転職活動の「電話」マナー：好印象を与える話し方と状況別対処法

転職活動において、企業の人事担当者や面接官との「電話」によるコミュニケーションは、メールと並んで重要な接点の一つです。面接日程の調整、選考結果の連絡、あるいは応募前の問い合わせなど、様々な場面で電話でのやり取りが発生します。その際の対応一つで、あなたの社会人としての基本的なマナーやコミュニケーション能力、そして仕事への真摯な姿勢が判断され、選考に影響を与える可能性もゼロではありません。

「どんな点に気をつけて話せば良いのだろう？」「留守電への折り返しはどうすれば？」「もし聞き取れなかったら？」など、ビジネスシーンにおける電話対応の基本は理解していても、転職活動という特殊な状況下では戸惑うこともあるでしょう。この記事では、転職活動の各段階で発生する企業との電話連絡について、その基本的なマナーや注意点、そして好印象を与えるためのポイントを分かりやすく解説します。

なぜ転職活動で「電話対応」が重要視されるのか？

企業は、応募者との電話のやり取りを通じて、以下のような点を見ています。

• 基本的なビジネスマナー: 正しい敬語を使えるか、TPOに合わせた言葉遣いができるか、相手に配慮した話し方ができるかといった、社会人としての基本的なマナーが身についているか。
• コミュニケーション能力: 相手の話を正確に聞き取る力、自分の考えや要望を簡潔かつ分かりやすく伝える力、そして円滑な会話のキャッチボールができるか。
• 仕事への意欲と真摯な姿勢: 迅速で丁寧な電話対応は、その企業への関心の高さや、仕事に対する真摯な取り組み姿勢の表れと受け取られます。
• 臨機応変な対応力: 予期せぬ質問や状況に対して、落ち着いて、かつ適切に対応できるか。
• 声のトーンや話し方から伝わる人柄: メールでは伝わりにくい、声の明るさや話し方から、応募者の人となりや雰囲気を把握しようとします。

つまり、電話対応は、あなたという人物をより深く理解し、企業文化への適合性を見極めるための重要な機会なのです。

転職活動における電話対応の基本マナー

どのような状況であっても、以下の基本的なマナーを押さえておくことが大切です。

電話をかける（こちらから発信する場合）

1. かける時間帯への配慮:
   • 企業の営業時間内にかけ、始業直後（例：午前9時～10時頃）、昼休み時間（例：正午～午後1時頃）、終業間際（例：午後5時以降）は避けるのが基本的なマナーです。これらの時間帯は、担当者が会議中であったり、他の業務で忙しかったりする可能性が高いためです。
   • 比較的繋がりやすく、相手も落ち着いて対応しやすい時間帯としては、午前10時～正午、または午後2時～午後4時頃が目安とされています。
2. かける前の準備:
   • 静かで電波状況の良い場所を選ぶ: 周囲の騒音が大きい場所（駅のホーム、繁華街、風の強い屋外など）からの電話は、相手に声が聞き取りにくく、失礼にあたる可能性があります。
   • メモ帳と筆記用具、スケジュール帳を手元に用意する: 重要な情報を聞き逃さないように、また、面接日程の調整などにすぐ対応できるようにします。
   • 話す内容（用件、質問事項など）を簡潔にまとめておく: 誰に、どのような用件で電話したのかをスムーズに伝えられるように、要点を整理しておきましょう。
   • 応募書類のコピーや企業の資料を手元に置く（必要な場合）： 質問された際にすぐに確認できるようにしておくと安心です。
3. 電話のかけ方・話し方:
   • 最初に大学名（または現職の会社名）と氏名をはっきりと名乗る: 「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、〇〇大学の〇〇（フルネーム）と申します。」「お世話になっております。株式会社△△の〇〇（フルネーム）です。」といった形で、自分が誰であるかを明確に伝えます。
   • 担当者に取り次いでもらう: 「人事部の〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」「採用ご担当者様をお願いできますでしょうか？」と、担当者の部署名と氏名（分かれば）を伝えます。
   • 担当者が出たら、改めて名乗り、用件を簡潔に伝える: 「〇〇様、いつもお世話になっております。〇〇大学の〇〇です。先日は面接日程のご連絡をいただき、ありがとうございました。つきましては…」というように、改めて名乗り、何の件で電話したのかを具体的に、かつ簡潔に伝えます。
   • 相手の都合を尋ねる: 「ただいま、お時間よろしいでしょうか？」と、相手の状況を気遣う一言を添えましょう。
   • ハキハキと聞き取りやすい声で、丁寧な言葉遣いを心がける: 早口になったり、声が小さすぎたりしないように注意し、正しい敬語を使いましょう。
   • 重要な内容は復唱して確認する: 面接日時や場所、持ち物など、重要な情報は必ず復唱して確認し、聞き間違いを防ぎます。
   • 電話を切る時も丁寧に: 「本日はお忙しい中、ありがとうございました。失礼いたします。」と挨拶し、相手が電話を切るのを待ってから、静かに受話器を置きましょう（または通話終了ボタンを押しましょう）。

