正社員の受付事務へ転職！仕事内容、求人選び、未経験からの成功ガイド
岩下隼人
ロイヤル合同会社
未経験から貿易事務へ転職！仕事内容から成功の秘訣まで徹底ガイド
岩下隼人
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「グローバルな仕事に挑戦したい」「専門知識を身につけてキャリアアップしたい」「語学力を活かせる事務の仕事はないかな？」そんな思いから、未経験でも貿易事務への転職に関心を持つ方が増えています。貿易事務は、国際的な取引を円滑に進めるために不可欠な役割を担い、専門性とやりがいを感じられる仕事です。この記事では、未経験から貿易事務への転職を目指す方に向けて、その仕事内容、求められるスキルや資格、転職活動の進め方、そして成功への秘訣までを詳しく解説していきます。
Contents
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貿易事務とは？グローバルビジネスを支える仕事の魅力と役割
まず、貿易事務がどのような仕事で、国際ビジネスにおいてどのような役割を担っているのかを理解することが大切です。
貿易事務の主な仕事内容（輸出業務、輸入業務の具体例を分かりやすく）
貿易事務は、文字通り「貿易（海外との商品の売買）」に関わる事務手続き全般を担当します。輸出業務と輸入業務では、それぞれ扱う書類や手続きが異なりますが、共通して高い正確性と専門知識が求められます。
- 輸出業務の主な流れと事務作業:
- 契約・受注関連: 海外の買い手（バイヤー）との契約内容の確認、受注処理。
- 船積手配: 船会社や航空会社、フォワーダー（国際輸送業者）への輸送スペースの予約（ブッキング）。
- 輸出書類作成:
- インボイス（Invoice：仕入書/商業送り状）: 商品名、数量、単価、金額、支払条件などを記載。
- パッキングリスト（Packing List：梱包明細書）: 梱包ごとの内容物、重量、容積などを記載。
- 船荷証券（B/L：Bill of Lading）または航空運送状（AWB：Air Waybill）のインストラクション作成: 運送会社に提出する、船荷証券や航空運送状の作成指示書。
- 原産地証明書（Certificate of Origin）の取得手配: 商品が特定の国で生産されたことを証明する書類。
- その他、保険求償承認状（L/A）、輸出許可証関連書類など。
- 通関手配: 通関業者へ輸出通関を依頼し、必要な書類を提出。
- 代金回収関連: L/C（信用状）の条件確認、買取書類の準備、送金確認など。
- 輸入業務の主な流れと事務作業:
- 発注・契約関連: 海外の売り手（サプライヤー）への発注、契約内容の確認。
- 輸入書類の入手・確認: インボイス、パッキングリスト、船荷証券（B/L）または航空運送状（AWB）など。
- 貨物到着の確認・引き取り手配: 船会社や航空会社からの到着案内（アライバルノーティス）に基づき、貨物の引き取り手配。
- 輸入通関手配: 通関業者へ輸入通関を依頼し、必要書類を提出。関税・消費税の納付手続き。
- 代金支払い関連: 送金手配、L/C開設手続きなど。
- 国内外の関係部署・企業との連携:
- 社内の営業部門、生産部門、経理部門との情報共有・連携。
- 海外の取引先、船会社、航空会社、フォワーダー、通関業者、銀行など、多くの関係者とメールや電話で連絡を取り合います。
貿易事務の重要性とやりがい
貿易事務は、国際間のモノの流れをスムーズにし、企業のグローバルな事業展開を支える、非常に重要な役割を担っています。一つの書類の不備や手続きの遅れが、大きな損失や信用の失墜に繋がる可能性もあるため、常に高い責任感が求められます。
やりがいとしては、
- 国際的な舞台で活躍できる: 海外の取引先とコミュニケーションを取り、グローバルなビジネスに直接関わることができます。
- 専門知識が身につく: 貿易実務、外国為替、国際輸送、関連法規など、専門性の高い知識やスキルを習得し、深めていくことができます。
- 達成感: 複雑な手続きや多くの関係者との調整を経て、無事に商品が輸出入され、取引が完了した際には、大きな達成感を味わえます。
- 語学力を活かせる・向上させられる: 特に英語を使用する機会が多く、日々の業務を通じて語学力を実践的に磨くことができます。
- 社会貢献性: 国際貿易を通じて、人々の生活や経済活動に貢献しているという実感を得やすいです。
勤務先の種類
貿易事務が活躍する場は多岐にわたります。
