転職で活かせる「事務経験」とは？求められるスキルとアピール方法を徹底解説

転職活動において、求人情報でよく目にする「事務経験者歓迎」の文字。しかし、一口に「事務経験」と言っても、その内容は多岐にわたり、具体的にどのようなスキルや業務経験が求められているのか、不安に感じる方もいるかもしれません。

この記事では、転職における「事務経験」とは具体的に何を指すのか、企業がどのようなスキルを評価するのか、そして自身の経験を効果的にアピールする方法について詳しく解説します。

「事務経験あり」とは具体的に何を指す？

一般的に「事務経験あり」とされるのは、オフィスにおけるサポート業務やバックオフィス業務に携わった経験を指します。その具体的な内容は、企業や部署、担当業務によって異なりますが、主に以下のような要素が含まれます。

• 一般的な事務業務の範囲:
  • 書類作成・管理（契約書、請求書、報告書など）
  • データ入力・集計
  • 電話応対・来客対応
  • ファイリング・文書整理
  • 郵便物・メールの仕分け、発送
  • 備品管理・発注
• 使用経験のあるOA機器・ソフトウェア:
  • パソコンの基本操作
  • Microsoft Office製品（Word、Excel、PowerPointなど）
  • 企業独自の業務システムや会計ソフト、顧客管理システム（CRM）などの使用経験
• 経験年数と業務の深さ:
  • 単に事務作業をこなした年数だけでなく、どのような業務にどれくらいの深さで関わってきたかが重要です。例えば、ルーティン業務の遂行だけでなく、業務改善の提案や後輩への指導経験なども「経験」に含まれます。
• 業界特有の事務経験:
  • 特定の業界（例：医療、不動産、金融、メーカー、ITなど）や専門職種（例：経理事務、人事事務、総務事務、営業事務、貿易事務、法務事務など）における事務経験は、専門知識や業界特有の業務フローを理解している証として評価されることがあります。

転職市場で評価される事務経験とは？

企業が事務経験者に求めるスキルは、単に「作業ができる」ことだけではありません。より具体的に、どのような能力が評価されるのでしょうか。

• 基本的な事務処理能力の高さ（正確性、迅速性）: 書類作成やデータ入力など、事務作業を正確かつスピーディーにこなせる能力は基本中の基本です。ミスなく効率的に業務を進められる人材は高く評価されます。
• PCスキル（特にExcelスキル）: WordやPowerPointの基本操作に加え、Excelのスキルは特に重視される傾向にあります。基本的な関数（SUM、AVERAGE、IFなど）の理解はもちろん、VLOOKUP関数やピボットテーブル、場合によってはマクロの知識や作成経験があると、大きなアピールポイントになります。
• コミュニケーション能力（社内外との円滑な連携）: 事務職は、社内の他部署の社員や、社外の顧客・取引先と関わる機会が多くあります。そのため、相手に分かりやすく情報を伝えたり、相手の意図を正確に汲み取ったりするコミュニケーション能力が求められます。電話応対やメール作成のスキルも重要です。
• 問題解決能力・主体性: 指示された業務をこなすだけでなく、業務上の課題を見つけ出し、改善策を考えて実行できる主体性や問題解決能力は、特に正社員やリーダー候補としての採用を目指す場合に評価されます。「言われたことだけやる」のではなく、自ら考えて行動できる人材が求められています。
• 複数の業務を並行してこなすマルチタスク能力: 多くの事務職では、複数の業務を同時進行で効率的に処理する能力が求められます。優先順位をつけて計画的に仕事を進められるスキルは重要です。
• 業種・職種に応じた専門知識やスキル: 経理事務であれば簿記の知識、貿易事務であれば貿易実務の知識、営業事務であれば受発注管理の経験など、応募する職種や業界に特有の専門知識やスキルは、即戦力として期待されるため高く評価されます。

自分の事務経験を効果的にアピールする方法

自身の事務経験を転職活動で最大限に活かすためには、効果的なアピールが不可欠です。

職務経歴書での具体的な記述方法

職務経歴書は、あなたの経験とスキルを企業に伝える最初の関門です。以下のポイントを意識して具体的に記述しましょう。

• 担当業務と期間: どのような部署で、いつからいつまで、どのような業務を担当していたのかを明確に記載します。
• 使用したOAソフトとスキルレベル: Word、Excel、PowerPointなどの使用経験に加え、どの程度のレベルで使いこなせるのかを具体的に示します。（例：Excel：VLOOKUP関数、ピボットテーブルを使用したデータ集計・分析が可能）
• 実績や貢献: 「業務効率を〇%改善した」「〇〇の導入により、コストを〇円削減した」など、数値化できる実績があれば積極的に記載しましょう。数値化が難しい場合でも、具体的な成果や貢献内容を記述します。
• 業務改善の経験や工夫した点: 日々の業務の中で、どのような工夫をして効率化を図ったか、どのような改善提案を行ったかなど、主体的に業務に取り組んだ経験を盛り込みましょう。

