【転職】履歴書のフォーマット、どう選ぶ？自分に合った一枚で差をつける
岩下隼人
ロイヤル合同会社
【事務職の転職】「貢献できること」を効果的にアピール！面接・書類対策と例文集
岩下隼人
記事内に商品プロモーションを含む場合があります
事務職への転職活動において、採用担当者は「あなたが私たちの会社でどのように貢献してくれるのか」という点を非常に重視しています。「これまでの経験やスキルを活かして、具体的に何ができるのか？」「入社後にどのような活躍が期待できるのか？」――これらの問いに明確かつ魅力的に答えることが、書類選考や面接を突破し、希望のキャリアを掴むための鍵となります。この記事では、事務職への転職を目指す方に向けて、採用担当者に響く「貢献できること」の見つけ方、効果的な伝え方、そして具体的な例文や注意点までを詳しく解説します。
Contents
スポンサーリンク
なぜ転職面接で「貢献できること」が重要視されるのか？企業側の視点
企業が面接や応募書類で「当社にどのように貢献できますか？」といった質問をするのには、いくつかの明確な意図があります。
- 採用ミスマッチの防止: 応募者が企業の求める人物像や業務内容を正しく理解し、自身のスキルや経験がそれに合致しているかを判断するためです。具体的な貢献イメージが共有できれば、入社後のミスマッチを防ぐことに繋がります。
- 即戦力としての期待、またはポテンシャルの見極め: 特に経験者採用の場合、入社後すぐに活躍してくれる即戦力としての期待があります。未経験者であっても、学習意欲やポテンシャルを通じて将来的にどのように貢献できるかを見ています。
- 入社意欲と企業への理解度の確認: 「貢献できること」を具体的に語るためには、企業理念や事業内容、そして企業が抱える課題（もし把握できれば）などへの深い理解が不可欠です。これは、応募者の入社意欲の高さを示す指標となります。
- 応募者の自己分析力と客観性の評価: 自分自身の強みやスキルを客観的に把握し、それを企業のニーズと結びつけて考えられるか、自己分析力や論理的思考力を見ています。
- 組織への貢献意識の高さ: 単に自分のスキルを活かしたいというだけでなく、組織全体やチームのために何ができるかを考えられる、貢献意識の高い人材を企業は求めています。
つまり、「貢献できること」を明確に伝えることは、あなたがその企業にとって価値のある人材であることを示すための、非常に重要なアピールとなるのです。
事務職として企業に「貢献できること」とは？具体的な貢献の形
事務職の仕事は、営業職のように直接的な売上数字で成果が見えにくい場合もありますが、企業の円滑な運営や生産性向上に不可欠な、多様な形で貢献しています。具体的にどのような貢献が考えられるでしょうか。
- 業務効率化への貢献:
- PCスキルの活用: Excelの関数やマクロ、RPAツールなどを活用して定型業務を自動化し、作業時間を短縮する。
- 業務フローの改善提案: 非効率な業務プロセスを見つけ出し、改善策を提案・実行する。
- 情報共有の仕組み作り: ファイル共有システムやコミュニケーションツールを効果的に活用し、部署内外の情報共有を円滑にする。
- コスト削減への貢献:
- 事務用品の適切な管理: 在庫管理を徹底し、無駄な発注を減らす。
- ペーパーレス化の推進: 書類の電子化を進め、印刷コストや保管スペースを削減する。
- サポート体制の強化:
- 営業部門や他部署のスムーズな業務遂行支援: 営業資料の作成補助、データ集計・分析、スケジュール調整などを的確に行い、他の社員が本来の業務に集中できる環境を作る。
- きめ細やかなフォロー: 関係者への丁寧な連絡や、先回りした準備で業務の漏れや遅延を防ぐ。
- チームワーク向上への貢献:
- 円滑なコミュニケーション: 部署内や他部署との積極的なコミュニケーションを通じて、良好な人間関係を構築し、風通しの良い職場環境づくりに貢献する。
- 情報共有の促進: 会議の議事録作成・共有や、重要な連絡事項の伝達を徹底する。
- 顧客満足度向上への貢献（間接的でも）:
- 丁寧な電話応対・来客応対: 企業の顔として、顧客に良い印象を与える。
- 迅速かつ正確な書類処理: 顧客への請求書発行や契約手続きなどをスムーズに行う。
- 正確な業務遂行による信頼性の向上:
- データ入力や書類作成におけるミスをなくし、業務の正確性を高めることで、企業全体の信頼性向上に繋げる。