- メーカー: 自社製品の輸出や、原材料・部品の輸入に関する貿易手続きを担当します。
- 商社: 様々な商品の輸出入を仲介し、それに伴う貿易手続き全般を行います。
- フォワーダー（国際輸送業者）: 荷主（メーカーや商社）から依頼を受け、国際輸送に関する最適なルート提案や手続きを代行します。
- 船会社・航空会社: 貨物の輸送スペースの予約受付や関連書類の作成などを行います。
- 倉庫会社: 保税倉庫などで輸出入貨物の管理を行います。
- 通関業者: 輸出入貨物の通関手続きを専門に行います。
未経験でも貿易事務に転職できる？その可能性と現実
「貿易事務は専門性が高そうだけど、未経験でも本当に転職できるの？」と不安に思う方もいるでしょう。結論から言えば、未経験からでも貿易事務への転職は十分に可能です。ただし、いくつかのポイントを押さえ、入念な準備をすることが不可欠です。
未経験者採用の現状
- ポテンシャル採用を行う企業の存在: 特に若手（第二新卒など）であれば、経験よりも人柄やコミュニケーション能力、学習意欲、語学力といったポテンシャルを重視して採用する企業はあります。
- アシスタント業務からのスタートが多い: 未経験者の場合は、まず先輩社員のサポート業務や、データ入力、書類整理といった比較的簡単な定型業務からスタートし、OJT（On-the-Job Training）を通じて徐々に専門的な知識やスキルを習得していくケースが一般的です。
- 派遣社員や契約社員としての求人も: 正社員としての採用が難しい場合でも、まずは派遣社員や契約社員として実務経験を積み、スキルアップしてから正社員を目指すというキャリアパスも考えられます。これらの雇用形態では、未経験者向けの求人が比較的多く見られます。
- 企業が未経験者に期待すること:
- 高い学習意欲と向上心: 専門用語や複雑な手続きを積極的に学ぶ姿勢。
- コミュニケーション能力: 社内外の多くの関係者と円滑に連携できること。
- 基本的な事務スキルとPCスキル: Word、Excelなどの基本操作。
- 真面目さ、正確性、責任感: ミスが許されない業務への適性。
- 長期的な勤務意欲: 育成に時間がかかることを理解し、長く貢献してくれることへの期待。
転職の難易度
経験者が優遇される傾向があるのは事実ですが、未経験者であっても、上記の企業が期待する点を満たし、しっかりとした準備とアピールができれば、転職のチャンスは十分にあります。ただし、人気のある職種でもあるため、競争率は低くないと認識しておきましょう。
未経験から貿易事務を目指す際に求められるスキルと資質
未経験から貿易事務を目指す場合、これまでの経験の中から活かせるスキルを見つけ出し、アピールすることが重要です。また、貿易事務特有の資質も意識しましょう。
まず身につけたい基本的なスキル
- PCスキル: Wordでのビジネス文書作成（英文コレポン含む）、Excelでのデータ入力・集計・表計算（基本的な関数操作）、メールソフトの操作は必須です。タイピングの速さや正確性も重要です。
- コミュニケーション能力: 社内外の様々な立場の人と円滑に意思疎通を図る能力、電話応対やメール作成における丁寧な言葉遣い、相手の話を正確に聞き取る傾聴力、分かりやすく伝える説明力などが求められます。
- 基本的なビジネスマナー: 社会人としての礼儀作法、言葉遣い、身だしなみ。
貿易事務で特に重要となるスキル・資質（未経験者が意識すべき点）
- 語学力（特に英語）: 海外の取引先や関連会社とのコミュニケーションは、主に英文メールで行われることが多いため、ビジネスレベルの英語読解力・作成能力は非常に重要です。電話での対応が必要な場合もあるため、リスニング力やスピーキング力もあれば尚可です。TOEIC® L&R TESTのスコアは、英語力を客観的に示す上で有効な指標となります。
- 正確性・注意力: 貿易書類の作成や数字の扱い、契約条件の確認など、わずかなミスが大きなトラブルや金銭的な損失に繋がる可能性があるため、細部まで注意を払い、正確に業務を遂行する能力が不可欠です。
- 高い学習意欲・向上心: 貿易実務、専門用語（インコタームズ、L/Cなど）、関連法規（関税法、外為法など）、国際情勢など、常に新しい知識や情報を学び続ける意欲が求められます。
- 責任感・粘り強さ: 複雑な手続きや、時には予期せぬトラブル（輸送遅延、書類不備など）が発生することもあります。そのような状況でも、最後まで責任を持って粘り強く対応する姿勢が重要です。
