転職成功の鍵！好印象を与える挨拶の極意
岩下隼人
ロイヤル合同会社
【転職メール返信術】好印象を与える書き方とマナー｜シーン別例文付き
岩下隼人
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転職活動を進める上で、企業とのコミュニケーションは主にメールで行われることが多くなります。書類選考の結果通知、面接日程の調整、内定の連絡、そして時には残念ながら不採用の通知も…。これらのメールに対して、どのように返信するかは、あなたの社会人としての印象を左右するだけでなく、選考プロセス全体をスムーズに進めるためにも非常に重要です。
「どんな内容で返信すればいいの？」「返信はいつまでにするべき？」「失礼にあたらない書き方は？」――そんな疑問や不安を抱える方も少なくないでしょう。この記事では、転職活動における様々なシーンでのメール返信の基本マナーから、相手に好印象を与え、円滑なコミュニケーションを築くための具体的な書き方やポイントを、豊富な例文とともに徹底解説していきます。
Contents
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なぜ転職活動でメール返信が重要なのか？
たかがメールの返信、と軽く考えてしまうのは禁物です。企業の人事担当者や面接官は、あなたが送る一通のメールからも、多くのことを見ています。
- 社会人としての基本的なコミュニケーション能力の現れ: 迅速で的確、かつ丁寧な言葉遣いのメールは、あなたが基本的なビジネスマナーやコミュニケーション能力を身につけていることの証となります。
- 企業への関心度や入社意欲を示す機会: メールの内容や返信するタイミングから、企業に対する関心の高さや入社への熱意が伝わることがあります。特に面接後のお礼メールなどは、その良い機会となるでしょう。
- 選考プロセス全体の円滑化: スムーズで分かりやすいメールのやり取りは、面接日程の調整などを効率的に進める上で不可欠です。これにより、企業側もストレスなく選考を進めることができます。
- 誤った対応はマイナスイメージに繋がる可能性: 逆に、返信が遅すぎたり、言葉遣いが不適切だったり、内容が分かりにくかったりすると、「ビジネスマナーが欠けている」「仕事でも同様の対応をするのではないか」といったネガティブな印象を与えかねません。
つまり、メール返信は、あなた自身をアピールし、企業との良好な関係を築くための重要なコミュニケーションツールなのです。
転職メール返信の基本マナー：押さえておくべき7つのポイント
どのような内容のメールに返信する際にも、共通して押さえておくべき基本的なマナーがあります。
- 迅速な返信を心がける（24時間以内が目安）： 企業からのメールには、できるだけ早く返信するのが基本です。**遅くとも24時間以内（1営業日以内）**には返信するように心がけましょう。すぐに返信できない場合でも、取り急ぎ「メール拝受いたしました。〇日までに改めてご連絡いたします」といった形で一報を入れると丁寧です。
- 件名は変更しない（「Re:」をつけたまま）： 企業から送られてきたメールに返信する際は、件名は変更せず、「Re:」がついた状態のまま返信しましょう。これにより、企業側はどのメールに対する返信なのかを一目で把握でき、やり取りの履歴も追いやすくなります。
- 正しい宛名（会社名、部署名、担当者名、敬称）： 宛名は、相手の会社名、部署名、そして担当者名を正式名称で正確に記載します。「株式会社」を（株）と略したりしないように注意しましょう。担当者名には「様」をつけます。担当者名が不明な場合は「採用ご担当者様」とします。
- 簡潔で分かりやすい本文: 要件は何か、何について返信しているのかが明確に伝わるように、簡潔で分かりやすい文章を心がけましょう。適度に改行を入れたり、箇条書きを活用したりするのも効果的です。
- 丁寧な言葉遣い（尊敬語・謙譲語）： ビジネスメールの基本として、相手に敬意を払った丁寧な言葉遣いを徹底しましょう。尊敬語と謙譲語の使い分けにも注意が必要です。
- 送信前に必ず誤字脱字・変換ミスのチェック: 誤字脱字や変換ミスは、注意力が散漫であるという印象を与えかねません。送信する前に、必ず何度も読み返し、ミスがないかを確認しましょう。
- 署名を必ずつける: メールの最後には、必ず自分の氏名（フルネーム）、メールアドレス、電話番号を記載した署名を入れましょう。場合によっては、住所や最終学歴などを加えることもあります。
【シーン別】転職メール返信の書き方と例文集
ここでは、転職活動の様々なシーンで企業から送られてくるメールに対する返信の書き方と、具体的な例文をご紹介します。
1. 書類選考通過・面接日程調整のメールへの返信
企業から書類選考通過の連絡と、面接の候補日を提示された場合の返信です。
【例文（提示された日程で承諾する場合）】
件名： Re: 書類選考結果および面接日程のご連絡（株式会社〇〇 採用担当 △△様）／（自分の氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当 △△様
お世話になります。
（自分の氏名）です。
この度は、書類選考通過のご連絡、ならびに面接日程のご提案をいただき、誠にありがとうございます。
ご提示いただきました下記の日程にて、ぜひ面接にお伺いさせていただきたく存じます。
【希望日時】〇月〇日（〇曜日）〇時〇分～
面接の機会をいただき、大変光栄です。
当日は何卒よろしくお願い申し上げます。
