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岩下隼人
ロイヤル合同会社
転職の内定辞退、どう伝える？円満に辞退するためのマナーと注意点
岩下隼人
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転職活動を進める中で、複数の企業から内定をいただいたり、あるいは熟考の末に辞退を決断したりするケースは少なくありません。内定を辞退することに「申し訳ない」「どう伝えれば失礼にあたらないだろうか」と悩む方も多いのではないでしょうか。この記事では、転職における内定辞退の伝え方やマナー、注意点について詳しく解説します。
Contents
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内定辞退はいつまで可能？法的な側面は？
まず、内定を辞退すること自体は法的に問題ありません。内定承諾書にサインをした後であっても、入社日の2週間前までであれば、労働者は原則として自由に労働契約を解約できると民法で定められています（民法第627条第1項）。
ただし、企業側は内定者を迎えるためにさまざまな準備を進めています。そのため、辞退を決めた場合は、できる限り早く、誠意をもって連絡することが社会人としてのマナーと言えるでしょう。
内定辞退の基本的な伝え方
内定を辞退する際には、いくつかのポイントを押さえておくと、企業側に与える印象も変わってきます。
誰に、いつまでに伝えるべきか？
内定辞退の連絡は、採用担当者に直接伝えるのが基本です。連絡するタイミングは、辞退を決意したらできるだけ早くが鉄則です。企業は他の候補者の選考や、入社準備を進めている可能性があるため、迅速な連絡が求められます。遅くとも、入社予定日の2週間前までには伝えるようにしましょう。
連絡手段は？
連絡手段としては、まず電話で直接伝えるのが最も丁寧な方法です。担当者が不在の場合は、改めて電話をかけ直すか、メールで一報を入れた上で、後ほど電話で詳細を伝える旨を添えると良いでしょう。メールのみで済ませる場合は、件名に「内定辞退のご連絡／氏名」と明記し、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
伝えるべき内容は？
内定辞退を伝える際は、以下の内容を簡潔に、かつ誠意をもって伝えましょう。
- 内定をいただいたことへの感謝の言葉
- 内定を辞退する意思
- 辞退する理由（簡潔に、正直に。ただし、他社の悪口などは避ける）
- 迷惑をかけることへのお詫びの言葉
辞退理由を詳細に話す必要はありませんが、企業側も今後の採用活動の参考にしたいと考えている場合があるため、差し支えない範囲で正直に伝えると良いでしょう。「検討の結果、他社への入社を決意した」「自身のキャリアプランを再考した結果」など、相手に失礼のない表現を選びましょう。
【例文】内定辞退の電話・メールでの伝え方
実際に内定を辞退する際の伝え方の例文を、電話とメールそれぞれでご紹介します。
電話での伝え方例文
自分： 「お世話になります。先日、貴社より内定をいただきました〇〇（氏名）と申します。採用ご担当の△△様はいらっしゃいますでしょうか。」
（担当者に代わってもらう）
自分： 「△△様、お世話になります。〇〇（氏名）です。この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。大変申し上げにくいのですが、検討の結果、誠に勝手ながら、この度の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」
担当者： 「そうですか。差し支えなければ理由をお聞かせいただけますでしょうか。」
自分： 「はい。他社からも内定をいただいており、自身のキャリアプランなどを総合的に検討した結果、そちらの企業への入社を決断いたしました。貴社には大変魅力を感じておりましたが、このような結果となり、誠に申し訳ございません。」
自分： 「貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。何卒ご容赦いただけますようお願い申し上げます。」
メールでの伝え方例文
件名： 内定辞退のご連絡／〇〇（氏名）
本文：
株式会社□□（企業名）
人事部 △△様（採用担当者名）
お世話になります。
先日、貴社より内定をいただきました〇〇（氏名）です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
このような機会をいただけたこと、大変感謝しております。
大変恐縮ではございますが、検討を重ねた結果、誠に勝手ながら、この度の内定を辞退させていただきたく存じます。
貴社には大変魅力を感じており、最後まで悩みましたが、自身のキャリアプランや適性などを総合的に考慮し、他社への入社を決断いたしました。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。
ご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
署名
〇〇（氏名）
メールアドレス：✕✕✕@✕✕✕.com
電話番号：✕✕✕-✕✕✕✕-✕✕✕✕
内定辞退の際に気をつけるべきマナーと注意点
内定辞退は、企業に少なからず迷惑をかけてしまう行為です。以下の点に注意し、誠実な対応を心がけましょう。
- 感謝の気持ちを伝える： 選考に時間を割いてくれたこと、内定を出してくれたことへの感謝の気持ちを必ず伝えましょう。
- 正直かつ簡潔に理由を述べる： 嘘をついたり、曖昧な表現でごまかしたりするのは避けましょう。ただし、他社の悪口や批判的な内容は控えるのがマナーです。
- 引き止めにあっても毅然とした態度で： 企業によっては、辞退理由を詳しく聞かれたり、条件の見直しを提案されたりして引き止めにあうこともあります。辞退の意思が固い場合は、感謝の意を伝えつつも、毅然とした態度で辞退の意思を改めて伝えましょう。
- 内定承諾書提出後でも辞退は可能だが、より一層の配慮を： 内定承諾書を提出した後の辞退は、企業側の準備も進んでいるため、より一層丁寧な対応が求められます。
- 連絡なしの辞退（無断辞退）は絶対に避ける： これは社会人として最も避けるべき行為です。企業に多大な迷惑をかけるだけでなく、自身の評判を著しく損なう可能性があります。
- 辞退連絡後の企業からの連絡には丁寧に対応する： 辞退を伝えた後でも、事務的な手続きなどで企業から連絡がくる場合があります。その際も、丁寧な対応を心がけましょう。
内定辞退は気まずいけれど、誠実な対応が大切
内定辞退の連絡は、誰にとっても気が重いものです。しかし、誠意をもって正直に伝えることで、企業側も納得しやすくなります。また、転職市場は意外と狭いものです。どこでまた縁があるかわかりません。将来的なことも考え、円満な関係を保てるよう、最後まで社会人としてのマナーを守った対応を心がけましょう。
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ABOUT ME
ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。