- 異文化への理解・関心: 海外の取引先と仕事をする上で、異なる文化や商習慣を理解し、尊重する姿勢が大切です。
これまでの職務経験で活かせるポータブルスキル
- 一般事務経験: PCスキル、書類作成・管理能力、データ入力の正確性、電話応対スキルなどは、貿易事務でもそのまま活かせます。
- 営業事務経験: 受発注管理、納期調整、顧客対応などの経験は、貿易事務の業務と親和性が高いです。
- 接客・販売経験: 高いコミュニケーション能力、顧客対応力、傾聴力、問題解決能力などは、海外の取引先や国内の関係者とのやり取りで大いに役立ちます。
- 金融機関での勤務経験: 外国為替や送金に関する知識、あるいは契約書類の取り扱い経験などが活かせる場合があります。
未経験者が貿易事務への転職で有利になる資格とは？
必須ではありませんが、以下のような資格を持っていると、専門知識の基礎があることや学習意欲を客観的に示すことができ、未経験からの貿易事務への転職において有利に働くことがあります。
- 貿易実務検定®（C級から目指すのがおすすめ）: 貿易実務に関する基礎知識から専門知識までを網羅的に学べ、そのレベルを証明できる検定です。未経験者は、まずC級（貿易実務の基本的な流れや用語を理解するレベル）の取得を目指すと良いでしょう。B級、A級とステップアップすることで、より専門性を高められます。
- TOEIC® Listening & Reading Test（まずは600点以上を目指す）: 英語力を客観的に示すための代表的なテストです。多くの企業が応募条件や評価基準の一つとしています。未経験者の場合、まずは600点以上を目標にし、さらに高いスコアを目指すことで、語学力のアピールに繋がります。
- MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）: WordやExcelといったPCスキルを客観的に証明できます。事務職の基本スキルとして有効です。
- 日商簿記検定（3級でも可）: 貿易取引には、代金決済や経費処理といった経理的な側面も伴います。簿記3級程度の基礎知識でも、数字への強さや会計への理解を示す上で役立ちます。
資格はあくまで知識や学習意欲を示すための一つの手段であり、それ以上に実務への適性やコミュニケーション能力、そして何よりも貿易事務の仕事に対する熱意が重視されることを理解しておきましょう。
未経験からの貿易事務への転職活動｜成功へのステップと対策
未経験から貿易事務への転職を成功させるためには、計画的な準備と戦略的な活動が重要です。
ステップ1：自己分析と目標設定
まず、自分自身と向き合い、なぜ貿易事務として働きたいのか、その仕事にどのような魅力を感じているのかを明確にしましょう。これまでの経験の中で、貿易事務の仕事に活かせるスキル（語学力、PCスキル、コミュニケーション能力、正確性など）や、不足しているスキルを客観的に把握します。そして、どのような企業（メーカー、商社、フォワーダーなど）や業界の貿易事務に興味があるのか、具体的な目標を設定します。
ステップ2：情報収集と企業研究
- 未経験者歓迎の求人を探す: 転職サイト、転職エージェント、ハローワークなどで、「貿易事務 未経験者歓迎」「アシスタント募集」「研修制度あり」といったキーワードで求人を探しましょう。
- 企業の事業内容、取り扱い品目、海外取引国、研修制度などを調べる: 応募する企業のホームページや採用情報をよく読み込み、どのような人材を求めているのか、どのようなスキルが活かせそうかを分析します。
- 貿易業界の動向やニュースにも関心を持つ: 国際情勢や貿易ルールは常に変化します。業界への関心の高さを示すためにも、最新情報をキャッチアップするよう心がけましょう。
ステップ3：応募書類（履歴書・職務経歴書）の作成ポイント
- 履歴書: 丁寧な字で、誤字脱字がないように作成します。資格欄には、取得した貿易関連資格や語学資格、PC関連資格などを必ず記載しましょう。勉強中の資格があれば、その旨も記載して意欲を示すと良いでしょう。
- 職務経歴書: これまでの職務内容を具体的に記述します。未経験であっても、これまでの仕事の中で、データ入力の正確性やスピード、書類作成能力、PCスキル（使用ソフトとレベル）、コミュニケーション能力、語学力（具体的な使用経験）、あるいは海外との接点があった経験などを強調し、貿易事務の業務に活かせる点をアピールしましょう。
