事務職への転職、あなたに合うのは？おすすめの仕事内容と成功の秘訣
岩下隼人
ロイヤル合同会社
一般事務への転職は本当に難しい？その理由と成功のポイント
岩下隼人
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一般事務は、企業の円滑な運営に欠かせない存在であり、安定した人気を誇る職種の一つです。しかし、転職市場においては「一般事務への転職は難しい」という声を耳にすることも少なくありません。この記事では、なぜ一般事務への転職が難しいと言われるのか、その背景にある理由を解説するとともに、転職を成功させるための具体的な対策や心構えについて詳しくご紹介します。
Contents
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なぜ一般事務への転職は「難しい」と言われるのか？
一般事務への転職が「難しい」と感じられる背景には、いくつかの要因が考えられます。
人気職種であり競争率が高い
一般事務は、特別な資格や高度な専門知識が必須とされないケースが多く、未経験者でも比較的応募しやすい職種と認識されています。そのため、求人に対して応募者が殺到しやすく、結果として競争率が高くなる傾向があります。経験者であっても、多くのライバルの中から選ばれるためには、しっかりとした準備とアピールが必要です。
求人内容と応募者のスキルのミスマッチ
企業が一般事務に求めるスキルや人物像は、実は多岐にわたります。単に「ExcelやWordが使える」というだけではなく、より高度なPCスキル（関数やマクロ、Accessなど）、特定の業界知識、あるいは高いコミュニケーション能力や臨機応変な対応力が求められることもあります。応募者が持つスキルと企業が求めるスキルにミスマッチが生じると、採用に至らないケースが増えます。
即戦力を求める企業の増加
近年の経済状況や人手不足を背景に、企業は採用において即戦力を重視する傾向が強まっています。一般事務職においても、教育に時間をかけるよりも、入社後すぐに業務をこなせる人材を求める企業が増えており、未経験者や経験の浅い応募者にとっては厳しい状況となることがあります。
年齢の壁を感じやすいという声も
一般事務は若手向けの求人が多いというイメージを持つ方もいるかもしれません。企業によっては、組織の年齢構成などを考慮して採用を行う場合もあり、年齢を重ねるにつれて「応募できる求人が減った」「書類選考で通りにくい」と感じる人もいるようです。
AI導入などによる業務効率化の影響（将来的な懸念）
近年、AI（人工知能）やRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入により、定型的な事務作業が自動化される動きがあります。これにより、将来的に一般事務の求人数が減少するのではないかという懸念も、「難しい」と感じる一因かもしれません。しかし、現時点では全ての業務がAIに置き換わるわけではなく、むしろAIを使いこなせる事務スキルが求められるようになる可能性もあります。
一般事務の仕事内容と求められるスキルを再確認
一般事務への転職を考える上で、まずはその仕事内容と企業が求めるスキルを正確に理解しておくことが重要です。
一般事務の主な仕事内容
一般事務の業務範囲は企業や部署によって異なりますが、主に以下のような業務が挙げられます。
- 書類作成・管理: 会議資料、報告書、契約書などの作成、ファイリング、データ管理
- データ入力: 顧客情報、売上データ、勤怠データなどの入力・集計
- 電話・来客応対応: 代表電話の取次ぎ、来客案内、お茶出しなど
- 郵便物・備品管理: 郵便物の仕分け・発送、オフィス備品の発注・管理
- その他庶務業務: 会議室の予約、清掃、社内イベントの手伝いなど
企業が一般事務に求める基本的なスキル
多くの企業で共通して求められる基本的なスキルは以下の通りです。
- PCスキル:
- Word：ビジネス文書の作成、書式設定
- Excel：データ入力、表計算、簡単な関数、グラフ作成
- PowerPoint：簡単な資料作成
- メールソフトの操作
- コミュニケーション能力: 社内外の人と円滑に意思疎通を図る能力、丁寧な言葉遣い
- 正確性・迅速性: ミスなく丁寧に、かつスピーディーに業務をこなす能力
- ビジネスマナー: 適切な身だしなみ、言葉遣い、電話応対のマナー
- 協調性: 周囲と協力して仕事を進める力
あると有利なスキル・経験
上記の基本スキルに加えて、以下のようなスキルや経験があると、転職活動で有利に働くことがあります。
- より高度なPCスキル: ExcelのマクロやVBA、Accessの操作経験
- 簿記などの資格: 日商簿記2級・3級、秘書検定など
- 英語力: TOEICのスコア、ビジネスメールの対応経験など（外資系企業や貿易関連企業など）
- 特定の業界経験や専門知識: 医療事務、経理事務、営業事務などの経験
- コミュニケーション能力の高さを示す経験: 接客業や営業アシスタントなどの経験
「難しい」を乗り越える！一般事務への転職を成功させるための対策
一般事務への転職が「難しい」と言われる理由を理解した上で、次は具体的な対策を講じていきましょう。
自己分析と強みの発見
まずは自分自身を深く理解することから始めましょう。
- これまでの経験の棚卸し: 職務経歴だけでなく、アルバイトやボランティア活動など、これまでの経験を全て書き出し、そこで何を学び、どのようなスキルを身につけたのかを整理します。
- 事務職で活かせるスキルや経験のアピール方法: 例えば、「接客業で培ったコミュニケーション能力は、来客応対や電話応対で活かせる」「前職でのデータ入力業務で、正確性とスピードには自信がある」など、具体的なエピソードを交えてアピールできるように準備します。
スキルアップの重要性
現在の自分に足りないスキルがあれば、積極的に学ぶ姿勢が大切です。