【例文（提示された日程では都合が悪く、別日程を提案する場合）】
件名： Re: 書類選考結果および面接日程のご連絡（株式会社〇〇 採用担当 △△様）／（自分の氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当 △△様
お世話になります。
（自分の氏名）です。
この度は、書類選考通過のご連絡、ならびに面接日程のご提案をいただき、誠にありがとうございます。
大変申し訳ございませんが、ご提示いただきました日程では、現職の都合によりお伺いすることが難しい状況です。
つきましては、誠に恐縮ではございますが、下記日程の中でご調整いただくことは可能でしょうか。
・〇月〇日（〇曜日）〇時～〇時
・〇月〇日（〇曜日）終日
・〇月〇日（〇曜日）〇時以降
上記以外の日程でも調整可能ですので、もし△△様のご都合の良い日時がございましたら、
いくつか候補をいただけますと幸いです。
こちらの都合で大変お手数をおかけし申し訳ございませんが、
何卒ご検討いただけますようお願い申し上げます。
2. 面接日程確定のメールへの返信（確認）
企業と日程調整が完了し、面接日時が確定した旨の連絡メールへの返信です。
【例文】
件名： Re: 面接日時確定のご連絡（株式会社〇〇 採用担当 △△様）／（自分の氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当 △△様
お世話になります。
（自分の氏名）です。
この度は、面接日時確定のご連絡、誠にありがとうございます。
下記の日時にお伺いいたします。
日時：〇月〇日（〇曜日）〇時〇分～
場所：貴社〇〇ビル 〇階 受付
[もしあれば、持ち物やアクセス方法なども簡潔に記載]
お忙しい中、日程をご調整いただき、重ねて御礼申し上げます。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
3. 面接後のお礼メール（任意だが推奨）
面接が終わった後、当日中か翌日の午前中を目安に、面接の機会をいただいたことへの感謝を伝えるメールです。必須ではありませんが、送ることで丁寧な印象を与え、入社意欲を改めて示すことができます。
【例文】
件名： 〇月〇日 面接のお礼／（自分の氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当 △△様
（面接官のお名前が分かれば、そちらも記載：〇〇様）
お世話になります。
本日（昨日）、〇時より面接の機会をいただきました、（自分の氏名）です。
本日はご多忙のところ、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。
〇〇様（面接官の名前）から貴社の事業内容や今後の展望について詳しくお伺いし、
（具体的に印象に残った話や、共感した点などを簡潔に記載）
ますます貴社で働きたいという気持ちが強くなりました。
取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたくご連絡いたしました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
4. 内定通知メールへの返信
内定の通知メールを受け取った際の返信です。承諾する場合、保留する場合、辞退する場合で内容が異なります。
【例文（内定を承諾する場合）】
件名： Re: 採用内定のご連絡（株式会社〇〇 採用担当 △△様）／（自分の氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当 △△様
お世話になります。
（自分の氏名）です。
この度は、採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変光栄に存じます。
つきましては、喜んで内定をお受けさせていただきたく存じます。
貴社の一員として貢献できるよう、精一杯努力してまいりますので、
今後ともご指導ご鞭撻のほど、何卒よろしくお願い申し上げます。
入社にあたり必要な手続き等がございましたら、ご教示いただけますと幸いです。
【例文（回答を保留する場合）】
※保留を依頼する場合は、その理由と、いつまでに回答できるかを明確に伝えることが重要です。
件名： Re: 採用内定のご連絡（株式会社〇〇 採用担当 △△様）／（自分の氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当 △△様
お世話になります。
（自分の氏名）です。
この度は、採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
大変光栄に存じ、前向きに検討させていただいております。
つきましては、大変恐縮ではございますが、
（具体的な理由を簡潔に記載。例：他社の選考結果待ちのため、家族と相談する時間をいただきたいため等）
正式なご返答を〇月〇日までお待ちいただくことは可能でしょうか。
こちらの都合で大変申し訳ございませんが、
何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
【例文（内定を辞退する場合）】
※辞退する場合でも、誠意をもって、できるだけ早く連絡することが大切です。
件名： Re: 採用内定のご連絡（株式会社〇〇 採用担当 △△様）／（自分の氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当 △△様
