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岩下隼人
ロイヤル合同会社
事務職への転職で知っておきたい「事務作業」の全貌！効率化のコツとキャリアパスも解説
岩下隼人
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事務職への転職を考えたとき、「具体的にどんな作業をするのだろう？」「自分に向いているだろうか？」といった疑問や関心を持つ方は多いでしょう。一口に「事務作業」と言っても、その内容は多岐にわたり、企業や部署によっても異なります。
この記事では、事務職への転職を目指す方に向けて、一般的な事務作業の内容、効率的にこなすためのスキルやコツ、仕事のやりがいと大変な点、そして事務作業の経験を活かせるキャリアパスについて詳しく解説します。
Contents
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事務職の「作業」とは具体的に何をする？主な業務内容を理解しよう
事務職の仕事は、企業や組織の円滑な運営を支えるための、いわば「縁の下の力持ち」のような存在です。その作業内容は多岐にわたりますが、主に以下のような業務が挙げられます。
書類関連作業
オフィスワークの中心ともいえる書類関連の作業は、正確性と丁寧さが求められます。
- 書類作成: 会議の議事録、報告書、プレゼンテーション資料、契約書の補助作成、送付状など、様々なビジネス文書を作成します。
- 書類整理・ファイリング: 紙媒体の書類や電子データを、後から誰でも見つけやすいように分類・整理し、保管します。
- 郵便物の仕分け・発送: 社内外からの郵便物を受け取り、各部署や担当者へ仕分けたり、発送手続きを行ったりします。
データ処理・管理作業
情報を正確に扱い、活用可能な形に整える作業も事務職の重要な役割です。
- データ入力: 顧客情報、売上データ、勤怠データ、アンケート結果などを、指定されたフォーマットやシステムへ正確に入力します。
- データ集計・分析補助: 入力されたデータを基に、簡単な集計作業やグラフ作成などを行い、分析のための基礎資料を作成することがあります。
- データベース管理補助: 企業が持つ様々な情報をデータベースで管理する場合、その更新作業やメンテナンスの補助を行うこともあります。
コミュニケーション関連作業
社内外の多くの人と関わるため、円滑なコミュニケーションをサポートする作業も欠かせません。
- 電話応対: 会社や部署の代表として、社内外からの電話を受け、担当者へ取り次いだり、簡単な問い合わせに対応したりします。
- 来客対応: お客様や取引先の方が来社された際に、受付での案内、会議室への誘導、お茶出しなどを行います。
- メール対応: 代表メールアドレスへの問い合わせ対応や、社内連絡メールの作成・送信などを行います。
- 社内連絡・調整補助: 会議の日程調整、資料の共有、他部署への連絡事項の伝達など、社内のコミュニケーションを円滑にするためのサポート業務を行います。
オフィス環境整備作業
社員が快適に働ける環境を整えることも、事務職の大切な仕事の一つです。
- 備品管理・発注: 文房具やコピー用紙、トナーカートリッジといったオフィスで必要な備品の在庫を確認し、不足分を発注します。
- 清掃・整理整頓: オフィス内の共有スペースの清掃や、キャビネットの整理整頓などを行います。
- 会議室の準備・片付け: 会議に必要な資料や機材を準備したり、会議後の片付けを行ったりします。
その他専門的な事務作業（職種による）
上記以外にも、配属される部署や職種によって、より専門的な事務作業が発生します。
- 経理事務の作業: 伝票処理、仕訳入力、請求書発行、入出金管理など、企業のお金に関わる作業。
- 人事事務の作業: 勤怠データの集計、入退社手続きの補助、社会保険関連書類の作成補助など、従業員に関わる作業。
- 営業事務の作業: 受発注データの入力、見積書・請求書の作成、納期管理、顧客対応など、営業活動をサポートする作業。
事務作業を効率的にこなすためのスキルとコツ
多岐にわたる事務作業をスムーズかつ正確に進めるためには、いくつかのスキルやコツがあります。
PCスキル
