転職を決意！会社にどう伝える？円満退職のための切り出し方と伝え方の完全ガイド

転職活動が実を結び、新しい職場への道が開けたとき、あるいはキャリアチェンジを決意したとき、現在の勤務先にその意思を伝え、円満に退職することは、社会人として非常に重要なプロセスです。「いつ、誰に、どのように伝えれば良いのだろう…」「引き止められたらどうしよう…」「気まずくならないだろうか…」など、退職の意思を会社に伝える際には、多くの方が緊張や不安を感じるものです。

この記事では、転職を決意したあなたが、現在の会社に対して退職の意思をスムーズかつ円満に伝えるための具体的なステップ、切り出し方、伝えるべき内容、そして注意すべき点などを分かりやすく解説します。気持ちよく次のステップへ進むために、ぜひ参考にしてください。

なぜ会社への「伝え方」が重要なのか？円満退職のメリット

退職の意思を会社に伝える際の「伝え方」は、その後の退職交渉や引き継ぎ業務、そしてあなた自身の評判にも大きく影響します。

• 円満な退職の実現: 丁寧で誠実な伝え方は、会社や上司、同僚との良好な関係を保ち、円満な退職へと繋がります。
• スムーズな引き継ぎへの協力: 会社側もあなたの意思を尊重し、後任者の選定や引き継ぎ業務に協力しやすくなります。
• 有給休暇の消化交渉の円滑化: 良好な関係を築けていれば、残っている有給休暇の消化についても相談しやすくなります。
• 業界内での評判維持: 特に同じ業界内で転職する場合、前職での辞め方は意外なところで影響することがあります。良い関係を保って退職することは、将来的なキャリアにとってもプラスです。
• 退職後の手続きの円滑化: 離職票や源泉徴収票など、退職後に会社から受け取る必要のある書類の手続きもスムーズに進みやすくなります。
• あなた自身の精神的な負担の軽減: 揉めることなく円満に退職できれば、精神的なストレスも少なく、晴れやかな気持ちで新しいスタートを切ることができます。

会社に退職の意思を伝えるタイミング：いつがベスト？

退職の意思を伝えるタイミングは、非常に重要です。早すぎても、遅すぎても、会社や周囲に迷惑をかける可能性があります。

• 就業規則を確認する: まず、勤務先の就業規則に「退職の申し出は〇ヶ月前までに」といった規定があるかを確認しましょう。多くの企業では、退職希望日の1ヶ月～3ヶ月前と定められています。法律（民法第627条）では、期間の定めのない雇用契約の場合、退職の意思表示から2週間で退職できるとされていますが、円満退職のためには、就業規則に従い、十分な引き継ぎ期間を確保できるタイミングで伝えるのが一般的です。
• 繁忙期を避ける: 会社や部署が最も忙しい時期に退職を申し出ると、業務に大きな支障をきたし、周囲に多大な迷惑をかける可能性があります。できる限り繁忙期を避けるのが望ましいでしょう。
• 担当プロジェクトの区切りを考慮する: もしあなたが主要メンバーとして関わっている大きなプロジェクトがある場合は、そのプロジェクトが完了したり、ある程度の区切りがついたりするタイミングを見計らう配慮も大切です。
• 賞与（ボーナス）の支給時期を考慮する（必要な場合）: 賞与を受け取ってから退職したい場合は、企業の就業規則で賞与の支給条件（査定期間、支給日在籍など）を確認し、支給日とその後の退職申し出のタイミングを計画的に設定する必要があります。
• 転職先の入社日との調整: 転職先から提示された入社日を基に、逆算して退職日や退職の申し出時期を決定します。

一般的には、退職希望日の1.5ヶ月～3ヶ月前に退職の意思を伝えるのが、引き継ぎ期間などを考慮すると現実的なタイミングと言えるでしょう。ただし、役職や担当業務によっては、より早い段階での相談が必要な場合もあります。

誰に、どのように伝える？退職意思の伝え方のステップとポイント

退職の意思を伝える際は、以下のステップとポイントを押さえ、誠実な対応を心がけましょう。

ステップ1：最初に伝える相手は「直属の上司」

• 原則として、最初に退職の意思を伝えるべき相手は、あなたの直属の上司です。 同僚や他の部署の人、あるいは人事担当者に先に話してしまうと、上司の耳に間接的に伝わり、心証を損ねたり、話がこじれたりする可能性があります。
• 上司に「ご相談したいことがあります」と伝え、別途時間を取ってもらい、会議室など他の人に聞かれない落ち着いた場所で話すのがマナーです。

ステップ2：退職の意思を「直接」「口頭」で伝える

• メールや電話だけで済ませるのは避け、必ず直接会って、自分の口から伝えるのが基本的なマナーです。 やむを得ない事情（リモートワークで直接会う機会がないなど）がある場合は、まずは電話で伝え、その後改めてオンラインで面談するなどの方法を検討しましょう。
• 退職の意思は、曖昧な表現ではなく、**「退職させていただきたいと考えております」**と明確に伝えましょう。

