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岩下隼人
ロイヤル合同会社
転職を決めたら「退職の伝え方」が鍵！円満退社と次へのステップ完全ガイド
岩下隼人
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転職を決意し、新しいキャリアへの期待に胸を膨らませる一方で、現在の職場に「退職」の意思をどう伝えれば良いのか、頭を悩ませている方も多いのではないでしょうか。「誰に、いつ、どんな言葉で切り出せばいいの？」「引き止められたらどうしよう…」「できるだけ円満に辞めたいけれど、どうすれば…」――退職の伝え方は、あなたの社会人としてのマナーが問われる重要な場面であり、その後の人間関係や、新しい職場へのスムーズな移行にも影響を与えかねません。
この記事では、転職を決めたあなたが、現在の会社に対して退職の意思を円満かつ適切に伝えるための具体的な方法、最適なタイミング、そして守るべきマナーや注意点について、分かりやすく徹底的に解説します。「立つ鳥跡を濁さず」ということわざがあるように、これまでお世話になった職場への感謝の気持ちを忘れず、気持ちよく次のステージへと進むための一助となれば幸いです。
Contents
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なぜ退職の「伝え方」が重要？円満な退職が未来を拓く
まず、なぜ退職の「伝え方」がこれほどまでに重要なのでしょうか。
会社への感謝と配慮を示す最後のマナー
あなたがこれまで成長できたのは、現在の会社や同僚、上司のサポートがあったからこそかもしれません。退職の意思を伝える際には、これまでの感謝の気持ちと共に、会社や残るメンバーへの影響を最小限に抑えるための配慮を示すことが、社会人としての最後の、そして最も大切なマナーの一つです。
スムーズな業務引き継ぎと、残る同僚への影響
あなたの退職は、少なからずチームや部署の業務に影響を与えます。適切なタイミングで、誠意を持って退職の意思を伝えることで、会社側も後任者の選定や業務の引き継ぎ計画をスムーズに進めることができます。これは、残される同僚への負担を軽減し、業務の混乱を避けるためにも不可欠です。
「立つ鳥跡を濁さず」が、あなたの評判と将来に繋がる
たとえ退職する会社であっても、そこで築いた人間関係や評判は、あなたの今後のキャリアにおいて、思わぬところで繋がってくる可能性があります。狭い業界であればなおさらです。円満な退職は、あなた自身の社会的な信用を守り、将来的なご縁を良好に保つためにも重要なのです。
退職を伝える「前」に必ず準備しておくべきこと
「転職先が決まった！すぐに上司に伝えよう！」と行動する前に、いくつか確認し、準備しておくべき重要なポイントがあります。
原則は「転職先の内定を確実に得る」こと
最も基本的なことですが、退職の意思を現在の会社に伝えるのは、原則として転職先から正式な内定通知（できれば書面で）を受け取り、労働条件などを確認し、入社の意思が固まってからにしましょう。内定が確定する前に退職してしまうと、万が一転職活動がうまくいかなかった場合に、無職期間が生じてしまうリスクがあります。
就業規則の確認（退職申し出の期限、手続き方法）
- 退職の何ヶ月前（または何日前）までに申し出る必要があるのか、必ず勤務先の「就業規則」を確認しましょう。法律上は、期間の定めのない雇用契約の場合、退職の申し出から2週間で退職できるとされていますが（民法第627条第1項）、多くの企業では円滑な引き継ぎのために「退職希望日の1ヶ月前まで」あるいは「2～3ヶ月前まで」といった独自の規定を設けています。
- 退職願（または退職届）の提出方法や、退職に伴う諸手続き（貸与品の返却など）についても、併せて確認しておくとスムーズです。
担当業務の現状把握と引き継ぎ内容の整理
