転職活動中の留守電メッセージ、どう折り返す？好印象な対応マナー

転職活動中は、企業の人事担当者や面接官から電話で連絡が来ることがあります。しかし、タイミングが合わず、留守番電話にメッセージが残されていることも少なくありません。「すぐに折り返すべき？」「どんな内容で話せばいいの？」など、どう対応すれば良いか迷う場面もあるでしょう。

留守番電話への折り返し連絡は、あなたのビジネスマナーやコミュニケーション能力を示す機会でもあります。この記事では、転職活動中に企業からの留守電メッセージに気づいた際の、適切な折り返し電話のマナーや注意点、そして具体的な会話の流れについて分かりやすく解説します。

なぜ留守電への折り返し対応が重要なのか？

企業からの電話に出られず、留守電メッセージが残されていた場合、その後の対応は選考に影響を与える可能性もゼロではありません。

• 迅速かつ丁寧な対応は好印象に繋がる: すぐに折り返し、丁寧な言葉遣いで対応することで、仕事への意欲や誠実さ、基本的なビジネスマナーが備わっていることを示すことができます。
• コミュニケーション能力のアピール: 相手のメッセージを正確に聞き取り、簡潔かつ的確に用件を伝えることは、コミュニケーション能力のアピールにもなります。
• 選考機会の損失を防ぐ: 面接日程の調整や、追加で確認したい事項など、重要な連絡である可能性もあります。折り返しが遅れることで、選考の機会を逃してしまったり、企業側に手間をかけさせてしまったりする事態は避けたいものです。

留守電メッセージを確認したら、まずやるべきこと

企業からの留守電メッセージに気づいたら、慌てずに以下の点を確認・準備しましょう。

1. メッセージの内容を正確に聞き取る:
   • 誰から（会社名、部署名、担当者名）の電話か。
   • 電話の用件は何か（面接日程の連絡、選考結果の通知、確認事項など）。
   • 折り返しが必要か、いつまでに連絡が欲しいか、連絡先の電話番号などの指示があるか。
   • 静かな場所で、メモを取りながら聞き返すなどして、内容を正確に把握しましょう。
2. 折り返し電話をかける時間帯を考慮する:
   • 企業の営業時間内にかけるのが基本です。 通常は平日の午前9時～午後5時頃が目安ですが、企業の業種や規模によって異なります。
   • 始業直後（例：午前9時～10時頃）、昼休み時間（例：正午～午後1時頃）、終業間際（例：午後5時以降）は避けるのがマナーです。 これらの時間帯は、担当者が会議中であったり、他の業務で忙しかったりする可能性が高いためです。
   • 留守電メッセージで特に時間指定がない場合は、午前10時～正午、または午後2時～午後4時頃が比較的繋がりやすく、相手も落ち着いて対応しやすい時間帯と言えるでしょう。
3. 静かな場所を確保する:
   • 周囲の騒音が大きい場所（駅のホーム、繁華街など）からの電話は、相手に声が聞き取りにくく、失礼にあたる可能性があります。静かで電波状況の良い場所を選んでかけましょう。
4. 手元に準備しておくもの:
   • メモ帳と筆記用具: 面接の日程や持ち物、担当者の名前などを正確にメモするために必須です。
   • スケジュール帳（またはスケジュール管理アプリ）: 面接日程の調整が必要な場合に備え、自分の予定をすぐに確認できるようにしておきます。
   • 応募書類のコピー（履歴書・職務経歴書など）: どの企業のどのポジションに応募したのか、すぐに思い出せるようにしておくと、会話がスムーズに進みます。
   • 企業の連絡先や担当者名を控えたメモ:
5. 話す内容を簡潔にまとめておく:
   • 誰からの電話で、どのような用件で折り返したのかをスムーズに伝えられるように、頭の中で整理しておきましょう。

留守電への折り返し電話：基本的なマナーと会話の流れ

準備が整ったら、いよいよ折り返し電話です。以下のマナーと会話の流れを参考に、落ち着いて対応しましょう。

電話をかける際のマナー

• 電波状況の良い場所でかける: 声が途切れたり、聞き取りにくかったりすると、相手にストレスを与えてしまいます。
• 最初に自分の名前と用件をはっきりと伝える: 「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、〇〇（フルネーム）と申します。先ほど、〇〇様（担当者名）よりお電話をいただき、留守番電話のメッセージを拝見し、折り返しご連絡いたしました。」というように、誰からの何の電話かを明確に伝えます。
• 丁寧な言葉遣いを心がける: 正しい敬語を使い、ハキハキとした聞き取りやすい声で話しましょう。
• 相手の状況を気遣う言葉を添える: 「ただいま、お時間よろしいでしょうか？」など、相手の都合を尋ねる一言を添えるのがマナーです。
• メモを取りながら聞く: 重要な情報は必ずメモを取り、聞き間違いがないように復唱して確認することも大切です。
• 電話を切る時も丁寧に: 「本日はお忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします。」と挨拶し、相手が電話を切るのを待ってから、静かに電話を切りましょう。

