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岩下隼人
ロイヤル合同会社
英語を活かす事務職へ転職！仕事内容、必要な英語力、求人選びのポイント
岩下隼人
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グローバル化が加速する現代において、ビジネスシーンにおける英語の重要性はますます高まっています。事務職の分野でも、英語力を活かせる仕事のニーズは増加傾向にあり、「得意な英語を使ってキャリアアップしたい」「国際的な環境で働きたい」と考える方にとって、大きなチャンスが広がっています。
しかし、一口に「英語を使う事務職」と言っても、その仕事内容や求められる英語力のレベルは様々です。この記事では、英語を活かせる事務職への転職を考えている方に向けて、具体的な仕事内容の種類から、必要な英語力の目安、求人探しのコツ、そして転職を成功させるための秘訣まで、詳しく解説します。
Contents
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英語を使う事務職とは？主な仕事内容と種類
英語を使う事務職の仕事は、企業の規模や業種、配属される部署によって多岐にわたります。ここでは、代表的な職種とその主な仕事内容をご紹介します。
一般事務（外資系企業、日系グローバル企業など）
国内外の拠点や取引先と英語でのコミュニケーションが必要となる企業の一般事務では、以下のような業務で英語力が求められます。
- 英語での電話・メール応対: 海外の支社や顧客からの問い合わせ対応、アポイントメント調整など。
- 英文書類作成・翻訳補助: 契約書や報告書、プレゼンテーション資料などの英文での作成補助、あるいは日本語資料の簡単な英訳や英文資料の和訳。
- 海外拠点との連絡調整: 本社と海外拠点間の情報伝達や、各種調整業務のサポート。
- その他: 外国人社員のサポート、海外からの来客対応など。
営業事務・貿易事務
特に海外との取引が多い企業の営業事務や、輸出入業務を専門に行う貿易事務では、英語力が不可欠です。
- 海外の取引先とのコレポン（Correspondence）： 英語でのメールや電話による受発注業務、納期調整、問い合わせ対応など。
- 英文契約書の作成補助・内容確認: 契約条件の確認や、簡単な契約書のドラフト作成補助など。
- 輸出入書類の作成・確認: インボイス、パッキングリスト、船荷証券（B/L）といった貿易関連書類の作成や内容確認。
- 船積手配・フォワーダーとの連絡調整: 貨物の輸送手配や、輸送業者（フォワーダー）との英語でのやり取り。
秘書（外国人上司、国際部門など）
外国人エグゼクティブの秘書や、企業の国際部門に所属する役員の秘書業務では、高度な英語力とビジネススキルが求められます。
- 外国人上司のスケジュール管理・調整: 英語でのアポイントメント調整、会議設定、出張手配など。
- 英語での来客・電話応対: 海外からの重要な来客や電話への対応。
- 会議資料の作成（英語または日英）： 英語でのプレゼンテーション資料作成や、会議の議事録作成（英語の場合も）。
- 海外出張手配・同行（場合による）： 航空券やホテルの手配、現地での簡単な通訳など。
人事・総務事務（外資系企業、多国籍企業など）
外資系企業や、多くの外国人社員が在籍するグローバル企業の人事・総務部門では、以下のような業務で英語力が活かせます。
- 外国人社員の労務管理サポート: 入退社手続き、社会保険手続き、ビザ申請サポートなどを英語で対応。
- 英語での社内規定作成補助・翻訳: 就業規則や各種社内規定の英訳、あるいは英語版の作成補助。
- 海外拠点との人事関連連絡: 海外の人事部門との情報共有や連携業務。
経理事務（外資系企業など）
外資系企業の経理部門では、本国の会計基準に合わせた処理や、英語でのレポーティングが必要となる場合があります。
- 英文での会計処理・仕訳入力: 英語での勘定科目や会計システムへの対応。
- 海外送金手続き: 海外の取引先への支払い手続きなど。
- 本国へのレポーティング補助: 英語での財務諸表作成補助や、月次・年次報告書の作成サポート。
その他
上記以外にも、以下のような分野で英語を使う事務職の可能性があります。
- 特許事務: 海外の特許申請に関わる書類作成や、海外特許事務所とのコレポン。
- 広報・IR: 海外の投資家やメディア向けのプレスリリース作成補助、英文ウェブサイトの更新など。
- 購買事務: 海外のサプライヤーからの部品調達や、価格交渉のサポート。
英語を使う事務職に求められる英語力のレベル
「英語を使う」と言っても、企業や職種、具体的な業務内容によって求められる英語力のレベルは大きく異なります。一般的に、以下のような目安で考えられます。