自分が現在担当している業務の内容、進捗状況、関連資料の保管場所、取引先の連絡先などをリストアップし、後任者へスムーズに引き継ぐためにどのような情報が必要か、大まかに整理しておきましょう。これにより、上司に退職の相談をする際に、具体的な引き継ぎ期間について建設的な話し合いができます。
有給休暇の残日数と希望する消化方法の検討
残っている有給休暇の日数を確認し、退職日までにどのように消化したいか、ある程度の希望を持っておきましょう。ただし、業務の引き継ぎとの兼ね合いも考慮し、会社と相談しながら決定することが大切です。
退職希望日と最終出社日のイメージを持つ
転職先の入社日が決まっている場合は、そこから逆算して、いつまでに現在の会社を退職したいのか、そして最終出社日はいつ頃にするのが現実的か、自分の中でイメージを持っておきましょう。
誰に、いつ、どう伝える？退職意思表示のベストタイミングと相手
退職の意思を伝える相手とタイミングは、円満退職の鍵を握ります。
最初に伝えるべきは「直属の上司」
退職の意思は、まずあなたの直属の上司に、直接会って口頭で伝えましょう。メールや電話だけで済ませるのは、よほどの事情がない限り、誠意に欠ける印象を与えてしまう可能性があります。直属の上司を飛び越えて、いきなり人事部やさらに上の役職者に伝えるのは、組織の指揮命令系統を無視した行動と見なされ、トラブルの原因となるため絶対に避けましょう。
最適なタイミング：就業規則遵守、繁忙期を避ける、上司の都合の良い時
- 就業規則で定められた「退職申し出の期限」を必ず守りましょう。
- 会社の繁忙期や、あなた自身が担当している大きなプロジェクトの佳境などは、できる限り避けるのが望ましいです。 ただし、転職先の入社日が決まっている場合は、やむを得ないこともあります。その場合は、引き継ぎに最大限協力する姿勢を示すことがより一層重要になります。
- 上司が比較的落ち着いて話を聞いてくれる時間帯を選びましょう。 朝礼直後や会議が立て込んでいる時間帯、あるいは終業間際といった慌ただしい時間は避け、事前に「今後のことでご相談したい件がございますので、少々お時間をいただけますでしょうか」とアポイントを取るのが丁寧で確実です。
- 一般的には、退職希望日の1ヶ月半～3ヶ月前に退職の意思を伝えるのが、引き継ぎ期間などを考慮すると適切な目安と言えるでしょう。
アポイントの取り方
上司に直接声をかけるか、メールで「〇〇（自分の名前）です。今後のキャリアについてご相談させて頂きたいことがございますので、別途お時間を頂戴できますでしょうか。〇分程度を予定しております。」といったように、相談内容をぼかしつつ、アポイントを依頼します。
伝える場所：周囲に聞かれない個室や会議室で
退職というデリケートな話を、周囲に聞かれる可能性のあるオープンスペースで行うのは避けましょう。上司にアポイントを取る際に、会議室など個室での面談をお願いするのが望ましいです。
【実践編】上司への退職の伝え方：誠意と感謝を込めた言葉選び
いよいよ上司に退職の意思を伝える場面です。緊張するかもしれませんが、以下のポイントを意識して、落ち着いて、誠実に話しましょう。
切り出し方
「本日はお忙しい中、お時間をいただきありがとうございます。」と、まずは時間を割いてもらったことへの感謝を伝えます。そして、「突然のご報告で大変申し訳ございませんが、実は、一身上の都合により、〇月〇日をもちまして退職させていただきたいと考えております。」と、退職の意思と希望退職日を明確に伝えます。
伝えるべき内容：①退職の意思 → ②退職希望日 → ③退職理由（簡潔かつ前向きに） → ④感謝の言葉 → ⑤引き継ぎへの協力姿勢
- 退職の意思を明確に伝える。
- 具体的な退職希望日を伝える（相談ベースで）。
- 退職理由を簡潔に述べる。
- これまでの感謝の気持ちを伝える。
- 業務の引き継ぎに責任を持って協力する意思を示す。
退職理由の伝え方のポイント：会社批判や不平不満は避ける