折り返し電話の会話の流れ（例）

1. 自分から名乗り、用件を伝える:
   • あなた: 「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、〇〇（フルネーム）と申します。先ほど、人事部の〇〇様よりお電話をいただき、留守番電話のメッセージを拝見いたしましたので、折り返しご連絡いたしました。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」
2. 担当者に繋いでもらう、または担当者が出た場合:
   • 担当者: 「はい、〇〇です。」
   • あなた: 「お世話になっております。〇〇（フルネーム）です。先ほどはお電話に出られず、大変申し訳ございませんでした。ただいま、お時間よろしいでしょうか？」
3. 用件の確認と対応:
   • （例：面接日程の連絡だった場合）
     • 担当者: 「ご連絡ありがとうございます。〇〇様、先日ご応募いただいた件ですが、書類選考の結果、ぜひ一度面接にお越しいただきたくご連絡いたしました。」
     • あなた: 「ご連絡いただき、誠にありがとうございます。ぜひ、面接の機会をいただければと存じます。」
     • 担当者: 「ありがとうございます。つきましては、面接の日程ですが…（候補日を提示）」
     • あなた: （提示された日程を確認し）「はい、〇月〇日（〇曜日）の〇時で問題ございません。よろしくお願いいたします。」あるいは「申し訳ございません、あいにくその日は都合が悪く…（代替案を提示、または調整を依頼）」
   • （例：留守電で「改めてご連絡します」とあった場合）
     • あなた: 「留守番電話のメッセージで、『改めてご連絡します』とございましたが、何かご用件がございましたでしょうか？」
4. 復唱と確認:
   • 面接日時や場所、持ち物など、重要な情報は必ず復唱して確認します。「復唱させていただきます。〇月〇日（〇曜日）〇時に、貴社へ伺います。持ち物は〇〇と〇〇でございますね。相違ございませんでしょうか。」
5. お礼と締めの挨拶:
   • あなた: 「本日はお忙しい中、ご丁寧にご対応いただき、誠にありがとうございました。それでは、〇月〇日（〇曜日）〇時に伺います。どうぞよろしくお願いいたします。失礼いたします。」

折り返し電話が繋がらない場合の対処法

担当者に電話をかけたものの、不在であったり、会議中であったりして繋がらないこともあります。

• 伝言を依頼する: 電話に出た方に、「〇〇（フルネーム）と申します。先ほど〇〇様よりお電話をいただき、折り返しご連絡いたしましたが、ご不在とのことですので、改めてこちらからご連絡させていただきます。もしよろしければ、〇〇様がお戻りになられる時間帯を教えていただけますでしょうか」というように、丁寧な言葉で伝言を依頼しましょう。自分の連絡先と、折り返した旨を伝えてもらうようお願いするのも良いでしょう。
• 時間をおいてかけ直す: 相手が戻る時間を教えてもらえたら、その時間帯にかけ直します。特に時間の指定がなければ、1～2時間後、あるいは昼休み明けなど、相手の都合が良さそうな時間を見計らって再度電話してみましょう。
• 何度もかけすぎない: 1日に何度も執拗に電話をかけるのは避けましょう。相手の業務の妨げになる可能性があります。
• メールでの連絡も検討する（状況による）: もし何度か電話しても繋がらない場合や、緊急性の低い用件で、かつ企業側からメールでの連絡先が示されている場合は、メールで「お電話いたしましたがご不在でしたので、メールにて失礼いたします。…」と連絡することも一つの方法です。ただし、電話での連絡を求められている場合は、基本的には電話でコンタクトを取る努力をしましょう。

こんな時はどうする？Q&A

• Q. 留守電に「またかけ直します」とあった場合も、折り返すべき？ A. 基本的には、相手からの連絡を待っても問題ありません。しかし、できるだけ早くコンタクトを取りたい場合や、丁寧な印象を与えたい場合は、「先ほどはお電話に出られず申し訳ございませんでした。お電話いただいたようですが、ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか」と、こちらから折り返しても良いでしょう。その際は、相手の負担にならないよう配慮する言葉を添えましょう。
• Q. 営業時間外や休日に留守電に気づいた場合は？ A. 緊急の連絡でない限り、翌営業日の午前中（始業直後を避けた時間帯）に折り返すのがマナーです。
• Q. 留守電のメッセージが聞き取れなかった場合は？ A. 正直に、「大変申し訳ございません、電波の状況が悪かったのか、留守番電話のメッセージを正確に聞き取ることができませんでした。お手数をおかけしますが、再度ご用件をお伺いしてもよろしいでしょうか」と伝えましょう。
• Q. 自分の電話番号を通知しないでかけてしまった場合は？ A. 折り返し電話をする際には、必ず電話番号を通知してかけるようにしましょう。企業側が誰からの電話か分からず、対応に困る可能性があります。

まとめ：丁寧な折り返し対応で、次のステップへ

転職活動中の企業からの留守番電話への折り返しは、あなたのビジネスマナーやコミュニケーション能力を示す大切な機会です。慌てずに、まずはメッセージの内容を正確に把握し、適切な時間帯に、静かな場所から、丁寧な言葉遣いで連絡することを心がけましょう。

準備をしっかり行い、誠実な対応をすることで、採用担当者に好印象を与え、スムーズな選考プロセスに繋げることができます。この記事が、あなたの転職活動における電話対応の一助となれば幸いです。

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岩下隼人

ロイヤル合同会社　代表

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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。