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岩下隼人
ロイヤル合同会社
転職の合格（内定）メール、どう返信する？承諾・保留・辞退の伝え方とマナー
岩下隼人
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転職活動の末に届く、企業からの合格（内定）の通知メール。これまでの努力が実を結んだ瞬間であり、大きな喜びとともに、安堵のため息をつく方も多いでしょう。しかし、その喜びも束の間、「このメールにどう返信すれば良いのだろう？」「承諾する場合の注意点は？」「もし保留や辞退をしたい場合はどう伝えれば…？」といった、返信に関する新たな疑問や不安が湧いてくるかもしれません。
内定通知メールへの返信は、企業との間で正式な意思疎通を図る重要なステップであり、あなたの社会人としてのマナーや誠実さを示す機会でもあります。この記事では、転職で合格（内定）の通知メールを受け取った際の、承諾、保留、そして辞退、それぞれのケースにおける適切な返信の仕方やマナー、そして具体的な例文（あくまで参考として）を分かりやすく解説します。
Contents
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なぜ合格（内定）メールへの返信が重要なのか？
企業からの合格（内定）通知メールに対する返信は、単なる事務的な連絡以上の意味を持ちます。
- 入社の意思確認: あなたが内定を承諾し、その企業に入社する意思があるのかどうかを企業側が最終的に確認するための重要なプロセスです。
- 感謝と敬意の表明: 選考に時間を割き、あなたを評価してくれた企業に対して、感謝の気持ちと敬意を示す良い機会です。
- 社会人としてのマナー: 迅速かつ丁寧な返信は、あなたの社会人としての基本的なマナーやコミュニケーション能力を改めて示すことになります。
- 円滑な入社準備の開始: 内定を承諾する場合、その後の入社手続きや条件確認などをスムーズに進めるための第一歩となります。
- 良好な関係性の維持（辞退・保留の場合も）: たとえ今回はご縁がなかったとしても、あるいはすぐに入社の決断ができない場合でも、誠実な対応を心がけることで、将来的に何らかの形で繋がる可能性を残すことができます。
合格（内定）メールへの返信：基本的なマナー
どのような内容で返信するにしても、以下の基本的なマナーを押さえておくことが大切です。
- できるだけ早く返信する（24時間以内が目安）： 企業はあなたの返答を待っています。内定通知を受け取ったら、できるだけ早く、遅くとも24時間以内（1営業日以内）には返信するようにしましょう。迅速な対応は、あなたの入社意欲の高さを示すことにも繋がります。
- 件名は変更しない（原則として）： 企業から送られてきたメールの件名の「Re:」を残したまま返信するのが基本です。これにより、企業側が何のメールに対する返信かを一目で理解できます。
- 宛名は正確に: 会社名（株式会社なども略さず正式名称で）、部署名、担当者名を正確に記載し、担当者名には「様」をつけます。
- 本文は簡潔かつ丁寧に: お礼の言葉、結論（承諾・保留・辞退）、そして今後の対応についてなどを、丁寧な言葉遣いで、分かりやすく簡潔にまとめます。
- 誤字脱字のチェック: 送信前に必ず全体を読み返し、誤字脱字がないか、文章表現がおかしくないかを確認しましょう。
- 署名を忘れずに: 氏名、メールアドレス、電話番号を必ず記載します。
【ケース別】合格（内定）メールへの返信方法と例文の考え方
合格（内定）通知メールへの返信は、あなたの意思（承諾、保留、辞退）によって内容が大きく異なります。それぞれのケースにおけるポイントと、どのような内容を盛り込むべきかという考え方のヒントをご紹介します。（具体的な例文そのものを多数掲載するのではなく、例文を「作るための考え方」に重点を置きます。）
ケース1：内定を「承諾」する場合
内定を快く受け入れ、入社する意思を伝える場合の返信です。
- 伝えるべきこと:
- 内定通知へのお礼。
- 内定を承諾し、入社する意思があることを明確に伝える。
- 入社に向けての意気込みや抱負。
- 今後の手続きや入社日について確認したい事項があれば、簡潔に質問する。
- 返信のポイント:
- 感謝の気持ちと喜びをストレートに表現しましょう。
- 入社への強い意志を示すことで、企業側の安心感にも繋がります。
- 今後の手続きについて不明な点があれば、このタイミングで確認しておくとスムーズです。
- 構成要素のヒント:
- （件名：Re: 採用選考結果のご連絡（氏名：〇〇 〇〇））
- （宛名：株式会社〇〇 人事部 〇〇様）
- お世話になっております。〇〇（あなたの氏名）です。
- この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。大変嬉しく、光栄に存じます。
- 謹んで内定をお受けし、貴社に入社させていただきたく存じます。
- 入社後は、一日も早く貴社に貢献できるよう、精一杯努力してまいります。
- つきましては、今後の手続きや入社日について、ご教示いただけますと幸いです。
- 今後とも何卒よろしくお願い申し上げます。
- （署名）
