【例文付き】転職活動の英語メール返信、もう迷わない！シーン別完全ガイド

外資系企業やグローバルなポジションへの転職活動を進めていると、採用担当者から英語のメールが届くことがあります。

「面接日程の調整をお願いします」

「書類選考を通過されましたので、次のステップに進んでいただきます」

そんな重要な連絡に対し、「どう返信すれば失礼にならないだろう？」「ビジネスパーソンとして、的確で良い印象を与えるにはどんな言葉を選べばいい？」と、返信ボタンの前で手が止まってしまった経験はありませんか？

転職活動におけるメールのやり取りは、単なる事務連絡ではありません。それは、あなたの人柄、プロフェッショナリズム、そしてコミュニケーション能力を示す、大切な「最初のプレゼンテーション」です。

この記事では、そんなあなたの不安を解消し、自信を持ってスマートに返信できるようになるための、シーン別・英語メール返信の完全ガイドをお届けします。

英語メール返信の基本マナー：3つの鉄則

具体的な例文に入る前に、全ての英語ビジネスメールに共通する、基本中の基本となるルールを3つ押さえておきましょう。

鉄則1：24時間以内の迅速な返信を心がける

これは世界共通のビジネスマナーです。可能な限り早く、遅くとも24時間以内（1営業日以内）に返信することで、あなたの仕事に対する意欲とスピード感をアピールすることができます。すぐには回答できない内容でも、「メールを受け取りました。内容を確認し、〇日までにご連絡します」といった一次返信を送るのが丁寧です。

鉄則2：件名は「Re:」のままでOK

相手からのメールに返信する場合、件名は変更せず「Re: (元の件名)」のままで問題ありません。これにより、相手はどの案件に関するメールかを一目で把握できます。もし、何か情報を追記したい場合は、「Re: Interview Invitation – Taro Yamada」のように、元の件名の後ろに自分の名前などを加えると、より親切です。

鉄則3：構成は「宛名 → 本文 → 結び」を意識する

ビジネスメールの基本構成は、①宛名、②本文（お礼や本題）、③結びの言葉、④自分の署名、という流れです。このシンプルな型を守ることで、要点が伝わりやすく、プロフェッショナルな印象を与えることができます。

【シーン別】コピペで使える！英語メール返信テンプレート集

それでは、転職活動でよくあるシーン別に、具体的な返信の例文を見ていきましょう。

シーン1：面接日程の調整・確定への返信

企業から提示された候補日時で問題ない場合と、こちらから別の日時を提案したい場合の両方のパターンを覚えておきましょう。

【提示された日程でOKな場合】

Subject: Re: Interview Invitation

Dear Mr. Davis,

Thank you for the interview invitation.

I am available on an of the dates you suggested. I would like to confirm my attendance for Wednesday, June 25th at 10:00 AM.

I look forward to meeting with you.

Best regards,

Taro Yamada

【別の日程を提案したい場合】

Subject: Re: Interview Schedule

Dear Ms. Carter,

Thank you for inviting me for an interview.

Unfortunately, I am unavailable on the dates you proposed. Would it be possible to reschedule for one of the following times?

• Monday, June 23rd, anytime after 2:00 PM
• Tuesday, June 24th, between 10:00 AM and 12:00 PM

Please let me know if any of these times are convenient for you.

Sincerely,

Hanako Sato

シーン2：面接後のお礼メール

面接後のお礼メールは必須ではありませんが、送ることで丁寧な印象と、ポジションへの熱意を再度アピールできます。面接当日中か、遅くとも翌日の午前中までに送るのが理想的です。

Subject: Thank you for the interview – Taro Yamada

Dear Mr. Davis,

I am writing to thank you for taking the time to meet with me today to discuss the Marketing Manager position.

I truly enjoyed our conversation and learning more about the role and the team. After our discussion, I am even more convinced that my skills in digital marketing and project management would be a great asset to your team.

Thank you again for this valuable opportunity. I look forward to hearing from you soon.

Best regards,

Taro Yamada

シーン3：内定（Job Offer）への返信

キャリアにおける重要な決断の場面です。承諾、保留、辞退、それぞれのケースで誠実な対応を心がけましょう。

【内定を承諾する場合】

Subject: Re: Job Offer – Hanako Sato

Dear Ms. Carter,

Thank you very much for offering me the position of Project Manager.

I am delighted to formally accept the offer and am very excited to be joining your team. I look forward to starting on July 1st.

Thank you again, and I look forward to working with you.

Sincerely,

Hanako Sato

【回答を保留したい場合】

Subject: Re: Job Offer

Dear Mr. Davis,

Thank you so much for the generous offer for the Sales position. I am very excited about this opportunity.

This is a very important decision for my career, and I would appreciate it if I could have until this Friday, June 20th, to make my final decision.

Thank you for your understanding.

Best regards,

Taro Yamada

【内定を辞退する場合】

Subject: Re: Job Offer – Hanako Sato

Dear Ms. Carter,

Thank you very much for offering me the Project Manager position. I sincerely appreciate you taking the time to interview me and share more about this exciting opportunity.

After careful consideration, I have decide¹d to accept another position that I believe is a better fit for my long-term career goals.

This was a very difficult decision. I truly enjoyed meeting with you and the team, and I wish you and the company all the best.

Sincerely,

Hanako Sato

プロフェッショナルに見せる！メールで使える英語表現集

メールの各パーツで使える、覚えておくと便利な表現です。

宛名の書き方

• Dear Mr. [Last Name],: 男性の名字
• Dear Ms. [Last Name],: 女性（既婚・未婚問わず）の名字
• Dear [First Name],: やり取りが続き、相手が名前で呼びかけてきた場合
• Dear Hiring Manager,: 担当者名が不明な場合

感謝を伝えるフレーズ

• Thank you for your prompt reply. (迅速なご返信ありがとうございます。)
• I appreciate you taking the time to… (～のお時間をいただき、感謝しております。)
• Thank you for the clarification. (ご説明いただきありがとうございます。)

結びの言葉

• Sincerely, / Yours sincerely,: 最もフォーマルで丁寧
• Best regards, / Kind regards,: 一般的で、どんな場面でも使いやすい
• Best,: 少しカジュアルだが、ビジネスでも広く使われる

やってはいけない！英語メール返信でのNG例

最後に、あなたの評価を下げてしまいかねない注意点も確認しておきましょう。

• NG例1：スラングや略語を使う: “wanna” (want to), “btw” (by the way), “ASAP” といった表現は、ビジネスメールでは避けましょう。
• NG例2：長すぎる文章: 要点を簡潔にまとめるのが基本です。必要であれば、箇条書き（bullet points）を使うと分かりやすくなります。
• NG例3：スペルミスや文法ミス: 送信する前に必ず声に出して読み返す癖をつけましょう。Grammarlyなどの無料ツールを活用するのも賢い方法です。

まとめ

転職活動における英語のメールは、あなたというビジネスパーソンの印象を形作る、重要なコミュニケーションツールです。難しく考えすぎる必要はありません。この記事でご紹介した基本のマナーと丁寧な言葉遣いを心がければ、あなたの誠意と意欲は必ず相手に伝わります。

テンプレートを上手に活用しながら、自信を持って返信し、理想のキャリアへの扉を開いてください。

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岩下隼人

ロイヤル合同会社　代表

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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。