- その他:
- 専門知識（経理、人事、法務、貿易など）を活かした貢献: 特定分野の専門知識を持つ事務職であれば、その知識を活かして専門性の高い業務で貢献できます。
- 新しいツールの導入支援・教育: 新しい業務システムやITツールが導入された際に、率先して習得し、他の社員への教育やサポートを行う。
これらの貢献は、必ずしも大きな変革である必要はありません。日々の業務の中での小さな工夫や改善の積み重ねが、企業にとって大きな価値となるのです。
自分の強みから「貢献できること」を見つけ出す自己分析のステップ
「自分にはどんな貢献ができるだろう…」と悩む方もいるかもしれません。以下のステップで自己分析を進め、あなたの「貢献できること」を見つけ出しましょう。
- ステップ1：これまでの経験・スキルの棚卸し:
- 職務経歴の振り返り: これまで担当してきた業務内容、役割、期間などを具体的に書き出します。
- 実績の洗い出し: その業務の中で、どのような成果を上げたのか、どのような課題を解決したのか、どのような工夫をしたのかを思い出せる限りリストアップします。数値化できるものは数値で記録しましょう。
- 習得したスキルの明確化: PCスキル（使用できるソフトとレベル）、語学力、専門知識（経理、人事など）、コミュニケーションスキル、問題解決スキルなど、具体的なスキルを明確にします。
- 得意なこと・好きなこと: どのような作業が得意で、どのような時にやりがいを感じるのかを考えます。
- ステップ2：具体的なエピソードの洗い出し:
- ステップ1で洗い出したスキルや経験が、実際にどのような場面で発揮され、どのような結果に繋がったのか、具体的なエピソードをできるだけ多く思い出します。
- ステップ3：応募企業のニーズとの照らし合わせ:
- 応募する企業のホームページ、採用情報、求人票などを徹底的に読み込み、企業がどのような人材を求めているのか、どのようなスキルや経験を重視しているのか、そして企業が抱える課題（もし推測できれば）などを分析します。
- ステップ4：「貢献できること」の言語化:
- 自分自身の強みやスキルが、応募企業のニーズや課題解決にどのように役立ち、具体的にどのような形で貢献できるのかを、明確な言葉で表現します。
この自己分析を通じて、自信を持ってアピールできる「貢献できること」が見えてくるはずです。
応募書類で「貢献できること」を効果的に伝える書き方と例文
自己分析で見つけ出した「貢献できること」を、応募書類（特に職務経歴書、自己PR、志望動機）で効果的に伝えましょう。
職務経歴書でのアピール
職務経歴書では、これまでの担当業務ごとに、具体的な行動と、それによってもたらされた成果（実績）をセットで記述することが重要です。
- ポイント:
- 具体的な数値や客観的な事実を盛り込む: 「〇〇システムを導入し、月間データ処理時間を20%削減しました」「新しいファイリング方法を考案し、書類検索にかかる時間を従来の半分にしました」など、具体的な数値で成果を示すと説得力が増します。
- 事務職としてのスキルがどう貢献に繋がったかを明確に: 例えば、高いPCスキルを活かして業務を効率化した、コミュニケーション能力を発揮して部署間の連携をスムーズにした、といった繋がりを示すことが大切です。
- 応募企業の求める人物像や業務内容に合わせて、アピールする実績やスキルを選ぶ: 全ての経験を羅列するのではなく、応募先企業にとって魅力的に映る実績を優先的に記載しましょう。
- 例文（営業事務の場合）:
- 業務内容: 顧客からの問い合わせ対応、見積書・請求書作成、納期管理
- 実績・取り組み:
- 顧客からの問い合わせに対し、平均1時間以内の一次回答を徹底し、顧客満足度アンケートで「対応の速さ」に関する項目で高評価を獲得。
- Excelの関数を活用し、見積書作成時間を従来の平均〇分から△分に短縮。営業担当者の負担軽減に貢献。
- 頻繁に発生していた納期遅延に対し、生産部門との連携方法を見直し、週次の進捗確認会議を導入することで、納期遵守率を〇%向上させました。
自己PR欄でのアピール
自己PRでは、あなたの最も大きな強みと、それが応募企業でどのように貢献できるのかを、具体的なエピソードを交えて強調します。
- ポイント:
