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岩下隼人
ロイヤル合同会社
外資系企業の事務職へ転職！仕事内容から成功のポイントまで徹底解説
岩下隼人
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グローバルな環境でスキルを活かしたい、実力主義の職場でキャリアアップを目指したい。そんな思いから、外資系企業の事務職への転職に関心を持つ方が増えています。「外資系事務ってどんな仕事？」「英語力はどのくらい必要？」「未経験でも挑戦できるの？」この記事では、そんな疑問をお持ちの方のために、外資系企業の事務職の仕事内容から、求められるスキル、転職を成功させるための具体的なステップ、そして働く魅力や注意点までを詳しく解説していきます。
Contents
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外資系企業の事務職とは？日系企業との違いと仕事の特色
まず、外資系企業の事務職がどのようなもので、日系企業の事務職とどのような違いがあるのか、その特色を理解することが大切です。
外資系企業の定義・特徴
外資系企業とは、一般的に外国の法人または個人が一定以上の出資をしている企業を指します。その特徴としては、以下のような点が挙げられます。
- 企業文化: 本国の企業文化が色濃く反映されることが多く、日系企業とは異なる価値観や働き方が見られます。一般的に、個人の裁量が大きく、成果主義の傾向が強いと言われます。
- 意思決定プロセス: 階層が少なく、意思決定のスピードが速い企業が多いです。
- コミュニケーション: 多様な国籍やバックグラウンドを持つ社員が働く環境では、オープンで率直なコミュニケーションが重視されます。
外資系事務職の主な仕事内容
外資系企業の事務職の仕事内容は、日系企業と同様に、配属される部署やポジションによって多岐にわたります。一般事務、営業事務、秘書、人事アシスタント、経理アシスタントなど、様々な役割があります。
日系企業との共通点と相違点:
- 共通点: 書類作成、データ入力、電話応対、スケジュール管理、ファイリングといった基本的な事務業務は共通して発生します。
- 相違点:
- 業務範囲の広さと専門性: 日系企業と比較して、一人ひとりの業務範囲が広く、より専門性が求められることがあります。少数精鋭で業務を回している企業も少なくありません。
- 英語を使用する場面の多さ: これが最大の違いと言えるでしょう。社内公用語が英語の企業や、海外の本社・支社とのやり取りが多い部署では、日常的に英語を使用します。
- 具体的な英語使用例:
- 英文メールの作成・読解
- 英語での電話応対
- 英文資料の作成・翻訳補助
- 英語での会議への参加・議事録作成補助（ポジションによる）
- 外国人上司や同僚とのコミュニケーション
- 具体的な英語使用例:
外資系事務職に期待される役割
外資系企業の事務職には、単に指示された業務をこなすだけでなく、以下のような役割が期待されることが多いです。
- 主体性: 自ら課題を見つけ、改善提案をしたり、効率的に業務を進めるための工夫をしたりする姿勢。
- 効率性: スピード感を持って、無駄なく業務を遂行する能力。
- 高いサポート力: 上司やチームメンバーが本来の業務に集中できるよう、先回りしてきめ細やかなサポートを提供する。
- プロフェッショナリズム: 自身の業務に責任を持ち、高い品質で遂行する意識。
外資系事務職に求められるスキルと資質
外資系企業の事務職として活躍するためには、どのようなスキルや資質が求められるのでしょうか。
語学力（特に英語）
外資系企業で働く上で、英語力は非常に重要なスキルとなります。
- どの程度のレベルが求められるか: 企業やポジション、部署によって求められるレベルは大きく異なります。日常的なメールの読み書きができれば良い場合もあれば、会議で議論できるレベルの流暢さが求められる場合もあります。一般的に、TOEIC® L&R TESTで700点以上が一つの目安とされることが多いですが、あくまで目安であり、実際のコミュニケーション能力が重視されます。
- 読み書き（リーディング・ライティング）と会話能力（スピーキング・リスニング）の重要性: 事務職の場合、特に英文メールの作成や資料の読解といった読み書きのスキルが重視される傾向にあります。しかし、電話応対や外国人社員とのコミュニケーションが発生する場合は、会話能力も必要となります。
PCスキル
Word、Excel、PowerPoint、Outlookといったマイクロソフトオフィス製品を高度に使いこなせるスキルは必須です。
- Word: 契約書や報告書など、ビジネス文書の作成・編集。
- Excel: データ集計、分析、グラフ作成、関数（VLOOKUP、IF、ピボットテーブルなど）の活用。
- PowerPoint: プレゼンテーション資料の作成・編集。
- Outlook: メールの効率的な管理、スケジュール調整。 企業によっては、独自の社内システムやデータベースソフトへの対応力も求められます。
コミュニケーション能力
多様な国籍や文化、価値観を持つ社員と円滑に仕事を進めるためには、高いコミュニケーション能力が不可欠です。相手の意図を正確に理解し、自分の考えを明確かつ論理的に伝える能力、そして文化的な違いを尊重する姿勢が求められます。
主体性・積極性
