「転職活動、もう疲れた…」心が折れる前に試したい！原因と具体的な対処法・休息術
岩下隼人
ロイヤル合同会社
転職後に前の会社へ連絡するのはどんな時？スムーズなやり取りのためのマナーと注意点
岩下隼人
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転職し新しいキャリアをスタートさせた後でも、以前勤めていた会社に連絡を取らなければならない場面は意外と訪れるものです。円満に退職した場合であっても、いざ連絡するとなると「誰に、どのように伝えれば良いのだろうか」「迷惑にならないだろうか」と少し気を使うかもしれません。
この記事では、転職後に以前の勤務先へ連絡が必要になる主なケースと、その際に失礼なく、スムーズに用件を伝えるためのビジネスマナーや注意点について詳しく解説します。
Contents
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どんな時に前の会社への連絡が必要になる？主なケース
転職後に以前の会社へ連絡を取る必要が生じるのは、主に以下のようなケースです。
ケース1：書類の発行を依頼したい時
これが最も多いケースかもしれません。転職先の会社への提出や、行政手続きなどで必要となる書類があります。
- 源泉徴収票: 新しい会社での年末調整や、自身で確定申告を行う際に必要となります。通常、退職後1ヶ月程度で自宅に郵送されてくることが多いですが、届かない場合や紛失してしまった場合、追加で必要になった場合には発行を依頼する必要があります。
- 退職証明書: 転職先の企業から、確かにその会社を退職したことの証明として提出を求められることがあります。また、国民健康保険や国民年金の手続きで必要になることもあります。
- 離職票（雇用保険被保険者離職票）: 主に失業保険（基本手当）の受給手続きに必要な書類です。転職先がすでに決まっている場合は原則として不要ですが、状況によっては発行を依頼することもあります。
- その他（在籍証明書、厚生年金基金や企業年金の証明書類など）: 転職先の企業や自身の状況に応じて、上記以外の書類が必要になることもあります。
ケース2：給与や退職金に関する確認
給与や退職金について、確認したい事項が出てくることもあります。
- 最終給与の振込日や金額、明細に関する確認。
- 退職金の算定根拠や支払時期、手続きに関する問い合わせ。
- 未払いの残業代や経費精算漏れなどに関する確認。
ケース3：業務の引き継ぎに関する最終確認（退職直後）
基本的には退職前に全ての業務引き継ぎを完了させておくべきですが、退職直後に、どうしても後任者から簡単な確認の連絡が入ったり、こちらから補足説明が必要になったりするケースも稀にあります。ただし、これはあくまで例外的かつ最小限に留めるべきです。
ケース4：私物の引き取り忘れ
退職時に慌ただしく、うっかり私物を会社に置き忘れてしまうこともあります。その場合は、速やかに連絡を取り、引き取り方法について相談する必要があります。
ケース5：リファレンスチェックへの対応依頼
特に外資系企業や一部の国内企業への転職の場合、採用選考の一環として、以前の勤務先の上司や同僚にあなたの勤務状況や人物像について照会する「リファレンスチェック」が行われることがあります。その際は、事前に元上司や同僚にその旨を伝え、協力を依頼するために連絡を取る必要があります。
ケース6：その他（個人的な連絡、誤送付物など）
- 個人的な連絡: 円満に退職し、元上司や同僚と良好な関係が続いている場合、近況報告などの個人的な連絡を取ることもあるでしょう。ただし、相手の業務に支障が出ないよう配慮が必要です。
- 誤送付物: あなた宛の郵便物や荷物が、誤って以前の会社に届いてしまった場合に、その連絡が来たり、こちらから問い合わせたりすることがあります。
前の会社に連絡する際のマナーと注意点
以前の職場に連絡を取る際には、相手への配慮を忘れず、失礼のないように以下のマナーと注意点を心がけましょう。
- 連絡手段の選び方:
- 原則としてメールが望ましいでしょう。 記録が残り、相手も都合の良い時間に確認・対応できるためです。件名には「【元〇〇（氏名）】〇〇（書類名など）発行のお願い」のように、誰からのどのような要件かが一目でわかるように記載しましょう。
