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岩下隼人
ロイヤル合同会社
【例文付き】転職の「返信メール」完全マスター！好印象を与える書き方・マナー・タイミング
岩下隼人
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転職活動において、企業や転職エージェントとのやり取りは、その多くがメールで行われます。応募書類の送付、面接日程の調整、選考結果の連絡、そして内定通知に至るまで、メールはあなたの印象を左右し、選考のスムーズさを決定づける重要なコミュニケーションツールです。「どんな風に返信すれば失礼じゃないかな…」「何を書けばいいのか分からない…」「ビジネスメールのマナーって？」――そんな疑問や不安を抱えている方も多いのではないでしょうか。
この記事では、転職活動における様々なシーンでの「返信メール」について、基本的なマナーから具体的な書き方、好印象を与えるためのポイント、そして状況に応じた例文まで、分かりやすく徹底的に解説します。丁寧で迅速なメール対応は、あなたの社会人としての信頼性を示すだけでなく、企業への熱意を伝える機会にもなります。返信メールをマスターし、あなたの転職活動を成功へと導きましょう。
Contents
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なぜ転職で「返信メール」が重要？あなたの印象を左右する一手
まず、なぜ転職活動においてメールでの返信がこれほどまでに重要視されるのか、その理由を理解しておきましょう。
迅速かつ丁寧な返信は社会人の基本マナー
企業からのメールに対して、迅速かつ丁寧に対応することは、社会人としての基本的なビジネスマナーです。返信が遅れたり、内容が不適切だったりすると、「仕事でも連絡が遅いのでは？」「ビジネスマナーが身についていないのでは？」といったマイナスな印象を与えかねません。
メールのやり取りも選考の一部と心得よう
特に選考が進んでいくと、メールでのやり取りそのものが、あなたのコミュニケーション能力や仕事への取り組み方、そして企業への関心度を測るための一つの材料として見られている可能性があります。言葉遣いや文章構成、誤字脱字の有無なども含め、細部にまで気を配ることが大切です。
好印象を与え、スムーズなコミュニケーションを築くために
適切な返信メールは、採用担当者に好印象を与え、その後のコミュニケーションを円滑に進めるための潤滑油となります。感謝の気持ちや入社意欲をさりげなく伝えることも可能です。
転職の返信メール、基本の構成と押さえておくべき7つのマナー
どのような内容のメールに返信する際にも、共通して守るべき基本的な構成とマナーがあります。
マナー1：24時間以内の迅速な返信を心がける
企業からのメールには、**原則として24時間以内（可能な限り当日中）**に返信するよう心がけましょう。やむを得ず返信が遅れる場合は、取り急ぎその旨を連絡し、いつ頃までに正式な返信ができるか目安を伝えると丁寧です。
マナー2：件名は「Re:」を残し、用件と氏名を分かりやすく
返信メールの件名は、基本的には受信したメールの件名に自動で付加される**「Re:」を残したまま**にします。これにより、相手はどのメールへの返信なのかを一目で理解できます。
もし、件名だけで内容が分かるように補足したい場合は、「Re: 〇〇（元の件名）／面接日程のご連絡ありがとうございます（氏名：〇〇 〇〇）」のように、元の件名の後ろに用件と氏名を追加するのも良いでしょう。元の件名を全て消して新しい件名にするのは避けましょう。
マナー3：正しい宛名（会社名、部署名、担当者名、敬称）
- 会社名は正式名称で記載します。（例：株式会社〇〇）
- 部署名と担当者名が分かっている場合は、必ず明記します。（例：人事部 採用ご担当 〇〇様）
- 担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」とします。
- 敬称は「様」が基本です。会社や部署全体に宛てる場合は「御中」を使用しますが、個人名と併用はしません（例：〇〇様御中 は誤り）。
マナー4：丁寧な挨拶と、誰からの返信か明確に
本文の冒頭には、「お世話になっております。〇〇大学の△△です（新卒の場合）」や「お世話になります。先日〇〇職に応募いたしました、△△と申します。」といったように、丁寧な挨拶と共に、自分が誰であるかを明確に名乗りましょう。
