転職、上司に相談すべき？タイミング・伝え方・知っておくべきリスクとメリット
岩下隼人
ロイヤル合同会社
事務職への転職は本当に難しい？その理由と成功へのポイント
岩下隼人
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事務職は、企業の円滑な運営を支える重要な役割を担い、安定した人気を持つ職種です。しかし、いざ転職を考え始めると「事務職への転職は難しい」という声を耳にすることも少なくありません。この記事では、なぜ事務職への転職が難しいと言われるのか、その背景にある理由を解説するとともに、転職を成功させるための具体的な対策や心構えについて詳しくご紹介します。
Contents
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なぜ事務職への転職は「難しい」と言われるのか？
事務職への転職が「難しい」と感じられる背景には、いくつかの要因が考えられます。
人気職種であり競争率が高い
事務職は、専門的な資格が必須でない求人も多く、オフィスワークで働きたいと考える幅広い層から人気があります。そのため、未経験者からの応募も多く、経験者であっても多くのライバルとしのぎを削ることになります。特に好条件の求人や有名企業の場合、求人倍率が非常に高くなる傾向があり、これが「難しい」と感じる大きな理由の一つです。
企業が求めるスキルと応募者のミスマッチ
一口に事務職と言っても、企業や部署によって求められるスキルは異なります。「基本的なPC操作ができれば大丈夫」という求人もあれば、Excelでの高度な関数処理やマクロ作成能力、PowerPointでの企画書作成スキル、あるいは特定の会計ソフトや販売管理システムの操作経験を求められることもあります。また、社内外との調整業務が多い場合は、高いコミュニケーション能力が不可欠です。応募者が持つスキルと企業が求めるスキルレベルにギャップがあると、採用に至らないケースが増えます。
即戦力を求める企業の増加
近年の経済状況や人手不足を背景に、多くの企業が採用において即戦力を重視する傾向が強まっています。事務職においても、入社後すぐに業務をこなし、貢献してくれる人材を求める企業が増えており、未経験者や経験の浅い応募者にとっては厳しい状況となることがあります。
年齢の壁を感じやすいという声
一般的に、事務職は若手向けの求人が多いというイメージを持つ方もいるかもしれません。企業によっては、組織の年齢構成やキャリアパスを考慮して採用を行うため、年齢を重ねるにつれて応募できる求人が減ったり、書類選考で通過しにくくなったりすると感じる人もいるようです。
AI導入などによる業務効率化の影響（将来的な不安要素）
近年、AI（人工知能）やRPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）の導入により、定型的な事務作業が自動化される動きが進んでいます。これにより、将来的には事務職の求人数が減少するのではないかという懸念も、「難しい」と感じる一因かもしれません。しかし、現時点では全ての業務がAIに置き換わるわけではなく、むしろAIを使いこなし、より付加価値の高い業務を担える事務スキルが求められるようになる可能性もあります。
事務職の仕事内容と求められるスキルを再確認
事務職への転職を考える上で、まずはその仕事内容と企業が求めるスキルを正確に理解しておくことが重要です。
事務職の主な種類と仕事内容
事務職には様々な種類があり、それぞれ業務内容が異なります。
- 一般事務: 書類作成、データ入力、電話・来客応対、ファイリング、備品管理など、オフィス内の幅広いサポート業務。
- 営業事務: 営業担当者のサポート業務が中心で、見積書・請求書の作成、受発注管理、納期管理、顧客対応など。
- 経理事務: 伝票処理、入出金管理、帳簿作成、月次・年次決算業務の補助など、企業の経理業務。
- 人事事務: 社員の入退社手続き、勤怠管理、給与計算、社会保険関連の手続き、採用活動の補助など。
- 貿易事務: 輸出入に関する書類作成（インボイス、パッキングリストなど）、輸送手配、通関手続きのサポートなど、専門知識が必要。