- 結論ファーストで強みを提示: 「私の強みは〇〇です。この強みを活かして、貴社では△△という形で貢献できると考えております。」のように、最初にアピールポイントを明確に述べましょう。
- 具体的なエピソードで裏付ける: その強みがどのように形成され、実際にどのように発揮されたのかを、具体的なエピソードを交えて説明します。
- 例文（コミュニケーション能力を活かした貢献）: 「私の強みは、相手の立場に立って物事を考え、円滑なコミュニケーションを築く力です。前職では、部署間の連携が課題となっていましたが、私が率先して各部署の担当者と定期的な情報交換の場を設け、それぞれの要望や状況を丁寧にヒアリングすることで、誤解や手戻りを減らし、プロジェクトのスムーズな進行に貢献いたしました。貴社においても、このコミュニケーション能力を活かし、チーム内外の連携を強化し、より効率的で生産性の高い事務業務の実現に貢献したいと考えております。」
志望動機でのアピール
志望動機では、企業の理念や事業内容への共感を示しつつ、自分のスキルや経験を活かして具体的にどのように貢献したいのかを、熱意を持って伝えます。
- ポイント:
- なぜその企業でなければならないのかを明確に: 企業のどのような点に魅力を感じ、共感しているのかを具体的に述べましょう。
- 「貢献したい」という意志を具体的に示す: 「貴社の〇〇という事業の成長を、これまでの事務経験で培った〇〇のスキルでバックアップしたい」「貴社の△△という課題解決に、私の□□という経験が役立つと考えております」など、具体的な貢献イメージを伝えましょう。
- 例文（業務改善への貢献）: 「貴社の『常に改善を追求し、顧客に最高の価値を提供する』という企業理念に深く共感し、私もその一翼を担いたいと強く感じ、志望いたしました。前職では、事務業務の効率化に積極的に取り組み、〇〇という改善提案によって、月間の残業時間を△時間削減するという成果を上げることができました。貴社におきましても、これまでの経験で培った業務改善の視点とPCスキルを活かし、事務部門全体の生産性向上に貢献することで、企業全体の成長をサポートしていきたいと考えております。」
面接で「貢献できること」を魅力的に語るコツと回答例文
書類選考を通過したら、次は面接です。面接では、応募書類に記載した「貢献できること」について、さらに深掘りした質問をされることがあります。
面接での伝え方のポイント
- 結論ファーストで、まず何に貢献できるかを明確に伝える: 「私が貴社に貢献できると考える点は、〇〇と△△です」というように、最初に要点を伝えましょう。
- 具体的なエピソードを交え、STARメソッドなどを活用して分かりやすく説明: 状況（Situation）、課題（Task）、行動（Action）、結果（Result）の流れを意識して話すことで、あなたの貢献がより具体的に、そして論理的に伝わります。
- 自信を持って、しかし謙虚な姿勢で語る: 自分の強みや実績に自信を持つことは大切ですが、過度な自慢話にならないように注意し、常に謙虚な姿勢を忘れないようにしましょう。
- 企業の事業内容や課題を理解した上で、的を射た貢献内容を提示する: 企業研究をしっかり行い、その企業が今何を求めているのか、どのような課題を抱えているのかを理解した上で、あなたの貢献がそれにどうマッチするのかを説明できると、非常に説得力が増します。
- 入社後の活躍イメージを具体的に伝える: 「入社後は、まず〇〇の業務で貢献し、将来的には△△といった分野でも力を発揮したいと考えております」など、入社後の姿を具体的にイメージしていることを伝えましょう。
回答例文（「当社でどのような貢献ができますか？」という質問に対して）
- 経験者の場合:
- 例文1（PCスキルを活かした業務効率化）: 「はい、私が貴社に貢献できると考える点は、主に2点ございます。1点目は、これまでの事務経験で培った高度なExcelスキルを活かした業務効率化です。前職では、VLOOKUP関数やピボットテーブル、簡単なマクロなどを駆使し、月次報告書の作成時間を約30%削減した実績がございます。貴社においても、データ集計や資料作成業務の効率化に貢献できると考えております。2点目は、多様な部署との連携で培ったコミュニケーション能力です。貴社の〇〇部門と△△部門の連携をよりスムーズにすることで、プロジェクト全体の生産性向上に繋げられるのではないかと考えております。」