現代の事務作業において、PCスキルは不可欠です。
- タッチタイピングの重要性: 正確でスピーディーなタイピングは、データ入力や書類作成の効率を大幅に向上させます。
- Word、Excel、PowerPointの基本操作とショートカットキー活用: 文書作成、表計算、資料作成といった基本的な作業を効率的に行うために、各ソフトの機能を理解し、ショートカットキーを積極的に活用しましょう。
- Excel関数やピボットテーブルの活用: データ集計や分析作業においては、SUM関数、IF関数、VLOOKUP関数などの基本的な関数や、大量のデータを効率的に集計できるピボットテーブルのスキルがあると非常に役立ちます。
- Outlookなどのメールソフトの効率的な使い方: メールのフォルダ分け、署名設定、テンプレート活用など、メール処理の効率を上げる工夫も大切です。
時間管理・タスク管理能力
複数の作業を並行して進めることも多いため、計画性が求められます。
- ToDoリストの作成と優先順位付け: 日々行うべき作業をリスト化し、重要度や緊急度に応じて優先順位をつけ、計画的に進めましょう。
- デッドラインを意識した作業計画: 各作業の締め切りを把握し、余裕を持ったスケジュールを立てることが重要です。
- 集中できる環境づくり: 周囲の音や視覚的な情報に左右されにくい環境を整えたり、作業時間を区切って集中力を維持したりする工夫も有効です。
整理整頓能力
物理的なスペースだけでなく、データの整理整頓も重要です。
- デスク周り、共有スペースの整理整頓: 必要なものがすぐに取り出せるように、常に整理整頓を心がけましょう。5S（整理・整頓・清掃・清潔・躾）の意識が役立ちます。
- ファイル命名規則の統一、フォルダ分け: 電子データも、後から誰が見ても分かりやすいように、ファイル名やフォルダ構成にルールを設けて整理しましょう。
- 不要な書類・データの定期的な処分: 定期的に不要なものを処分することで、作業スペースやデータストレージを有効に活用できます。
コミュニケーションスキル
正確な情報伝達と円滑な連携のために不可欠です。
- 依頼内容の正確な把握（5W1H）: 他の社員から作業を依頼された際には、「いつ（When）」「どこで（Where）」「誰が（Who）」「何を（What）」「なぜ（Why）」「どのように（How）」を明確に確認し、認識の齟齬を防ぎましょう。
- 分かりやすい報告・連絡・相談: 自分の作業の進捗状況や、発生した問題点などを、簡潔かつ分かりやすく関係者に伝えることが大切です。
- チーム内での情報共有: チームで業務を進める場合は、お互いの作業状況や情報を共有し、協力し合う姿勢が求められます。
事務作業の「やりがい」と「大変な点」
事務作業には、どのようなやりがいがあり、またどのような大変さがあるのでしょうか。
やりがい
- 組織運営を支える実感: 日々の細やかな作業が、企業全体の円滑な運営に繋がっていることを実感できます。
- 他の社員から感謝されること: 「ありがとう」「助かったよ」といった言葉をかけられる機会も多く、人の役に立っている喜びを感じられます。
- 業務改善による効率化達成: 自身で工夫して作業効率を上げたり、新しい方法を導入して業務改善に繋がったりした際には、大きな達成感を得られます。
- 専門知識やスキルが身につくこと: PCスキルはもちろん、経理や人事といった専門分野の知識を深めることも可能です。
大変な点
- ルーティンワークが多い場合がある: 日々同じような作業の繰り返しになることもあり、変化を求める人には単調に感じられるかもしれません。
- 細かい作業が多く、集中力が必要: データ入力や書類チェックなど、細部まで注意を払い、正確さが求められる作業が多いため、高い集中力を持続させる必要があります。
- 他部署からの急な依頼への対応: 時には、他部署からの急な依頼や問い合わせに対応しなければならないこともあり、柔軟な対応力が求められます。
- 時には単調さを感じることも: 成果が目に見えにくい作業も多く、モチベーションを維持するための工夫が必要になることもあります。
事務作業の経験を活かせるキャリアパス
事務作業で培ったスキルや経験は、その後のキャリアにおいても様々な可能性を秘めています。
