転職・退職時に会社からもらう書類リスト：手続きをスムーズに進めるために

転職や退職が決まると、様々な手続きが必要になります。その際に会社から受け取る書類は、失業保険の申請や次の会社への提出、税金の手続きなど、多岐にわたる場面で重要な役割を果たします。漏れなく受け取り、適切に管理することで、その後の手続きをスムーズに進めることができます。

この記事では、転職や退職の際に、以前の勤務先から受け取るべき主な書類の種類とその用途、そして受け取る際の注意点などを分かりやすく解説します。

なぜこれらの書類が必要なのか？

会社を退職する際に受け取る書類は、主に以下のような目的で使用されます。

• 雇用保険（失業保険）の手続き: 失業中の生活を支える基本手当の給付を受けるために必要です。
• 新しい会社への提出: 新しい会社での社会保険加入手続きや、年末調整などで必要となる場合があります。
• 税金の手続き: 確定申告などで必要になることがあります。
• 年金の手続き: 国民年金への切り替えなどで必要になる場合があります。
• 健康保険の手続き: 国民健康保険への加入や、任意継続、家族の扶養に入る際に必要です。

これらの書類が不足していると、必要な手続きが遅れたり、受けられるはずの給付が受けられなくなったりする可能性があるため、注意が必要です。

【必ず確認！】退職時に会社から受け取るべき主な書類

退職する際に、会社から必ず受け取るべき、あるいは受け取れる可能性のある主な書類は以下の通りです。会社や個人の状況によって、全ての書類が必要となるわけではありませんが、何のために必要なのかを理解しておきましょう。

1. 離職票（雇用保険被保険者離職票-1、離職票-2）

• 用途: ハローワークで失業保険（基本手当）の受給手続きを行う際に最も重要な書類です。離職理由や離職日以前の賃金支払状況などが記載されています。
• 受け取り時期: 通常、退職後10日～2週間程度で、会社から郵送されてくることが多いです。ただし、会社によっては手渡しの場合もあります。
• 注意点:
  • 転職先が既に決まっており、退職後すぐに新しい会社に入社する場合は、原則として失業保険の受給資格がないため、離職票は不要と伝えることもできます。ただし、万が一の状況に備えて発行してもらうか、後日必要になった際に発行を依頼できるか確認しておくと安心です。
  • 記載内容（特に離職理由）に誤りがないか必ず確認しましょう。離職理由によって失業保険の給付日数や給付開始時期が変わることがあります。

2. 雇用保険被保険者証

• 用途: 雇用保険に加入していたことを証明する書類です。新しい会社に入社する際に提出を求められます。また、教育訓練給付金の申請などでも必要になることがあります。
• 受け取り時期: 通常、入社時に会社から預かり、退職時に返却されることが多いです。もし手元にない場合は、会社に確認しましょう。紛失した場合はハローワークで再発行が可能です。
• 形状: 小さな緑色のカードまたは紙片です。

3. 源泉徴収票

• 用途: その年に会社から支払われた給与・賞与の総額や、源泉徴収された所得税額などが記載された書類です。
  • 年の途中で退職し、年内に再就職する場合は、新しい会社で年末調整を行うために提出が必要です。
  • 年内に再就職しない場合は、翌年の確定申告で所得税の過不足を精算するために必要となります。
• 受け取り時期: 通常、退職後1ヶ月以内に発行され、郵送または手渡しで受け取ります。法律では、退職後1ヶ月以内の発行が義務付けられています。
• 注意点: 確定申告の時期まで大切に保管しましょう。

4. 年金手帳 または 基礎年金番号通知書

• 用途: 国民年金や厚生年金の手続きに必要となる、あなたの基礎年金番号が記載されたものです。新しい会社での厚生年金加入手続きや、退職後に国民年金へ切り替える際に必要となります。
• 受け取り時期: 入社時に会社に預けていた場合は、退職時に返却されます。自分で保管している場合は、特に会社から受け取るものはありません。
• 注意点: 2022年4月以降、年金手帳の新規発行は廃止され、「基礎年金番号通知書」に切り替わっています。どちらも有効ですが、紛失した場合は年金事務所で再発行の手続きが必要です。

5. 健康保険被保険者資格喪失証明書

• 用途: 退職により会社の健康保険の資格を喪失したことを証明する書類です。退職後に国民健康保険に加入する際や、家族の健康保険の扶養に入る際に必要となります。
• 受け取り時期: 退職日以降、速やかに会社または加入していた健康保険組合から発行されます。
• 注意点: この書類がないと国民健康保険の加入手続きなどが遅れる可能性があるため、会社に発行を依頼し、確実に受け取りましょう。退職証明書がこの証明を兼ねる場合もあります。