面接での伝え方のポイント

面接では、職務経歴書の内容を深掘りし、あなたの人柄や能力を判断します。

• 具体的なエピソードを交えて話す: 「〇〇という課題に対し、△△という方法で取り組み、□□という結果を得ました」のように、具体的なエピソードを交えて話すことで、あなたの経験やスキルがより鮮明に伝わります。
• 応募先の企業でどのように貢献できるかを意識する: 自分の経験やスキルが、応募先の企業でどのように活かせるのか、貢献できるのかを具体的に伝えることが重要です。企業の事業内容や求める人物像を事前に理解しておきましょう。
• ポジティブな表現を心がける: 困難な状況をどのように乗り越えたかなど、前向きな姿勢で業務に取り組んできたことをアピールしましょう。

事務経験が浅い・ブランクがある場合の対処法

事務経験が浅かったり、ブランクがあったりする場合でも、諦める必要はありません。以下の点を意識してアピールしましょう。

• ポータブルスキルをアピールする: 事務経験が少なくても、前職などで培ったコミュニケーション能力、接客スキル、問題解決能力、学習意欲といったポータブルスキル（持ち運び可能なスキル）は、事務職でも活かせます。
• 資格取得でスキルを補う: MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）や簿記、秘書検定など、事務職に関連する資格を取得することで、客観的にスキルを証明できます。学習意欲のアピールにも繋がります。
• 派遣社員やパートタイムで経験を積むことも視野に: まずは派遣社員やパートタイムとして事務経験を積み、スキルアップを目指すという方法もあります。
• 研修制度の整った企業を選ぶ: 未経験者や経験の浅い人向けの研修制度が充実している企業であれば、入社後にスキルを身につけられます。
• 熱意とポテンシャルを伝える: 経験が浅くても、事務職への強い熱意や、これから成長していきたいというポテンシャルをしっかりと伝えることが重要です。

異業種・異職種への転職で事務経験はどう活かせる？

事務経験は、同職種への転職だけでなく、異業種・異職種へのキャリアチェンジの際にも活かせる汎用性の高いスキルを含んでいます。

• 事務職で培った汎用性の高いスキル: PCスキル、コミュニケーション能力、資料作成能力、スケジュール管理能力、電話応対スキルなどは、多くの職種で求められる基本的なスキルです。
• 業務の段取り力や効率化の視点: 効率的に業務を進めるために工夫した経験や、業務改善に取り組んだ経験は、他職種でも役立ちます。
• 業界知識があれば、その業界内の他職種で有利になることも: 例えば、メーカーの事務職経験者が、同じメーカーの営業職や企画職を目指す場合、業界知識がアドバンテージになることがあります。

まとめ：自分の「事務経験」を正しく理解し、自信を持って転職活動に臨もう

「事務経験」と一言で言っても、その内容は幅広く、企業が求めるスキルも様々です。まずはご自身の経験を丁寧に振り返り、どのような業務に携わり、どのようなスキルを身につけてきたのかを具体的に把握することが大切です。

そして、その経験やスキルが応募先の企業でどのように活かせるのかを明確に伝えることで、転職成功の可能性は大きく高まります。この記事を参考に、自信を持って転職活動に臨んでください。

本サイトがおすすめする転職エージェント

JACリクルートメント

特徴から登録方法、活用ポイント、評判を解説

JACリクルートメント登録ガイド

理想の職場・仕事を見つけませんか？

おすすめ転職コンテンツ

「キャリアプランの計画」「応募書類の作成」
「面接対策」「企業との年収交渉」など
転職希望者におすすめのコンテンツを紹介

キャリアプランの計画にお困りの方はコチラ

キャリアプラン案内所

履歴書や職務経歴書の作成にお困りの方はコチラ

応募書類マスター

面接試験にお困りの方はコチラ

面接のトリセツ

企業との年収交渉にお困りの方はコチラ

給与交渉ナビ

岩下隼人

ロイヤル合同会社　代表

X

ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。