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岩下隼人
ロイヤル合同会社
【大学事務への転職】採用担当者に響く志望動機の書き方と例文｜成功の秘訣を解説
岩下隼人
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「教育や研究の分野で社会に貢献したい」「知的な環境で自身のスキルを活かしたい」そんな思いから、大学の事務職員への転職に関心を持つ方が増えています。大学事務は、学生の学びや教員の研究活動を支え、大学全体の円滑な運営に不可欠な役割を担います。転職活動において、特に重要となるのが「志望動機」です。なぜ大学事務なのか、なぜこの大学で働きたいのか、そしてどのように貢献できるのか。これらの点を明確かつ熱意を持って伝えることが、採用を勝ち取るための大きな鍵となります。この記事では、大学事務への転職を目指す方に向けて、採用担当者の心に響く志望動機の重要性から、具体的な書き方、未経験者・経験者別の例文、そして避けるべきNG例までを詳しく解説します。
Contents
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なぜ大学事務の転職で「志望動機」が最重要視されるのか？
大学という教育・研究機関において、事務職員は単なる事務作業者ではなく、その理念や目標を共有し、共に大学を運営していく一員と見なされます。そのため、採用担当者は志望動機を通じて以下の点を特に注意深く確認しようとしています。
- 応募者の教育・研究への関心度、貢献意欲の確認: 大学事務の仕事は、学生の成長や学術研究の発展を間近で支えるという、社会貢献性の高いものです。そのため、教育や研究に対する純粋な関心や、本気で大学運営に貢献したいという強い思いがあるかを見ています。
- 職業理解度・適性の見極め: 大学事務の仕事内容（学務、学生支援、研究支援、国際交流、入試広報、総務、人事、財務など多岐にわたる）や、その役割（学生、教員、研究者、外部機関との連携など）を正しく理解しているか、そしてその仕事への適性があるかを見極めます。「安定していそうだから」「楽そうだから」といった安易な理由ではないかを確認しています。
- 早期離職リスクの判断（ミスマッチを防ぎたい）: 入職後に「思っていた仕事と違った」「大学の雰囲気に合わなかった」といったミスマッチが起こり、早期に離職してしまうことを大学側は避けたいと考えています。志望動機から、仕事内容や大学の文化への理解度を測り、長く貢献してくれる人材かを見極めます。
- 大学の理念や教育方針への共感度: 特に私立大学の場合、独自の建学の精神や教育方針を掲げていることが多く、それらに深く共感し、同じ方向を向いて業務に取り組めるかどうかが非常に重要なポイントとなります。国立大学法人や公立大学においても、その大学が目指す方向性や社会における役割への理解が求められます。
- 他の教育機関（小中高など）や一般企業との違いを理解しているか: なぜ小中高の学校事務や一般企業の事務ではなく、「大学」の事務職員として働きたいのか、その明確な理由があるかを見ています。
このように、志望動機は応募者の内面や仕事への姿勢、そして大学という組織への適合性を伝える上で、他のどの項目よりも重視されると言っても過言ではありません。
大学事務の志望動機を作成する前の徹底準備
質の高い、心に響く志望動機を作成するためには、事前の徹底的な準備が不可欠です。以下のステップでじっくりと取り組みましょう。
自己分析の深化
まず、自分自身について深く理解することが大切です。
- なぜ大学事務なのか？: 他の事務職（一般企業、官公庁など）や、他の教育関連職種（学校事務（小中高）、塾講師など）と比較して、なぜ「大学」の事務職員という仕事に魅力を感じるのか、その具体的な理由やきっかけを明確にしましょう。
- これまでの経験やスキルで大学事務に活かせるものは何か？: PCスキル、コミュニケーション能力、語学力、企画力、調整力、問題解決能力、経理や人事の知識など、これまでの仕事や学業、あるいは社会活動などで培ってきた経験やスキルの中で、大学事務の仕事に活かせるものを具体的に洗い出します。
- 大学で働くことを通じて何を実現したいのか？（キャリアプラン、社会貢献）: 大学事務として働くことで、どのような自分になりたいのか、学生や教員、研究活動、あるいは地域社会に対してどのように貢献したいのか、将来的な目標や社会貢献への思いを考えてみましょう。
- 自分の強み、価値観（教育・研究への思いなど）: 自分の性格的な強み（例：真面目、丁寧、協調性がある、知的好奇心が旺盛など）や、仕事をする上で大切にしたい価値観、そして教育や研究に対してどのような思いを持っているのかを再確認します。
