転職とアルバイト – 新しい働き方を見つけるための完全ガイド
岩下隼人
ロイヤル合同会社
【例文付き】転職の選考辞退メール、どう書く？マナー・タイミング・理由の伝え方完全ガイド
岩下隼人
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転職活動を進める中で、様々な理由から選考を辞退したいと考える場面が出てくることがあります。「他の企業から内定が出た」「実際に話を聞いてみたら、イメージと違った」「家庭の事情で転職活動を続けるのが難しくなった」――理由はどうあれ、選考辞退の意思を企業に伝えることは、社会人としての最低限のマナーです。
しかし、「どうやって伝えれば失礼にあたらないだろうか…」「辞退理由は正直に言うべき？」「メールで連絡しても大丈夫？」など、いざ辞退するとなると、その伝え方に悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。
この記事では、転職活動における選考辞退の連絡方法、特にメールでの伝え方を中心に、守るべきマナー、適切なタイミング、そして相手に配慮した理由の述べ方や具体的な例文まで、分かりやすく徹底的に解説します。誠実な対応を心がけることで、たとえ今回はご縁がなかったとしても、将来的に何らかの形で繋がる可能性を残すことができるかもしれません。
Contents
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なぜ選考辞退の連絡は重要？企業への最低限のマナー
まず、なぜ選考を辞退する場合に、企業への連絡が不可欠なのでしょうか。
企業側の時間と労力への配慮
企業は、採用活動に多くの時間と労力、そしてコストをかけています。書類選考、面接日程の調整、面接官の確保など、あなた一人の選考にも様々な人が関わっています。辞退の意思が固まったにもかかわらず連絡を怠ると、企業はあなたのために時間を割き続け、他の候補者の選考にも影響が出てしまう可能性があります。
今後のご縁に繋がる可能性も
たとえ今回は辞退することになったとしても、将来的にその企業や担当者と別の形で関わる可能性はゼロではありません。誠実な対応をしておくことで、悪い印象を残さず、将来的なご縁に繋がることも考えられます。
早めの連絡が肝心
辞退の意思が固まったら、できるだけ早く、そして確実に企業に伝えることが最も重要です。これにより、企業は速やかに次の対応（他の候補者の選考など）に進むことができます。
選考辞退を伝えるタイミング：いつまでに連絡すべき？
辞退の意思が固まったら「できるだけ早く」
選考を辞退する意思が固まった時点で、一日でも早く連絡するのが鉄則です。企業の採用活動は常に動いており、あなたの辞退連絡が遅れるほど、企業側の負担や影響が大きくなります。
選考段階別の連絡の目安
- 書類選考後・筆記試験後の辞退： 合格連絡や次の選考案内が届く前、あるいは届いた後でも、辞退の意思が固まり次第速やかに連絡しましょう。
- 面接後の辞退： 面接後、数日以内に辞退の意思が固まった場合は、結果連絡を待たずに連絡するのが望ましいです。
- 内定後の辞退： 内定通知を受け取り、熟考した結果辞退する場合は、企業が定める内定承諾期限までに、できる限り早く連絡します。内定承諾後の辞退は、企業に多大な迷惑をかけることになるため、極力避けるべきですが、やむを得ない場合は誠意をもって、できるだけ早く連絡しましょう。
選考辞退メールの基本的な構成と書き方のポイント
選考辞退の連絡は、基本的にはメールで行って問題ありません。その際の基本的な構成と、押さえておくべきポイントです。
件名：一目で内容が分かるように
件名は、採用担当者が多くのメールの中からすぐに内容を把握できるよう、具体的かつ簡潔に記載します。
- 例： 「選考辞退のご連絡（〇〇 〇〇）」
- 例： 「〇月〇日の面接辞退のお願い（氏名：〇〇 〇〇）」
- 例： 「内定辞退のご連絡（応募職種：〇〇／氏名：〇〇 〇〇）」
宛名：会社名、部署名、採用担当者名を正確に
- 会社名は正式名称で記載します。（例：株式会社〇〇）
- 部署名と採用担当者名が分かっている場合は、必ず明記します。（例：人事部 採用ご担当 〇〇様）
- 担当者名が不明な場合は、「採用ご担当者様」とします。
本文：
- 挨拶と自分の氏名、応募職種、選考段階を明記： 「お世話になっております。〇月〇日に〇〇職の面接の機会をいただきました、〇〇 〇〇と申します。」といったように、誰からの何の連絡なのかを明確に伝えます。
- 選考辞退の意思を明確に伝える： 「誠に恐縮ではございますが、この度の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。」と、辞退の意思をはっきりと述べます。
- 辞退理由（簡潔に、正直に、しかし配慮を持って）： 辞退理由をどこまで具体的に伝えるかは状況によりますが、簡潔に述べるのが一般的です。嘘をつく必要はありませんが、相手企業への配慮を忘れず、失礼のない表現を心がけましょう。（詳細は後述）
- これまでの選考への感謝の言葉： 選考に時間を割いていただいたことへの感謝の気持ちを必ず伝えましょう。「この度は、貴重な選考の機会をいただき、誠にありがとうございました。」
- 企業の発展を祈る言葉（結び）： 「末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。」といった言葉で締めくくります。
署名：氏名、連絡先
メールの最後には、必ず自分の氏名、メールアドレス、電話番号を記載しましょう。
【理由別】選考辞退メールの例文と伝え方のコツ
辞退理由は様々ですが、伝え方には工夫が必要です。
例文1：他社への入社が決まった場合
件名：選考辞退のご連絡（〇〇 〇〇）
株式会社△△