- 医療事務: 病院やクリニックでの受付、会計、診療報酬請求（レセプト）業務など。
これ以外にも、法務事務、学校事務、大学事務など、特定の分野に特化した事務職もあります。
共通して求められる基本的なスキル
どの事務職にも共通して求められる基本的なスキルは以下の通りです。
- PCスキル: Word（ビジネス文書作成）、Excel（データ入力、表計算、簡単な関数、グラフ作成）、PowerPoint（簡単な資料作成）、メールソフトの操作は必須。
- コミュニケーション能力: 社内外の人と円滑に意思疎通を図る能力、丁寧な言葉遣い、電話応対スキル。
- 正確性・迅速性: ミスなく丁寧に、かつスピーディーに業務をこなす能力。
- ビジネスマナー: 適切な身だしなみ、言葉遣い、来客応対のマナー。
- マルチタスク能力・スケジュール管理能力: 複数の業務を並行して効率的に進め、納期を守る力。
あると有利なスキル・経験・資格
上記の基本スキルに加えて、以下のようなスキルや経験、資格があると、転職活動で有利に働くことがあります。
- 専門分野の知識・経験: 応募する事務職の分野（経理、人事、法務、貿易など）に関する実務経験や専門知識。
- 語学力: 外資系企業や海外との取引がある企業では、英語などの語学力が求められることがあります（TOEICスコアなど）。
- 資格:
- 日商簿記検定（経理事務など）
- MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリスト）
- 秘書検定
- 貿易実務検定®（貿易事務など）
- 医療事務関連資格（医療事務など）
「難しい」を乗り越える！事務職への転職を成功させるための対策
事務職への転職が「難しい」と言われる理由を理解した上で、次は具体的な対策を講じていきましょう。
自己分析と強みの明確化
まずは自分自身を深く理解することから始めましょう。
- これまでの経験の棚卸し: 事務経験の有無にかかわらず、これまでの職務経歴、アルバイト経験、学業などで培ってきたスキルや経験を全て書き出します。「どのような業務で」「どのような役割を果たし」「どのような成果を上げたか」「何を学んだか」を具体的に整理しましょう。
- 事務職で活かせるポータブルスキルの発見: PCスキル、コミュニケーション能力、問題解決能力、情報収集力、資料作成能力など、他の職種で培った経験の中にも、事務職で活かせる「持ち運び可能なスキル（ポータブルスキル）」はたくさんあります。それらを見つけ出し、効果的にアピールできるように準備します。
効果的な応募書類の作成
応募書類は、あなたと企業との最初の接点です。丁寧に作成し、あなたの魅力を最大限に伝えましょう。
- 企業が求める人物像を意識した志望動機: なぜその企業で事務職として働きたいのか、企業の理念や事業内容にどのように共感し、自分の経験やスキルをどう活かして貢献したいのかを具体的に記述します。使い回しの志望動機ではなく、応募する企業ごとに内容を調整することが重要です。
- 具体的なエピソードを交えた自己PR: あなたの強みやスキルを、具体的なエピソードを交えて説明しましょう。例えば、「前職で〇〇という課題に対し、△△という工夫をすることで□□という成果を上げた」のように、具体的な行動と結果を示すことで説得力が増します。可能であれば、数値を交えて実績を示すとより効果的です。
- 丁寧な書類作成: 誤字脱字がないか、読みやすいレイアウトになっているかなど、細部まで丁寧に確認しましょう。
面接対策の徹底
書類選考を通過したら、次は面接です。自信を持って臨めるように準備しましょう。
- よく聞かれる質問への準備: 「自己紹介」「志望動機」「自己PR」「長所・短所」「これまでの職務経歴」「退職理由」「キャリアプラン」「事務職に必要なスキルは何だと思いますか」などは定番の質問です。自分なりの回答を事前にまとめておき、スムーズに答えられるように練習しましょう。
- コミュニケーション能力をアピールする受け答え: 明るくハキハキとした受け答えを心がけ、相手の目を見て話すことが大切です。質問の意図を正しく理解し、結論から簡潔に話すことを意識しましょう。