ケース2：回答を「保留」したい場合
複数の企業から選考結果を待っている場合や、家族と相談する時間が必要な場合など、すぐに内定を承諾できない状況もあるでしょう。その場合は、正直にその旨を伝え、回答期限の延長を丁寧にお願いする必要があります。
- 伝えるべきこと:
- 内定通知へのお礼。
- 回答を保留したい旨とその具体的な理由（例：他社の選考結果待ち、家族との相談のためなど）。
- いつまでに回答できるか、具体的な期限を提示する。
- 企業に迷惑をかけることへのお詫び。
- 返信のポイント:
- できるだけ早く連絡する: 保留の意思が決まったら、速やかに企業に連絡しましょう。
- 理由は正直かつ簡潔に: 長々と説明する必要はありませんが、正直に理由を伝えることが誠意に繋がります。
- 具体的な回答期限を提示する: いつまで待ってもらいたいのかを明確に伝えることで、企業側も対応しやすくなります。ただし、あまりにも長期間の保留は難しい場合が多いです。一般的には1週間程度が目安とされています。
- あくまで「お願い」する姿勢で: 回答期限の延長は、企業側の都合を考慮した上で、あくまでお願いするという謙虚な姿勢が大切です。
- 構成要素のヒント:
- （件名：Re: 採用選考結果のご連絡（氏名：〇〇 〇〇））
- （宛名：株式会社〇〇 人事部 〇〇様）
- お世話になっております。〇〇（あなたの氏名）です。
- この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。高い評価をいただき、大変光栄に存じます。
- 大変恐縮ではございますが、貴社への入社のお返事につきまして、〇月〇日までお待ちいただくことは可能でしょうか。
- 理由といたしましては、（簡潔な理由を述べる。例：現在選考が進んでいる他社からも結果連絡をいただく予定であり、全ての選考結果が出揃った上で、慎重に判断させていただきたく存じます。）
- こちらの都合で大変申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。
- （署名）
ケース3：内定を「辞退」する場合
熟考の結果、内定を辞退すると決めた場合は、できるだけ早く、かつ誠意をもってその旨を伝えましょう。
- 伝えるべきこと:
- 内定通知へのお礼。
- 内定を辞退する意思を明確に伝える。
- （差し支えなければ）簡潔な辞退理由。
- 企業に迷惑をかけることへのお詫び。
- 企業の発展を祈る言葉。
- 返信のポイント:
- できるだけ早く連絡する: 辞退の意思が固まったら、企業が次の採用活動に移れるよう、速やかに連絡するのがマナーです。
- 電話とメールを併用することも検討: 特に内定承諾後や、面接でお世話になった担当者がいる場合は、まず電話で直接お詫びと辞退の意思を伝え、その後改めてメールでも連絡すると、より丁寧な印象になります。
- 辞退理由は正直かつ簡潔に（詳細な説明は不要な場合も）： 「検討の結果、今回は誠に勝手ながら辞退させていただきたく存じます」といった形で、詳細な理由を述べなくても構いません。もし理由を尋ねられた場合に備えて、簡潔に答えられるようにしておくと良いでしょう。「他社様とのご縁を優先させていただくことになりました」など。
- 感謝の気持ちとお詫びの言葉を忘れずに: 選考に時間を割いてもらったことへの感謝と、期待に応えられなかったことへのお詫びの気持ちを誠実に伝えましょう。
- 構成要素のヒント:
- （件名：Re: 採用選考結果のご連絡（内定辞退のご連絡）（氏名：〇〇 〇〇））
- （宛名：株式会社〇〇 人事部 〇〇様）
- お世話になっております。〇〇（あなたの氏名）です。
- この度は、内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
- 大変光栄なお話をいただきながら誠に恐縮ではございますが、慎重に検討を重ねました結果、今回は誠に勝手ながら内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
- （もし差し支えなければ、簡潔な辞退理由を添える。例：自身のキャリアプランを改めて考えた結果、別の道に進む決断をいたしました。）
- このような結果となり、貴社には大変ご迷惑をおかけいたしますこと、深くお詫び申し上げます。
- 面接では、〇〇様をはじめ、皆様に大変お世話になりましたこと、重ねて御礼申し上げます。
- 末筆ながら、貴社の一層のご発展を心よりお祈り申し上げます。
- （署名）
メールの返信であなたの印象は決まる
転職活動における合格（内定）通知メールへの返信は、あなたの社会人としての成熟度や誠実さを示す最後の機会とも言えます。どのような結論であっても、相手への敬意と感謝の気持ちを忘れず、迅速かつ丁寧なコミュニケーションを心がけることが、円滑な関係を築き、あなた自身の評価を高めることに繋がります。
ビジネスメールの基本的なマナーを再確認し、それぞれの状況に応じた適切な内容で返信することで、気持ちよく次のステップへと進みましょう。この記事が、あなたの転職活動における円滑なコミュニケーションの一助となれば幸いです。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。