人事部 採用ご担当 〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日に〇〇職の一次面接の機会をいただきました、〇〇 〇〇と申します。
先日はお忙しい中、面接の機会をいただき、誠にありがとうございました。
大変恐縮ではございますが、慎重に検討を重ねました結果、
この度の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
誠に勝手ながら、他社様とのご縁があり、そちらに入社することを決意いたしました。
このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。
面接では、〇〇様から貴社の事業内容や今後の展望について詳しくお伺いでき、
大変勉強になりました。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
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〇〇 〇〇（氏名）
メールアドレス：xxxxx@xxxx.com
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
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- ポイント： 他社に決まったことを正直に伝えつつ、これまでの選考への感謝を述べることが大切です。
例文2：企業の条件や仕事内容が合わなかった場合
件名：選考辞退のご連絡（〇〇 〇〇）
株式会社△△
人事部 採用ご担当 〇〇様
お世話になっております。
〇月〇日に〇〇職の面接を受けさせていただきました、〇〇 〇〇です。
その節は誠にありがとうございました。
大変申し上げにくいのですが、この度の選考につきまして、
辞退させていただきたく存じます。
貴社の〇〇という点には大変魅力を感じておりますが、
自身のキャリアプランや適性を改めて検討した結果、
今回は誠に勝手ながらこのような決断に至りました。
お忙しい中、貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、
このようなご連絡となり、大変申し訳ございません。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
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〇〇 〇〇（氏名）
メールアドレス：xxxxx@xxxx.com
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
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- ポイント： 具体的な不満点を詳細に述べる必要はありません。「自身のキャリアプランと照らし合わせた結果」など、あくまで自分自身の判断であることを伝えるのが無難です。企業への敬意は忘れずに。
例文3：家庭の事情など個人的な理由の場合
件名：選考辞退のご連絡（〇〇 〇〇）
株式会社△△
人事部 採用ご担当 〇〇様
いつも大変お世話になっております。
〇〇職に応募させていただいております、〇〇 〇〇です。
この度は、選考の機会をいただき、誠にありがとうございます。
誠に恐縮ではございますが、一身上の都合により、
この度の選考を辞退させていただきたく、ご連絡申し上げます。
ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
今回の選考を通じて、貴社への理解を深めることができましたこと、
心より感謝申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
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〇〇 〇〇（氏名）
メールアドレス：xxxxx@xxxx.com
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
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- ポイント： 個人的な事情を詳細に説明する必要はありません。「一身上の都合により」という表現で問題ありません。ここでも感謝の気持ちを伝えることが大切です。
例文4：熟考の結果、今回は見送りたい場合（内定辞退など）
件名：内定辞退のご連絡（〇〇 〇〇）
株式会社△△
人事部 採用ご担当 〇〇様
お世話になっております。
先日、〇〇職にて内定のご連絡をいただきました、〇〇 〇〇です。
この度は内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございました。
大変光栄に感じております。
慎重に検討を重ねました結果、誠に恐縮ではございますが、
この度の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
貴社にご評価いただきましたこと、心より感謝申し上げますとともに、
ご期待に沿えず、このような結果となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
今回の選考を通じて、〇〇様をはじめ、皆様には大変お世話になりました。
貴重な機会をいただきましたこと、重ねて御礼申し上げます。
末筆ながら、貴社のますますのご発展を心よりお祈り申し上げます。
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〇〇 〇〇（氏名）
メールアドレス：xxxxx@xxxx.com