- 例文2（コミュニケーション能力を活かしたチームサポート）: 「私が貴社に貢献できる点は、チームの潤滑油としての役割を担い、円滑なコミュニケーションを通じて業務効率と職場環境の向上に貢献できる点です。前職では、新しいメンバーが早期に業務に慣れるよう、積極的に声かけを行い、OJTのサポートや業務マニュアルの整備に取り組みました。その結果、チーム全体の業務習熟度が向上し、離職率の低下にも繋がったと評価いただきました。貴社においても、持ち前のコミュニケーション能力とサポート精神を活かし、チームメンバーが最大限のパフォーマンスを発揮できるような環境づくりに貢献したいと考えております。」
- 未経験者の場合:
- 例文1（学習意欲とポータブルスキルを活かした貢献）: 「事務職としての実務経験はございませんが、前職の〇〇（職種）で培った高いコミュニケーション能力と、目標達成に向けて粘り強く取り組む姿勢には自信があります。また、PCスキル向上のため、現在MOS資格の取得に向けて勉強中であり、WordやExcelの基本的な操作は習得しております。貴社に入社後は、一日も早く業務を覚え、これまでの経験で培ったポテンシャルを最大限に活かし、正確かつ迅速な事務処理を通じて、皆様の業務をサポートし、貢献していきたいと考えております。」
- 例文2（前職の経験を事務職にどう転換して貢献するか）: 「私はこれまで〇〇（前職の業界・職種）で、主にお客様との折衝や課題解決に携わってまいりました。その中で、お客様のニーズを的確に把握し、それに応じた提案を行うことの重要性を学びました。この経験は、貴社の事務職として、社内外の関係者の要望を正確に理解し、適切なサポートを提供する上で必ず活かせると考えております。また、常に顧客満足を第一に考えてきた経験から、事務業務においても、相手の立場に立った丁寧できめ細やかな対応を心がけ、業務の質の向上に貢献したいと考えております。」
「貢献できること」を伝える際の注意点とNG例
「貢献できること」をアピールする際には、以下の点に注意しましょう。
- 根拠のない自信や過度なアピール: 「私が入社すれば、必ず貴社の業績は上がります」「何でもできます」といった、具体的な根拠のない自信や、あまりにも大風呂敷を広げたアピールは、かえって信頼性を損ないます。
- 企業のニーズとズレた貢献内容: 企業が求めていないスキルや、企業の方向性と異なる貢献をアピールしても、評価には繋がりません。事前の企業研究が不可欠です。
- 抽象的で具体性に欠ける話: 「頑張ります」「貢献したいです」「コミュニケーション能力を活かしたいです」といった言葉だけでは、具体的に何ができるのか、どのように貢献してくれるのかが伝わりません。
- 過去の実績に固執しすぎる: 過去の実績は重要ですが、それだけを語るのではなく、その経験を活かして「これからどう貢献できるのか」という未来志向の視点を持つことが大切です。
- 「貢献できることは特にありません」という回答: 準備不足、あるいは入社意欲が低いと見なされる可能性が非常に高いです。必ず何か一つでも、自分の言葉で貢献できることを伝えられるように準備しましょう。
- 上から目線の提案: 「貴社の〇〇という点は改善すべきだと思います。私ならこうします」といった、企業の現状を一方的に批判するような言い方は、たとえ的を射ていたとしても、良い印象を与えません。あくまで貢献したいという謙虚な姿勢で伝えましょう。
まとめ：あなたの「貢献」が企業の未来を創る！自信を持ってアピールしよう
事務職への転職活動において、「貢献できること」を明確かつ具体的に伝えることは、あなたの価値を採用担当者に理解してもらい、他の応募者との差別化を図る上で非常に重要です。それは、単にスキルや経験をアピールするだけでなく、あなたがその企業で働くことへの熱意や、組織の一員としてどのように関わっていきたいのかという姿勢を示すことにも繋がります。
これまでの経験を丁寧に振り返り、自己分析と企業研究を徹底的に行うことで、あなたならではの「貢献できること」は必ず見つかります。事務職としての誇りと、新しい環境で活躍したいという前向きな気持ちを持って、自信を持って転職活動に臨んでください。あなたの「貢献」が、企業の未来を創る一助となることを信じています。
スポンサーリンク
ABOUT ME
ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。