事務職へ転職したいあなたへ！仕事内容・スキル・成功のポイントを徹底ガイド

「安定した環境で働きたい」「誰かの役に立つサポート業務に興味がある」「これまでの経験を活かしてオフィスワークに挑戦したい」――そんな思いから、「事務職に転職したい」と考えている方は多いのではないでしょうか。事務職は、企業の円滑な運営を支える上で不可欠な存在であり、多様な業界・企業で活躍の場が広がっています。

しかし、いざ転職活動を始めようとしても、「事務職って具体的にどんな仕事をするの？」「どんなスキルが必要なの？」「未経験でも大丈夫？」といった疑問や不安が次々と湧いてくるかもしれません。この記事では、事務職への転職を希望するあなたのために、仕事内容の基本から、求められるスキル、転職活動の具体的なステップ、そして成功するためのポイントまで、幅広く解説していきます。

なぜ「事務職」が人気？転職先としての魅力と働きがい

事務職が転職先として常に高い人気を維持しているのには、いくつかの理由があります。

• 事務職の一般的なイメージと実際の魅力: 「安定していそう」「オフィスで快適に働けそう」「残業が少なそう」といったイメージを持つ方もいるかもしれません。確かに、企業によってはそのような側面もありますが、それ以上に、事務職には以下のような魅力があります。
  • 企業運営への貢献: 書類作成、データ管理、電話応対、来客対応といった日々の業務を通じて、組織全体の円滑な運営を支え、他の社員が働きやすい環境を作ることに貢献できます。「縁の下の力持ち」として、なくてはならない存在です。
  • 専門スキルの習得: PCスキルはもちろんのこと、経理、人事、法務、貿易、医療といった特定の分野に関する専門知識やスキルを身につけ、その道のプロフェッショナルとしてキャリアを築いていくことも可能です。
  • ワークライフバランスの実現: 企業や業務内容にもよりますが、比較的勤務時間が安定しており、休日もカレンダー通りという場合が多いため、プライベートとの両立がしやすい傾向にあります。
  • 多様な業界・企業で活躍できる可能性: 事務職は、メーカー、商社、IT、金融、医療、教育、官公庁など、ほぼ全ての業界・企業で必要とされるため、自分の興味や関心に合わせて活躍の場を選ぶことができます。

「事務職」とはどんな仕事？主な種類と業務内容を知ろう

「事務職」と一口に言っても、その仕事内容は多岐にわたります。ここでは、代表的な事務職の種類とその主な業務内容について見ていきましょう。

• 一般事務: 特定の部署に限定されず、オフィス内の幅広いサポート業務を担当します。主な仕事内容は、書類作成・管理、データ入力、電話応対、来客対応、ファイリング、郵便物・メールの仕分け・発送、備品管理、経費精算などです。企業や部署の「潤滑油」のような役割を担います。
• 営業事務: 営業部門のサポート業務を専門に行います。見積書や請求書の作成、受発注管理、納期調整、顧客情報の管理、営業資料の作成補助、電話やメールでの顧客対応などが主な業務です。営業担当者がスムーズに営業活動に専念できるよう、きめ細やかなサポートが求められます。
• 経理事務: 企業のお金に関わる業務全般を専門に担当します。日々の伝票処理、仕訳入力、入出金管理、請求書の発行・確認、経費精算、月次・年次決算業務の補助などが主な業務です。正確性と専門知識（簿記など）が特に重視されます。
• 人事・総務事務: 人事事務は、従業員の採用活動の補助、勤怠管理、給与計算、社会保険手続きなどを担当します。総務事務は、備品管理、オフィス環境の整備、社内規程の管理、株主総会の運営サポート、社内行事の企画・運営など、企業全体の運営を支える幅広い業務を担います。中小企業では、人事と総務を兼任することも少なくありません。
• その他専門事務: 上記以外にも、医療機関での受付やレセプト業務を行う「医療事務」、輸出入に関する書類作成や手続きを行う「貿易事務」、法律事務所などで弁護士をサポートする「法務事務（パラリーガル）」、学校や教育機関で運営を支える「学校事務」など、特定の専門知識やスキルが求められる事務職も多数存在します。

企業規模や業界によって、一人の事務スタッフが担当する業務範囲は大きく異なります。中小企業では幅広い業務を兼任することが多く、大手企業では業務が細分化され、より専門的な役割を担う傾向があります。