- 専門事務へのステップアップ: 一般事務から、経理事務、人事事務、法務事務、貿易事務など、より専門性の高い事務職へキャリアチェンジし、専門知識を深めていく道があります。
- 事務部門のリーダー・マネージャー: 経験を積み、チームメンバーをまとめたり、業務全体の管理を行ったりするリーダーやマネージャーを目指すことも可能です。
- OAインストラクター、業務改善コンサルタント: 高度なPCスキルや業務効率化のノウハウを活かして、他の人に指導したり、企業の業務改善を支援したりするキャリアも考えられます。
- 他職種へのキャリアチェンジ: 事務職で培ったコミュニケーション能力や資料作成能力、業界知識などを活かして、営業アシスタントから営業職へ、あるいは企画部門などへキャリアチェンジする人もいます。
事務職への転職で「事務作業」の適性をアピールする方法
事務職への転職を目指す際には、これまでの経験や自身の特性が「事務作業」にいかに適しているかを効果的にアピールすることが重要です。
履歴書・職務経歴書でのアピールポイント
- これまでの職務経験で培った正確性、効率性、PCスキルなどを具体的に記述: 例えば、「前職では、月間〇〇件のデータ入力を担当し、ミス率〇％以下を維持しました」「ExcelのVLOOKUP関数やピボットテーブルを活用し、〇〇業務の効率を△△％改善しました」など、具体的な数値やエピソードを交えて説明しましょう。
- 事務作業に関連する資格: MOS（マイクロソフトオフィススペシャリスト）や日商簿記、秘書検定などの資格を取得していれば、必ず記載しましょう。
- 事務作業への意欲や関心: 「細やかで正確な作業を得意としており、事務作業を通じて貴社に貢献したいと考えております」など、前向きな姿勢を示しましょう。
面接での伝え方
- 具体的なエピソードを交えて、事務作業への適性を示す: 職務経歴書に記載した内容に加え、実際に困難な状況をどのように乗り越えたか、どのように工夫して業務に取り組んだかなどを具体的に話しましょう。
- 効率化や改善に取り組んだ経験があればアピール: 小さなことでも、業務をより良くしようと主体的に行動した経験は評価されます。
- 学習意欲や協調性を伝える: 「新しいツールやシステムについても積極的に学び、チームの一員として円滑な業務遂行に貢献したいです」といった姿勢は好印象です。
事務作業における今後の変化（RPA・AIの導入など）
近年、RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）やAI（人工知能）といった技術の発展により、事務作業のあり方も変化しつつあります。
- 定型的な事務作業の自動化の可能性: データ入力や書類作成といった単純作業や定型業務は、RPAやAIによって自動化される可能性があります。
- より高度な判断やコミュニケーションが求められる傾向: 自動化が進む一方で、人間にしかできない柔軟な判断や、複雑な状況におけるコミュニケーション能力、企画力、問題解決能力といったスキルが、事務職においてもより一層重視されるようになると考えられます。
- 新しいツールを使いこなすスキルの重要性: 変化に対応し、新しいツールやシステムを積極的に学び、使いこなす能力が求められます。
これらの変化を恐れるのではなく、自身のスキルアップやキャリアの可能性を広げる機会と捉え、前向きに取り組む姿勢が大切です。
まとめ：事務作業を深く理解し、自分に合った働き方を見つけよう
事務作業は、企業活動を支える上で非常に重要な役割を担っており、その内容は多岐にわたります。この記事で紹介した事務作業の具体的な内容や、効率化のコツ、キャリアパスなどを参考に、ご自身が事務職に何を求め、どのように貢献していきたいのかを具体的にイメージしてみてください。
そして、自身のスキルや経験を効果的にアピールし、変化を恐れずに新しい知識や技術を習得していくことで、事務職としてのキャリアをより豊かに築いていくことができるでしょう。あなたの転職活動が成功することを心から応援しています。
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ABOUT ME
ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。