応募先の大学・法人研究
次に応募先の大学や学校法人について、徹底的に調べ上げます。
- 大学の種類とそれぞれの特徴・採用方法: 国立大学法人なのか、公立大学なのか、私立大学なのか。それぞれ組織体制や財務基盤、採用方法（国立大学法人等職員採用試験、地方公務員試験、大学独自の採用など）が異なります。
- 大学の建学の精神、教育理念、研究方針、歴史、特色ある学部・学科: 大学の公式ウェブサイト、大学案内、学長メッセージ、公開されている情報（事業報告書、学校評価報告書など）を隅々まで読み込み、その大学が何を大切にし、どのような教育・研究を目指しているのかを深く理解します。
- 中長期計画や最近のニュース、地域社会における役割: 大学が現在どのような目標を掲げ、どのような新しい取り組みを行っているのか、また、地域社会においてどのような役割を果たしているのかを把握することで、より具体的な貢献イメージを持つことができます。
- 求められる人物像、事務職員の役割やキャリアパス: 採用情報ページや先輩職員のインタビュー記事などで、どのような人材を求めているのか、事務職員にどのような役割やキャリアアップの機会が期待されているのかを確認します。
大学事務の仕事内容・役割の再確認
改めて、大学事務の具体的な仕事内容や、教育・研究現場を支える役割について深く理解しておきましょう。大学事務の業務は非常に幅広く、学務課（履修登録、成績管理など）、学生支援課（奨学金、学生相談、課外活動支援など）、研究支援課（研究費申請補助、産学連携など）、国際交流課（留学生支援、海外大学との連携など）、入試広報課、総務課、人事課、財務課など、多岐にわたる部署が存在し、それぞれ専門性が求められます。
これらの準備を通じて得られた情報を整理し、自分自身の言葉で、応募先の大学に合わせたオリジナルの志望動機を組み立てていくことが重要です。
大学事務の志望動機に盛り込むべき核心的要素
効果的な志望動機を作成するためには、以下の4つの核心的な要素を盛り込むことを意識しましょう。
- なぜ「大学」という教育・研究機関で働きたいのか（具体的な理由・きっかけ）: 数ある職場の中から、なぜ特に「大学」という、教育と研究を両輪とする高等教育機関で事務職員として働きたいと考えたのか、その具体的なきっかけや、大学という場に対するあなたの思いを述べます。
- なぜその「特定」の大学を選んだのか（その大学ならではの魅力、共感点）: 多くの大学がある中で、なぜ応募先の大学でなければならないのか、その大学ならではの建学の精神や教育理念、研究活動、社会貢献活動、あるいは特定の学部や取り組みなどに魅力を感じた点を具体的に伝え、深い共感を示します。
- これまでの経験やスキルを大学事務でどのように活かし、貢献できるのか: 自己分析で洗い出した自分の強みや経験、スキルが、応募先の大学の事務職員として、具体的にどのような業務で、どのように役立ち、貢献できるのかを明確に示します。
- 入職後にどのように成長し、大学の発展に貢献していきたいか（将来の展望、教育・研究への想い）: 入職できたら、どのような目標を持ち、どのように自身の専門性や能力を高めていきたいのか、そして長期的にはどのように大学の発展や学生・教員のサポートに貢献していきたいのかという、前向きな将来への展望と、教育・研究への熱い想いを語ります。
これらの要素を、論理的かつ情熱的に、そして自分の言葉で伝えることが、採用担当者の心を動かす鍵となります。
【ケース別】大学事務の志望動機の例文とポイント
ここでは、未経験者と経験者、それぞれのケース別に志望動機の例文と作成のポイントをご紹介します。ご自身の状況や応募する大学に合わせてアレンジしてください。
未経験者の場合
未経験者の場合は、大学事務への強い熱意と、これまでの経験の中から活かせるポータブルスキル、そして新しいことを学ぶ意欲と適応力をアピールすることが重要です。
- 例文1：一般企業での事務経験者の場合
- アピールポイント: PCスキル、事務処理能力、コミュニケーション能力、業務改善経験など、これまでの事務経験で培った基礎的な事務処理能力と、そのスキルを高等教育機関という新しいフィールドで活かしたいという意欲、大学の理念への共感。
- 例文: 「これまで〇〇株式会社にて約〇年間、一般事務として、主に書類作成、データ管理、電話応対、そして部署内の業務効率化提案などに携わってまいりました。その中で、正確かつ迅速な事務処理能力と、多様な関係者と円滑なコミュニケーションを図るスキルを培いました。以前より、知的好奇心を刺激される環境で働きたいという思いがあり、最先端の研究や次世代の人材育成に貢献できる大学事務の仕事に強い魅力を感じております。特に貴学の『〇〇（具体的な教育理念や研究への取り組みなど）』という方針に深く共感し、これまでの事務経験で培ったPCスキルや業務改善の視点を活かして、学生や教員の皆様がそれぞれの活動に専念できるような質の高い事務サポートを提供し、貴学の発展に貢献したいと考えております。未経験の分野ではございますが、一日も早く業務を習得し、戦力となれるよう努力いたします。」