- 逆質問の準備: 面接の最後に「何か質問はありますか？」と聞かれることが多いです。企業の事業内容や社風、入社後の業務についてなど、具体的な質問を用意しておくことで、入社意欲の高さを示すことができます。
求人の探し方と選び方のコツ
やみくもに応募するのではなく、戦略的に求人を探すことも重要です。
- 転職サイト、転職エージェントの戦略的な活用: 複数の転職サイトに登録し、幅広い求人情報を収集しましょう。転職エージェントに相談すれば、非公開求人を紹介してもらえたり、応募書類の添削や面接対策などの専門的なサポートを受けられたりするメリットがあります。自分の希望やスキルに合ったエージェントを選ぶことが大切です。
- 企業の規模や業種による違いを理解する: 大手企業と中小企業、IT業界と製造業など、企業規模や業種によって、求められるスキルや職場の雰囲気が異なります。自分の希望や適性に合った企業を選びましょう。
- 雇用形態の検討: 正社員だけでなく、契約社員や派遣社員といった雇用形態も視野に入れることで、選択肢が広がる場合があります。経験を積むためのステップとして考えるのも一つの方法です。
スキルアップへの取り組み
現在の自分に足りないスキルがあれば、積極的に学ぶ姿勢が大切です。
- PCスキルの向上: MOS資格の取得を目指したり、ExcelやAccessの専門講座を受講したりするのも有効です。
- 専門知識の習得: 目指す事務職の分野（経理、人事など）に関する専門知識を学ぶことで、アピールポイントを増やすことができます。
未経験から事務職を目指す場合のポイント
未経験から事務職を目指す場合、経験者と比較して不利になる点は否めません。しかし、以下の点を意識することで、十分にチャンスを掴むことができます。
- ポテンシャルと学習意欲のアピール: 「事務職は未経験ですが、PCスキル向上のために〇〇の資格を取得しました」「新しいことを学ぶ意欲は誰にも負けません」など、前向きな姿勢と成長への期待感を伝えましょう。
- 異業種での経験を事務職にどう活かせるか: 例えば、販売職の経験があるならコミュニケーション能力や顧客対応力、製造業の経験があるなら正確性や効率性をアピールするなど、これまでの経験の中から事務職で活かせる要素を見つけ出し、具体的に伝えましょう。
- 未経験者歓迎の求人や研修制度の有無を確認: 「未経験者歓迎」「研修制度あり」といった求人を中心に探し、入社後のサポート体制についても確認しておくと安心です。
年齢を重ねてからの事務職転職のポイント
年齢を重ねてから事務職へ転職する場合、これまでの経験やスキルが大きな武器になります。
- これまでの経験やマネジメントスキルをどう活かすか: 長年培ってきた業務知識、問題解決能力、リーダーシップ経験、後輩育成経験などを具体的にアピールしましょう。企業によっては、若手にはない落ち着きや安定感、高い業務遂行能力を求めている場合もあります。
- 柔軟性や新しい環境への適応力を示す: 新しい職場のやり方や若い世代とも円滑にコミュニケーションを取り、協力して業務に取り組める柔軟性や協調性も大切なアピールポイントです。
- 健康面や体力面での配慮（企業側の視点）: 企業側は、長期的に活躍してくれる人材を求めています。健康管理に留意していることや、体力面での不安がないことをさりげなく伝えるのも良いでしょう。
まとめ：諦めずに準備を進め、自分に合った事務職を見つけよう
事務職への転職は、確かに競争が激しく、「難しい」と感じることもあるかもしれません。しかし、その理由を理解し、適切な準備と対策を講じることで、道は必ず開けます。
大切なのは、諦めずに情報収集を続け、自己分析を深め、必要なスキルを磨く努力をすることです。そして、自分自身の強みを理解し、それを効果的にアピールすること。転職活動は、自分自身を見つめ直し、キャリアを再構築する良い機会でもあります。
時には、転職エージェントなどの専門家のサポートを積極的に活用するのも有効な手段です。ポジティブな気持ちで、粘り強く活動を続ければ、きっとあなたに合う事務職の仕事が見つかるはずです。今回の記事が、あなたのより良いキャリア選択の一助となれば幸いです。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。