マナー5：本文は簡潔かつ分かりやすく、誤字脱字に注意
- 用件は結論から先に述べ、簡潔で分かりやすい文章を心がけます。
- 箇条書きなどを効果的に使い、情報を整理して伝えましょう。
- 誤字脱字や変換ミス、敬語の誤用がないか、送信前に必ず何度も確認します。 これらは注意力散漫な印象を与え、評価を下げる原因となります。
マナー6：結びの言葉と感謝の表明
本文の最後には、「お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。」「ご確認のほど、よろしくお願いいたします。」といった結びの言葉と共に、連絡をいただいたことへの感謝の気持ちを添えましょう。
マナー7：署名（氏名、連絡先）を忘れずに
メールの最後には、必ず以下の情報を記載した署名を入れます。
- 氏名（フルネーム）
- メールアドレス
- 電話番号
- （任意）郵便番号・住所
事前にメールソフトの署名設定をしておくと便利です。
【シーン別】転職の返信メール例文集と書き方のポイント
転職活動の様々なシーンで想定される返信メールの例文と、それぞれの書き方のポイントです。例文はあくまで参考とし、ご自身の状況や言葉でアレンジしてください。
シーン1：応募書類送付後の自動返信への対応
企業によっては、応募書類を受け付けた際にシステムから自動返信メールが送られてくることがあります。
- 対応： 基本的には、この自動返信メールに対して返信する必要はありません。 内容を確認し、選考結果の連絡を待ちましょう。ただし、メール内に「内容確認後、改めて担当者よりご連絡いたします」といった記載があり、数日経っても連絡がない場合は、確認の連絡を検討しても良いでしょう。
シーン2：書類選考通過の連絡への返信
書類選考通過の連絡には、感謝の気持ちと共に、次の選考（面接など）への意欲を伝えましょう。面接日程の調整に関する内容が含まれていることが多いです。
- 面接日程調整の希望を伝える場合（例文）：
件名：Re: 書類選考通過のご連絡／〇〇 〇〇 株式会社△△ 人事部 採用ご担当 〇〇様 お世話になります。 先日、貴社の〇〇職に応募いたしました〇〇 〇〇です。 この度は、書類選考通過のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 大変嬉しく、身の引き締まる思いです。 面接の機会をいただけるとのこと、重ねて御礼申し上げます。 つきましては、面接の希望日時を下記に記載させていただきます。 ・〇月〇日（〇）〇時～〇時 ・〇月〇日（〇）〇時以降 ・〇月〇日（〇）終日 上記日程でのご調整が難しい場合は、お申し付けください。 柔軟に対応させていただきます。 お忙しいところ恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます。 ------------------------------------ 〇〇 〇〇（氏名） メールアドレス：xxxxx@xxxx.com 電話番号：XXX-XXXX-XXXX ------------------------------------ - 提示された日程で承諾する場合（例文）：
（件名・宛名・冒頭挨拶は同様） この度は、書類選考通過ならびに面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。 ご提示いただきました下記の日程にて、ぜひ面接を受けさせていただきたく存じます。 ・〇月〇日（〇）〇時～ 当日は、貴社にお伺いできることを楽しみにしております。 何卒よろしくお願い申し上げます。 （署名は同様） - 日程変更をお願いする場合（例文）：
（件名・宛名・冒頭挨拶は同様） この度は、書類選考通過ならびに面接日程のご連絡、誠にありがとうございます。 大変申し訳ございませんが、ご提示いただきました日程では、 現職の都合により調整が難しい状況でございます。 誠に勝手なお願いで恐縮ですが、もし可能でしたら、 下記の日程で再度ご調整いただくことは可能でしょうか。 ・〇月〇日（〇）〇時以降 ・〇月〇日（〇）〇時～〇時 ご多忙のところお手数をおかけし大変恐縮ですが、 ご検討いただけますと幸いです。 何卒よろしくお願い申し上げます。 （署名は同様）- ポイント： 日程変更をお願いする場合は、理由を簡潔に述べ、代替の希望日時を複数提示するのがマナーです。