日常会話レベル～ビジネス初級（TOEIC L&Rスコア 500～700点程度）
- 定型的な英文メールの読み書き
- 簡単な電話の取り次ぎや、基本的な内容の聞き取り
- 英語で書かれた書類やマニュアルの簡単な読解
- 外国人社員との簡単な日常会話
このレベルでは、主に読み書きが中心で、複雑な交渉や高度な会話は求められないことが多いです。
ビジネス中級レベル（TOEIC L&Rスコア 700～850点程度）
- 英語での会議への参加（内容理解、簡単な発言、議事録作成など）
- 海外の取引先や拠点との電話・メールでの交渉や調整業務
- 英文契約書や専門的な資料の読解・作成補助
- 外国人上司や同僚とのスムーズな業務上のコミュニケーション
このレベルになると、読み書きだけでなく、スピーキングやリスニングを含めた総合的なビジネス英語力が求められます。
ビジネス上級レベル（TOEIC L&Rスコア 850点以上）
- 海外の相手との高度なビジネス交渉やプレゼンテーション
- 専門的な内容を含む会議でのファシリテーションや積極的な発言
- 正式な通訳・翻訳業務（専門の通訳者・翻訳者ほどではないが、それに近いレベル）
このレベルでは、ネイティブスピーカーと対等に渡り合える高度な英語運用能力が不可欠です。
重要な注意点:
TOEICのスコアはあくまで目安の一つです。企業が実際に重視するのは、実務で使える英語力です。スコアが高くても、実際のビジネスシーンでコミュニケーションが取れなければ評価されません。逆に、スコアはそれほど高くなくても、特定の業務に必要な英語表現を使いこなせたり、異文化理解力が高かったりすれば、採用される可能性は十分にあります。
英語を使う事務職へ転職するメリット・デメリット
英語を活かせる事務職には、多くの魅力がある一方で、考慮すべき点もあります。
メリット
- 英語力を活かせる、さらに向上させられる: 日常的に英語を使う環境に身を置くことで、これまでに培ってきた英語力を存分に活かせます。また、実務を通じてさらに英語力をブラッシュアップし、向上させることができます。
- グローバルな環境で働ける、異文化理解が深まる: 外国人社員や海外の取引先と接する機会が増え、多様な文化や価値観に触れることで、国際感覚や異文化理解力を養うことができます。
- キャリアアップの可能性が広がる: 事務スキルに加えて英語力という強みを持つことで、より専門性の高いポジションや、国際的な業務に携わるチャンスが広がり、キャリアアップに繋がる可能性があります。
- 一般的な事務職より給与水準が高い場合がある: 英語力という付加価値が評価され、一般的な事務職と比較して給与水準が高めに設定されている場合があります。
- 国際的なビジネスに関わるやりがい: グローバルに展開する企業の活動をサポートすることで、国際的なビジネスの一端を担っているというやりがいを感じられます。
デメリット（注意点）
- 高い英語力が常に求められ、プレッシャーを感じることも: 常に正確な英語でのコミュニケーションや書類作成が求められるため、英語力に自信がない場合や、プレッシャーに弱い場合は、負担に感じるかもしれません。
- 文化や商習慣の違いによるコミュニケーションの難しさ: 異なる文化背景を持つ人々と仕事をする上で、言葉だけでなく、コミュニケーションのスタイルや商習慣の違いから、誤解が生じたり、意思疎通がうまくいかなかったりすることもあります。
- 英語力だけでなく、事務スキルや専門知識も必要: あくまで「事務職」であるため、高い英語力があっても、基本的なPCスキルや事務処理能力、あるいは配属部署に応じた専門知識がなければ、業務を円滑に進めることはできません。
- 求人数が限られる場合がある（特に地方）： 英語を使う事務職の求人は、外資系企業やグローバル企業が多い都市部に集中する傾向があり、地方では求人数が限られる場合があります。
- 時差の関係で、不規則な勤務時間になる場合も: 海外拠点との連携が必要な業務の場合、相手国の時間に合わせて早朝や深夜に会議や電話対応が発生することもあります。
英語を活かせる事務職の求人の探し方と選び方のコツ
希望に合った英語を使う事務職の求人を見つけるためには、情報収集の方法と選び方の視点が重要です。
転職サイトの活用
- キーワード検索: 「英語 事務」「外資系 事務」「英文事務」「貿易事務」といったキーワードや、「TOEIC 〇〇点以上」といった条件で検索してみましょう。
- 語学力を活かせる求人に特化したサイト: 英語を使う仕事専門の求人サイトや、外資系企業専門の転職サイトなども活用すると、より効率的に求人を探せます。
転職エージェントの利用