事務職への転職で求められるスキルとは？

事務職として活躍するためには、どのようなスキルが求められるのでしょうか。

• 基本的なPCスキル:
  • Word: ビジネス文書（報告書、送付状、議事録など）の作成、書式設定、表や図の挿入。
  • Excel: データ入力、表計算、SUM・IF・VLOOKUP関数といった基本的な関数の使用、グラフ作成。
  • PowerPoint: 簡単なプレゼンテーション資料の作成・修正、既存資料の編集。
  • メールソフト（Outlookなど）: ビジネスメールの作成・送受信、スケジュール管理。
  • タッチタイピング: 正確かつ、ある程度のスピードでの文字入力能力は、業務効率に直結します。
• コミュニケーション能力: 社内外の多くの人と関わるため、相手に分かりやすく情報を伝えたり、相手の意図を正確に汲み取ったりするコミュニケーション能力は非常に重要です。丁寧な言葉遣いや電話応対スキル、来客対応スキルも含まれます。
• ビジネスマナー: 社会人としての基本的な言葉遣い、身だしなみ、時間管理（期日厳守）、報告・連絡・相談（報連相）の徹底などが求められます。
• 事務処理能力: 書類整理・ファイリング、データ入力の正確性、複数の業務を効率的にこなす段取り力、そして何よりもミスなく丁寧に仕事を進める能力が重要です。
• あると有利なスキル: 日商簿記検定などの会計知識、TOEIC® L&R Testなどの語学力、特定の業務システム（例：会計ソフト、給与計算ソフト、顧客管理システムなど）の操作経験、秘書技能検定といった資格は、応募する職種や企業によって有利に働くことがあります。

未経験からでも事務職へ転職できる？可能性と成功の秘訣

「事務の経験がないけれど、どうしても事務職に転職したい…」そんな方も少なくないでしょう。結論から言えば、未経験からでも事務職への転職は十分に可能です。

• 未経験者歓迎の求人の見つけ方: 求人情報サイトで「未経験者歓迎」「職種・業種未経験OK」「学歴不問」といったキーワードで検索すると、未経験者を対象とした事務職の求人が見つかります。
• 企業が未経験者に期待すること: 企業が事務職の未経験者に期待するのは、必ずしも即戦力としてのスキルだけではありません。むしろ、以下のような資質や意欲が重視されることが多いです。
  • ポテンシャルと成長意欲: 新しいことを素直に吸収し、積極的に学んで成長してくれること。
  • 人柄とコミュニケーション能力: 明るく、周囲と円滑なコミュニケーションが取れ、チームの一員として協力できること。
  • 基本的なPC操作能力: WordやExcelの基本操作ができること。
• アピールできるポータブルスキル: 前職が異業種であっても、そこで培ったコミュニケーション能力（接客経験など）、PCスキル（自己学習や前職での一部使用経験も含む）、問題解決能力、正確性、忍耐力といった「ポータブルスキル（持ち運び可能なスキル）」は、事務職でも必ず活かせます。
• 資格取得の有効性: MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）や日商簿記3級、秘書検定3級といった資格は、未経験者にとって、事務職への関心の高さと基礎知識があること、そして学習意欲を客観的に示す上で有効な手段となります。
• 志望動機で熱意と適性を伝える: なぜ事務職に挑戦したいのか、その熱意と、これまでの経験の中で事務職に通じる適性（例：細かい作業が好き、人をサポートすることにやりがいを感じるなど）を具体的に伝えることが重要です。

事務職への転職活動、何から始める？具体的なステップ

事務職への転職を決意したら、計画的に活動を進めていきましょう。

1. 自己分析:
   • 自分の強み・弱み、価値観の明確化: これまでの経験を振り返り、得意なこと、苦手なこと、仕事をする上で大切にしたいことなどを整理します。
   • スキル・経験の棚卸し: PCスキル、コミュニケーション能力、事務処理能力、語学力など、自分が持つスキルや経験を具体的に書き出します。
   • 希望条件の整理: 勤務地、給与、休日、勤務時間、仕事内容、雇用形態（正社員、契約社員、派遣社員など）といった希望条件を明確にします。
2. 情報収集:
   • 求人サイトの活用: 大手総合型転職サイト、事務職専門の求人サイト、地域特化型の求人サイトなど、複数のサイトをチェックし、幅広い求人情報に触れましょう。
   • 転職エージェントの利用: キャリアアドバイザーに相談し、非公開求人を紹介してもらったり、応募書類の添削や面接対策などのサポートを受けたりすることも有効です。
   • 企業の採用ホームページ: 興味のある企業のホームページを直接確認し、採用情報をチェックします。
   • ハローワーク: 地元の求人情報が豊富で、窓口で相談しながら仕事を探すことができます。
3. 応募書類の準備:
   • 履歴書: 学歴・職歴は正確に、誤字脱字がないように丁寧に作成します。証明写真は清潔感のある服装で、3ヶ月以内に撮影したものを使用しましょう。
   • 職務経歴書: これまで担当した業務内容、役割、期間、そして具体的な実績や成果を分かりやすくまとめます。事務職で活かせるスキルや経験を強調しましょう。
4. 選考対策:
   • 筆記試験（企業による）: SPIや一般常識問題、簡単なPCスキルテストなどが行われる場合があります。必要に応じて対策本などで準備しましょう。
   • 面接対策: 想定される質問への回答を準備し、模擬面接などで練習しておくと、本番でも落ち着いて対応できます。

