転職にまつわるメッセージ：感謝と誠意を伝えるコミュニケーションのポイント

転職は、キャリアにおける大きな転機です。その過程では、お世話になった方々への感謝の気持ちを伝えたり、新しい職場の方々へ挨拶をしたりと、様々な場面で「メッセージ」を伝える機会があります。また、転職活動中には、企業との間で丁寧なコミュニケーションが求められます。

この記事では、転職にまつわる様々なシーンで必要となるメッセージについて、その目的や作成のポイントを交えながら、円滑な人間関係を築き、好印象を与えるためのコミュニケーション術を解説します。

【退職時】お世話になった方々への感謝を伝えるメッセージ

円満な退職のためには、これまでお世話になった上司、同僚、部下、そして社外の関係者の方々へ、感謝の気持ちを込めた丁寧な挨拶が不可欠です。

1. 社内（上司・同僚・部下）への退職挨拶メッセージ

• 伝えるタイミング: 退職が正式に決定し、社内での公表が許可された後、速やかに、かつ業務に支障が出ないタイミングで伝えるのが一般的です。最終出社日やその数日前に、改めて挨拶を行うことも多いでしょう。
• 伝える方法: 基本的には直接会って伝えるのが望ましいですが、相手の状況や勤務形態（リモートワークなど）によっては、社内チャットツールなどを活用することも考えられます。
• メッセージのポイント:
  • 退職日と最終出社日を明確に伝える。
  • これまでの感謝の気持ちを具体的に述べる。 特定のプロジェクトや業務でお世話になったエピソードなどを交えると、より気持ちが伝わります。
  • 退職理由については、差し支えない範囲で簡潔に。 詳細に話す必要はなく、「一身上の都合により」で十分な場合が多いですが、前向きな理由であれば軽く触れても良いでしょう。
  • 後任者や引き継ぎについて触れる（必要な場合）。 関係者に不安を与えないよう、スムーズな移行を心がけていることを伝えます。
  • 今後の連絡先を伝えるか否かは、相手との関係性や会社の規定に従います。
  • 今後の相手の活躍や会社の発展を祈る言葉で締めくくる。

2. 社外（取引先など）への退職挨拶メッセージ

• 伝えるタイミング: 後任者への引き継ぎをスムーズに行うため、退職日の2～3週間前を目安に、上司と相談の上で伝えるのが一般的です。
• 伝える方法: 基本的には後任者と共に直接訪問して挨拶するのが最も丁寧ですが、それが難しい場合は電話で伝えることもあります。
• メッセージのポイント:
  • 退職日と、これまでお世話になったことへの感謝の気持ちを伝える。
  • 後任者を紹介し、今後も引き続き良好な関係を継続してほしい旨を丁寧に伝える。
  • 退職理由は簡潔に、または「一身上の都合により」とします。
  • 業務に支障が出ないよう、引き継ぎを万全に行うことを伝える。

【転職活動中】企業との円滑なコミュニケーションのためのメッセージ

転職活動中は、応募企業の人事担当者や面接官と連絡を取り合う機会が多くあります。ここでも丁寧で誠実なメッセージのやり取りが、あなたの印象を左右します。

1. 企業への問い合わせメッセージ

• ポイント:
  • 電話で問い合わせる場合は、まず自分の氏名を名乗り、採用の件で問い合わせたい旨を伝えます。
  • 質問内容は事前に整理し、簡潔かつ具体的に伝えるようにしましょう。
  • 丁寧な言葉遣いを心がけ、相手の時間をいただいていることへの配慮を示します。
  • 企業のホームページや求人情報で既に公開されている内容については、むやみに質問しないように事前に確認が必要です。

2. 面接後のお礼メッセージ

• ポイント:
  • 面接の機会をいただいたことへの感謝の気持ちを伝えます。
  • 面接で特に印象に残ったことや、改めて感じた企業の魅力、入社意欲などを具体的に、自分の言葉で表現しましょう。
  • 誤字脱字や敬語の間違いがないよう、十分に注意します。

3. 内定承諾・辞退のメッセージ

• 内定承諾の場合:
  • まずは内定をいただいたことへの感謝を述べ、入社する意思を明確に伝えます。
  • 入社に向けての意気込みや抱負を添えるのも良いでしょう。
  • 今後の手続きや入社日について確認事項があれば、合わせて伝えます。
• 内定辞退の場合:
  • まずは内定をいただいたことへの感謝の気持ちを伝えます。
  • 辞退する旨を明確に、かつ誠意をもって伝えることが重要です。辞退理由については、詳細に述べる必要はありませんが、もし尋ねられた場合に備えて、簡潔に答えられるようにしておくと良いでしょう。
  • 企業側に迷惑をかけることへのお詫びの言葉を添えるのがマナーです。
  • 辞退を決めたら、できるだけ早く連絡するようにしましょう。

【転職（入社）後】新しい職場での挨拶メッセージ

新しい職場に入社したら、上司や同僚、関係部署の方々へ自己紹介の挨拶を行います。第一印象は非常に大切なので、明るく前向きな姿勢で臨みましょう。

• ポイント:
  • 氏名、配属された部署、簡単な経歴（前職での主な業務内容など）を述べます。
  • 新しい職場で働くことへの意気込みや抱負を簡潔に伝えます。
  • 笑顔を心がけ、ハキハキとした聞き取りやすい声で話しましょう。
  • 一日も早く業務に慣れ、チームに貢献したいという前向きな姿勢を示すことが大切です。
  • 周囲の方々にご指導をお願いする謙虚な気持ちを伝えることも忘れずに。

【その他】転職する人へ送る応援メッセージ

知人や同僚が転職する際には、これまでの労をねぎらい、新しい門出を祝う温かい応援のメッセージを送りましょう。

• ポイント:
  • これまでの感謝の気持ちや、一緒に働いた思い出などを具体的に伝えます。
  • 新しい職場での挑戦を心から応援しているという気持ちを表現します。
  • 今後の成功や健康を祈る言葉を添えましょう。
  • （相手との関係性によっては）個人的なエピソードに触れることで、より心のこもったメッセージになります。
  • 相手の負担にならないよう、簡潔で心のこもったメッセージを心がけます。

まとめ

転職という人生の節目には、様々な人との間で心のこもったメッセージのやり取りが発生します。どのような状況であっても、相手への感謝の気持ちと誠意を忘れず、丁寧なコミュニケーションを心がけることが、円滑な人間関係を築き、あなた自身の印象をより良くすることに繋がります。

特に退職時の挨拶や、転職活動中の企業とのコミュニケーションは、あなたの社会人としての評価にも影響を与えることがあります。この記事でご紹介したポイントを参考に、状況に応じた適切なメッセージを伝え、気持ちの良い人間関係を育んでいってください。

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岩下隼人

ロイヤル合同会社　代表

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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。