【転職の必要書類 完全ガイド】応募時から退職・入社まで、準備リストと注意点

転職活動は、自己分析から始まり、企業への応募、面接、内定、そして退職と入社に至るまで、多くのステップを踏むことになります。それぞれの段階で様々な書類の準備や提出が必要となり、「一体どのタイミングでどんな書類が必要なの？」と戸惑う方も少なくないでしょう。

スムーズな転職活動と円滑な入退社手続きのためには、事前に必要となる書類を把握し、計画的に準備しておくことが非常に重要です。この記事では、転職活動の各フェーズ（応募時、内定後・入社時、退職時）において必要となる主な書類を網羅的にリストアップし、それぞれの役割や準備のポイント、注意点などを分かりやすく解説していきます。

【応募時】に準備・提出する主な書類

まず、企業へ応募する際に基本となる書類です。これらはあなたの第一印象を左右する重要なものとなります。

1. 履歴書:
   • 役割: あなたの氏名、年齢、連絡先、学歴、職務経歴、保有資格、志望動機、自己PRといった基本的なプロフィールを企業に伝えるための書類です。
   • 作成ポイント:
     • 手書き、PC作成どちらでも可の場合が多いですが、企業からの指定があればそれに従います。PC作成の場合は、読みやすいフォントやレイアウトを心がけましょう。
     • 証明写真は3ヶ月以内に撮影した、清潔感のあるものを使用します。
     • 誤字脱जीがないか、何度も確認することが重要です。
     • 空欄がないように、全ての項目を丁寧に記入します。
2. 職務経歴書:
   • 役割: これまでの職務経験、担当業務、そこで培ったスキル、そして具体的な実績を詳細に記述し、企業に対してあなたの能力や即戦力性をアピールするための書類です。
   • 作成ポイント:
     • 形式: 一般的には「編年体式（時系列順）」、「逆編年体式（直近の職歴から遡る）」、「キャリア式（職務内容やプロジェクトごとにまとめる）」などがあります。自分のキャリアやアピールしたい内容に合わせて最適な形式を選びましょう。
     • 具体性: 担当した業務内容は具体的に、そして実績は可能な限り数値（例：売上〇%向上、コスト△円削減など）を用いて示しましょう。
     • 企業に合わせたカスタマイズ: 応募する企業の求める人物像や業務内容を意識し、アピールする経験やスキルを強調するなど、企業ごとに内容を調整することが理想です。
     • A4用紙1～2枚程度にまとめるのが一般的ですが、職務経験が豊富な場合は3枚程度になることもあります。
3. （場合によって）ポートフォリオ: デザイナー、エンジニア、ライターなど、クリエイティブ系の職種や技術職の場合、これまでの制作物や実績をまとめたポートフォリオの提出を求められることがあります。
4. （場合によって）その他書類: 企業によっては、推薦状、大学の成績証明書、卒業証明書などの提出を求められることもあります。求人情報や企業の指示をよく確認しましょう。

【内定後～入社まで】に新しい会社へ提出する主な書類

無事に内定を得て入社が決まったら、新しい会社へ様々な書類を提出する必要があります。入社手続きをスムーズに進めるために、早めに準備しましょう。

1. 内定承諾書（入社承諾書）： 企業からの内定を受諾する意思を正式に示すための書類です。署名・捺印して提出します。
2. 雇用契約書（労働条件通知書）： 給与、勤務時間、休日、業務内容といった労働条件が記載された重要な書類です。内容を隅々まで確認し、不明な点があれば必ず質問した上で、署名・捺印します。通常2部作成し、1部を会社に提出、1部を自分で保管します。
3. 身元保証書: 従業員が会社に損害を与えた場合に、身元保証人がその損害を賠償することを約束する書類です。近年ではプライバシー保護の観点から求めない企業も増えていますが、提出が必要な場合は、保証人になってくれる方（親族などが多い）に依頼し、署名・捺印してもらいます。
4. 住民票記載事項証明書（または住民票の写し）： 氏名、住所、生年月日などの確認のために提出を求められることがあります。市区町村の役所で取得できます。
5. 卒業証明書・成績証明書（新卒以外でも求められる場合）： 最終学歴を証明するために、卒業した学校から取り寄せます。
6. 資格証明書のコピー: 応募時に申告した資格（運転免許証、語学検定の合格証、専門資格の免許証など）を証明するために、コピーの提出を求められます。
7. 健康診断書: 企業が指定する項目について、医療機関で健康診断を受け、その結果を提出します。入社前3ヶ月以内に受診したものなど、有効期限が指定されることがあります。
8. 年金手帳または基礎年金番号通知書: 厚生年金保険の加入手続きのために、基礎年金番号を確認するために必要です。2022年4月以降、年金手帳は新規発行されず「基礎年金番号通知書」に切り替わっていますが、既に年金手帳をお持ちの方は引き続き使用できます。
9. 雇用保険被保険者証: 雇用保険の加入手続きのために必要です。通常、前職を退職する際に会社から返却されます。
10. 給与振込先の口座情報: 給与を振り込んでもらうための銀行口座の情報を、通帳のコピーなどで提出します。
11. マイナンバー（個人番号）のコピーまたは通知カードのコピーと本人確認書類: 税金（所得税・住民税）や社会保険（健康保険、厚生年金保険、雇用保険）の手続きに必要です。
12. 扶養控除等（異動）申告書: 年末調整や毎月の給与から源泉徴収される所得税額を計算するために必要な書類です。扶養家族の有無などを申告します。
13. 前職の源泉徴収票（その年に前職の給与所得がある場合）： 新しい会社で年末調整を行うために必要です。前職の会社に発行を依頼します。
14. （場合によって）その他書類: 通勤経路の届出書、秘密保持契約書（誓約書）、社員証用の写真など、企業によって別途必要な書類があります。