- たとえ本音がネガティブな理由（人間関係、待遇、仕事内容への不満など）であっても、それをそのままストレートに伝えるのは避けましょう。 会社の批判や特定の個人への不平不満は、円満な退職を妨げるだけでなく、あなた自身の印象も悪くしてしまいます。
- 「新しい分野に挑戦したい」「これまでの経験を活かしてキャリアアップしたい」「〇〇という目標を実現するために環境を変えたい」といった、前向きで個人的な理由に転換して伝えるのが賢明です。
- もし、どうしても現職への不満が主な理由である場合は、「自身の力不足で現状を改善できなかった」といったニュアンスで、他責にしない表現を心がけましょう。
- やむを得ない個人的な事情（家族の介護、結婚に伴う転居など）の場合は、正直に、しかし簡潔に伝えれば問題ありません。
話し方と態度：落ち着いて、誠実に、感謝の気持ちを持って
- 焦らず、落ち着いたトーンで、相手の目を見て話しましょう。
- 申し訳ないという気持ちと、これまでお世話になったことへの感謝の気持ちを込めて、誠実な態度で臨むことが大切です。
（リモートワークの場合）オンライン面談での伝え方の注意点
リモートワークが中心で、直接会って伝えるのが難しい場合は、ビデオ通話ツール（Zoom、Microsoft Teamsなど）を利用して、顔を見ながら伝えるのが望ましいです。その際も、事前にアポイントを取り、通信環境を整え、対面と同様に真摯な態度で臨みましょう。
退職交渉と「引き止め」への賢い対応
退職の意思を伝えると、上司から引き止められることも少なくありません。その場合の心構えと対処法です。
強い引き止めにあった場合の心構えと対処法
- まずは感謝の気持ちを伝える： 引き止めてくれるということは、あなたが会社にとって必要な人材だと評価されている証でもあります。「大変ありがたいお言葉、恐縮です」といったように、まずはその気持ちに感謝を伝えましょう。
- 退職の意思が固いことを、改めて丁寧に、しかし毅然と伝える： 「大変ありがたいお話ではございますが、熟考を重ねた上での決断ですので、ご理解いただけますと幸いです」といったように、自分の決意が固いことを、相手への敬意を忘れずに伝えましょう。
- 感情的にならない： 相手が感情的になったとしても、こちらは冷静に、落ち着いて対応することが大切です。
待遇改善などのカウンターオファーへの対応
引き止めの条件として、昇給や希望部署への異動、新しいプロジェクトへのアサインといった「カウンターオファー（対抗条件）」を提示されることもあります。その場合は、
- まずはお礼を述べ、検討する時間をもらう。
- 改めて、自分の転職の目的や、新しい会社で実現したいことと、提示された条件を冷静に比較検討する。
- もし、その条件で現職に残る方が自分にとってプラスだと判断できるのであれば、それも一つの選択です。しかし、一時的な条件改善に惑わされず、長期的な視点で自分のキャリアにとって何が最善かを考えることが重要です。
- 最終的な決断は、自分自身で責任を持って行いましょう。
自分の意思をしっかりと持ち、冷静に話し合う
どのような状況になっても、最終的に自分のキャリアを決めるのはあなた自身です。周囲の言葉に流されたり、情にほだされたりすることなく、自分の意思をしっかりと持ち、冷静かつ論理的に話し合うことが、後悔のない選択に繋がります。
「退職願」と「退職届」の違いと提出タイミング・書き方
上司との話し合いで退職の合意が得られたら、正式な書面として「退職願」または「退職届」を提出します。
退職願と退職届、それぞれの意味と使い分け
- 退職願： 「退職させてください」と会社に願い出る書類。会社が承諾して初めて退職が成立します。退職の意思を最初に伝える際に提出することが多いですが、口頭で伝えた後に、合意内容を確認する意味で提出することもあります。
- 退職届： 「退職します」という確定的な意思表示をする書類。一度提出すると、原則として撤回できません。会社が退職を承認した後や、就業規則で提出が義務付けられている場合に提出します。