指示された業務をこなすだけでなく、自ら課題を見つけ、解決策を提案し、積極的に行動する主体性が重視されます。「言われたことだけやる」という姿勢では評価されにくい傾向があります。
柔軟性・適応力
外資系企業は、組織変更や方針転換が比較的頻繁に行われることがあります。また、日系企業とは異なるビジネス習慣やコミュニケーションスタイルに直面することもあります。そのような変化や違いに対して、柔軟に対応し、迅速に適応できる能力が求められます。
その他
上記に加え、以下のようなスキルや資質も重要です。
- 専門分野の知識: 経理事務であれば簿記や会計の知識、人事事務であれば労務関連の知識など、担当する業務に応じた専門知識。
- 正確性・緻密性: 特に契約書や数値データを扱う業務では、細部まで注意を払い、ミスなく正確に処理する能力。
- マルチタスク能力: 複数の業務を同時並行で効率的に進める能力。
未経験から外資系事務職への転職は可能？挑戦のポイント
「外資系事務はハードルが高そう…未経験でも大丈夫？」と不安に思う方もいるかもしれません。結論から言えば、未経験からでも外資系事務職への転職は可能ですが、いくつかのポイントを押さえることが重要です。
未経験者でも採用される可能性
- ポテンシャル採用: 特に若手の場合や、高い語学力、優れたコミュニケーション能力など、将来性を感じさせるポテンシャルがあれば、未経験でも採用されることがあります。
- アシスタント業務からのスタート: まずは先輩社員のサポート業務から経験を積み、徐々に専門性を高めていくキャリアパスを提示している企業もあります。
- 英語力を活かせるポジション: 高い英語力があれば、事務経験が浅くても、翻訳業務や海外とのコレポン業務などで活躍できる可能性があります。
アピールすべきスキル・経験（未経験者の場合）
- 高い語学力（特に英語）: TOEIC® L&R TESTの高スコアや、留学経験、海外での就労経験などは大きなアピールポイントになります。
- PCスキル: MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）などの資格を取得していると、客観的なスキルの証明になります。
- これまでの職務経験で培ったポータブルスキル: 前職が事務職でなくても、コミュニケーション能力、問題解決能力、顧客対応力、学習意欲、主体性といった、どの職種でも活かせるスキルを具体的にアピールしましょう。
- 外資系企業の文化への理解と適応力: 外資系企業のフラットな組織文化や成果主義、スピード感といった特徴を理解し、それに適応できる柔軟性や意欲を示すことが大切です。
志望動機の重要性
なぜ外資系企業で働きたいのか、そしてなぜ事務職という役割で貢献したいのか、その理由を明確かつ熱意を持って伝えることが、未経験者にとっては特に重要です。「グローバルな環境で自分の語学力を活かしたい」「実力主義の環境で成長したい」といった具体的な動機を語りましょう。
外資系事務職への転職で有利になる資格
必須ではありませんが、以下のような資格を持っていると、外資系事務職への転職で有利に働くことがあります。
- TOEIC® Listening & Reading Test: 英語力を客観的に示すための代表的な資格です。企業やポジションによって求められるスコアは異なりますが、一般的に700点以上、場合によっては800点～900点以上が目安となることもあります。
- TOEFL® Test、IELTS™などの英語資格: 留学経験がある方や、よりアカデミックな英語力を証明したい場合に有効です。
- MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）: Word、Excel、PowerPointなどのPCスキルを客観的に証明できます。
- 秘書技能検定: 特に秘書やアドミニストレーティブアシスタントといったポジションを目指す場合に、ビジネスマナーやサポートスキルをアピールできます。
- 日商簿記検定: 経理関連の事務職を目指す場合は、簿記2級以上の知識があると有利です。
- BATIC（国際会計検定®）: 英文会計の知識を証明する資格で、外資系企業の経理・財務部門で役立ちます。
資格はあくまでスキルの一部を証明するものであり、それ以上に実務でどのように活かせるかが重要視されることを覚えておきましょう。
外資系事務職への転職活動の進め方と成功のコツ
外資系企業の事務職への転職を成功させるためには、入念な準備と戦略的な活動が不可欠です。
自己分析とキャリアプランの明確化
まず、自分自身の強み（特に語学力やPCスキル）、これまでの経験で活かせること、そしてなぜ外資系企業で働きたいのか、将来どのようなキャリアを築いていきたいのかを明確にしましょう。
情報収集と企業研究
- 外資系企業の日本法人、業界、企業文化などを調べる: 企業のウェブサイト（日本語版だけでなく英語版もチェック）、ニュース記事、社員のインタビューなどを通じて、企業の理念や事業内容、社風、求める人物像などを深く理解しましょう。
- 外資系に強い転職サイト・転職エージェントの活用: 外資系企業の求人を専門に扱う転職サイトや、外資系企業への転職支援に実績のある転職エージェントを活用すると、非公開求人を紹介してもらえたり、専門的なアドバイスを受けられたりするメリットがあります。
- LinkedInなどのSNS活用: 企業の採用担当者や社員と繋がることで、情報収集やネットワーキングができる場合があります。