【退職時】に前の会社から受け取る主な書類

新しい会社への入社準備と並行して、現在の会社を円満に退職するための手続きも進めます。その際、以下の書類を会社から受け取ることを忘れないようにしましょう。これらは新しい会社での手続きや、自身で行う手続きに必要となります。

1. 離職票（雇用保険被保険者離職票-1、-2）： 失業保険（基本手当）の受給手続きを行う際にハローワークへ提出する非常に重要な書類です。退職後、会社から郵送などで送られてきます。すぐに転職先が決まっており、失業保険を受給しない場合は不要なこともありますが、念のため受け取っておくと安心です。
2. 雇用保険被保険者証: 新しい会社で雇用保険の加入手続きをする際に必要です。通常、入社時に会社に預け、退職時に返却されます。
3. 源泉徴収票: その年に退職した会社で支払われた給与額や源泉徴収された所得税額などが記載されています。新しい会社で年末調整を行う場合や、自分で確定申告を行う場合に必要です。通常、最後の給与明細と同時期か、退職後1ヶ月以内に発行されます。
4. 年金手帳または基礎年金番号通知書: 入社時に会社に預けていた場合は、退職時に必ず返却してもらいましょう。
5. （場合によって）退職証明書: 退職したことを証明する書類で、新しい会社から提出を求められたり、国民健康保険への加入手続きなどで必要になったりすることがあります。会社に依頼すれば発行してもらえます。
6. （場合によって）健康保険資格喪失証明書: 退職すると、それまで加入していた会社の健康保険の資格を喪失します。国民健康保険に加入する場合や、家族の健康保険の扶養に入る場合に、この資格喪失を証明する書類が必要になります。会社に発行を依頼しましょう。

書類準備における一般的な注意点

多岐にわたる書類準備をスムーズに進めるために、以下の点に注意しましょう。

• 早めの準備を心がける: 特に発行に時間がかかる書類（卒業証明書、健康診断書など）や、再発行が必要な書類（年金手帳の紛失など）は、余裕を持って手配を始めましょう。
• 正確な情報記入: 提出する書類には、誤字脱字や記入漏れがないように細心の注意を払いましょう。何度も確認することが大切です。
• コピーと原本の区別: 企業に提出する書類が、コピーで良いのか、原本が必要なのかを事前にしっかりと確認しましょう。
• 提出期限の厳守: 書類の提出には期限が設けられていることがほとんどです。必ず期限を守りましょう。
• 紛失した場合の対処法: 万が一、年金手帳や雇用保険被保険者証などを紛失してしまった場合は、それぞれの発行元（年金事務所、ハローワークなど）で再発行の手続きが可能です。早めに手続きを行いましょう。
• 個人情報の取り扱い: 提出する書類には、多くの重要な個人情報が含まれています。郵送する場合は簡易書留にするなど、取り扱いには十分注意しましょう。

まとめ：転職活動における書類準備は多岐にわたるが、一つ一つ確実にこなすことがスムーズな転職への近道。事前にリストアップし、計画的に準備を進めよう。

転職活動における書類の準備は、応募時から入社、そして退職に至るまで、非常に多くの種類があり、時には手間と時間がかかるものです。しかし、これらの書類は、あなたのキャリアを正確に伝え、法的な手続きを適切に行い、新しい会社でスムーズに働き始めるために不可欠なものです。

何が必要になるのかを事前にリストアップし、それぞれの書類の役割を理解した上で、計画的に準備を進めることが、後悔のない、そして円滑な転職への近道となります。もし不明な点があれば、遠慮なく応募先企業の人事担当者や、転職エージェント、あるいは公的機関の窓口に確認しましょう。あなたの新しいキャリアのスタートが、万全の準備と共に素晴らしいものとなることを願っています。

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岩下隼人

ロイヤル合同会社　代表

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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。