- PCスキルの向上: MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）などの資格取得を目指すのも有効です。オンライン講座やスクールも活用しましょう。
- 簿記などの専門知識の習得: 経理事務など、少し専門性の高い事務職も視野に入れるなら、簿記の勉強を始めるのも良いでしょう。
- コミュニケーション能力を磨く: 話し方教室に通ったり、日常的に意識して人と接したりすることで向上できます。
効果的な応募書類の作成
応募書類は、あなたと企業との最初の接点です。丁寧に作成しましょう。
- 企業が求める人物像を意識した志望動機: 企業のホームページや求人情報をよく読み込み、その企業がどのような人材を求めているのかを理解した上で、自分の経験やスキルがどのように貢献できるかを具体的に記述します。「貴社の〇〇という理念に共感し…」だけでなく、「私の〇〇という経験は、貴社の△△という業務において活かせると考えます」といった具体的な結びつきを示すことが重要です。
- 具体的なエピソードを交えた自己PR: 「コミュニケーション能力があります」だけでは伝わりません。「前職でチーム内の意見調整役として、〇〇という問題解決に貢献しました」のように、具体的なエピソードを盛り込み、あなたの強みが実際にどのように発揮されたのかを伝えましょう。
- 丁寧な文字、誤字脱字のない書類: 基本的なことですが、非常に重要です。提出前に必ず複数回チェックしましょう。
面接対策
書類選考を通過したら、次は面接です。自信を持って臨めるように準備しましょう。
- よく聞かれる質問への準備: 「自己紹介」「志望動機」「長所・短所」「これまでの職務経歴」「退職理由」「キャリアプラン」などは定番の質問です。自分なりの回答を事前にまとめておきましょう。
- ポジティブな姿勢とコミュニケーション: 明るくハキハキとした受け答えを心がけ、相手の目を見て話すことが大切です。緊張するのは当然ですが、誠実な態度で臨みましょう。
- 逆質問の準備: 面接の最後に「何か質問はありますか？」と聞かれることが多いです。企業の事業内容や社風、入社後の業務についてなど、具体的な質問を用意しておくことで、入社意欲を示すことができます。ただし、給与や待遇に関する質問は、タイミングや聞き方に注意が必要です。
- 身だしなみ: 清潔感のある服装や髪型を心がけましょう。
求人の探し方と選び方のコツ
やみくもに応募するのではなく、戦略的に求人を探すことも重要です。
- 転職サイト、転職エージェントの活用: 複数の転職サイトに登録し、幅広い求人情報を収集しましょう。転職エージェントに相談すれば、非公開求人を紹介してもらえたり、応募書類の添削や面接対策などのサポートを受けられたりするメリットがあります。
- 未経験者歓迎の求人を探す: 未経験から一般事務を目指す場合は、「未経験者歓迎」「研修制度あり」といった求人を中心に探してみましょう。
- 企業の規模や業種による特徴を理解する: 大手企業と中小企業、IT業界と製造業など、企業規模や業種によって、求められるスキルや職場の雰囲気が異なります。自分の希望や適性に合った企業を選びましょう。
- 派遣社員や契約社員から正社員を目指す道も: 正社員としての採用が難しい場合でも、まずは派遣社員や契約社員として実務経験を積み、その後に正社員登用を目指すというキャリアパスも考えられます。
年齢や未経験は不利になる？それぞれのケースでの考え方
一般事務への転職において、年齢や経験の有無を気にされる方は少なくありません。それぞれのケースで、どのように考え、対策を講じれば良いのでしょうか。
未経験からの挑戦
未経験から一般事務を目指す場合、経験者と比較して不利になる点は否めません。しかし、企業は経験だけでなく、応募者のポテンシャルや学習意欲も見ています。
- ポテンシャルや学習意欲をアピール: 「事務職は未経験ですが、PCスキル向上のために〇〇の資格を取得しました」「新しいことを学ぶ意欲は誰にも負けません」など、前向きな姿勢を伝えましょう。
- 異業種での経験をどう活かすか: 例えば、販売職の経験があるならコミュニケーション能力や顧客対応力、製造業の経験があるなら正確性や効率性をアピールするなど、これまでの経験の中から事務職で活かせる要素を見つけ出し、具体的に伝えましょう。
年齢を重ねてからの転職
年齢を重ねてからの転職では、これまでの経験や培ってきたスキルが大きな武器になります。
- 経験やマネジメントスキルをアピール: これまでの職務経験で培った専門知識や問題解決能力、リーダーシップ経験や後輩育成経験などを具体的にアピールしましょう。企業によっては、若手にはない落ち着きや安定感を求めている場合もあります。
- 柔軟性や協調性も重要: 新しい環境や若い世代とも円滑にコミュニケーションを取り、協力して業務に取り組める柔軟性や協調性も大切なアピールポイントです。
- 謙虚な姿勢: 年齢が上だからといって、新しい職場のやり方や文化を否定するような態度は禁物です。新しいことを学ぶ謙虚な姿勢を示すことが重要です。
まとめ：諦めずに準備を進め、自分に合う職場を見つけよう
一般事務への転職は、確かに競争が激しく、「難しい」と感じることもあるかもしれません。しかし、その理由を理解し、適切な準備と対策を講じることで、道は必ず開けます。
大切なのは、諦めずに情報収集を続け、自己分析を深め、必要なスキルを磨く努力をすることです。そして、自分自身の強みを理解し、それを効果的にアピールすること。転職活動は、自分自身を見つめ直し、キャリアを再構築する良い機会でもあります。
時には、転職エージェントなどの専門家の力を借りるのも有効な手段です。ポジティブな気持ちで、粘り強く活動を続ければ、きっとあなたに合う職場が見つかるはずです。今回の記事が、一般事務への転職を目指すあなたの助けとなれば幸いです。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。