未経験から総務へ転職！仕事内容からアピール術、成功の秘訣まで解説

「会社を縁の下から支える仕事がしたい」

「誰かの役に立っていると、日々実感できる仕事に就きたい」

そんな思いから、会社の円滑な運営に不可欠な「総務」という仕事に、関心を抱いている方も多いのではないでしょうか。「会社の何でも屋さん」という漠然としたイメージがある一方で、具体的にどんな仕事をするのか、そして未経験からでも挑戦できるのか、分からないことも多いでしょう。

結論からお伝えします。総務は、未経験者に広く門戸が開かれている職種です。専門的な知識やスキル以上に、あなたの「気配り」や「調整能力」といった、これまでの社会人経験で培われた人間力が何よりも評価される世界なのです。

この記事では、未経験から総務への転職を成功させるための、リアルな仕事内容から、効果的なアピール方法、そしてキャリアパスまで、その全てを徹底的に解説します。

総務の仕事とは？会社の「土台」を支える何でも屋の正体

総務のミッションは、一言で言えば**「社員が快適に、そして安全に働ける環境を整え、会社全体の運営をスムーズにすること」**です。その業務範囲は非常に幅広く、まさに会社の「土台」を支える、なくてはならない存在です。

具体的な仕事内容

企業規模によっても異なりますが、総務が担う代表的な業務には以下のようなものがあります。

• 備品・オフィス管理:ボールペン一本から、コピー用紙、PCモニターまで、社内で使われるあらゆる備品の発注・管理を行います。また、オフィスのレイアウト変更や、複合機・空調といった設備のメンテナンス手配も総務の仕事です。
• 株主総会・取締役会の運営サポート:会社の重要な意思決定の場である、株主総会や取締役会がスムーズに行われるよう、会場の手配や必要書類の準備、当日の運営サポート、議事録の作成などを行います。
• 社内規程の管理:会社のルールブックである「就業規則」をはじめ、様々な社内規程が、法律に則って正しく運用されるように管理・改定します。
• 福利厚生の整備・運用:社員がより豊かに働けるように、社員旅行や懇親会といった社内イベントの企画・運営、健康診断の手配、慶弔関連（結婚祝い金や弔慰金など）の対応を行います。
• 受付・来客対応、電話・郵便物対応:会社の「顔」として、来社されたお客様を最初にお迎えしたり、代表電話の対応をしたり、会社に届く郵便物を各部署に仕分けたりします。

この他にも、防災対策、契約書の管理、社用車の管理など、その業務は多岐にわたります。

なぜ総務は未経験でも挑戦しやすいのか？

• 1. ポテンシャルが重視されるから上記のように、総務の仕事は非常に幅広いため、全ての業務経験を持っている人はいません。そのため、特定のスキルよりも、多様な業務に柔軟に対応できる適応能力や、社内外の人と円滑にやり取りできるコミュニケーション能力、そして誰かのために動けるホスピタリティといった、人柄やポテンシャルが重視されるのです。
• 2. 異業種の経験が活きるから前職で培ったスキルは、必ず総務の仕事で活かせます。例えば、営業職で培った折衝能力は業者との価格交渉で、接客業で培った気配りは来客対応で、事務職で培ったPCスキルは資料作成で、それぞれ大きな武器になります。
• 3. どの会社にも存在する部署だから総務は、会社の規模や業界を問わず、ほぼ全ての企業に存在する部署です。そのため、退職者が出た際の欠員補充など、常に一定数の求人があり、未経験者にもチャンスが巡ってきやすいのです。

総務に向いている人の特徴【適性チェック】

1. 人の役に立つのが好き、サポート役が得意: 自分の仕事を通じて、同僚から「ありがとう」「助かったよ」と言われることに、何よりも喜びを感じる人。
2. コミュニケーション能力が高い: 社内の様々な部署の社員はもちろん、ビルの管理会社や清掃業者など、社外の多くの人々と円滑な人間関係を築ける人。
3. マルチタスクが得意: 多種多様な業務を、優先順位をつけながら、同時並行で効率的に進めることができる人。
4. 臨機応変な対応力がある: 「コピー機が壊れた」「急な来客が入った」といった、予期せぬトラブルや突発的な依頼にも、慌てず冷静に対応できる人。
5. 口が堅く、誠実である: 会社の未公開情報や、従業員の個人情報に触れる機会も多いため、信頼できる誠実な人柄は絶対条件です。

未経験からの総務転職、持っていると有利になるスキル・資格

必須ではありませんが、以下のスキルや資格があれば、転職活動を有利に進めることができます。

• 基本的なPCスキル: Wordでのビジネス文書作成、Excelでのデータ集計（SUM、AVERAGE、VLOOKUP関数程度）、PowerPointでの簡単な資料作成スキルは、もはや必須と言えます。
• MOS（マイクロソフト オフィス スペシャリIST）: 上記のPCスキルを客観的に証明できる国際資格です。
• 秘書検定: 正しい敬語の使い方やビジネスマナー、上司をサポートするための気配りのスキルをアピールできます。
• 衛生管理者: 従業員50人以上の事業場では、必ず選任しなければならない国家資格です。これを持っていると、企業から非常に重宝され、選考で大きなアドバンテージになります。

未経験者が総務の選考を突破するためのアピール術

• 志望動機の作り方:「なぜ、数ある仕事の中から総務を選んだのか」を、あなた自身の経験や適性と結びつけて語りましょう。「前職で、部署の垣根を越えて様々な人と関わる中で、組織全体を円滑に動かす仕事に魅力を感じた」「誰かをサポートし、『ありがとう』と言われることに最もやりがいを感じる自分の強みを、総務の仕事で活かしたい」など、具体的なエピソードを交えて話すと、説得力が増します。
• 自己PRのポイント:前述の通り、これまでの経験を総務の仕事で活かせるスキルに「変換」してアピールすることが重要です。「営業職で培った折衝能力は、外部業者との価格交渉などの場面で活かせます」「接客業で培った臨機応見な対応力は、社内の様々な依頼に迅速に対応する上で貢献できます」といった形です。

総務のキャリアパスとやりがい

総務の仕事の最大のやりがいは、自分の働きが、社員全員の働きやすさに直接繋がり、多くの人から「ありがとう」と感謝される機会が多いことです。また、会社の運営全体に関わるため、経営に近い視点を養うこともできます。

キャリアパスとしては、総務の仕事を極めるスペシャリストの道や、経験を活かして人事や経理といった他の管理部門へ異動する道、そして将来的には管理部門全体を統括するマネージャーや部長を目指すなど、多様な道筋が拓けています。

まとめ：会社の「土台」を創る、やりがいに満ちた仕事へ

総務は、決して表舞台で脚光を浴びる仕事ではないかもしれません。しかし、会社という組織が円滑に、そして健全に機能するために不可欠な、非常に重要で誇り高い仕事です。

専門知識がないことを恐れる必要はありません。あなたの持つ「気配り」や「調整能力」といった人間力と、「誰かの役に立ちたい」という温かい気持ちこそが、最大の武器になります。多くの人から頼られ、感謝される、やりがいに満ちたキャリアへの一歩を、ぜひ踏み出してください。

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岩下隼人

ロイヤル合同会社　代表

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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。