心理的な負担がなくなります。
- 作成したメールの送信忘れを防ぐことができます。
- 注意点・デメリット:
- 相手によっては、メールの受信時間から「すぐに返信してくれた」というスピード感や熱意を感じにくい場合も、ごく稀にあるかもしれません。
- 予約設定を間違えて、意図しない時間に送信してしまうリスクがあります。
結論として、送信予約機能は「使っても使わなくても、どちらでも良い」と言えます。深夜2時や3時といった、あまりにも非常識な時間帯にメールを送ることに抵抗がある場合は、送信予約機能を活用するのがスマートで、おすすめです。しかし、基本的には前述した「配慮の一文」さえあれば、送信時間そのものが問題になることはほとんどありません。
営業時間外のメールに関するQ&A
Q1. メールを送るのに最適な時間帯はありますか？
A. 企業の始業直後（午前9時〜10時頃）や、昼休み明け（午後1時〜2時頃）は、メールをチェックする人が多いため、比較的早く読んでもらえる可能性があります。しかし、採用担当者の働き方は様々であり、決定的な「ゴールデンタイム」はありません。時間帯を気にしすぎるよりも、送りたいと思ったタイミングで、内容をしっかりと推敲して送る方が重要です。
Q2. 営業時間外に来たメールに、こちらもすぐに返信すべきですか？
A. 返信に気づき、すぐに対応できる状況であれば、返信しても全く問題ありません。その際も、あなたから送るメールとして「夜分に失礼いたします」などの一文を添えると、より丁寧な印象になります。もちろん、無理に即座に返信する必要はなく、翌日の営業時間内に対応するのでも大丈夫です。大切なのは、迅速さよりも、誠実で正確な対応です。
まとめ
転職活動中に、応募先企業へ営業時間外にメールを送ることは、決してマナー違反ではありません。むしろ、在職中の多忙な中で、時間を作って真剣に転職活動に取り組んでいる証として、ポジティブに捉えられることさえあります。
その評価を分けるのは、相手の時間を尊重する「配慮の心」です。
「夜分に失礼いたします」
「休日にもかかわらず、ご連絡失礼いたします」
この、たった一言のクッション言葉があるかないかで、あなたの印象は大きく変わります。丁寧なコミュニケーションは、信頼関係の第一歩です。ビジネスパーソンとしての高い意識を示し、好印象を勝ち取って、理想の転職を実現させましょう。
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ABOUT ME
ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。