- 例文2：教育関連（塾講師、学校職員など小中高）の経験者の場合
- アピールポイント: 教育への深い理解、学生・生徒対応経験、コミュニケーション能力、教育現場での実務経験。
- 例文: 「私はこれまで〇年間、〇〇（塾名や学校名など）にて、生徒たちの学習指導および進路相談に携わってまいりました。生徒一人ひとりの成長を間近でサポートすることに大きなやりがいを感じておりましたが、より広い視点から教育全体を支える仕事に挑戦したいという思いが強くなり、大学事務を志望いたしました。特に貴学が力を入れておられる〇〇（特色ある教育プログラムや学生支援体制など）は、これまでの私の経験からも非常に重要であると感じており、その運営を事務の立場からサポートすることで、学生たちの可能性を最大限に引き出すお手伝いをしたいと考えております。教育現場でのコミュニケーション能力や、多様なニーズに対応してきた経験を活かし、学生や教職員の皆様にとって頼りになる存在となれるよう尽力いたします。」
- 例文3：全くの異業種からの挑戦の場合
- アピールポイント: 大学事務への強い関心と熱意、なぜ大学というフィールドを選んだのかという明確な理由、そしてこれまでの経験で培った問題解決能力や企画力、折衝力、学習意欲といったポータブルスキル。
- 例文: 「私はこれまで〇〇業界で〇〇といった業務に〇年間携わり、主に〇〇（具体的なスキルや実績、例：プロジェクトマネジメント、顧客折衝による課題解決など）という力を培ってまいりました。自身のキャリアを見つめ直す中で、社会の知的基盤を支え、未来を担う人材育成に貢献できる大学という組織で働くことに強い意義を感じ、大学事務への転職を決意いたしました。中でも貴学の『〇〇（建学の精神や社会貢献活動など）』という理念に深く感銘を受け、私のこれまでの経験で培った〇〇（具体的なポータブルスキル）を活かし、貴学の教育・研究活動がより円滑に、そしてより発展的に進むよう、事務職員として貢献したいと考えております。異業種からの挑戦となりますが、新しい知識や業務を積極的に学ぶ意欲は誰にも負けません。一日も早く貴学の一員としてお役に立てるよう精一杯努力いたします。」
経験者の場合（大学事務経験者、または類似機関での経験者）
経験者の場合は、これまでの具体的な実務経験や専門知識、スキルを示し、即戦力として貢献できることをアピールすることが重要です。
- 例文1：スキルアップ・キャリアアップを目指す場合（例：より大規模な大学へ、専門性を高めたい部署へなど）
- アピールポイント: これまでの大学事務経験（具体的な部署・業務内容、期間）、専門知識（学務、研究支援、国際交流など）、業務改善に貢献した実績などを示し、より専門性の高い業務への挑戦意欲や、リーダーシップ、応募大学の特定分野への貢献意欲を伝える。
- 例文: 「これまで〇〇大学にて約〇年間、学務課に所属し、主に学生の履修登録・成績管理業務、およびカリキュラム改訂に伴う事務手続きを担当してまいりました。その中で、〇〇システムの導入プロジェクトに参画し、業務フローの見直しを行うことで、手続き時間を平均△%削減いたしました。今後は、これまでの学務経験で培った専門知識と問題解決能力を活かし、より多様な学生が在籍し、国際的な教育・研究活動を積極的に展開されている貴学において、国際交流部門の事務として、留学生支援や海外大学との連携強化に貢献したいと考えております。特に貴学の〇〇（国際交流に関する具体的なプログラムやビジョン）に強い関心を持っており、即戦力として貢献できると確信しております。」
- 例文2：異なる特色を持つ大学へ転職する場合
- アピールポイント: これまでの大学事務経験を活かしつつ、なぜ応募先の大学の理念や特色（例：地域貢献、特定の研究分野、リベラルアーツ教育など）に惹かれ、そこで貢献したいのかを具体的に説明する。
- 例文: 「私はこれまで〇〇（大学名）にて、主に研究支援業務に携わり、研究費申請のサポートや研究成果の管理などに従事してまいりました。研究活動の最前線を支えることに大きなやりがいを感じておりましたが、より地域社会との連携を重視し、その成果を地域活性化に繋げようとされている貴学の『〇〇（地域連携に関する理念や具体的な取り組み）』という姿勢に深く共感いたしました。これまでの研究支援業務で培ったプロジェクト管理能力や、外部機関との調整経験を活かし、貴学の地域連携事業を事務の立場から力強く推進し、地域社会の発展に貢献したいと考えております。」
