転職活動の「電話」マナー：好印象を与える話し方と状況別対処法
岩下隼人
ロイヤル合同会社
事務職への転職面接を徹底攻略！よく聞かれる質問と回答例、成功のポイント
岩下隼人
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事務職は、企業の円滑な運営を支える重要なポジションであり、転職市場でも常に一定のニーズがあります。しかし、人気の職種であるがゆえに、面接の競争率も高くなりがちです。「事務職の面接では何を聞かれるのだろう？」「どうすれば好印象を与えられるのだろう？」そんな不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。この記事では、事務職への転職面接を成功させるために、よく聞かれる質問とその回答のポイント、準備すべきことや当日のマナーまで、徹底的に解説します。
Contents
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事務職の面接で見られるポイントとは？
まず、企業が事務職の面接でどのような点を見ているのかを理解しておくことが重要です。
- コミュニケーション能力: 事務職は社内外の多くの人と関わるため、丁寧な言葉遣いはもちろん、相手の話を正確に理解する「聴く力」や、分かりやすく伝える「伝える力」が重視されます。
- PCスキル・事務処理能力: WordやExcel、PowerPointなどの基本的なPCスキルは必須です。これまでの経験やスキルを具体的に説明できるか、また、正確かつ迅速に業務をこなせるかが見られます。
- 正確性・責任感: 書類作成やデータ入力など、ミスが許されない業務も多いため、仕事に対する正確性や責任感の強さは重要な評価ポイントです。
- 協調性・サポート力: チームの一員として周囲と協力し、営業担当者や他部署のメンバーを円滑にサポートできるかどうかも見られます。縁の下の力持ちとしての素養が求められます。
- 企業文化への適合性（社風に合うか）: 応募者が企業の理念や社風に合っているか、長く活躍してくれそうかという点もチェックされます。
- 志望度の高さ、入社意欲: 「なぜこの会社で事務として働きたいのか」という熱意や入社意欲の高さは、合否を左右する大きな要素です。
これらのポイントを意識して、面接対策を進めていきましょう。
【事務職の転職面接】よく聞かれる質問と回答のポイント・例文
ここでは、事務職の転職面接でよく聞かれる質問と、その回答のポイントや例文をご紹介します。丸暗記ではなく、ご自身の経験や言葉に置き換えて準備してください。
自己紹介・自己PRに関する質問
- 「自己紹介をお願いします」
- ポイント: 簡潔に職務経歴の概要と、応募職種で活かせる強みを1～2分程度でまとめます。氏名、最終学歴、職務経歴、簡単な自己PRの流れが一般的です。
- 例文: 「〇〇と申します。本日は面接の機会をいただき、ありがとうございます。大学卒業後、株式会社△△にて約×年間、営業事務として勤務してまいりました。主に受発注管理、請求書作成、顧客対応などを担当し、迅速かつ正確な業務処理と、営業担当者が業務に集中できるようなサポートを心がけてまいりました。これまでの経験で培ったPCスキルとコミュニケーション能力を活かし、貴社に貢献したいと考えております。本日はどうぞよろしくお願いいたします。」
- 「あなたの強みと弱みを教えてください」
- ポイント: 強みは事務職で活かせるものを、具体的なエピソードを交えて説明します。弱みは、それを改善するために努力していることも合わせて伝え、ネガティブな印象で終わらないようにします。
- 例文（強み）: 「私の強みは、高い正確性と計画性です。前職では、月間約〇〇件の請求書発行業務を担当しておりましたが、ダブルチェックを徹底することで、過去×年間ミスゼロを継続いたしました。また、複数の業務を並行して行う際は、優先順位をつけ、期限内に完了できるよう計画的に取り組むことを得意としております。」
- 例文（弱み）: 「私の弱みは、時に慎重になりすぎてしまい、判断に時間がかかってしまうことがある点です。この点を改善するため、現在は業務の優先順位をより明確にし、不明な点は早めに上司や同僚に相談することで、迅速かつ的確な判断ができるよう意識しております。」
- 「これまでの職務経歴を教えてください」
- ポイント: 応募書類に記載した内容に基づき、企業が求める人物像と関連付けながら、これまでの業務内容、実績、役割などを具体的に説明します。長々と話すのではなく、ポイントを絞って分かりやすく伝えましょう。
志望動機に関する質問
- 「なぜ当社を志望されたのですか？」
- ポイント: 企業の理念や事業内容、社風などに共感した点を具体的に述べ、そこで自分がどのように貢献したいのかを伝えます。事前に企業研究をしっかりと行い、その企業ならではの魅力を語れるようにしましょう。
- 例文: 「貴社の〇〇という企業理念に深く共感し、社会貢献性の高い事業に事務として携わりたいと考え、志望いたしました。特に△△の取り組みは、私が仕事を通じて実現したいと考えている『縁の下の力持ちとして社会を支える』という想いと合致すると感じております。前職で培ったPCスキルとコミュニケーション能力を活かし、貴社の更なる発展に貢献できるよう尽力いたします。」