応募書類（英文レジュメ・カバーレターの準備）
外資系企業への応募では、英文のレジュメ（履歴書）やカバーレターの提出を求められることが一般的です。
- 英文レジュメ（Resume）: 日本の履歴書とは異なり、職務経歴やスキル、実績を中心に、簡潔かつ具体的に記述します。A4用紙1～2枚程度にまとめるのが一般的です。応募するポジションに合わせて内容を調整し、具体的な成果を数値で示すと効果的です。
- カバーレター（Cover Letter）: 志望動機や自己PRを具体的に伝えるための手紙です。なぜその企業・ポジションに興味を持ったのか、自分のスキルや経験がどのように貢献できるのかを熱意を持って記述します。
- 和文の職務経歴書も必要に応じて準備: 日本法人で、日本人事担当者が選考に関わる場合は、和文の職務経歴書の提出も求められることがあります。
- ネイティブチェックの推奨: 可能であれば、作成した英文書類はネイティブスピーカーにチェックしてもらい、より自然で正確な表現にブラッシュアップしましょう。
面接対策（英語面接への備え）
- 志望動機、自己PR、転職理由、これまでの経験などを英語でも説明できるように準備: 全て英語で行われる場合もあれば、一部が英語、一部が日本語というケースもあります。
- よく聞かれる質問: “Tell me about yourself.” “Why are you interested in this company/role?” “What are your strengths and weaknesses?” “Why are you leaving your current job?” といった定番の質問には、自信を持って答えられるように練習しておきましょう。
- 企業のカルチャーフィットを意識した回答: 応募する企業の価値観や文化を理解し、自分がそれにどのように適合できるかをアピールすることが重要です。
- 積極的な姿勢と自信のある態度: 遠慮がちな態度はマイナスに評価されることがあります。自分の意見をはっきりと述べ、積極的にコミュニケーションを取る姿勢が好まれます。
- 逆質問（英語での質問も準備しておくと良い）: 面接の最後には必ず逆質問の機会があります。企業の事業戦略やチームの雰囲気、入社後のキャリアパスなどについて、英語で質問できるように準備しておくと、語学力と入社意欲の高さを示すことができます。
外資系企業で事務職として働く魅力と注意点
外資系企業で事務職として働くことには、多くの魅力がある一方で、知っておくべき注意点もあります。
魅力・メリット
- 実力主義・成果主義による評価、キャリアアップのチャンス: 年齢や社歴に関わらず、実力や成果が正当に評価されやすく、能力次第で早期のキャリアアップも期待できます。
- 比較的高水準な給与・待遇の可能性: 一般的に、日系企業と比較して給与水準が高い傾向があると言われています。インセンティブ制度が充実している企業もあります。
- 語学力を活かせる、向上させられる環境: 日常的に英語を使用する環境であれば、語学力を維持・向上させることができます。
- 多様なバックグラウンドを持つ社員との協働、グローバルな視点: 様々な国籍や文化を持つ人々と一緒に働くことで、視野が広がり、グローバルな感覚を養うことができます。
- フラットな組織文化、風通しの良い職場環境（企業による）: 上司や部下といった役職に関わらず、意見を言いやすいフラットな組織文化を持つ企業が多いです。
- ワークライフバランスを重視する企業も（企業による）: 有給休暇の取得が奨励されていたり、残業が少なかったりと、ワークライフバランスを大切にする企業文化を持つところもあります。
注意点・デメリット
- 成果が求められるプレッシャー: 実力主義・成果主義であるため、常に成果を出すことが求められ、プレッシャーを感じることもあります。
- 雇用の安定性（日系企業と比較して、ドライな側面も）: 業績不振や組織再編などによる人員削減（リストラ）が、日系企業と比較してドライに行われる可能性も考慮しておく必要があります。
- 文化やコミュニケーションスタイルの違いへの適応: 日系企業とは異なるビジネス習慣や、直接的なコミュニケーションスタイルに戸惑うことがあるかもしれません。
- 意思決定のスピード感への対応: 迅速な意思決定が求められるため、変化への対応力が必要です。
- 本社の方針変更による影響: 海外の本社の方針転換によって、日本法人の事業戦略や組織体制が大きく変わることがあります。
まとめ：語学力と主体性を武器に、外資系事務へのキャリアチェンジを成功させよう！
外資系企業の事務職は、グローバルな環境で自身のスキルを活かし、キャリアアップを目指せる魅力的な仕事です。特に、高い語学力（特に英語）、PCスキル、そして何よりも指示待ちではなく自ら考えて行動する主体性が求められます。
転職を成功させるためには、まず外資系企業の文化や求める人物像を深く理解し、自分自身の強みや経験がそこでどのように貢献できるのかを明確に示すことが重要です。そして、英文レジュメの準備や英語面接対策など、外資系企業ならではの選考プロセスに対応できるよう、入念な準備と情報収集を行いましょう。
この記事で紹介したポイントを参考に、あなたの外資系事務への転職活動が実りあるものになることを心より応援しています。
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