- 緊急性が高い場合や、メールではニュアンスが伝わりにくい複雑な内容の場合は電話も選択肢に入りますが、相手の就業時間や状況を十分に考慮し、始業直後や終業間際、昼休みなどは避けるのが賢明です。
- アポイントメントなしに突然会社を訪問するのは、特別な事情がない限り避けましょう。
- 伝えるべき内容を明確かつ簡潔に:
- 誰宛ての連絡なのか（人事部、総務部、あるいは以前の上司など、適切な部署や担当者名）。
- 自分の氏名、在籍時の部署、社員番号（もし分かれば）、退職日を明記する。
- 何を依頼したいのか（例：源泉徴収票を1部発行してほしい）、いつまでに必要なのか、送付先はどこかなど、具体的な情報を漏れなく伝えましょう。
- 丁寧な言葉遣いを心がける: 退職したとはいえ、お世話になった会社です。敬語を正しく使い、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。
- 相手の状況を配慮する:
- 「お忙しいところ大変恐縮ですが」「お手数をおかけいたしますが」といったクッション言葉を活用し、相手への気遣いを示しましょう。
- 書類発行などには時間がかかる場合があることを理解し、急かすような態度は避けましょう。必要な時期が明確な場合は、その旨を伝え、余裕を持った依頼を心がけます。
- 感謝の気持ちを伝える: 依頼に対応してもらったら、必ずお礼の言葉を伝えましょう。「ご対応いただき、誠にありがとうございました」の一言があるかないかで、印象は大きく変わります。
- 個人的な連絡は慎重に: 元同僚や上司への個人的な連絡は、相手との関係性やタイミングをよく考え、業務の妨げにならないように配慮しましょう。特に業務時間中の私的な長電話などは禁物です。
- 頻繁な連絡や長話は避ける: 用件は手短に済ませ、相手の貴重な時間を奪わないように気をつけましょう。
ケース別：具体的な連絡の例文（メールを想定）
あくまで一例ですが、メールで連絡する際の簡単な文面をご紹介します。
【源泉徴収票の発行依頼メール例】
件名：【元〇〇（氏名）】源泉徴収票発行のお願い
〇〇株式会社
人事部 ご担当者様
お世話になっております。
〇年〇月まで〇〇部に在籍しておりました〇〇（氏名）です。
この度、確定申告の手続きのため、令和〇年分の源泉徴収票が必要となりました。
つきましては、大変お手数をおかけいたしますが、源泉徴収票を1部発行いただき、下記住所までご郵送いただけますでしょうか。
送付先住所：
〒XXX-XXXX
（都道府県から記載）
〇〇（氏名）
お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。
署名
〇〇（氏名）
連絡先（電話番号・メールアドレス）
トラブルを避けるために退職前にしておくべきこと
転職後に前の会社へ連絡する手間や、相手に迷惑をかけることを最小限にするためには、退職前の準備が非常に重要です。
- 源泉徴収票の送付時期や退職証明書の発行手続きなど、必要な書類については、退職前に人事担当者に確認し、依頼できるものは済ませておきましょう。
- デスク周りやロッカーなどに私物が残らないよう、計画的に整理し持ち帰ります。
- 業務の引き継ぎは、誰が見ても分かるように資料を作成し、口頭でも丁寧に説明するなど、万全を期しましょう。
- 退職後の連絡先となる部署（人事部など）の電話番号や担当者名を控えておくと、いざという時にスムーズです。
- そして何よりも、最後まで誠意をもって業務に取り組み、関係者への挨拶を欠かさず、円満な退職を心がけることが、その後の良好な関係につながります。
まとめ
転職後であっても、以前の勤務先に連絡を取る必要が生じることは決して珍しくありません。その際には、この記事で紹介したようなマナーを守り、相手への感謝と配慮の気持ちを忘れずに接することが大切です。
スムーズなコミュニケーションは、お互いにとって気持ちの良いものです。円満な関係を維持するためにも、丁寧な対応を心がけ、必要な手続きを滞りなく進められるようにしましょう。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。