ステップ3：伝えるべき内容

• 感謝の言葉: まずは、これまでお世話になったことへの感謝の気持ちを伝えます。「〇〇部長（上司の名前）、お忙しい中お時間をいただきありがとうございます。これまで〇年間、大変お世話になり、心より感謝申し上げます。」といった形で切り出すと良いでしょう。
• 退職の意思と退職希望日: 「突然のご報告で大変申し訳ございませんが、一身上の都合により、〇月〇日をもちまして退職させていただきたく、ご相談させて頂いてもよろしいでしょうか。」と、退職の意思と具体的な希望日を伝えます。退職日は、会社の就業規則や引き継ぎ期間を考慮した上で、相談の上で決定していく姿勢を示しましょう。
• 退職理由（簡潔かつ前向きに）:
  • 詳細に語る必要はありません。「一身上の都合により」というのが一般的な理由ですが、面接で伝える転職理由と同様に、キャリアアップや新しい分野への挑戦といった、前向きな理由を簡潔に伝えるのが望ましいでしょう。
  • 絶対に避けるべきなのは、会社や上司、同僚への不平不満や批判を退職理由として述べることです。 たとえそれが本音であったとしても、円満な退職を妨げるだけでなく、あなた自身の印象を悪くしてしまいます。
• 引き継ぎへの協力意思: 「最終出社日まで、担当業務の引き継ぎには責任を持って万全を期し、ご迷惑をおかけしないよう努めます」と、会社への配慮と協力的な姿勢を明確に伝えましょう。

ステップ4：退職願（または退職届）の提出

• 上司との話し合いで退職日などが合意できたら、会社の規定に従って「退職願」または「退職届」を作成し、提出します。
• 一般的には、まずは「退職願」を提出し、会社がそれを承認した後に、正式な手続きとして「退職届」を提出する流れが多いですが、企業によって異なります。
• 書式や提出先は会社の規定に従いましょう。不明な場合は人事担当者に確認します。

退職交渉で引き止められた場合の対処法

会社にとって必要な人材であれば、退職を申し出た際に強く引き止められることもあります。その場合の対処法を知っておきましょう。

• 感謝の気持ちを伝える: まずは、引き止めてくれること（評価してくれていること）への感謝の気持ちを伝えましょう。
• 退職の意思が固いことを明確に伝える: 曖昧な態度を取ると、交渉が長引いたり、期待を持たせてしまったりする可能性があります。退職の意思が固い場合は、「大変ありがたいお話ですが、熟考の末、退職の決意は固まっております」と、丁寧ながらも明確に伝えましょう。
• 具体的な改善案を提示された場合: もし、会社側があなたの不満点を解消するための具体的な改善案（昇進、昇給、部署異動など）を提示してきた場合は、その内容を真摯に受け止め、改めて自分のキャリアプランと照らし合わせて検討する余地はあるかもしれません。しかし、その場で即答せず、一度持ち帰って冷静に考える時間をもらいましょう。
• 感情的にならない: 引き止めが強引であったり、納得のいかないことを言われたりしても、感情的にならず、冷静かつ誠実に対応することが大切です。

退職までの期間にやるべきこと

退職の意思を伝えた後、最終出社日までの期間は、以下の点を意識して過ごしましょう。

• 業務の引き継ぎを最優先に: 後任者やチームメンバーに迷惑がかからないよう、責任を持って丁寧に引き継ぎを行います。引き継ぎ資料の作成や、口頭での説明、OJTなどを計画的に進めましょう。
• 有給休暇の消化: 残っている有給休暇については、業務の引き継ぎ状況や会社の規定を確認しながら、上司と相談して計画的に消化しましょう。
• 社内外への挨拶回り: お世話になった社内の人々や、取引先など社外の関係者にも、適切なタイミングで退職の挨拶を行います。
• 私物の整理: デスク周りやロッカーなどに私物が残らないよう、計画的に整理し持ち帰ります。
• 会社への返却物の確認: 健康保険証、社員証、名刺、会社から貸与された備品などをリストアップし、返却漏れがないように準備します。
• 会社から受け取る書類の確認: 離職票、源泉徴収票など、退職後に必要な書類がいつ頃もらえるのかを確認しておきましょう。

まとめ：「立つ鳥跡を濁さず」の精神で、感謝を込めて伝える

転職を決意し、現在の会社にその意思を伝えることは、勇気がいる行為かもしれません。しかし、これまでお世話になった会社や上司、同僚への感謝の気持ちを忘れず、社会人としてのマナーを守り、誠実な態度で臨むことで、円満な退職を実現し、気持ちよく新しいキャリアへの一歩を踏み出すことができます。

大切なのは、**「伝えるタイミング」「伝える相手」「伝え方」そして「退職までの責任ある行動」**です。この記事で紹介したポイントを参考に、あなたの退職が、関わる全ての人にとってできる限りスムーズで、そしてあなた自身の未来にとって最良のステップとなることを心から願っています。

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岩下隼人

ロイヤル合同会社　代表

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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。