転職時に「大学卒業証明書」は必要？入手方法と提出時の注意点

転職活動を進め、無事内定を得て入社手続きの段階に進んだ際、企業から様々な書類の提出を求められます。その中に「大学卒業証明書」が含まれていることがあり、「なぜ必要なの？」「どうやって入手するの？」「すぐに発行してもらえるもの？」など、疑問を感じる方もいらっしゃるでしょう。

この記事では、転職時に大学卒業証明書の提出を求められる理由や、一般的な入手方法、そして提出する際の注意点などを分かりやすく解説します。スムーズな入社準備のために、ぜひ参考にしてください。

なぜ転職時に「大学卒業証明書」の提出を求められるのか？

企業が中途採用の入社手続きにおいて、大学卒業証明書の提出を求める主な理由は以下の通りです。

• 学歴の真実性の確認（経歴照会の一環）: 応募者が提出した履歴書に記載された学歴（大学名、学部・学科、卒業年月日など）に虚偽がないか、客観的な証明書類として確認するためです。これは、採用選考における信頼性担保の観点から重要視されます。
• 応募資格の確認: 募集要項で「大卒以上」といった学歴条件が明確に設定されていた場合、その条件を満たしていることを最終的に確認するため。
• 社内規定・人事管理上の必要性: 企業によっては、社員の人事情報を正確に管理するため、あるいは社内規定に基づいて、卒業証明書の提出を必須としている場合があります。
• ビザ申請などの公的手続き（外資系企業や海外勤務の場合など）： 稀なケースですが、外資系企業への入社や、将来的に海外勤務の可能性がある場合など、就労ビザの申請手続きなどで公的な学歴証明として必要になることがあります。

「大学卒業証明書」と「卒業証書」「成績証明書」の違い

ここで、よく混同されがちな書類との違いを明確にしておきましょう。

• 卒業証明書: あなたがその大学を正規に卒業したことを、大学が公式に証明する書類です。氏名、生年月日、学部・学科名、卒業年月日などが記載され、大学の公印が押されています。
• 卒業証書: 卒業式で授与される賞状のようなもので、卒業の事実を証明する力はありますが、通常は1通しか発行されず、再発行も原則としてできません。 企業への提出書類としては、通常、卒業証書の「コピー」ではなく、大学が発行する「卒業証明書」の原本が求められます。
• 成績証明書: 大学在学中の履修科目や取得単位、成績などが記載された書類です。卒業証明書とは異なり、学業成績を証明するものです。企業によっては、卒業証明書と合わせて成績証明書の提出を求められることもあります。

転職時に企業から提出を求められるのは、主に「卒業証明書」です。

大学卒業証明書の一般的な入手方法と発行にかかる時間

大学卒業証明書は、卒業した大学の事務室（学務課、教務課、証明書発行係など）に申請することで入手できます。

入手方法（大学によって異なります）

1. 大学窓口での直接申請・受け取り:
   • 身分証明書（運転免許証、健康保険証など）、印鑑、発行手数料を持参し、大学の担当窓口で申請用紙に記入して手続きを行います。
   • 即日発行してもらえる場合もありますが、大学や時期によっては数日かかることもあります。
2. 郵送での申請・受け取り:
   • 大学のウェブサイトなどで申請書をダウンロードし、必要事項を記入の上、発行手数料（定額小為替や現金書留が多い）、返信用封筒（切手貼付）、身分証明書のコピーなどを同封して大学に郵送します。
   • 大学に書類が到着してから発行・発送されるため、手元に届くまでには1週間～2週間程度、あるいはそれ以上かかる場合があります。
3. オンライン申請・コンビニ発行サービス（導入大学の場合）:
   • 近年では、オンラインで申請し、コンビニエンスストアのマルチコピー機で卒業証明書を発行できるサービスを導入している大学も増えています。
   • マイナンバーカードや専用のID・パスワードが必要になる場合があります。24時間発行可能で、郵送よりも早く入手できるメリットがあります。
4. 代理人による申請・受け取り:
   • 本人が窓口に行けない場合、委任状や代理人の身分証明書などを用意することで、代理人が申請・受け取りを行える大学もあります。