シーン3：面接日程確定の連絡への返信
企業から面接日程が確定した旨の連絡が来たら、必ず確認の返信をしましょう。
件名：Re: 面接日程確定のご連絡／〇〇 〇〇
株式会社△△
人事部 採用ご担当 〇〇様
お世話になります。〇〇 〇〇です。
この度は、面接日程確定のご連絡、誠にありがとうございます。
下記の日程にて、貴社にお伺いいたします。
日時：〇月〇日（〇）〇時〇分～
場所：貴社〇〇ビル 〇階 受付
当日は、何卒よろしくお願い申し上げます。
お会いできることを楽しみにしております。
（署名は同様）
- ポイント： 日時と場所を復唱することで、お互いの認識に間違いがないかを確認できます。
シーン4：面接後のお礼メール
面接後のお礼メールは必須ではありませんが、送ることで感謝の気持ちや入社意欲を改めて伝えることができ、丁寧な印象を与えることができます。
- タイミング： 面接当日中、または遅くとも翌日の午前中までに送るのが理想です。
- 内容：
- 面接の機会をいただいたことへの感謝。
- 面接で特に印象に残ったことや、企業への関心が深まった点。
- 改めて入社への熱意。
- 簡潔で分かりやすい文章を心がける。
- 例文：
件名：〇月〇日 〇〇職 面接のお礼（〇〇 〇〇） 株式会社△△ 人事部 採用ご担当 〇〇様 （面接官のお名前が分かれば、〇〇様、△△様 のように連名で） お世話になります。 本日（昨日）、〇〇職の面接の機会をいただきました、〇〇 〇〇です。 本日はお忙しい中、貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。 面接では、〇〇様（面接官のお名前）より貴社の事業内容や今後の展望について 詳しくお伺いでき、ますます貴社で働きたいという気持ちが強くなりました。 （特に印象に残った点を具体的に述べると良いでしょう） 取り急ぎ、面接のお礼を申し上げたくご連絡いたしました。 末筆ながら、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。 （署名は同様）
シーン5：内定通知メールへの返信
内定通知は、転職活動における大きなゴールの一つです。喜びと共に、誠実な対応を心がけましょう。
- 内定承諾の場合（例文）：
件名：Re: 内定のご連絡／〇〇 〇〇 株式会社△△ 人事部 採用ご担当 〇〇様 お世話になります。〇〇 〇〇です。 この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 大変光栄に存じますとともに、心より感謝申し上げます。 つきましては、喜んで貴社からの内定をお受けいたします。 入社後は、一日も早く貴社に貢献できるよう精一杯努力してまいりますので、 何卒よろしくお願い申し上げます。 入社手続き等につきまして、ご指示いただければ幸いです。 （署名は同様） - 回答を保留したい場合（例文と伝え方の注意点）： 他の企業の選考結果を待ちたいなどの理由で、すぐに返事ができない場合は、まず内定への感謝を述べた上で、いつまでに回答できるか具体的な期日を伝え、正直に相談しましょう。
（件名・宛名・冒頭挨拶は同様） この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。 大変光栄に存じます。 つきましては、誠に恐縮ではございますが、 〇月〇日までお返事をお待ちいただくことは可能でしょうか。 （理由を簡潔に伝える：例「現在選考が進んでいる企業があり、そちらの結果も踏まえて慎重に判断させていただきたく存じます。」） こちらの都合で大変申し訳ございませんが、 ご理解いただけますと幸いです。 （署名は同様） - 内定辞退の場合（例文と丁寧な断り方）： 内定を辞退する場合は、できるだけ早く、そして最も丁寧な言葉遣いで、電話とメールの両方で連絡するのが望ましい場合もあります。感謝とお詫びの気持ちを最大限に伝えましょう。