- 志望動機: ここが最も重要です。「なぜ未経験から貿易事務に挑戦したいのか」「なぜその企業で働きたいのか」「入職後にどのように貢献していきたいのか」を、熱意と学習意欲を込めて具体的に記述します。貿易実務検定®の勉強をしていることや、語学力向上のための努力などをアピールするのも効果的です。企業の事業内容や理念への共感を盛り込み、その企業でなければならない理由を明確に伝えましょう。
ステップ4：面接対策のポイント
- 志望動機、自己PR、転職理由をしっかり準備: 特に「なぜ未経験から貿易事務なのか」という質問には、明確かつ前向きな回答を用意しておくことが不可欠です。
- 貿易事務の仕事内容への理解を示す: 仕事のやりがいだけでなく、大変な面（期限管理の厳しさ、正確性へのプレッシャー、時差対応など）も理解した上で、それでも挑戦したいという意欲を伝えましょう。
- 語学力について聞かれた場合の対応: TOEICのスコアだけでなく、実際のコミュニケーションでどの程度使えるのか（メール作成、日常会話など）、そして今後どのように向上させていきたいのかを具体的に説明できるように準備します。企業によっては、簡単な英語での質疑応答や自己紹介を求められることもあります。
- コミュニケーション能力、正確性、責任感、学習意欲を具体的なエピソードでアピール: これまでの経験の中から、これらの資質を発揮した具体的なエピソードを語れるようにしておきましょう。
- 清潔感のある身だしなみ、誠実で前向きな態度: 国際的な業務に携わる者として、また企業の顔として信頼されるような、清潔感のある服装や髪型、そして誠実で明るくハキハキとした態度を心がけましょう。
- 逆質問の準備: 面接の最後に「何か質問はありますか？」と聞かれることが多いです。企業の研修制度やキャリアパス、チームの雰囲気、未経験者が入職した場合のOJTの進め方などについて質問を用意しておくことで、入社意欲の高さを示すことができます。
未経験から貿易事務として働く上での心構えとキャリアパス
未経験から貿易事務として働き始めた後も、継続的な努力と学習が求められます。
入社後の心構え
- 専門用語や複雑な手続きが多く、最初は覚えることが多いことを覚悟する: インコタームズ、L/C、船荷証券、通関手続きなど、貿易特有の専門用語や複雑な業務フローを一つひとつ着実に覚えていく必要があります。
- 積極的に質問し、学ぶ姿勢を持ち続ける: 分からないことはそのままにせず、先輩社員や上司に積極的に質問し、メモを取りながら確実に知識を吸収していく姿勢が大切です。
- 細かい作業や正確性が求められる業務に粘り強く取り組む: 書類のチェックやデータ入力など、地道で緻密な作業も多くあります。集中力を維持し、ミスなく丁寧に業務を遂行する粘り強さが求められます。
- 英語力の継続的な向上が求められる場合も: 実務で英語を使う中で、さらに高いレベルの語学力が必要だと感じる場面も出てくるでしょう。継続的に学習を続けることが重要です。
キャリアパスの可能性
貿易事務としての経験を積むことで、以下のようなキャリアパスが考えられます。
- 貿易事務のスペシャリストを目指す: 特定の地域や商品、あるいはL/C取引といった専門分野の知識・スキルを深め、その道のプロフェッショナルとして活躍する。
- 経験を積んで、より専門性の高い業務へ: 通関士の資格を取得して通関業務に携わったり、貿易コンサルタントのアシスタント業務に挑戦したりする道も。
- 語学力を活かして海外営業サポートや海外駐在の可能性（企業による）: 高い語学力と貿易実務知識を併せ持つ人材は、海外とのビジネスを推進する上で貴重な存在となります。
- チームリーダーや管理職へのステップアップ: 経験と実績を積み、後輩指導やチームマネジメントを担う立場へ。
まとめ：未経験でも情熱と準備で道は開ける！貿易事務でグローバルなキャリアを
貿易事務は、国際的な舞台で活躍でき、専門知識を深めながら社会に貢献できる、非常にやりがいのある仕事です。未経験から挑戦するには、確かに専門用語や複雑な手続きを覚える努力が必要ですが、それ以上に「グローバルな仕事に携わりたい」「専門性を身につけたい」という強い情熱と、新しいことを積極的に学ぶ意欲があれば、道は必ず開けます。
この記事で紹介したポイントを参考に、自己分析と企業研究を徹底的に行い、応募書類や面接であなたのポテンシャルと熱意を最大限にアピールしてください。資格取得も視野に入れながら計画的に準備を進めることで、未経験からでも貿易事務としての新しいキャリアへの扉を開くことができるはずです。あなたの挑戦を心から応援しています。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。