発行にかかる時間:

前述の通り、発行方法によって大きく異なります。

• 窓口申請: 即日～数日
• 郵送申請: 1週間～2週間以上（往復の郵送期間も含む）
• オンライン申請・コンビニ発行: 最短即日（システムのメンテナンス時間を除く）

重要なのは、早めに卒業した大学のウェブサイトで申請方法や必要書類、発行にかかる日数を確認し、余裕を持って手続きを行うことです。 特に、卒業してから年数が経過している場合や、大学が遠方にある場合は、郵送申請に時間がかかることを想定しておきましょう。

発行手数料

多くの大学で、卒業証明書の発行には1通あたり数百円程度の手数料がかかります。具体的な金額は大学によって異なりますので、事前に確認が必要です。

転職先に大学卒業証明書を提出する際の注意点

• 提出期限の確認: 企業からいつまでに提出するよう指示があるかを確認し、期限に間に合うように準備しましょう。
• 原本かコピーか: 通常は「原本」の提出を求められます。コピーで良いかどうかの指示がない場合は、原本を提出するのが基本です。
• 有効期限の有無: 卒業証明書自体に有効期限はありませんが、企業によっては「発行から〇ヶ月以内のもの」といった指定がある場合もあります。念のため確認しておくと良いでしょう。
• 厳封の要否: 企業によっては、大学が発行した証明書を未開封の状態で提出するよう（厳封）求められることがあります。その場合は、大学に厳封での発行を依頼する必要があります。
• 英文の卒業証明書が必要な場合: 外資系企業や海外とのやり取りが多い企業の場合、英文の卒業証明書の提出を求められることがあります。英文証明書の発行には、和文よりもさらに時間がかかる場合があるため、早めの確認と申請が必要です。
• 氏名変更があった場合: 結婚などで姓が変わっている場合は、卒業証明書に記載されている氏名と現在の氏名が異なるため、戸籍抄本など、氏名変更の事実を証明できる書類の提出を併せて求められることがあります。事前に企業に確認しましょう。

もし大学卒業証明書がすぐに用意できない場合は？

何らかの事情で、企業から指定された期限までに大学卒業証明書を用意できない場合は、正直に、かつ速やかに企業の人事担当者にその旨を伝え、相談しましょう。

• 理由と見込み時期を伝える: なぜすぐに提出できないのか（例：大学が遠方で郵送申請に時間がかかる、現在海外にいるため手続きが遅れるなど）、そしていつ頃までに提出できそうか、具体的な見込みを伝えます。
• 代替書類で対応可能か相談する: 卒業証書のコピーや、成績証明書、あるいは大学に在籍していたことを示す他の書類（学生証のコピーなど、ただし証明力は低い）で、一時的に代替できないか相談してみるのも一つの方法です。ただし、最終的には卒業証明書の原本提出が求められることがほとんどです。

無断で提出が遅れたり、連絡なしに提出しなかったりすると、入社意欲を疑われたり、最悪の場合、内定取り消しに繋がる可能性もゼロではありません。誠実な対応を心がけましょう。

まとめ：卒業証明書は計画的な準備でスムーズに提出を

転職時に企業から大学卒業証明書の提出を求められた場合は、あなたの学歴を正式に証明するための重要な手続きです。多くの場合、内定後や入社手続きの段階で必要となりますが、発行には時間がかかることもあるため、提出を求められることが分かったら、早めに卒業した大学の申請方法を確認し、余裕を持って準備に取り掛かりましょう。

事前に必要な情報を把握し、計画的に行動することで、入社手続きをスムーズに進め、気持ちよく新しいキャリアをスタートさせることができます。この記事が、あなたの転職活動における書類準備の一助となれば幸いです。

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岩下隼人

ロイヤル合同会社　代表

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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。