電話番号：XXX-XXXX-XXXX
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- ポイント： 内定をいただいたことへの感謝をまず伝え、その後、辞退の意思とお詫びを丁寧に述べましょう。
辞退理由をどこまで具体的に伝えるべきか？
基本的には、詳細な理由まで述べる必要はありません。 「諸般の事情により」「一身上の都合により」「検討の結果」といった表現で十分です。ただし、他社に決まった場合は、その旨を伝えても問題ありません。企業側も、今後の採用活動の参考にしたいと考えている場合があるためです。重要なのは、相手に不快感を与えない、誠実な伝え方をすることです。
選考段階別の辞退メール：押さえておきたいポイント
書類選考後・筆記試験後の辞退メール
まだ面接に進んでいない段階ですので、比較的簡潔な内容で問題ありません。ただし、応募したことへの感謝と、辞退する旨は明確に伝えましょう。
一次・二次面接後の辞退メール
面接の機会をいただいたことへの感謝を具体的に述べ、辞退の意思とお詫びを伝えます。
最終面接後の辞退メール
最終面接まで進めていただいたことへの深い感謝と、辞退することへのお詫びをより丁寧に伝えましょう。
内定後の辞退メール（特に丁寧な対応が求められる）
内定は、企業があなたを高く評価し、採用したいという意思表示です。内定辞退は企業にとって大きな影響があるため、できる限り早く、そして最も丁寧な言葉遣いで、電話とメールの両方で連絡するのが望ましい場合もあります。感謝とお詫びの気持ちを最大限に伝えましょう。
メール以外の連絡方法：電話で辞退を伝えるべきケース
基本的にはメールでの連絡で問題ありませんが、以下のような場合は電話で直接伝えることを検討しましょう。
面接や入社日が迫っている緊急の場合
メールでは確認が遅れる可能性があるため、面接日の前日や当日、あるいは入社日が間近に迫っている場合は、まず電話で一報を入れ、その後改めてメールを送るとより確実で丁寧です。
内定辞退など、より丁寧な対応が求められる場合
特に内定辞退の場合は、メールだけでなく、電話でも直接お詫びと感謝の気持ちを伝えることで、誠意を示すことができます。
電話で伝える際のマナーと注意点
- 相手の忙しい時間帯（始業直後、昼休み、終業間際など）を避ける。
- まず自分の氏名と用件を伝え、担当者に取り次いでもらう。
- 静かな場所からかける。
- 丁寧な言葉遣いを心がけ、辞退の意思とお詫び、感謝を明確に伝える。
- 電話後、改めてメールでも連絡を入れておくと、記録にも残り確実です。
転職エージェント経由で応募している場合の辞退方法
転職エージェントを通じて応募している場合は、辞退の意思もエージェント経由で伝えるのが一般的です。
まずは担当のキャリアアドバイザーに連絡
辞退の意思が固まったら、まずは担当のキャリアアドバイザーに電話またはメールで連絡し、辞退したい旨とその理由を伝えましょう。
エージェントから企業へ伝えてもらう
キャリアアドバイザーが、あなたに代わって企業へ辞退の連絡をしてくれます。企業への直接連絡は避け、必ずエージェントを通すようにしましょう。
選考辞退でやってはいけないNG行動とマナー違反
無断での辞退（サイレント辞退）
連絡もせずに面接に行かなかったり、内定を放置したりするのは、社会人として最も避けるべき行動です。企業に多大な迷惑をかけるだけでなく、あなた自身の信用を大きく損ねます。
連絡が遅すぎる
辞退の意思が固まっているにもかかわらず、連絡を先延ばしにするのは避けましょう。
曖昧な表現や失礼な言葉遣い
辞退の意思がはっきりと伝わらない曖昧な表現や、相手に不快感を与えるような言葉遣いはマナー違反です。
辞退理由で嘘をつく、あるいは他責にする
正直に伝えるのが基本ですが、企業の批判や悪口になるような理由は避けましょう。あくまで自分自身の判断であることを伝えるのが賢明です。
選考辞退に関するQ&A
Q1: 辞退メールを送る時間帯は？
A1: 基本的には企業の営業時間内に送るのが望ましいですが、夜間や早朝でも問題ありません。採用担当者が確認しやすい時間帯（午前中など）に送ると、よりスムーズに処理してもらえる可能性があります。
Q2: 辞退メールに返信が来たら、さらに返信すべき？
A2: 企業から辞退を了承する旨の返信があった場合、基本的にはそれでやり取りは終了と考えて問題ありません。もし、返信内容に対して特に伝えたいこと（改めての感謝など）があれば、簡潔に返信しても良いでしょう。
Q3: 一度辞退した企業に再応募できる？
A3: 原則として、一度選考を辞退した企業への再応募は難しい場合が多いです。ただし、辞退理由やその後のあなたのキャリア、企業の採用方針の変化などによっては、可能性が全くないわけではありません。もし再応募を考える場合は、前回の辞退理由や、なぜ再び応募したいのかを真摯に伝える必要があります。
まとめ：誠実な選考辞退の連絡で、良好な関係を保ち次に繋げよう
転職活動における選考辞退は、時に必要な決断です。その際に最も大切なのは、企業への感謝の気持ちと、迷惑を最小限に抑えるための配慮、そして誠実な対応です。
適切なタイミングで、マナーを守った丁寧な連絡を心がけることで、たとえ今回はご縁がなかったとしても、企業に悪い印象を与えることなく、あなた自身の社会人としての品位を保つことができます。そして、その誠実な姿勢が、将来的にどこかで新たなチャンスに繋がる可能性も否定できません。
この記事が、あなたが円満な形で選考辞退の意思を伝え、次のステップへと気持ちよく進むための一助となることを心から願っています。
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ロイヤル合同会社を設立して、新しいことに挑戦している人や、頑張っている会社を応援中。ときどき取材記者(ライター)。