6. 退職証明書

• 用途: 会社を退職したことを証明する書類で、退職年月日や在籍期間、役職などが記載されます。転職先の企業から提出を求められることがあります。また、国民健康保険や国民年金の手続き、失業保険の手続きなどで離職票の代わりに使用できる場合もあります（ただし、離職票が基本です）。
• 発行の有無: 法律で発行が義務付けられている書類ではありませんが、労働者から請求があった場合には、会社は遅滞なく交付しなければならないとされています（労働基準法第22条）。
• 依頼方法: 必要であれば、退職前に人事担当者などに発行を依頼しておきましょう。

7. その他（企業によって異なる書類）

上記以外にも、企業によっては以下のような書類が発行されたり、返却されたりすることがあります。

• 給与明細書（最終分）
• 退職金に関する書類（退職金明細書、企業年金に関する書類など）
• 財形貯蓄に関する書類
• 社員証、健康保険証（これらは返却するものです）

書類を受け取る際の注意点と確認事項

会社から書類を受け取る際には、以下の点に注意し、内容を確認しましょう。

• 受け取り時期の確認: いつ頃、どのような方法（郵送か手渡しなど）で書類がもらえるのかを、退職前に人事担当者などに確認しておきましょう。
• 記載内容の確認: 受け取った書類は、氏名、住所、生年月日、退職日、離職理由などの記載内容に誤りがないか必ず確認してください。特に離職票の離職理由は、失業保険の給付条件に影響するため重要です。
• 不足書類がないかの確認: 必要な書類が全て揃っているかを確認し、もし不足している場合は速やかに会社に問い合わせましょう。
• 保管方法: 受け取った書類は、種類別に整理し、紛失しないように大切に保管しましょう。クリアファイルや封筒などに入れておくと便利です。
• 発行依頼は早めに: 退職証明書など、会社に発行を依頼する必要がある書類は、退職が決まったらできるだけ早めに依頼しておくとスムーズです。

もし書類がもらえない場合は？

万が一、会社から必要な書類が予定通りに送られてこなかったり、発行を拒否されたりした場合は、以下のような対応を検討しましょう。

• まずは会社の人事担当者に丁寧に問い合わせる: 単なる手続きの遅れや手違いである可能性もあります。まずは状況を確認しましょう。
• 内容証明郵便で請求する: 口頭やメールでの請求に応じてもらえない場合は、内容証明郵便で正式に書類の発行を請求する方法もあります。
• 関係機関に相談する:
  • 離職票や雇用保険被保険者証がもらえない場合: ハローワークに相談しましょう。ハローワークから会社へ発行を促してくれる場合があります。
  • 源泉徴収票がもらえない場合: 税務署に相談しましょう。「源泉徴収票不交付の届出書」を提出することで、税務署から会社へ指導が入ることがあります。
  • 労働基準法に基づく証明書（退職証明書など）がもらえない場合: 労働基準監督署に相談できます。

ただし、まずは会社と円満に話し合うことが基本です。

まとめ

転職や退職の際に会社から受け取る書類は、その後の様々な手続きをスムーズに進めるために非常に重要なものです。どのような書類が必要で、それが何のために使われるのかを事前に理解しておくことで、漏れなく受け取り、適切に管理することができます。

退職が決まったら、この記事で紹介した書類リストを参考に、会社の人事担当者としっかりとコミュニケーションを取り、必要な書類の受け取りについて確認しましょう。万全の準備で、安心して新しいキャリアへの一歩を踏み出してください。

本サイトがおすすめする転職エージェント

JACリクルートメント

特徴から登録方法、活用ポイント、評判を解説

JACリクルートメント登録ガイド

理想の職場・仕事を見つけませんか？

おすすめ転職コンテンツ

「キャリアプランの計画」「応募書類の作成」
「面接対策」「企業との年収交渉」など
転職希望者におすすめのコンテンツを紹介

キャリアプランの計画にお困りの方はコチラ

キャリアプラン案内所

履歴書や職務経歴書の作成にお困りの方はコチラ

応募書類マスター

面接試験にお困りの方はコチラ

面接のトリセツ

企業との年収交渉にお困りの方はコチラ

給与交渉ナビ

岩下隼人

ロイヤル合同会社　代表

X

ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。