- 「なぜ事務職を選ばれたのですか？（他の職種ではなく）」
- ポイント: 事務職のどのような点に魅力を感じているのか、自分の適性や価値観とどう合致するのかを具体的に説明します。「サポートすることにやりがいを感じる」「正確な作業が得意」など、ポジティブな理由を伝えましょう。
- 例文: 「私は、周囲の人がスムーズに業務に取り組めるようサポートすることに大きなやりがいを感じます。また、一つ一つの業務を正確かつ丁寧に進めることが得意であり、その強みを最も活かせるのが事務職であると考えました。縁の下の力持ちとして組織全体を支え、貢献していきたいという想いから事務職を志望しております。」
- 「当社のどのような点に魅力を感じましたか？」
- ポイント: 「なぜこの会社なのか」を具体的に伝えるチャンスです。事業内容、商品・サービス、社風、社員の方のインタビュー記事など、具体的にどこに魅力を感じたのかを述べ、入社意欲の高さをアピールしましょう。
経験・スキルに関する質問
- 「これまでの事務経験で最も成果を上げたことは何ですか？」
- ポイント: 具体的なエピソードを交え、どのような課題に対し、どのように取り組み、どのような成果（数値化できると尚良い）を上げたのかを説明します。事務職としてのスキルや工夫が伝わるようにしましょう。
- 例文: 「前職で、顧客情報の管理方法が煩雑で非効率的であるという課題がございました。そこで、Excelの関数やマクロを活用し、入力作業の自動化と検索機能の向上を図る新しい管理シートを作成・提案いたしました。結果として、情報検索にかかる時間が平均で約〇%短縮され、業務効率の改善に貢献することができました。」
- 「PCスキル（Excel、Word、PowerPointなど）はどの程度使えますか？」
- ポイント: 具体的にどのような操作ができるのかを伝えましょう。「ExcelでVLOOKUP関数やピボットテーブルを使ったデータ集計ができます」「PowerPointで会議資料の作成やアニメーション設定ができます」など、応募する企業の業務内容に合わせてアピールできると効果的です。MOSなどの資格があれば合わせて伝えましょう。
- 「〇〇（会計ソフト、専用システムなど）の使用経験はありますか？」
- ポイント: 正直に答えましょう。使用経験があれば、どの程度の期間、どのような業務で使用していたかを具体的に説明します。未経験の場合は、新しいシステムの習得に意欲があることを伝えましょう。
- 「マルチタスクや期限管理は得意ですか？具体的なエピソードがあれば教えてください」
- ポイント: 事務職では複数の業務を同時にこなす能力が求められます。どのように優先順位をつけ、計画的に業務を進めているか、具体的なエピソードを交えて説明しましょう。
退職理由・転職理由に関する質問
- 「前職（現職）の退職理由は何ですか？」
- ポイント: ネガティブな理由（人間関係、待遇への不満など）をそのまま伝えるのは避けましょう。スキルアップやキャリアアップなど、前向きな理由に転換して伝えることが大切です。嘘はいけませんが、伝え方を工夫しましょう。
- 例文: 「前職では営業事務として幅広い業務に携わらせていただき、多くのことを学びました。その中で、より専門性の高い経理の知識を身につけ、専門職としてキャリアを深めていきたいという想いが強くなりました。貴社では経理事務として専門性を高められる環境があると感じ、新たな挑戦をしたいと考え、退職を決意いたしました。」
- 「今回の転職で実現したいことは何ですか？」
- ポイント: 応募企業でどのようなスキルを活かし、どのように貢献したいのか、そして将来的にどのようなキャリアを築きたいのかを具体的に伝えましょう。企業の求める人物像と自身のキャリアプランが一致していることを示すことが重要です。
仕事への取り組み方・価値観に関する質問
- 「仕事をする上で大切にしていることは何ですか？」
- ポイント: 自分の仕事観や価値観が、企業の理念や求める人物像と合致していることをアピールするチャンスです。「チームワーク」「責任感」「向上心」「効率性」など、具体的なキーワードと共にエピソードを交えて説明しましょう。
- 「ストレスをどのように解消しますか？」
- ポイント: 健全なストレス解消法を持っていることを伝え、自己管理能力があることを示します。趣味や運動など、具体的な方法を挙げましょう。
- 「チームで働く上で気をつけていることは何ですか？」
- ポイント: コミュニケーションの重要性、情報共有、相手への配慮など、協調性をアピールできる点を挙げましょう。
- 「将来どのようなキャリアを築きたいですか？」
- ポイント: 応募企業で長く働く意欲があること、そして成長意欲があることを伝えます。具体的な役職やポジションに言及するよりも、「〇〇の分野で専門性を高め、貢献できる人材になりたい」といった方向性を示すのが良いでしょう。
その他
- 「何か質問はありますか？（逆質問）」