一般的には、まず口頭で上司に相談・報告し、退職日などが合意に至った後に、会社の指示に従って「退職届」を提出するケースが多いようです。
提出するタイミング
上司との話し合いで退職日や引き継ぎについて合意が得られた後、会社の就業規則で定められた期日までに提出します。
基本的な書き方と注意点
- 用紙・筆記用具： 白無地のB5またはA4サイズの便箋に、黒のボールペンまたは万年筆で手書きするのが一般的ですが、PCで作成し署名・捺印する形でも問題ない企業が増えています。
- 記載内容： タイトル（「退職願」または「退職届」）、提出日、宛名（会社の代表者名）、自分の所属部署・氏名・捺印、退職理由（自己都合の場合は「一身上の都合により」と記載）、退職希望日、本文（簡潔に退職の意思を伝える）。
- 封筒： 白無地の長形3号または長形4号の封筒に入れ、表面に「退職願（届）」、裏面に自分の所属部署と氏名を記載します。
関係部署や同僚、取引先への退職挨拶：いつ、どう伝える？
退職が決まったら、お世話になった社内外の関係者へも挨拶が必要です。
社内への報告のタイミング
基本的には、直属の上司の指示に従います。 通常、正式な退職日が決定し、社内での公表が許可された後に行います。勝手に個別に伝え始めると、混乱を招く可能性があるため注意が必要です。
取引先への挨拶と後任者の紹介
必ず上司と相談の上、適切なタイミングと方法で行います。 後任者が決まっていれば、一緒に挨拶に伺い、スムーズな引き継ぎが行えるように配慮しましょう。
メールや直接挨拶での伝え方のポイント
- これまでの感謝の気持ちを伝える。
- 退職日と最終出社日を伝える。
- （社外の場合）後任者を紹介し、今後の変わらぬお付き合いをお願いする。
- 今後の連絡先（私用の連絡先を伝える場合）。
- 直接挨拶する場合は、相手の都合を考慮し、事前にアポイントを取りましょう。
円満退職を実現するためのNG行動と心構え
最後まで良い印象を残し、円満に退職するためには、避けるべき行動があります。
退職の噂を不用意に広めない
正式に会社に伝える前に、同僚などに退職の意思を話してしまうと、意図しない形で情報が広まり、トラブルの原因となることがあります。
引き継ぎを疎かにする、責任感のない行動
退職が決まったからといって、仕事の手を抜いたり、引き継ぎを適当に行ったりするのは、残される同僚や会社に多大な迷惑をかける行為です。最後まで責任を持って業務に取り組みましょう。
有給休暇の消化で周囲に過度な負担をかける
有給休暇の消化は労働者の権利ですが、引き継ぎ期間やチームの状況を全く考慮せず、一方的に長期休暇を取得するようなことは避け、周囲への配慮を忘れないようにしましょう。
会社の備品や情報の持ち出しは厳禁
会社のパソコンや資料、顧客情報といった会社の資産を無断で持ち出すことは、法的な問題に発展する可能性があります。
最後まで誠意を持って業務に取り組む姿勢
退職日までは、その会社の一員であるという自覚を持ち、誠意を持って業務に取り組み、周囲への感謝の気持ちを忘れないことが、円満な退職への最も大切な心構えです。
まとめ：「ありがとう」を込めた退職の伝え方で、気持ちよく次のステージへ
転職における「退職の伝え方」は、あなたの社会人としての成熟度や、周囲への配慮の心が試される場面です。法律や就業規則を守ることはもちろんのこと、これまでお世話になった会社や上司、同僚への感謝の気持ちを忘れず、最後まで誠実に対応することで、きっと誰もがあなたの新しい門出を温かく応援してくれるはずです。
適切なタイミングで、丁寧な言葉を選び、責任を持って引き継ぎを行うこと。それが、あなた自身にとっても、そして残る人々にとっても、気持ちの良いお別れとなり、清々しい気持ちで新しいキャリアへと踏み出すための大切なステップとなるでしょう。
この記事が、あなたが円満な退職を実現し、希望に満ちた次のステージへと進むための一助となることを心から願っています。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。