国公立大学法人と私立大学での志望動機のニュアンスの違い
- 国公立大学法人の場合: 税金によって運営されているという公共性や、特定の研究分野における国の拠点としての役割、地域社会への貢献、教育・研究の機会均等といった視点を意識すると良いでしょう。「〇〇分野における貴学の先進的な研究活動を事務職員として支え、日本の学術発展に貢献したい」といった表現も考えられます。
- 私立大学の場合: その大学独自の「建学の精神」や「教育理念」、特色ある教育プログラムや研究活動、あるいは独自の校風や歴史への深い共感と、そこで具体的にどのように貢献したいのかを述べることが特に重要です。
大学事務の志望動機で避けるべきNGな内容・表現
採用担当者にマイナスな印象を与えてしまう可能性のある、避けるべき志望動機の内容や表現もあります。
- 「安定していそうだから」「家が近いから」「土日祝休みだから」「楽そうだから」といった安易な理由: 仕事への熱意が感じられず、採用してもすぐに辞めてしまうのではないかと懸念されます。
- 待遇面（給与、休日など）のことばかりを強調する: 仕事内容や貢献意欲よりも、条件面を重視しているという印象を与えます。
- どの大学にも当てはまるような抽象的な内容、具体性の欠如: 「教育に貢献したい」「学生の役に立ちたい」だけでは、なぜその大学でなければならないのかが伝わりません。
- 前職の不平不満やネガティブな退職理由に終始する: 他責にする傾向がある、あるいは不満が多い人物という印象を与えかねません。
- 大学事務の仕事内容や、大学という組織への理解が浅いと思われる内容: 例えば、「のんびり働けそうだから」といった、実際の業務実態とかけ離れたイメージを述べるなど。
- 教育や研究への関心が薄いと思われる表現: 大学という教育・研究機関で働くことへの自覚や、その分野に対する熱意が感じられない。
- 「学ばせていただきたい」という受け身な姿勢のみ: もちろん学ぶ姿勢は大切ですが、大学は貢献してくれる人材を求めています。「学びたい」という気持ちと同時に、「どのように貢献したいか」という主体的な意欲も明確に示すことが重要です。
志望動機をさらに魅力的にするためのプラスワンテクニック
上記の基本要素や例文を参考にしつつ、さらにあなたの志望動機を魅力的にするためには、以下の点を意識してみましょう。
- 応募先の大学の「中長期計画」や「最近のニュース・取り組み」に具体的に触れ、自身の考えと結びつける: 大学が現在どのような目標を掲げ、どのような新しい取り組みを行っているのかを理解し、それに対して自分がどのように共感し、貢献できるのかを語ることで、深い企業研究と高い関心度を示すことができます。
- 自身の経験が、大学の課題解決や目標達成にどのように貢献できるかを具体的に提案する: もし、応募先の大学が抱える課題（例えば、学生募集の強化、研究成果の社会還元など）について把握できれば、自分の経験やスキルがその解決にどのように役立つのかを具体的に提案できると、より強い印象を残せます。
- 入職後の具体的な貢献イメージを、大学の状況や自身のキャリアプランを踏まえて語る: 「入職後は、まず〇〇の業務を確実にこなし、将来的には△△の分野で貴学の〇〇（具体的な目標や取り組み）に貢献できるよう、専門性を高めていきたいです」といったように、入職後の姿を具体的にイメージしていることを伝えましょう。
- 熱意と誠実さが伝わる、自身の言葉で、論理的に構成する: 取り繕った言葉や、どこかで見たような表現ではなく、あなた自身の言葉で、正直かつ前向きな気持ちを、分かりやすく論理的に伝えることが何よりも大切です。
まとめ：教育と研究の未来を支える情熱を伝え、大学事務への転職を成功させよう！
大学事務への転職における志望動機は、あなたと大学を繋ぐための最も重要なメッセージです。なぜこの仕事に情熱を傾けたいのか、なぜこの大学で力を発揮したいのか、そしてどのように貢献できるのか。これらの点を、あなた自身の経験や言葉で、具体的に、そして熱意を持って伝えることが、採用担当者の心を動かし、希望のキャリアへの扉を開く鍵となります。
自己分析と徹底した大学研究に基づき、高等教育機関の一員としての自覚と貢献意欲を明確に示しましょう。この記事で紹介したポイントや例文を参考に、あなただけの魅力的な志望動機を作成し、自信を持って転職活動に臨んでください。あなたの新しいキャリアが、教育と研究の未来を支える大きな力となることを心より応援しています。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。