- 専門性の高いエージェントを選ぶ: 外資系企業やグローバル企業の求人に強いエージェントや、英語力を活かせる職種を専門に扱っているキャリアアドバイザーに相談するのがおすすめです。
- 非公開求人の紹介: 一般の転職サイトには掲載されていない、条件の良い非公開求人を紹介してもらえる可能性があります。
- 英文レジュメの添削や英語面接対策: 応募書類の作成や英語での面接に不安がある場合、専門的なアドバイスや対策サポートを受けることができます。
企業の採用ホームページを直接確認
興味のある外資系企業や、グローバルに事業を展開している日系企業の採用ホームページを直接確認してみましょう。時には、転職サイトなどには掲載されていない独自の採用情報が見つかることもあります。
求人票で確認すべき項目
- 具体的な業務内容: どのような場面で、どの程度の頻度で英語を使用するのかを具体的に確認しましょう。
- 求められる英語力のレベル: TOEICスコアの目安だけでなく、「ビジネスレベルの英会話必須」「英文メール作成能力」など、具体的なスキル要件を確認します。
- 英語以外の必要なスキルや経験: 事務スキル、PCスキル、業界知識、特定の業務経験など、英語力以外に求められる要素も重要です。
- 企業のグローバル展開の状況や社内の英語使用環境: 実際にどの程度グローバルな環境なのか、社内で英語が飛び交うような雰囲気なのか、といった点も可能であれば確認しましょう。
英語を使う事務職への転職を成功させるための準備と対策
憧れの英語を使う事務職への転職を成功させるためには、事前の準備が不可欠です。
英語力の向上
- 資格取得: TOEIC L&R、TOEFL iBT®、IELTS™、英検®といった英語力を客観的に示す資格の取得は、書類選考で有利に働くことがあります。目標スコアを設定し、計画的に学習を進めましょう。
- ビジネス英語の実践練習: ビジネスシーンで使われる単語やフレーズ、丁寧な言い回しなどを習得しましょう。ビジネスEメールのライティングや、英会話の実践練習も効果的です。オンライン英会話やビジネス英語に特化したスクールなどを活用するのも良いでしょう。
事務スキルの向上
- PCスキルの強化: MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）などの資格を取得したり、Excelの関数やマクロ、PowerPointでの資料作成スキルなどを磨いたりすることで、事務処理能力の高さをアピールできます。
- 専門知識の習得: もし貿易事務や経理事務といった専門分野を目指すのであれば、簿記や貿易実務検定といった関連資格の取得や、専門知識の学習を進めておくと有利です。
応募書類（英文レジュメ・職務経歴書）の準備
- 英語力をアピールできる実績や経験を具体的に記述: これまでの職務経験の中で、英語を使って成果を上げたエピソードや、語学研修の経験などを具体的に盛り込みましょう。
- 英文レジュメ（英文履歴書）の作成: 外資系企業や一部の日系グローバル企業では、英文レジュメの提出が求められることがあります。日本の履歴書とは形式や記載内容が異なるため、しっかりと対策を行いましょう。可能であれば、ネイティブスピーカーによるチェックを受けると安心です。
英語面接対策
- 想定される質問への回答準備: 自己紹介、志望動機、職務経験、長所・短所、キャリアプランなどを英語でスムーズに答えられるように準備しましょう。
- 模擬面接: 実際に英語で話す練習を重ねることが重要です。転職エージェントのサポートを受けたり、英会話スクールの講師に依頼したりして、模擬面接を行いましょう。
- 自分の言葉で熱意を伝える: 丸暗記した回答ではなく、自分の言葉で、仕事への熱意や企業への貢献意欲を伝えることが大切です。
企業研究
応募する企業の事業内容、グローバル戦略、企業文化、社風などを深く理解しておくことは、志望動機や自己PRをより説得力のあるものにするために不可欠です。企業のウェブサイト（日本語版・英語版ともに）やニュースリリース、業界情報などを thoroughly (徹底的に) 確認しましょう。
まとめ
英語を活かせる事務職への転職は、あなたのキャリアに新たな可能性をもたらし、グローバルな視点を養う絶好の機会となり得ます。求められる英語力のレベルや具体的な業務内容は企業や職種によって異なりますが、しっかりとした準備と対策を行えば、未経験からでも挑戦することは十分に可能です。
大切なのは、英語力だけでなく、事務職としての基本的なスキルや、新しい環境で学び続ける意欲、そして何よりもその企業で働きたいという強い熱意を伝えることです。この記事が、あなたが英語力を活かせる素晴らしい事務の仕事と出会い、国際的なキャリアを築くための一助となれば幸いです。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。