件名：内定辞退のご連絡（〇〇 〇〇） 株式会社△△ 人事部 採用ご担当 〇〇様 お世話になります。 先日、〇〇職にて内定のご連絡をいただきました、〇〇 〇〇です。 この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。 大変光栄に感じております。 誠に恐縮ではございますが、慎重に検討を重ねました結果、 この度の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。 貴社にご評価いただきましたこと、心より感謝申し上げますとともに、 ご期待に沿えず、このようなご連絡となりましたこと、深くお詫び申し上げます。 今回の選考を通じて、〇〇様をはじめ、皆様には大変お世話になりました。 貴重な機会をいただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。 末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。 （署名は同様）
シーン6：選考お見送りの連絡への返信
選考で不合格となった場合の連絡への返信は、必須ではありません。しかし、もし送る場合は、選考の機会をいただいたことへの感謝を簡潔に伝える程度に留めるのがマナーです。
シーン7：企業からの問い合わせメールへの返信
企業から何らかの問い合わせ（提出書類の確認、追加情報のお願いなど）があった場合は、内容を正確に理解し、迅速かつ丁寧に必要な情報を提供しましょう。
転職エージェントへの返信メール：スムーズな連携のために
転職エージェントを利用している場合、キャリアアドバイザーとのメールのやり取りも頻繁に発生します。
求人紹介への返信
紹介された求人に対して、興味があるかないか、応募したいかどうかなどを、できるだけ早く具体的にフィードバックしましょう。
面談日程調整への返信
提示された面談日程の候補に対して、自分の都合を伝え、調整をお願いします。
選考結果の連絡への返信
選考結果（合格・不合格）の連絡を受けたら、まずはお礼を述べ、今後の進め方について確認しましょう。
これはNG！転職の返信メールで避けるべき表現や行動
返信が遅すぎる、または返信しない
最も基本的なマナー違反です。
誤字脱字や敬語の間違いが多い
注意力散漫、あるいはビジネスマナーが身についていないという印象を与えます。
件名を変えてしまう、または「Re:」を消してしまう
相手がメールの履歴を追いにくくなり、迷惑をかける可能性があります。
友達に送るようなくだけた言葉遣いや顔文字・絵文字の使用
ビジネスメールとしてのTPOをわきまえましょう。
添付ファイルの形式やファイル名への配慮がない
企業から指定がない限り、応募書類などはPDF形式で、ファイル名も「履歴書（氏名）.pdf」のように分かりやすくするのが基本です。
夜中や早朝など、不適切な時間帯の送信
企業の営業時間外に送信する場合は、送信予約機能を活用するか、翌営業日の朝に送るなどの配慮をしましょう。
転職の返信メールに関するQ&A
Q1: スマートフォンから返信しても大丈夫？
A1: 緊急の場合や、簡単な内容の確認であれば問題ありません。ただし、長文になる場合や、重要な内容（内定承諾など）の場合は、誤送信や変換ミスを防ぐためにも、できる限りパソコンから送信するのが望ましいでしょう。スマートフォンから送信する場合は、署名が簡易的なものになっていないかなども確認しましょう。
Q2: 返信メールに署名は毎回必要？
A2: はい、ビジネスメールの基本として、毎回必ず署名を入れるようにしましょう。相手があなたの連絡先をすぐに確認できるようにするためです。
Q3: 企業からのメールに気づくのが遅れた場合の対処法は？
A3: まずは気づいた時点ですぐに返信し、返信が遅れたことへのお詫びを一言添えましょう。「ご連絡が遅くなり、大変申し訳ございません。」といった形で、誠意を示すことが大切です。
まとめ：丁寧な返信メールで信頼を築き、転職成功への道を切り拓こう
転職活動におけるメールでのコミュニケーションは、あなたの第一印象を形成し、企業との信頼関係を築く上で非常に重要な役割を果たします。一つひとつのメールに、相手への敬意と感謝の気持ちを込め、迅速かつ丁寧に対応することを心がけることで、あなたの真摯な姿勢が伝わり、選考を有利に進めることができるでしょう。
基本的なマナーを守り、状況に応じた適切な言葉を選ぶこと。それが、あなたの転職活動を成功へと導くための、小さくても確実な一歩となります。この記事が、あなたのメールコミュニケーションに自信を与え、より良い未来への扉を開くための一助となることを心から願っています。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。