お世話になります。
（自分の氏名）です。
この度は、採用内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
このような機会をいただけたこと、大変感謝しております。
大変申し上げにくいのですが、慎重に検討を重ねました結果、
誠に勝手ながら、この度の内定を辞退させていただきたく存じます。
（辞退理由を簡潔に記載。例：自身のキャリアプランを再考した結果、別の道に進む決断をいたしました。）
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、
このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。
ご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
5. 不採用通知メールへの返信（基本的には不要だが、する場合）
前述の通り、不採用通知への返信は基本的に不要です。もし返信する場合は、感謝の気持ちを伝える程度に留め、簡潔にまとめましょう。
【例文（感謝を伝える場合）】
件名： Re: 選考結果のご連絡（株式会社〇〇 採用担当 △△様）／（自分の氏名）
本文：
株式会社〇〇
人事部 採用ご担当 △△様
お世話になります。
（自分の氏名）です。
この度は、選考結果につきまして、ご多忙のところご連絡いただき、誠にありがとうございました。
残念ながら今回はご期待に沿えませんでしたが、
貴重なお時間を割いて面接の機会をいただきましたこと、心より感謝申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展をお祈り申し上げます。
6. 企業からの質問メールへの返信
選考の過程で、企業から追加の質問や確認事項がメールで送られてくることがあります。
- 質問の意図を正確に理解し、的確に、かつ誠実に回答しましょう。
- 回答に時間がかかる場合は、まずその旨を伝え、いつ頃までに回答できるかの目安を連絡すると丁寧です。
- 分からないことや不明な点があれば、正直にその旨を伝え、確認する姿勢を見せることが大切です。
メール返信で気をつけたいNGなこと・避けるべき表現
企業とのメールのやり取りで、マイナスな印象を与えてしまうような行動や表現は避けましょう。
- 返信が遅すぎる: 24時間（1営業日）以上返信がないのは、相手に不安を与えたり、意欲が低いと判断されたりする可能性があります。
- 件名を変えてしまう、または無題で送る: 企業側がメールを管理しにくくなります。
- 宛名や担当者名を間違える: 基本的な確認不足であり、失礼にあたります。
- 友達に送るようなくだけた言葉遣いや顔文字、絵文字、過度な装飾の使用: ビジネスメールとしての品格を保ちましょう。
- 誤字脱字や文法的な誤りが多い: 注意力がない、あるいは誠意がないと受け取られかねません。
- 長文すぎる、要点が分かりにくいメール: 相手の時間を奪うだけでなく、コミュニケーション能力を疑われる可能性もあります。
- 質問に対して的確に答えていない: 質問の意図を理解していない、あるいは意図的に逸らしていると見なされることがあります。
- 添付ファイルの付け忘れや、ファイル名が不適切（例：「無題.docx」など）：
- 深夜や早朝の送信: 相手の迷惑にならないよう、企業の営業時間内か、予約送信機能を活用するなど配慮しましょう。
返信する際に便利なフレーズ集
ビジネスメールでよく使われる、丁寧でスムーズなコミュニケーションに役立つフレーズをいくつかご紹介します。
- 冒頭の挨拶:
- 「お世話になります。〇〇（自分の氏名）です。」
- 「いつもお世話になっております。〇〇です。」（複数回やり取りしている場合）
- 感謝の表現:
- 「この度は、誠にありがとうございます。」
- 「貴重なお時間をいただき、感謝申し上げます。」
- 「ご多忙のところ恐縮ですが、～」
- 承諾・了承の表現:
- 「承知いたしました。」
- 「かしこまりました。」
- 「喜んでお受けいたします。」
- 依頼・質問の表現:
- 「恐れ入りますが、～していただけますでしょうか。」
- 「～について、ご教示いただけますと幸いです。」
- 「お手数をおかけしますが、～」
- 謝罪の表現:
- 「大変申し訳ございません。」
- 「ご迷惑をおかけし、誠に恐縮です。」
- 結びの言葉:
- 「何卒よろしくお願い申し上げます。」
- 「今後ともどうぞよろしくお願いいたします。」
- 「貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。」（辞退や不採用通知への返信など）
まとめ：転職活動におけるメール返信は、あなたの印象を形作る大切なコミュニケーション。基本マナーを守り、誠実で丁寧な対応を心がけることで、企業との良好な関係を築き、選考を有利に進めよう。
転職活動における企業とのメールのやり取りは、選考プロセスの一部であり、あなたの人物像やビジネスマナーが試される場でもあります。一つ一つのメールに心を込めて、迅速かつ丁寧に対応することで、企業に良い印象を与え、信頼関係を築くことができます。
この記事で紹介した基本マナーやシーン別の例文を参考に、自信を持ってメールコミュニケーションを行い、あなたの転職活動が成功へと繋がることを心から応援しています。
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