電話を受ける（企業から着信があった場合）

1. できるだけ早く出る（3コール以内が目安）： すぐに出られない場合でも、留守番電話に設定しておくか、着信履歴を確認して速やかに折り返すようにしましょう。
2. 名乗る: 「はい、〇〇（自分の名前）です。」と、はっきりと名乗ります。
3. 相手の会社名・氏名・用件をしっかり聞き取る: メモを取りながら、相手の情報を正確に把握します。もし聞き取れなかった場合は、「恐れ入ります、少々お電話が遠いようですので、もう一度おっしゃっていただけますでしょうか」などと、丁寧に聞き返しましょう。
4. 静かな場所で対応する（可能であれば）： もし騒がしい場所にいる場合は、「申し訳ございません、ただいま少々騒がしい場所におりますので、静かな場所に移動いたします。少々お待ちいただけますでしょうか」と断りを入れ、移動しましょう。
5. 丁寧な言葉遣いとハキハキとした受け答え: 相手に失礼のないよう、丁寧な言葉遣いを心がけ、聞き取りやすい声でハキハキと答えましょう。

留守番電話への折り返し連絡

企業からの電話に出られず、留守番電話にメッセージが残されていた場合は、以下の点に注意して折り返しましょう。

• できるだけ早く折り返す（営業時間内に）： メッセージを確認したら、できるだけ早く、企業の営業時間内に折り返します。
• メッセージの内容を正確に把握する: 誰から（会社名、部署名、担当者名）、どのような用件で、折り返しが必要か、連絡先の電話番号などの指示があるかなどを、メモを取りながら正確に聞き取ります。
• かける前の準備は上記「電話をかける場合」と同様です。
• 折り返し電話の会話の流れ（例）:
  1. 「お忙しいところ恐れ入ります。わたくし、〇〇（フルネーム）と申します。先ほど、人事部の〇〇様よりお電話をいただき、留守番電話のメッセージを拝見いたしましたので、折り返しご連絡いたしました。〇〇様はいらっしゃいますでしょうか？」
  2. 担当者に繋がったら、「お世話になっております。〇〇です。先ほどはお電話に出られず、大変申し訳ございませんでした。ただいま、お時間よろしいでしょうか？」と続けます。
  3. その後は、留守電の用件に応じて会話を進めます。

【シーン別】転職活動中の電話連絡ポイント

転職活動の各シーンで、どのような電話連絡が必要になるのか、そのポイントを見ていきましょう。

1. 企業への問い合わせ（応募前など）

• 目的: 求人内容の詳細確認、応募資格の確認、企業説明会の申し込みなど。
• ポイント: まずは企業のウェブサイトや求人情報を隅々まで確認し、それでも分からない点がある場合に限り、電話で問い合わせましょう。質問内容は事前に簡潔にまとめておき、相手の時間を無駄にしないように配慮します。

2. 面接日程調整の連絡

• 目的: 企業から提示された面接日程に対し、出欠の返答や希望日時の調整を行う。
• ポイント: 企業からの連絡方法（メールまたは電話）に合わせて返信します。電話で連絡する場合は、スケジュール帳を手元に置き、スムーズに日程調整ができるようにしましょう。都合が悪い場合は、丁寧にお詫びし、複数の代替候補日を提示すると親切です。

3. 面接辞退・内定辞退の連絡

• 目的: 選考途中での辞退や、内定後の辞退の意思を企業に伝える。
• ポイント: できるだけ早く、そして必ず電話で直接伝えるのがマナーです。 メールだけで済ませるのは避けましょう。まずは電話で担当者に繋いでもらい、辞退の意思とお詫びの気持ちを誠実に伝えます。辞退理由は詳細に述べる必要はありませんが、尋ねられた場合に備えて簡潔に答えられるようにしておくと良いでしょう。

4. 面接当日の遅刻・緊急連絡

• 目的: やむを得ない事情で面接に遅刻しそうな場合や、急病などでキャンセルせざるを得ない場合に、企業へ連絡する。
• ポイント: 判明した時点ですぐに、必ず電話で連絡します。 遅刻の場合は、到着予定時刻と遅刻の理由、そしてお詫びの気持ちを伝えます。キャンセルの場合も、理由とお詫びを誠実に伝え、別の日程での再調整が可能かどうかも併せて相談してみましょう。

電話対応で「これはNG！」避けたいこと

• 馴れ馴れしい言葉遣いや、友人に対するような話し方。
• 声が小さく聞き取りにくい、あるいは早口で一方的に話す。
• 周囲の騒音が大きい場所からの電話。
• 準備不足で、何度も聞き返したり、しどろもどろになったりする。
• 企業の営業時間外や、明らかに忙しい時間帯にかける。
• 留守番電話のメッセージを残さずに何度もかけ直す（企業からの着信の場合）。
• 感情的な話し方や、不平不満を言う。

まとめ：丁寧で誠実な電話対応が、信頼を築く第一歩

転職活動における企業との電話連絡は、あなたの社会人としての基本的なマナーやコミュニケーション能力、そして仕事への真摯な姿勢を示す大切な機会です。たとえ短い時間のやり取りであっても、相手への敬意と感謝の気持ちを忘れず、丁寧かつ迅速に対応することで、採用担当者に好印象を与え、信頼関係を築くことができます。

この記事で紹介した基本的なマナーやポイントを参考に、状況に応じた適切なコミュニケーションを心がけ、自信を持って電話対応に臨んでください。あなたの新しいキャリアへの挑戦が、円滑に進むことを心から応援しています。

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岩下隼人

ロイヤル合同会社　代表

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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。