事務職の応募書類（履歴書・職務経歴書）で差をつける書き方

応募書類は、あなたと企業との最初の接点であり、あなたの第一印象を左右する重要なツールです。

• 志望動機：なぜ事務職なのか、なぜその企業なのかを具体的に: 「以前から縁の下の力持ちとして組織をサポートする仕事に魅力を感じており、貴社の〇〇という事業内容や△△という企業理念に深く共感し、事務の立場から貢献したいと考えました」など、具体的な理由と熱意を自分の言葉で記述しましょう。
• 自己PR：これまでの経験やスキルが事務職でどう活かせるかをアピール: PCスキル、コミュニケーション能力、正確性、計画性、協調性といった強みを、具体的なエピソードを交えながら、応募先の事務職のどのような業務で役立つのかを明確に結びつけて説明します。
• 職務経歴：具体的な業務内容、役割、実績を分かりやすく記述: 担当した業務内容、期間だけでなく、そこでどのような工夫をし、どのような成果を上げたのか（例：〇〇業務の効率化により作業時間を△％削減、顧客満足度アンケートで高評価を獲得など）を、可能であれば数値も交えて具体的に記載します。
• PCスキルや保有資格は漏れなく記載: 使用できるソフトウェア名やスキルレベル（例：Excel：VLOOKUP関数、ピボットテーブルを用いたデータ集計が可能）、保有資格（MOS、簿記、秘書検定など）は、取得年月日とともに正確に記載しましょう。

事務職の面接でよく聞かれる質問と好印象を与える回答のポイント

面接は、あなたのスキルや経験、人柄、そして企業への熱意を直接伝える絶好の機会です。

• よく聞かれる質問:
  • 自己PR、志望動機、転職理由（前職がある場合）、これまでの職務経験、長所・短所、今後のキャリアプラン、ストレス対処法など。
• 事務職への適性をアピール: 正確性、緻密さ、計画性、協調性、サポート力といった、事務職に求められる資質を、具体的なエピソードを交えながらアピールしましょう。
• コミュニケーション能力を意識した受け答え: 面接官の質問の意図を的確に理解し、簡潔かつ分かりやすく、ハキハキとした口調で回答することを心がけます。相手の目を見て、明るい表情で話すことも大切です。
• 逆質問の準備: 面接の最後には、必ずと言っていいほど「何か質問はありますか？」と聞かれます。「特にありません」という回答は避け、企業の事業内容や応募職種の具体的な業務内容、入社後の研修制度、職場の雰囲気などについて質問することで、入社意欲の高さを示すことができます。

事務職へ転職する際の注意点と心構え

事務職への転職を成功させ、入社後も充実したキャリアを築くためには、いくつかの注意点と心構えがあります。

• 企業によって仕事内容や待遇は大きく異なる: 一口に事務職と言っても、企業の規模や業種、配属される部署によって、担当する業務内容や求められるスキル、そして給与や福利厚生といった待遇は大きく異なります。求人情報をよく確認し、企業研究をしっかりと行うことが重要です。
• ルーティンワークが多い場合もあることへの理解: 事務職の仕事には、日々繰り返される定型的な業務も多く含まれます。そのような業務にも真摯に取り組み、その中で効率化や改善点を見つけ出すといった前向きな姿勢が大切です。
• 継続的なスキルアップの必要性: PCスキルや業務システムは常に進化しています。また、担当する業務によっては専門知識の習得も求められます。常に新しいことを学び、スキルアップしていく意欲を持ち続けることが、長期的なキャリア形成に繋がります。
• 縁の下の力持ちとしての役割意識: 事務職は、直接的に売上を上げたり、目に見える成果を上げたりする機会は少ないかもしれません。しかし、組織全体の円滑な運営を支え、他の社員が働きやすい環境を作るという、非常に重要な役割を担っています。その「縁の下の力持ち」としての役割に誇りを持ち、貢献意欲を持って取り組むことが大切です。

まとめ：「事務職に転職したい」その思いを実現するための第一歩を踏み出そう

「事務職に転職したい」というあなたの思いは、適切な準備と行動によって、必ず実現に近づけることができます。まずは、自分自身と向き合い、どのような事務職に就きたいのか、どのような働き方をしたいのかを明確にすることから始めましょう。

そして、この記事で紹介した仕事内容の理解、スキルの棚卸し、求人の探し方、応募書類の作成や面接対策のポイントなどを参考に、自信を持って転職活動に臨んでください。あなたの新しいキャリアへの挑戦を心から応援しています。

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岩下隼人

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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。