- ポイント: 必ず質問しましょう。企業の事業内容や社風、入社後の業務内容など、事前に調べて疑問に思ったことや、より深く知りたいことを質問することで、入社意欲の高さを示すことができます。ただし、給与や待遇に関する質問は、タイミングや聞き方に注意が必要です（一次面接では避けるのが無難）。
- 例文: 「もし入社させていただいた場合、配属予定の部署の雰囲気や、一緒に働くことになるチームメンバーについて教えていただけますでしょうか？」「貴社で活躍されている事務職の方に共通する特徴や強みなどがございましたら、ぜひお聞かせください。」
事務職の面接で好印象を与えるための準備とマナー
面接は、話す内容だけでなく、準備や当日のマナーも重要です。
面接前の準備
- 企業研究: 企業のホームページ、採用サイト、ニュース記事などをよく読み込み、事業内容、企業理念、社風、強み、最近の動向などを把握しておきましょう。
- 応募書類の再確認: 提出した履歴書や職務経歴書の内容を再度確認し、面接での回答と矛盾がないようにします。
- 想定される質問への回答準備: 上記の「よく聞かれる質問」などを参考に、自分なりの回答を準備しておきましょう。声に出して練習すると、よりスムーズに話せるようになります。
- 逆質問の準備: 2～3個用意しておくと安心です。
- 身だしなみ: 清潔感のある服装（スーツまたはオフィスカジュアル）、整った髪型、清潔な爪など、ビジネスシーンにふさわしい身だしなみを心がけましょう。
- 持ち物の確認: 応募書類のコピー、筆記用具、メモ帳、企業の連絡先、ハンカチ、ティッシュなどを準備します。
- 面接場所までの経路・所要時間の確認: 事前に調べておき、時間に余裕を持って到着できるようにしましょう。
面接当日のマナー
- 時間厳守: 約束の時間の5～10分前に到着するのが理想です。遅刻は厳禁ですが、早すぎる到着も企業に迷惑をかける可能性があります。
- 受付での対応: 明るくハキハキとした声で挨拶し、大学名と氏名、面接の約束がある旨を伝えます。
- 入退室のマナー:
- 入室時: ドアを軽く3回ノックし、「どうぞ」と言われたら「失礼いたします」と言って入室します。ドアを静かに閉め、面接官の方を向いて一礼し、椅子の横に立ちます。氏名を名乗り、「本日はよろしくお願いいたします」と挨拶します。「お座りください」と言われてから着席します。
- 退室時: 面接終了後、椅子から立ち上がり「本日は貴重なお時間をいただき、ありがとうございました」とお礼を述べ、一礼します。ドアの前で再度面接官の方を向き、「失礼いたします」と一礼してから静かに退室します。
- 面接中の姿勢・態度: 背筋を伸ばして座り、相手の目を見て話を聞きましょう。適度に相槌を打ち、真剣に話を聞いている姿勢を示します。言葉遣いは丁寧語を基本とし、馴れ馴れしい態度は避けましょう。
- ハキハキとした受け答え: 自信を持って、聞き取りやすい声の大きさで話しましょう。
事務職の面接で気をつけるべきNG言動
面接でマイナスな印象を与えてしまう可能性のある言動にも注意しましょう。
- ネガティブな発言が多い: 前職の不平不満や悪口は絶対に避けましょう。
- 企業の情報を調べていない: 志望度が低いと判断される可能性があります。
- 質問の意図を理解せず一方的に話す: コミュニケーション能力に疑問を持たれます。
- 曖昧な回答、自信のない態度: 頼りない印象を与えてしまいます。
- 給与や待遇面の話ばかりする（最初の面接では特に）: 仕事内容よりも条件面を重視していると見なされる可能性があります。
- 逆質問をしない: 入社意欲が低い、あるいは企業への関心が薄いと思われる可能性があります。
【ケース別】事務職の面接対策のポイント
応募者の状況によって、面接で特に意識すべきポイントが異なります。
未経験から事務職を目指す場合
- ポテンシャルと学習意欲をアピール: 未経験であることを正直に伝えた上で、事務職への強い意欲と、新しいことを積極的に学ぶ姿勢を強調しましょう。
- 他の職種で培ったスキルをどう活かせるか具体的に説明: 例えば、接客業の経験があるならコミュニケーション能力や顧客対応力、営業職の経験があるなら目標達成意欲や折衝力など、事務職でも活かせるポータブルスキルを具体的にアピールします。
経験者がキャリアアップを目指す場合
- これまでの実績や専門スキルを具体的にアピール: どのような業務でどのような成果を上げたのか、具体的な数値やエピソードを交えて説明し、即戦力となることを示します。
- マネジメント経験やリーダーシップ経験があれば伝える: 後輩指導の経験や、チームをまとめた経験などもアピールポイントになります。
まとめ：万全の準備と自信を持って、事務職の面接に臨もう！
事務職への転職面接は、あなた自身を企業にアピールする絶好の機会です。事前にしっかりと準備をし、自信を持って臨めば、きっと良い結果に繋がるはずです。
面接官は、あなたがどのような人物で、自社でどのように活躍してくれるのかを知りたいと思っています。取り繕うのではなく、誠実な態度で、自分の言葉で熱意を伝えることが大切です。この記事で紹介したポイントを参考に、万全の体制で面接に挑み、希望の事務職への転職を成功させてください。応援しています！
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。